公文寫作 報告單位：秘書室 報告人：蕭倨南.

Presentation on theme: "公文寫作 報告單位：秘書室 報告人：蕭倨南."— Presentation transcript:

1 公文寫作 報告單位：秘書室 報告人：蕭倨南

2 大綱 認識篇 1.公文定義 2.公文種類 3.本校行文種類 4.公文用途 5.本校行文系統 6.公文架構 7.公文分段、分項 編寫篇
1.公文各段名撰寫重點 2.公文文體 3.公文用字用語 4.公文基本要求 5.公文寫作注意事項 6.公文寫作技巧 7.公文製作系統圖

3 認識篇

4 公文 凡機關、團體互相間， 或機關、團體與人民互相間， 依其地位、權責所製作往返的 公務文書。

5 公文種類 令。呈。咨。函。公告。 其他：書函。開會通知。簽。公務電話記錄。 通知。聘書。證書。契約書。會議紀錄。 定型化表單。便箋。等等

6 本校行文種類 外部行文：函。開會通知。 內部行文：簽(經校長決行)。通知。開會通知。等 行文別 校內陳核決行 發文校外 外部行文
(經校長決行且編列發文字號) 內部行文：簽(經校長決行)。通知。開會通知。等 行文別 校內陳核決行 發文校外 外部行文 函稿。開會通知稿。 函。開會通知。 內部行文 簽。

7 公文用途-- 函 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3. 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4. 民眾與機關間之申請及答復時。

8

9 公文用途– 書函 １.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
２.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

10

11 公文用途– 簽 機關承辦人員、業務單位就職掌事項，或具幕僚關係體系之下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用

12

13 公文行文系統– 本校

14 公文架構– 函 發文機關或團體名稱 發文者地址及聯絡方式 受文者 發文日期 發文字號 速別 本校發函，是指校外受文者的處理速度 密等
本校發函，是指校外受文者的保密處理 附件 本文：主旨、說明 正本 副本 機關首長署名(章戳)

15

16 受文者 正本：公文受理主體之機關(單位)或人員或 概括表達。正本具約束力。 副本：公文副知(存查)機關(單位)或人員，其與正本
內容完全相同。 副本無約束力，惟收到副本時應視內容做 適當處理。 其中含附件者應註明，如要求副本收受者作為 時，應在說明段內敘明。

17 公文架構– 簽 創簽：單位或人員 日期 本文：主旨、說明、擬辦 結束語：
(1)機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 (2)下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

18 簽 於（機關或單位） 日期： 主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新 臺幣 00 元，擬准動支本年度第二預備金，請 核示。 說明：○○部函為○○銀行以亞洲開發銀行請自該行 B 帳戶我國繳 付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新臺幣 00 元，業 已先行墊撥，上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費，本年度未列 預算，既由○○銀行墊付，請准在本年度第二預備金項下撥還 歸墊。又本案事關涉外重要案件，特專案簽辦。 擬辦：擬 准照○○部所請在本年度中央政府總預算第二預備金項下 動支。 敬陳 副○長 ○ 長

19 公文本文分段、項目– 函 段名種類：主旨，說明等共2類。 一段式 (簡單事情) 主旨：○○○○……，○ ○○。(段) 二段式 (須補述主旨)
一段式 (簡單事情) 主旨：○○○○……，○ ○○。(段) 二段式 (須補述主旨) 說明：○○○○……，○○……○○○。(段)

20 二段式、多項目 主旨：○○○○……，○ ○○。(段) 說明： (段) 一、○○○○……，○○……○○○。(項) 二、○○○…….：(項) (一)○○…..。(目) (二)○○○….。(目) 1.○○………..。 2.○○○…………。

21 公文本文分段、項目– 簽 段名種類：主旨，說明，擬辦(辦法)等共3類。 一段式 主旨：○○○○……，○ ○○。(段)

22 二段式 主旨：○○○○……，○ ○○。(段) 說明：○○○○……，○○……○○○。(段) ※報告事情 擬辦：○○○○……，○○……○○○。(段)

23 三段式(說明和擬辦段，得分項目) 主旨：○○○○……，○ ○○。(段) 說明： (段) 一、○○○○……，○○……○○○。(項) 二、○○○…….。 (項) 擬辦：○○○○……，○○……○○○。(段)

24 主旨段： 內文為一段(單行或多行)，不可分項目。和段名同行並緊接在〝：〞之後開始。總字數以不超過60字為原則。 說明、擬辦段： 內文可為一段或分項目。 未分項目，和段名同行，緊接在〝：〞之後開始。 有分項目，從段名次行開始，注意項目序號的對齊位置。

25 (1)未分項：(主旨、說明、擬辦) 段名：○○○…。(內文單行) 段名：○○○….○○○…，○○………. ○○…○○。(內文2行以上) (2)分項：(說明、擬辦) 段名： 一、○○○○….○○。 二、○○○…。

26 編寫篇

27 公文各段名撰寫重點– 函 主旨 表示行文之目的與期望。為全文精要，應力求具體扼要。 主旨形式： 主旨：起首語-句子(單句或多句)，期望語。

28 例如. 主旨：貴校申請本部101年度「推動技專校院與 產業園區產學合作計畫—光電產業精密塗 佈用紫外光硬化塗料之研究開發」經費變 更一案，本部已悉，請 查照。 主旨：關於○○○….，請 核示。

29 說明 當案情須就事實、來源或理由，做較詳細之敘述，而無法在「主旨」段容納時，則用本段表示說明。 如有附件和期望副本受文者有所作為時，應在本段說明。在說明段中不可載有期望語。

30 方式： 先敘明創稿或復文或轉文。 再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因。 視主旨之訴求，增加相關之說明。 檢附相關之附件 (超過一項時要編號標示)。

31 例如. 說明：依據行政院臺法字第 B號函辦理。 說明：本校每年級設有綜合高中部及高職部各四班，共 有自然學程、社會學程、資訊應用學程、食品加 工科、園藝科，學生多以升學為主，升學進路甚 廣，涵蓋一般大學與科技大學，敬請惠予提供本 學年貴校系簡介相關資訊（為響應節能，各數量 請斟酌精簡在50人份之內為宜)，以嘉惠本校學 子。

32 說明： 一、依據本校校長遴選辦法規定及校長遴選委 員會第5次會議決議辦理。 　二、本校校長候選人本次推薦截止日期為101 年11月5日。 　三、有關本校校長遴選相關資訊及表件，請至 本校網站首頁(http：// 點選校長遴選專區查詢及下載。

33 說明： 　一、依據本部中央教師申訴評議委員會101年6月18日第10屆第57 次會議紀錄附帶決議辦理。 二、查國民教育法第10條、高級中學法第23條、職業學校法第10條 之5、大學法第15條及第16條第2款…，均定有「設校務會議， 議決校務重大事項」之規定，學校防治性侵害、性騷擾及性霸 凌事件之發生，…之教育宣導…，屬校務重大事項殆無疑義。 爰學校依據旨揭法律所制定之章則，應請提交校務會議議決。 　三、另依性平法第6條規定，學校所制定之實施規定及防治規定， 應經學校性別平等教育委員會（以下簡稱性平會）討論後，再 提請校務會議議決（依據性騷擾防治法…先透過性平會之專業 討論），倘該等章則業經校務會議議決卻未經性平會先行討論 者，請補提交性平會報告，經性平會討論如有修正條文時，並 請將修正條文再提校務會議議決後公告實施。 四、另旨揭性騷擾防治三法整合之單一處理機制，前經本部於100 年10月31日臺訓（三）字第 B號函及100年12月6 日臺訓（三）字第 號函（均諒達）建議在案，併 予敘明。

34 公文各段名撰寫重點– 簽 主旨(何事) 扼要敘述。概括簽之整個目的與擬辦。 主旨形式：
主詞(單位、人)加因為什麼原因、想做什麼或怎麼做，期望語(請 核示)。 主旨：為….相關事宜，請 核示。

35 說明(為何) 對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述。 可分項條列。 擬辦(如何) 為簽之重點所在。應就案情，提出具體處理意見，或解決問題之方法。

36 簽之各段應截然劃分： (1)說明段不提擬辦意見，擬辦段不重複說明。 (2)說明和擬辦段不可出現期望語， 但擬辦段得出現請示語。 (3)分項條列，為一項一意。

37

38 公文文體 1.駢體文 從頭到尾都是偶句，講對仗，調平仄，音韻。 如：鍾儀君子，入就南冠之囚；季孫行人，留守西河之館。 2.散體文
不用韻體和駢體寫作之文章稱之。 (1)白話體散文。(2)文言體散文(公文寫作多用此) 如：彼可取而代之。 來訪未遇，悵甚。茲有要事奉商，擬明晚八時 再度趨訪，請 遲(候)我為感。

39 公文文體 3.語體文 以常用之國語語體(白話文)寫作，沒有駢體文及文言文之深，適於敘述說理，如現代新聞報導及社論，適合現代公文。

40 公文用字用語- 法律統一用語 統一用語 說明 「設」機關 如：「教育部組織法」第四條：「教育部設左列各司、處、室……」。 「置」人員
如：「司法院組織法」第九條：「司法院置秘書長一人，特任，……」。 「第九十八條」 不寫為：「第九八條」 「第一百條」 不寫為：「第一○○條」。 「第一百十八條」 不寫為：「第一百『一』十八條」。 「自公布日施行」 不寫為：「自公『佈』『之』日施行」。 「處」五年以下有期徒刑 自由刑之處分，用「處」，不用「科」。 「科」五千元以下罰金 罰金用「科」不用「處」。且不寫為：「科五千元以下『之』罰金」。 「處」五千元以下罰鍰 罰鍰用「處」不用「科」。且不寫為：「處五千元以下『之』罰鍰」。

41 公文用字用語-常用國字正誤用語 筆劃 詞語例 誤用例 15劃以上 「艱」難困苦 「趨」之若鶩 趨之若「鶩」 「餬」口而已 禮「尚」往來
轉「圜」餘地 蹧「蹋」糧食 穩操勝「券」 嚴防作「弊」 「籠」絡人心 「鑑」往知來 「觀」念新穎 鳯毛「麟」角 「堅」難困苦 「驅」之若鶩 趨之若「騖」 「糊」口而已 禮「上」往來 轉「寰」餘地 蹧「塌」糧食 穩操勝「卷」 嚴防作「幣」 「攏」絡人心 「見」往知來 「關」念新穎 鳯毛「鱗」角

42 公文用字用語- 法規用字用語 用字舉例 統一用字 曾見用字 說明 公布、分布、頒布。 布 佈 徵兵、徵稅、稽徵 徵 征 部分、身分 分 份
帳、帳目、帳戶 帳 賬 韭菜 韭 韮 礦、礦物、礦藏 礦 鑛 釐訂、釐定 釐 厘 使館、領館、圖書館 館 舘 穀、榖物。 榖 谷 行蹤、失蹤 蹤 踪

43 用字舉例 統一用字 曾見用字 說明 妨礙、障礙、阻礙 礙 碍 賸餘 賸 剩 占、占有、獨占 占 佔 牴觸。 牴 抵 雇員、雇主、雇工 雇 僱 名詞用「雇」 僱、僱用、聘僱 動詞用「僱」 贓物 贓 臟 黏貼 黏 粘 計畫 畫 劃 名詞用「畫」 策劃、規劃、擘劃 動詞用「劃」 蒐集 蒐 搜 菸葉、菸酒 菸 煙

44 用字舉例 統一用字 曾見用字 說明 申請 申 聲 對行政機關用「申請」 關於、對於 於 于 給與 與 予 給與實物 給予、授予 與給予名位、榮譽等抽象事項。 紀錄 紀 記 名詞用「紀錄」 記錄 動詞用「記錄」 事蹟、史蹟、遺蹟 蹟 跡 蹤跡 糧食 糧 粮 覆核 覆 複 復查 復 複驗

45 公文用字用語- 一般公文用語 類別 用語 適用範圍 備註 起首語 （指公文起首所用之發語詞） 查、有關、關於、 謹查、茲 通用
制定、訂定、修正、 廢止 公布法律、發布命令 特任、特派、任命 派、茲派、茲聘、 茲敦聘僱 任用人員用

46 類別 用語 適用範圍 備註 稱謂語 （指對受文者稱呼或自稱用語） 鈞府、鈞長、鈞座 有隸屬關係之下級對上級用 (機關或人) 直接稱謂用。 書寫本類別稱 謂語時，對上 級、平行及人 民團體均應於 其左空一格 （挪抬）以示 互重 大院、大部、大局、大處 對無隸屬關係之上級機關用（例如：對立法院、司法院、考試院、監察院用） 貴局、貴處、 貴公司 對下級、平行（無隸屬關係者）及對人民團體用。 臺端、先生、女士 對屬員、人民 本 自稱。本校、本人。 該、職稱 機關名稱如一再提及可稱「該」， 例如「該局」。 對職員則稱「該員」或「職稱」 間接稱謂時用

47 類別 用語 適用範圍 備註 引述語 （引據其他機關或受文者來文時之用語） 依、奉 引敘上級機關或首長公文時用 依據 引敘平行、下級機關、屬員或人民來文時用 ……奉悉 回復上級機關來文或首長公文，於引敘完畢時用 ……敬悉 回復平行機關來文，於引敘完畢時用。 ……已悉 回復下級機關公文，於引敘完畢時用 復（稱謂）……函 於復文時用 依（依據）（稱謂）……辦理 於告知辦理之依據時用 （發文年月日字號及文別）…… 諒蒙　鈞察 對上級機關發文後續函時用 （發文年月日字號及文別）……諒達 對平行機關發文後續函時用 （發文年月日字號及文別）……計達 對下級機關發文後續函時用

48 類別 用語 適用範圍 備註 經辦語 （案情處理過程之聯繫用語） 業經、經已、均經、 迭經、旋經、嗣經 通用 准駁語 （於審核或答復受文者請求時之用語） 應予照准、准予照辦、 應予不准、應予駁回 對下級機關用。 如擬、可照准、准如所請、如擬辦理、應從緩議 決行人員批核公文用 敬表同意、同意照辦、不 能同意辦理、歉難同意、 無法照辦、礙難同意 對平行機關或人民團體時用 除外語 （處理案件之除外用語） 除……外 除……及……外 請示語 （請問、請教之衡量用語） 是否可行、是否有當、 可否之處

49 類別 用語 適用範圍 備註 期望及目的語 （對受文者表達行文之期望或目的之用語） 請　鑒核 請　核示 請　鑒查 請　核備 請上級機關或首長查核、指示使用 鑒核－報核案件。 核示－請示案件。 鑒查－僅供瞭解。 核備－核備案件 請　查照、請　辦理惠復、 請　查明惠復、請　查照轉知 請平行機關知悉辦理時用 請查照、請照辦、請辦理見復 、請查明見復請查照轉知 請下級機關知悉辦理時用 附送語 （致送資料、文件之用語） 附陳 檢陳 對上級附送附件時用 檢送、檢附、附、附送 對平行或下級機關附送附件時用 結束語 （全文之總結用語） 謹陳、敬陳、此致 於簽、便箋之文末用

50 公文用字用語- 標點符號 名稱 符號 用法 舉例 中文 英文 句號 。 . 用在一個意義完整文句的後面。
公告○○商店負責人張三營業地址變更。 逗號 ， （全形） , 半形 用在文句中要讀斷的地方。 本工程起點為仁愛路，終點為和平東路。 頓號 、 1.用在連用的單字、詞語、短句的中間。 2.英文使用逗號。 1.建、什、田、旱等地目 2.河川地、耕地、特種林地等…… 3.不求報償、沒有保留、不計任何代價…….

51 公文用字用語- 數字用法 常見的數字表達方式可以區分為四種： (1)阿拉伯數字：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9；
(2)中文數字：○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十； (3)國字數字：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾； (4)羅馬數字：I、II、III、……、X、L、C、D、M。

52 數字 用語類別 用法舉例 阿拉伯數字 代號(碼) 、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 、M 、附表1、附件1、院臺秘字第 號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國94年7月8日、94年度、21世紀、公元2005年、7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話 傳真 郵遞區號、門牌號碼 11008臺北市信義區市府路1號、10051臺北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆

53 數字 用語類別 用法舉例 阿拉伯數字 統計數據（如百分比、人數、金額、比數等） 臺北市政府網站訪客人數為26,821,811 法規相關數字用語、法規條項款目、編章節款目 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童及少年福利法第54條規定：「接生人違反第13條規定者，由衛生主管機關處新臺幣6,000元以上3萬元以下罰鍰。」胎兒出生後7日內，接生人如未將胎兒出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查者，依兒童及少年福利法第54條規定，可處6,000元以上，3萬元以下罰鍰。

54 數字 用語類別 用法舉例 中文數字 描述性用語 一分子、一支部隊、一再強調、一次補助、一律、一流大學、一致性、一個多元族群的社會、一套規範、三大面向、三生有幸、三級制政府、不二法門、公正第三人、四大施政主軸、再一次、每一位同仁、前一年、核四廠、國土三法、國小三年級、第一夫人、第一線上、第二專長、第三部門、組織四法、新十大建設、零歲教育 成語 一日千里、一目十行、三言兩語、三生有幸、三五成群、十全十美 專有名詞 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語 第一科、第二組、第三課、星期一、正月初、五十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二、三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

55 數字 用語類別 用法舉例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百 十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管 理第五十點、第五十一點、第五十二點， 並自中華民國九十三年二月十六日生效。 3.「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。

56 對教育部稱謂 (1)外部行文(函)→教育部 稱謂：□鈞部、□鈞部部長 ex.依據 鈞部○年○月○日○字第…號函辦理。 (2)外部行文(函)→非教育部、內部行文(簽) 稱謂：教育部、教育部部長 ex.依據教育部○年○月○日○字第…號函辦理。

57 金額 單位：兆、億、萬、元 格式：0,000兆0,000億0,000萬0,000元。 新臺幣36萬8,800元 2億50萬500元 新臺幣368,800元(錯)、2億0050萬0500元(錯) 肆萬伍仟元(錯)

58 日期時間 單位：年(民國)、月、日、星期、時、分。 格式：101年7月10日星期三下午3時(或15時)5分 2012年07月10號週三下午3點05分(15:05)(錯) ※活動日期訂於(時間)，假(地點)舉行。

59 數量 計畫書5份(本)、光碟片1片、結案報告一式2份 學生數共12,350人 計畫書五份(錯) 結案報告乙式兩份(錯) 學生數共1萬2,350人(錯) 教師人數共肆佰陸拾人(錯)

60 公文基本要求 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實）

61 公文寫作注意事項 內容合法、合理、合情 1.行文原因：了解全案。 2.行文目的：要明確意思表示。 3.行文依據：依據來文，事實或法令。
4.行文立場：了解相互立場和職責權限， 不亢不卑。 5.行文佈局：層次分明，綱目數字。

62 公文寫作技巧 起首要起得對 避免重複詞句 去除不必要贅字 避免情緒性用語 妥善運用虛字 該用則用，該省則省。多用異字同義 忌用模糊字句
注意行文系統 公文自我檢視 格式是否完備？ 陳述是否週延？ 文句是否通順？ 稱謂是否正確？ 錯字是否出現？ 贅字是否刪去？ 標點是否用對？ 數字是否無誤？ 引據是否清楚？

63

64 其它

65 漢龍公文系統- 單位節點流程終點 ‧公文陳核流程節點的最後單位節點-秘書室。 秘書室節點之後，勿設任何單位或人的節點，
否則在秘書室登記桌處一律逕予刪除。 (1)陳核後會(人事室等)公文，請俟公文經校長核可後，再以「副知」轉文相關單位週知、備查。 (2)發文公文，請俟經校長核可後，再以「送文書組發文」移文文書組處理發文。

66 漢龍公文系統- 副知秘書室公文 依往例，秘書室以存查由文書組副知本校發函之副本為主。 其餘公文，一律謝絕副知。
※請在節點流程設定時，切勿「副知」行文 秘書室為之通知、知悉、邀請、備查等。

67 漢龍公文系統- 併文陳核附件 因為函稿、簽之內文是繕寫登載於漢龍公文系統中，所以函稿、簽之隨文附件，免另檢附該函稿、簽之內文電子檔。

68 ‧面對公事 見事不可不明，度事不可不慎， 行事不可不正，處事不可不公。 ‧處置決定公事 有法依法、有令依令、有例依例、無例請示。 ‧行政觀念 責任的服務。

69 謝謝聆聽。