第四章文字处理软件 Word 2000.

第四章文字处理软件 Word 2000

Word是目前常用的文字处理的软件之一，可以编辑多种式样的文档。1992年11月，美国微软公司在Microsoft Word for Windows英文版的基础上，研制出Microsoft Word for Windows中文版。此后，其功能不断增强、版本不断更新，经历了Word 5.0、Word 6.0、Word 95、Word 97，本章介绍其最新版本Word 2000。目录上一页下一页退出

目录 4.1 Word2000 入门 4.2 新建文档 4.3 打印 4.4 字符格式的排版 4.5 段落格式的排版目录 4.6 表格
4.2 新建文档 4.3 打印 4.4 字符格式的排版 4.5 段落格式的排版目录 4.6 表格上一页 4.7 插入下一页 4.8 其他使用技巧退出

4.1 Word 2000 入门目录上一页下一页退出

4.1.1 Word200简介 Word 2000主要功能（1/3） ① 具有“所见即所得”显示方式，打印机输出与屏幕显示完全一致。
② 具有图文混排功能。可将20多种格式的图形文件直接插入到文档中，可以通过Windows的剪贴板粘贴其它软件所产生的图形，如Auto CAD绘制的图形。 ③ 具有制表功能。可通过“插入表格”工具快捷制作一般表格，还可使用“绘制表格”工具制作复杂表格，并可对表格数据进行数学运算和统计。目录上一页下一页退出

④ 具有图形功能和自选图形功能。可以绘制直线、曲线、箭头、规则和不规则的几何图形、标注、流程图等，并可使文字图形具有三维效果、阴影效果，
Word 2000主要功能（2/3） ④ 具有图形功能和自选图形功能。可以绘制直线、曲线、箭头、规则和不规则的几何图形、标注、流程图等，并可使文字图形具有三维效果、阴影效果， ⑤ 具有折叠菜单功能。能够将用户不常用的众多选项自动隐藏起来，从而能兼顾普通用户和高级用户的不同需求。 ⑥ 具有文档转换功能。可将十几种文字编辑软件下的文档转换为Word文档格式，可以编制Web网页，将Word文档转化为HTML文档，直接上网发送。目录上一页下一页退出

除以上功能外，Word 2000还具有在文档任何处即点即输、非重叠多文档显示、多人联机编辑、简繁转换、中英文语法拼写检查等实用功能。
⑦ 具有超级链接功能。在文档中通过超级链接可以插入其他程序文件，此时的文档也已不再是传统意义上的文档文件，用户可以从文档中听到声音、看到动画图象等。除以上功能外，Word 2000还具有在文档任何处即点即输、非重叠多文档显示、多人联机编辑、简繁转换、中英文语法拼写检查等实用功能。目录上一页下一页退出

4.1.2 Word200的启动与退出启动 Word 2000 常用的四种方式 ⑴ “开始”菜单方式
① 单击“开始”按钮，打开“开始”菜单。 ② 将鼠标移到“程序”项时其级联菜单自动打开。 ③ 单击其中“Microsoft Word”选项命令，进入Word 2000同时打开空白“文档1”。目录上一页下一页退出

双击Windows 2000桌面上的Word快捷命令图标或单击Office工具栏内Word命令按钮，均可启动并打开空白文档。
⑵ 快捷方式双击Windows 2000桌面上的Word快捷命令图标或单击Office工具栏内Word命令按钮，均可启动并打开空白文档。 ⑶ 直接方式在“资源管理器”中双击已有的Word文档文件，也可启动Word，同时打开文档。目录上一页下一页退出

从“开始”菜单中的“文档”、“新建Office文档”或“打开Office文档”选项命令均可启动Word并打开已有文档或空白文档。
⑷ 其它方式从“开始”菜单中的“文档”、“新建Office文档”或“打开Office文档”选项命令均可启动Word并打开已有文档或空白文档。目录上一页下一页退出

保存文档 ⑴ 通过“文件”菜单或工具按钮保存
单击工具栏内“保存”按钮或“文件”菜单“保存”命令保存，如果是未取名的新文档，则会出现“另存为”对话框，如图4-1所示。在对话框中选择保存位置、文档名和文档类型等，然后按“保存”退出对话框。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-1 “另存为”对话框下一页退出

按Ctrl + S，可以保存当前文档。如果是未命名的文档其操作与“⑴”相同。
⑵ 由快捷键保存按Ctrl + S，可以保存当前文档。如果是未命名的文档其操作与“⑴”相同。目录上一页下一页退出

方法一：单击“文件”菜单中“关闭”命令，可以关闭正在编辑的文档。
关闭文档方法一：单击“文件”菜单中“关闭”命令，可以关闭正在编辑的文档。方法二：单击“菜单栏”右侧“ ”按钮（如果已打开两个或两个以上文档时，“菜单栏”右侧无此按钮，此时可以单击“标题栏”右侧“ ”按钮来关闭当前活动文档窗口）。目录上一页下一页退出

方法三：如果已打开两个或两个以上文档，可以右击任务栏中的文档标题，由打开的快捷菜单中选择“关闭”命令。
方法四：按快捷键Ctrl + W，可以关闭当前活动文档。目录上一页下一页退出

方法一：单击“文件”菜单中“退出”命令，可以关闭所有正在编辑的文档，同时退出Word 2000。
“退出”与“关闭”不同在于“关闭”仅关闭打开的文档窗口，但并不退出Word 2000窗口。“退出”则是不仅关闭所有已打开的文档，同时退出Word 2000窗口。方法一：单击“文件”菜单中“退出”命令，可以关闭所有正在编辑的文档，同时退出Word 2000。目录上一页下一页退出

方法三：右击标题栏图标“ ”，由打开的快捷菜单中选择“关闭”命令退出。
方法二：按快捷键Ctrl + F4。方法三：右击标题栏图标“ ”，由打开的快捷菜单中选择“关闭”命令退出。方法四：单击“标题栏”右侧“ ”按钮。目录上一页下一页退出

Word 2000窗口 Word 2000窗口由下列区域组成：标题栏、菜单栏、工具栏、文本编辑窗口、状态栏、任务栏。各区分布情况如图4-2所示。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-2 Word 2000窗口下一页退出标题栏菜单栏工具栏文本编辑窗口视图按钮组状态栏窗口控制按钮
窗口拆分浏览对象按钮组目录上一页图4-2 Word 2000窗口下一页退出

位于窗口顶部，左边显示Word图标和当前打开文档的名称，右边为窗口控制按钮组。
1. 标题栏位于窗口顶部，左边显示Word图标和当前打开文档的名称，右边为窗口控制按钮组。 2. 菜单栏由9个下拉菜单项组成，其中包含了Word 2000大部分功能命令。目录上一页下一页退出

这里可显示或隐藏Word 2000中18个专题工具栏（通常只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏）。
3. 工具栏这里可显示或隐藏Word 2000中18个专题工具栏（通常只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏）。如果需要隐藏或显示其它工具栏，可按以下两种方法： ① 单击菜单栏中“视图”菜单，将鼠标移到“工具栏”选项停顿一下（也可将鼠标箭头移到菜单栏或工具栏任意处，右击），便会自动打开如图4-3所示的工具栏选项菜单。 ② 单击其中某工具栏选项，可以在窗口中打开或隐藏此工具栏。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-3 工具栏选项菜单下一页退出

编辑文档的区域。由文本区、标尺、滚动条、视图转换按钮等组成。 ① 文本区是文本显示和编辑的区域。
4. 文本编辑窗口编辑文档的区域。由文本区、标尺、滚动条、视图转换按钮等组成。 ① 文本区是文本显示和编辑的区域。 ② 标尺不仅可显示页面位置尺寸，同时在段落、页面、制表、分栏设置中起着重要作用。 ③ 滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条，其作用在Windows 2000已作介绍。这里简要介绍垂直滚动条下方的“浏览对象”按钮组和上方的窗口“拆分条”。目录上一页下一页退出

单击“浏览对象选择”按钮可以打开如图4-4所示的浏览对象选项框，在此可以选择浏览对象。如选定图片为浏览对象后，单击“上一个浏览对象”或“下一个浏览对象”按钮，可以使视图区跳转到上一个图片区或下一个图片区。目录上一页下一页退出

上一个浏览对象按钮浏览对象选择按钮下一个浏览对象按钮图4-4 “浏览对象”按钮组、浏览对象选项框目录上一页下一页退出

将鼠标指针移到窗口“拆分条”标记时，鼠标指针变为“ ”，此时双击鼠标可将文本区拆分为对等的上下两部分，如图4-5所示；也可拖动拆分条将窗口拆分为任意的上下两部分。拆分窗口特别适合对长文档的不同地方进行移动或复制操作。用鼠标单击另一窗口任何区域或按F6均可在不同窗口间切换。要取消拆分，可双击上下窗口间的分隔栏。目录上一页下一页退出

位于窗口底部上排，用于显示有关数据，如光标插入点“I”所处文档的页数、行数、列数等。
5. 状态栏位于窗口底部上排，用于显示有关数据，如光标插入点“I”所处文档的页数、行数、列数等。目录上一页下一页退出

窗口分隔栏目录上一页下一页图4-5 窗口拆分示意图退出

4.1.4 文档编辑基础 1. 选定、剪切、复制、粘贴和剪贴板工具目录上一页下一页退出

⑴ 选定对某段文档编辑时，通常应先选定编辑内容（类似WPS中的“块”的概念），而后再对选定内容进行编辑。所以熟练掌握“选定”操作，是做好后续编辑的基础。目录上一页下一页退出

② 按住鼠标左键拖动鼠标指针（以后简称拖动）到编辑内容末端释放，此时被选内容变为反白方式，如:
方法一： ① 将光标插入需要编辑内容的首端。 ② 按住鼠标左键拖动鼠标指针（以后简称拖动）到编辑内容末端释放，此时被选内容变为反白方式，如: 反白方式” 目录上一页下一页退出

① 将光标插入需要编辑内容的首端（或尾端）。
方法二： ① 将光标插入需要编辑内容的首端（或尾端）。 ② 按住Shift键，用鼠标单击编辑内容的尾部（或首端）。也可在按住Shift键后，用方向键以插入点为起始点（或终点）向左右或上下移动，选定所需编辑区域。目录上一页下一页退出

双击需要选定段落中任一行左端“行选定条”。
方法三（选定单行或多行）：单击需要选定行左端“行选定条”（位于文本区左侧，如图4-6所示，鼠标指针移至此区时由“I”变为“ö”），此行被选定。若按住鼠标左键上下拖动，可选定多行。方法四（选定段落）：双击需要选定段落中任一行左端“行选定条”。目录上一页下一页退出

三击文档中任一行左端“行选定条”或单击“编辑”菜单中“全选”命令，可选定全文。
方法五（选定全文）：三击文档中任一行左端“行选定条”或单击“编辑”菜单中“全选”命令，可选定全文。方法六（垂直选定）：将鼠标指针移动到要选定文本的左上角，然后按住Alt 键并拖动鼠标到选定区域的右下角，如图4-7所示。目录上一页下一页退出

方法一：选定内容，按一下Del键或Backspace（空格键），将选定内容清除。
“清除”命令是将选定内容从文档中删除。方法一：选定内容，按一下Del键或Backspace（空格键），将选定内容清除。方法二：选定内容，单击“编辑”菜单中“清除”命令。目录上一页下一页退出

剪切与清除均是将选定内容从文档中删除，但“剪切”是把剪切下的内容临时存放在剪贴板上，剪切方法有以下几种。
⑶ 剪切（快捷键Ctrl + X ）剪切与清除均是将选定内容从文档中删除，但“剪切”是把剪切下的内容临时存放在剪贴板上，剪切方法有以下几种。方法一：选定内容，单击工具栏“剪切”按钮。方法二：选定内容，从“编辑”菜单中执行“剪切”命令。目录上一页下一页退出

“复制”是将选定内容复制在剪贴板上，操作方法与“剪切”类似。
⑷ 复制（快捷键Ctrl + C ） “复制”是将选定内容复制在剪贴板上，操作方法与“剪切”类似。目录上一页下一页退出

“粘贴”是将剪贴板上内容粘贴在插入点上。方法一：先将需要内容复制或剪切到剪贴板上，然后将光标移动到粘贴点，单击工具栏中“粘贴”按钮。
⑸ 粘贴（快捷键Ctrl + V ） “粘贴”是将剪贴板上内容粘贴在插入点上。方法一：先将需要内容复制或剪切到剪贴板上，然后将光标移动到粘贴点，单击工具栏中“粘贴”按钮。方法二：将需要内容复制或剪切到剪贴板上，将光标移到粘贴点，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令进行粘贴。目录上一页下一页退出

如果需要粘贴的内容与粘贴的地点相距不远（同一屏幕内），可以采用“拖动”的方法进行粘贴。
方法三：如果需要粘贴的内容与粘贴的地点相距不远（同一屏幕内），可以采用“拖动”的方法进行粘贴。 ① 选定需要粘贴的内容。 ② 将光标移向选定区内，同时按住Ctrl键和鼠标左键（如果不按住Ctrl键，仅是将选定内容移动），将其拖动到插入点释放。目录上一页下一页退出

⑹ 剪贴板工具 Windows 2000的“剪贴板”仅能保存一份复制或剪切的内容，后复制或剪切的内容会将剪贴板中原有内容覆盖，而Office提供的剪贴板却可以保存12份内容。目录上一页下一页退出

① 首先参照4.1.2中介绍的方法从“工具栏”选项中调出“剪贴板”工具栏，如图4-8所示。
Office剪贴板使用方法： ① 首先参照4.1.2中介绍的方法从“工具栏”选项中调出“剪贴板”工具栏，如图4-8所示。 ② 将光标插入到粘贴点，然后单击剪贴板中需要剪贴内容的图标（若将鼠标移到各相应剪贴图标上片刻，可以显示此图标内保存的大致内容，如图4-8所示）。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-8 “剪贴板”工具栏下一页退出

在编辑过程中难免会出现误操作，撤销或多级撤销可以取消前面对文档的误操作。
2. 撤销、恢复和重复 ⑴ 撤销（快捷键Ctrl + Z ）在编辑过程中难免会出现误操作，撤销或多级撤销可以取消前面对文档的误操作。方法一：单击“编辑”菜单中“撤销”命令，可撤销上一步操作。目录上一页下一页退出

单击工具栏中的“撤销”按钮，可撤销上一步操作。也可单击“撤销”按钮右边下拉列表按钮，选择需要返回点，便可进行多级撤销或多级返回。
方法二：单击工具栏中的“撤销”按钮，可撤销上一步操作。也可单击“撤销”按钮右边下拉列表按钮，选择需要返回点，便可进行多级撤销或多级返回。目录上一页下一页退出

撤销后，还可进行反撤销（恢复），恢复刚才被撤销的操作。
⑵ 恢复撤销后，还可进行反撤销（恢复），恢复刚才被撤销的操作。恢复方法：单击工具栏中“恢复”按钮。注意恢复操作只能是在撤销之后，如果间隔一个撤销以外的操作，恢复命令失效。目录上一页下一页退出

如要重复前一次操作，可使用重复命令。其操作方法是打开“编辑”菜单，单击“重复”命令，也可使用快捷键。
⑶ 重复（快捷键Ctrl + Y ）如要重复前一次操作，可使用重复命令。其操作方法是打开“编辑”菜单，单击“重复”命令，也可使用快捷键。目录上一页下一页退出

在一篇长文档中将称呼“你”改成“您”，可采用“查找和替换”命令进行自动或有选择性的查找和替换。
3. 查找及替换在一篇长文档中将称呼“你”改成“您”，可采用“查找和替换”命令进行自动或有选择性的查找和替换。目录上一页下一页退出

① 由“编辑”菜单中单击“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，如图4-9所示。
⑴ 查找方法如下： ① 由“编辑”菜单中单击“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，如图4-9所示。 ② 选择“查找”标签。 ③ 在“查找内容”框内输入要查找的内容，最多为2255个字符。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-9 “查找”标签下一页退出

目录图4-10 “替换”标签上一页下一页退出

④ 单击“查找下一处”开始查找。如果查找到，Word 2000将第一处查找到的地方变为反白状态显示在当前窗口上，以便用户修改。
⑤ 查看或修改完毕后，单击“查找下一处”，直至查找完毕。 ⑥ 单击“关闭”退出。目录上一页下一页退出

⑵ 替换替换的方法基本与查找类似。在“替换”标签中分别在“查找内容”和“替换为”输入框内输入需要查找和替换的内容，然后根据需要单击“替换”、“全部替换”、“查找”等某个按钮进行替换或有选择替换。目录上一页下一页退出

4. 视图文档的显示方式称为视图方式。Word 2000中针对工作的不同特点、不同阶段，设计有多种视图方式，用户可根据自己工作特点选择相应视图方式。Word 2000中各视图方式如表4-2所示。目录上一页下一页退出

⑴ 普通视图普通视图具有简洁、方便、运行速度较快特点。在普通视图下用户可以完成正文、表格、图形等基本入录、编辑和排版工作。但是正文区域以外部分，如页眉、页脚、脚注、页码、页边距等都不显示。目录上一页下一页退出

⑵ 页面视图页面视图中显示的文档与实际打印效果一样，即“所见即所得”。页面视图可以显示正文、插图、表格、页眉、页脚、脚注、页码和页边距等，页面视图也是Word 2000默认视图。目录上一页下一页退出

⑶ 大纲视图大纲视图用于组织和构造文档结构，适于迅速浏览长文档。大纲视图特别适用于利用屏幕投影设备进行专题报告，可迅速打开或折叠（关闭）任一主题下的详细内容。利用大纲视图下的 “大纲”工具栏，可以新建“主控文档”和“子文档”，从而有利于长文档的编辑以及长文档的多用户联机编辑。目录上一页下一页退出

Web版式视图可以让用户浏览联机文档和制作Web网页。

目录上一页图4-11 文档结构图下一页退出

⑸ 文档结构图文档结构图（如图4-11所示）是吸取了大纲视图和页面视图两者的优点。在视图的左栏显示文档的主题结构；在视图的右栏显示文档某一主题所对应的正文内容。单击左栏不同主题，右栏视图便跳转到相应主题的正文中。这种视图特别适合长文档的浏览和修改。目录上一页下一页退出

⑹ 全屏显示视图屏幕只显示文档，文档以外部分均不显示，如标尺、工具栏、菜单栏、状态栏和任务栏等。全屏显示可充分利用屏幕（原来视图的方式不变），虽没有菜单栏或工具栏，但仍可以利用快捷键选择菜单命令或利用快捷菜单进行编辑工作。目录上一页下一页退出

⑺ 打印预览视图要确保打印效果，还应在打印之前用“打印预览”检查文档的“打印”效果，以防止个别文本区超出打印机的打印范围。在打印预览视图下仍然可进行编辑和修改工作。目录上一页下一页退出

4.2.1 新建空白文档的页面设置第一次进入Word 2000，在标题栏内出现的是“文档1 - Microsoft Word”。这是具有一定（默认）页面格式的空白文档。所谓页面格式是指文档的纸型、页边距、行距、每行字符数、页眉、页脚以及字体、字号等的设置。下面学习利用“页面设置”命令对话框对默认的空白文档页面格式按个人需求重新进行设置。单击“文件”菜单中的“页面设置”，出现如图4-12所示对话框，其中有多个标签。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-12 “页面设置”对话框“纸型”标签下一页退出

在“纸型”下拉列表中选择所需纸张大小，也可自定义非规范大小的纸型，将页宽和页高数值填入对应栏内，如图4-12所示。
1. 纸型在“纸型”下拉列表中选择所需纸张大小，也可自定义非规范大小的纸型，将页宽和页高数值填入对应栏内，如图4-12所示。在“方向”选项中，“纵向”是将文本排版为平行于短边的形式，“横向”是将文本排版为平行于长边的形式。目录上一页下一页退出

“页边距”是指正文区域边界与纸张边界的距离。页边距分上下边距和左右边距，如图4-13所示。
2. 页边距 “页边距”是指正文区域边界与纸张边界的距离。页边距分上下边距和左右边距，如图4-13所示。 “装订线”和“装订位置”是用来设置装订距离和装订位置。通常装订距离可选在0.5~1cm范围，如果不需装订，则无需在“装订线”框内填入数字。目录上一页下一页退出

“对称页边距”主要用于需双面打印且要装订的文档。一旦选择“对称页边距”后，左右边距则变为内外边距。
“页眉”距离是指页眉上边缘到页面上边界的距离；“页脚”距离则是页脚下边缘到页面下边界的距离。因此设置时应注意“页眉”和“页脚”距离不应超过上、下页边距离，一旦超过，正文区只能退缩到页眉下边缘和页脚上边缘之间。 “对称页边距”主要用于需双面打印且要装订的文档。一旦选择“对称页边距”后，左右边距则变为内外边距。 “应用于”是以上设置用于文档的范围选项。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-13 “页边距”标签下一页退出

① 根据需要在四个单选项中确定一个，通常选定“指定行网格和字符网格”或“文字对齐字符网格”，如图4-14所示。
3. 文档网格 “文档网格”设置方法如下： ① 根据需要在四个单选项中确定一个，通常选定“指定行网格和字符网格”或“文字对齐字符网格”，如图4-14所示。目录上一页下一页退出

目录上一页下一页图4-14 “文档网格”标签退出

② 单击“字体设置”按钮，在“字体”对话框中确定文档中正文字体、字号等，然后单击“确定”返回“文档网络”标签。
③ 此时系统根据纸张、字体、页边距的大小确定出每页最大行数和每行最大字符数，用户则可以在“每行……字符”和“每页……行”的范围内进行选择设置。一旦设置后，文件中的基本字间距（字符跨度）、行距（行跨度）也随之确定。目录上一页下一页退出

“纸张来源”和“版面”标签是针对配有打印机或对版面有特殊要求而设置的，通常可以跳过。

4.2.2 由模板和向导新建文档模板和向导是Word 2000的核心。模板是指已经存在的文档样式的模型，如同裁缝利用纸样可方便地裁剪出同类型衣服。在模板上可以方便地编制具有标准格式的文档。Word 2000中有50多种常用的中、英文文档模板或向导。用户可利用这些模板迅速建立不同用途的文档，同时也可以修改这些模板成为真正适合于自己的专用模板。目录上一页下一页退出

① 出现在文档中相同的文字或图形。如文件、报告、信件、信封等中的相同文字和图形等。
一篇文档模板包含以下主要内容： ① 出现在文档中相同的文字或图形。如文件、报告、信件、信封等中的相同文字和图形等。 ② 所有段落的行距、字间距、字体、字号、正文的格式等。 ③ 可自动完成编辑和格式编排功能的宏。模板文件名格式是“*.dot”（Word 2000文件名是“*.doc”）。目录上一页下一页退出

1. 使用模板进入Word 2000，由“文件”菜单中单击“新建”命令，打开“新建”的对话框，其中有9种模板类型标签，每种标签中又包含许多试样模板，如“中文信函和传真”标签中有9种信函和传真模板，如图4-15。通常以默认方式打开的空白文档是建立在“Normal.dot”模板上的。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-15 “新建”对话框下一页退出

向导是一种自动文档编辑器。它建立在某一模板基础上，自动引导用户逐步建立具有特殊格式的文档。
2. 使用向导向导是一种自动文档编辑器。它建立在某一模板基础上，自动引导用户逐步建立具有特殊格式的文档。目录上一页下一页退出

① 从“文件”菜单中单击“新建”，打开“新建”对话框，选择“其他中文”标签，单击“稿纸向导”。
利用“稿纸向导”制做作文稿步骤如下： ① 从“文件”菜单中单击“新建”，打开“新建”对话框，选择“其他中文”标签，单击“稿纸向导”。 ② 在“页面大小”中选择B4大小的稿纸，如图4-16(a)所示，然后单击“下一步”。 ③ 在“稿纸网格式”对话框中选择“20×20”，即每页20行，每行20格，然后单击“下一步”。目录上一页下一页退出

④ 在“选择网格线种类”对话框中选择“网格”，然后单击“下一步”，如图4-16(b)所示。
⑤ 在“选择页号位置”对话框中选择“右上角”，在“附注”中填入“作文专用稿纸”，然后单击完成。此时一张空白作文稿纸便生成了。目录上一页下一页退出

目录上一页图4-16 “稿纸向导”(a) 下一页退出

目录上一页图4-16 “稿纸向导” (b) 下一页退出

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