第 1 章 办公自动化概论.

Presentation on theme: "第 1 章 办公自动化概论."— Presentation transcript:

1 第 1 章 办公自动化概论

2 【本章内容介绍】 介绍了办公自动化的基本概念、发展状况、 未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程 和整体现状；
介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以 及安全和保密对策； 说明了办公信息系统的类型，并以某省政府 办公信息系统和某智能大厦办公信息系统等 作为实例，分别说明了政府办公信息系统和 企业办公信息系统的基本知识。

3 【本章主要知识点】 办公自动化的含义 办公自动化的层次 办公自动化的模式 办公自动化的发展过程 办公自动化的发展趋势 我国办公自动化发展概况
办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密 办公信息系统的类型和应用实例 办公软件概述

4 【本章重点难点】 重点 难点 办公自动化的基本概念 国内外办公自动化的发展情况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密
办公自动化的发展趋势 办公信息系统的安全与保密措施

5 1.1 办公自动化的基本概念 1.1.1 概念 办公自动化（Office Automation, 简称OA） 作为一个术语是由美国通用汽车公司D.S.哈特 于1936年首次提出。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为OA下了一个较为完整的定义：“办 公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统 科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处 理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型 信息的办公事务处理的一项综合技术。”

6 1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定 义 办公自动化（简称OA）是指办公人员利用先进 的科学技术，不断使人的办公业务活动物化 于人以外的各种设备中，并由这些设备与办 公室人员构成服务于某种目标的人——机信 息处理系统，以达到提高工作质量、工作效 率的目的 。 四个环节：信息采集、信息加工、信息传输和信息保存—— 构成一个完整的办公自动化系统 三个层次：事务型、信息管理型和决策支持型

7 1.1.2 办公自动化分为三个层次 事务处理型 管理控制型 辅助决策型 (最高级办公系统)
最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、 文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其 它事务处理。 管理控制型 包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提 供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险， 提高经营效率。 辅助决策型 (最高级办公系统) 最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基 础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持 系统

8 1.1.3 办公自动化的模式 个人办公自动化 群体办公自动化
个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术， 这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图 像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公 软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人 单机使用时非常有效。 群体办公自动化 群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统， 为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频 繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务 交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网 络化和智能化。

9 办公自动化的意义 1.实现办公活动的高效率、高质量 2.实现办公信息处理的大容量、高速度 3.实现办公活动的智能化

10 1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势 1.2.1 起源 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将 电脑系统引入办公室。
相关知识: 美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始 了计算机数据处理. 我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据 处理工作.

11 1.2.2.现代办公技术设备的发展演变 第一阶段：1975年以前，以单机完成单项办公业务的自动化。
办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算 机网络四个阶段。 第一阶段：1975年以前，以单机完成单项办公业务的自动化。 第二阶段：20世纪70年代后期到80年代初期（ ），设备使 用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局 部网络。 第三阶段：20世纪80年代后期到90年代中期，设备使用由局域网向跨单 位、跨地区联机系统发展的阶段。 第四阶段：20世纪90年代中期至今，是“全面实现办公自动化”的阶段。 与数据管理技术发展与计算机网络技术发展稍滞后

12 1.2.3 办公自动化的发展趋势 办公自动化未来发展将体现以下几个特点： 特点 集成化 智能化 多媒体化 运用电子数据交换（EDI）
办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化（知识管理，辅助决策） 特点 集成化 智能化 多媒体化 运用电子数据交换（EDI）

13 1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状 我国OA发展过程
启蒙阶段：20世纪80年代初, 单机，汉化PC，80年代中期，制定 了办公自动化的发展目标及远景规划。标志是传真机、打字机、复 印机的使用。 发展期：20世纪80年代末，标志是单机、局域网和打印机的使用， 中文文字处理系统。 完善普及阶段：20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以 太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象 开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被 广泛应用，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。标志是网络 技术普遍使用。信息处理、业务流程和知识管理集于一体。

14 整体现状 我国各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:
还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系 列应用软件以提高个人办公效率。 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同 工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产 生应有的效益。 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交 流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自 动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信 息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况； Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开 发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学 的管理和决策，增强单位的竞争能力。

15 1.3 办公信息系统的组成与功能 1.3.1 办公信息系统的含义
1.3 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、 地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科 学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和 辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。

16 1.3.2 办公信息系统的构成要素 办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机 构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主 要的有四个，分别是
办公信息系统的构成要素 办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机 构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主 要的有四个，分别是 办公人员 办公信息 办公流程（办公机构、办公制度） 办公设备（技术工具） 和办公环境 DBS的组成 DB,DBMS,HW,SW,USER

17 1.3.3 办公信息系统的主要功能 功能目标 1．办公信息系统的基本功能 （1）公文管理 （2）会议管理 （3）部门事务处理
办公信息系统的主要功能 1．办公信息系统的基本功能 （1）公文管理 （2）会议管理 （3）部门事务处理 （4）个人办公管理 （5）领导日程管理 （6）文档资料管理 （7）人员权限管理 （8）业务信息管理 功能目标 （1）提供电子邮件功能 （2）支持协同工作和移动办公 （3）完整的安全性控制功能 （4）满足公文及会议程序 （5）具有完善的档案管理功能 （6）集成Internet （7）系统界面友好，使用方便

18 2．集成办公环境下办公信息系统的功能 具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面7 个方面的功能。 （1）建立内部通信平台 （2）建立信息发布平台 （3）实现工作流程自动化 （4）实现文档管理自动化 （5）实现辅助办公自动化 （6）促进业务信息集成 （7）实现分布式办公 文字处理 数据处理 语音处理 图形和图像处理 通信功能 文件处理 电子日程管理 电子行文办理 视频会议

19 技术核心 1. 开发平台分类 以数据为核心的流行网络办公自动化系统开发 平台主要有： （1）基于数据库管理系统的开发平台
（2）基于Browser/Server（浏览器/服务器）结构 和关系数据库结合的开发平台 （3）基于群件的开发平台

20 技术核心 2. 以OA使用的技术分类 就现在开发OA的技术来说，主要集中分为三大 类： （1）基于C/S结构的应用程序开发； （2）结合C/S结构和Web技术的复合应用程序。 （3）基于B/S结构的动态网页技术。

21 1.4 办公自动化系统的安全与保密 加强系统安全与保密工作的必要性和重要性:
办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企 事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值 以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保 证其内容的保密性就显得非常重要。 特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭 到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被 截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非 常重要。

22 系统安全的标志 能防止对信息的非法窃取； 预防泄露和毁坏事件的发生； 在毁坏后的更正以及恢复正常工作的 能力较强，所需时间较短；
安全保密系统符合经济要求； 安全保密系统符合使用方便性要求。

23 影响办公自动化系统安全与保密因素分析 安全保密因素: 人为原因 自然原因 计算机病毒 其它原因

24 数据保密的基本要求 数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取； 数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验 数据是否被伪造和篡改；
发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替； 防发送方否认：在保证数据完整性与发送方身份 的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。 Digital Signature：所谓数字签名，是一种用数字通信形式达到签名的功能，目的是证明通信双方的身份、达到确保通信的安全，是一套密码系统。 数字签名算法：DSA（ Digital Signature Algorithm ）和RSA公钥加密算法

25 加强系统安全和保密的常用措施有： 加强系统安全和保密的对策 行政措施 法律措施 软件保护措施 物理保护措施 行政法规、规章制度
社会允许的各种方式 法律措施 针对计算机犯罪的打击、制裁手段 软件保护措施 采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 物理保护措施 对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护

26 保证办公自动化系统安全的对策 安全监视技术 “防火墙”技术 自适应安全管理件 终端识别 计算机安全加权
用户登记 设置权限 存取控制 工作日志 “防火墙”技术 自适应安全管理件 终端识别 计算机安全加权

27 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为 明文 “双钥”-----共钥 密钥
加强系统数据保密的常用对策有： 用户认证技术 利用用户专有信息: 口令 密码 通行字 利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令 利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜 计算机数据加密技术 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为 明文 “双钥”-----共钥 密钥 数字签字技术 利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保 证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵 赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 常见的数字签名算法有RSA/DSA/ECDSA

28 加密 对称密码体制（DES） 公开密钥体制(RSA) 摘要算法（MD5, SHA1）

29 一般单位采用的系统安全保密对策方案 （1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应 用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控 制和管理；
（2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加 强病毒防范； （3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和 隔离设备； （4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技 术。

30 1.5 办公信息系统的类型及其实例 1.5.1 办公信息系统的常见类型 1．政府型办公信息系统 2．事业型办公信息系统
1.5 办公信息系统的类型及其实例 办公信息系统的常见类型 1．政府型办公信息系统 2．事业型办公信息系统 3．企业型办公信息系统 4．经营型办公信息系统 5．专业型办公信息系统 6．案例型办公信息系统 7．控制中心型办公信息系统 8．事务型办公信息系统

31 ××省政府OIS的应用实例 ××省政府办公信息系统的总体结构

32 1.5.3 ××智能大厦OIS的应用实例 智能大厦俗称3A大厦，3A包括 也有人将 BAS中的
BAS (Building Automation System，楼宇自动化)， OAS( Office Automation System，办公自动化)， CAS (Communication Automation System，通信自动化) 也有人将 BAS中的 FAS (Fire Automation System，消防自动化)和 SAS (Safety Automation System，保安自动化)分离出来， 将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。

33 中天办公信息系统应用平台方案 《中天办公信息系统应用平台》实现一个区域内所 有党政机关的办公自动化应用及应用间的协同，因 而主要面向区域政府（地市、区县）提供办公系统 的整体解决方案。 《平台》采用松散藕合的设计思想，运用国家电子 政务标准和XML技术，构建了一个在一个区域内实 现所有党政机关公文、信息单位内部流转和跨单位 流转的分布式办公基础平台。

34

35 《平台》采用分布式技术实现各党政机关单位内部 办公自动化的同时，还保证单位之间的跨单位公文 流转
n/ /4340.shtml

36

37 已使用《办公信息系统》的单位可与GDC进行无缝（采用Web Services及XML技术）对接，实现跨单位、跨系统公文传输（即公文 上报、下发、交办、会商、联合发文、公文回复等业务）。
已使用《办公信息系统》的单位在《办公信息系统》内部自动实现跨 单位、跨系统公文传输。 《平台》能够和支持基于XML国家电子公文交换格式标准的任何软件 系统，进行相关电子公文的交换。

38 《平台》是在一个区域内提供一个整体的办公自动化解决方案。它主要由以下几个基本构成元素组成

39 中天党政区域门户（Portal） 是为区域内的所有党政机关单位提供一个集中统一 的门户网站系统。该门户能够体现一个区域内的各 种特色、政务等信息内容。并能实现“单点登陆， 全网通行”，通过此门户，授权用户可进入任何授 权系统。

40

41 中天政务数据中心（GDC）         英文Government Data Center，简称GDC， 是为了解决区域或行业内各单位之间的公文、信息 无纸化传输，以及协同各党政机关单位之间的办公 信息系统（OA），而构建的统一数据集成基础应 用平台。它是构成《平台》的必选组成元素。

42 中天党政办公信息系统（OA）         是为了解决某一单位内部公文、信息等的处 理、流转的信息系统。是实现一个单位内部无纸化 办公的工具。它是组成《平台》的可选组成元属。

43 《平台》授权认证（ Licence ） 是为一个区域内的相关党政机关单位实现内部工作流功能， 而颁发相关授权证书的管理系统。
上面讲到的四个基本组成元素构造了《应用平台》，它的构 架图如下图所示： 从图可以看出，本平台面向三类用户群，他们都通过本平台 提供的门户统一进入。 一类是授权用户单位，他们不但实现内部办公自动化，同时还能 够自动实现跨单位的公文信息交换； 二类是非授权用户单位，这类用户是授权单位之外的区域内其它 党政机关单位，他们可以实现无纸化跨单位公文信息传输； 三类用户群即为本区域内的领导，他们在这个平台的支持下，能 够进行方便的决策支持分析等。

44

45 《平台》未来发展 《办公信息系统平台》的发展，是为今后区域性整 体电子政务发展，打下坚实良好的基础，真正实现 电子政务的四个方面，即
G2G（Government to Governments）、 G2E（Government to Employees）、 G2B（Government to Businesses）、 G2C（Government to Citizens）的完全应用， 其发展框架图：

46

47 《平台》发展框架 其中电子政务应用系统主要分为两大部分，一部分 为“专网应用系统”（虚线右面部分）；一部分为 “公众网应用系统”（虚线左面部分，即政府公众 系统）。两部分进行逻辑隔离，相互通信。

48 《平台》发展框架 “公众网应用系统”利用统一的门户，以“公众网应用系 统”为基础面向企(事)业单位和公众服务，企(事)业单位 和公众可利用各种信息手段，但仅需面对一个门户即可获 取政府所有服务和资源；“公众网应用系统”中的信息数 据存放于各公众信息系统的数据中心中，其数据来源于党 政数据中心；企(事)业单位和公众向政府提交的各类请求， 通过“公众网应用系统”传入“专网应用系统”进行处理， 政府利用“专网应用系统”对各类请求进行处理后又通过 “政府公众系统”反馈给企(事)业单位和公众。“公众网 应用系统”的门户中可能包含一系列“专网应用系统”的 外网部分，例如：“办公自动化系统”外网部分即向企 (事)业单位和公众提供政府公报信息；“行政审批系统” 外网部分即提供给企(事)业单位和公众网上办事和查询办 事结果的服务。

49 《平台》发展框架 “专网应用系统”也分为三部分，一部分为“外网门户”， 一部分为“区域协同系统”，一部分为“专用行业系统”。 “专用行业系统”指行业业务系统，例如工商系统、税务 系统、公安系统；“区域协同系统”即指构建一个平台， 提供各“专用行业系统”间的协同，形成协同应用，发挥 网络的最大效益，例如社保系统（协同养老系统、医疗系 统、低保系统、失业就业系统等）；“门户”指在“专网 应用系统”中提供“单点登录、全网通行”的功能，使用 户只登录一次，便可访问所有系统提供信息。“区域协同 系统”和“专用行业系统”共同形成党政数据中心，提供 信息资源供决策服务。

50 办公软件概述 在我国较具代表性的办公软件有3个，分别是 微软公司的Office、 金山公司的WPS和I
BM旗下Lotus公司的Smartsuite

51 小 结 办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务 活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务 于某种目标的人—机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率 的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。 与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和 群体办公。 20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动 化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、 全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环 境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办 公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识 化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种 种原因，各个单位办公程度有所不同。

52 小 结（续） 办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理水平和辅助决策 效果为目的的综合性人——机信息系统，其构成要素涉及办公人员、 办公信息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公信息系统， 可以建立内部通信平台、建立信息发布平台、实现工作流程自动化、 实现文档管理自动化、实现辅助办公、达到信息集成以及促成分布 式办公的实现。 办公信息系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强安全和保 密管理，主要措施包括：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研 究。其中，保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、 终端识别、计算机安全加权等；加强系统数据保密的技术对策有： 用户认证、计算机数据加密、数字签字等。 办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专 家型等多种类型。

53 习 题 一、简答 1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？ 2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？
习 题 一、简答 1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？ 2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？ 3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？ 4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？ 5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的 对策措施有哪些？

54 二、论述 1．结合当前办公自动化的现状和发展，论述开展办公自 动化的意义。
2．假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公信 息系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开 始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。 3．请利用节假日时间，步入一家商场、饭店、学校、医 院或者其他企事业单位、政府行政机关，了解其办公信 息系统的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。

55 附：调查内容参考提纲 1）该单位基本情况。哪些部门使用了计算机？什么配置？ 2）该单位是否有内部网？安装和使用了什么软件？
1）该单位基本情况。哪些部门使用了计算机？什么配置？ 2）该单位是否有内部网？安装和使用了什么软件？ 4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备情况？ 5）是否接入Internet？有没有 和站点地址？ 6）是否开发了办公信息系统？单机版还是网络版？请描述 其功能模块组成。 7）办公信息系统的应用对该单位的办公带来了什么好处？ 9）如果你是该单位的信息主管，你如何充分利用计算机和 网络设备，建立办公信息系统用来提高工作效率和提高 经济效益？ 10）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题。