电子文件管理 主讲人：郝伟斌.

Presentation on theme: "电子文件管理 主讲人：郝伟斌."— Presentation transcript:

1 电子文件管理 主讲人：郝伟斌

2 一、信息时代与电子信息

3 信息时代与电子信息 第一代计算机

4 电子商务 什么是电子商务 现代信息技术+商贸活动 = 电子商务 图电子商务模型

5 商务系统的功能

6 电子政务 21世纪的政府治理是以技术为支撑的：政策制定受其启发，业务变革要靠其推进，用户和企业服务要依赖于它，民主参与用到它。而且急待转型的现代政府系统将技术视为战略性资产，而不仅仅是战术工具。技术本身并不能使政府转型，但是离开了技术，政府将无法通过转型来满足当代公众的需要

7 政府需要信息技术 美国政府公务员的日常信息处理 公务员日常信息工作 从事此类工作公务员的百分比 作决策 75％ 向别人传递信息、政策或决策
74％ 分析信息 69％ 将信息输入或编辑到现有格式的文件或程序中 61％ 存储信息 53％ 制作文件、数据库或表格 48％ 综合管理工作 44％

8 电子政务信息流

9 信息获取技术与传播工具的发展

10 信息基础设施建设 多媒体技术 嵌入技术 面向对象技术 微电子技术向纳米级、集成系统方向跨越； 计算技术向超高性能、网络化方向演进； 网络技术
通信和网络技术向宽带、移动、融合方向发展； 信息获取、处理、存储和传输能力将有数量级式的突破； 模拟信息技术正全面完成向数字信息技术转变； 信息技术与生物、空间、纳米等技术深度融合 网络技术 多媒体技术 嵌入技术 面向对象技术

11 传感器（transducer） 传感器是能感受规定的被测量并按照一定的规律转换成可用信号的器件或装置，通常由敏感元件和转换元件组成。
Data from sensors Data from simulations Data from instruments Data from analysis 传感器是能感受规定的被测量并按照一定的规律转换成可用信号的器件或装置，通常由敏感元件和转换元件组成。 其输出不再是一个单一的模拟信号，而是经过微电脑处理好后的数字信号，

12 遥感技术（Remote Sensing） 遥感是指不直接接触有关目标物或现象而能收集信息，并能对信息进行分析、解译和分类的一种技术。
它是通过传感器获取，经过传感器的记录系统，以数字磁带记录方式将模拟电信号转换为数字信号获得 遥感数字影像通常由遥感卫星发送、遥感地面卫星站接收，存储在数字磁带机或光盘上，通过数字磁带机或光驱输入计算机作进一步处理。

13 数码成像 印刷业 医疗卫生 建筑监理 保险备案 军事侦察

14 4.模数转换器 模拟信号和数字信号之间可以相互转换，这种转换需要通过模数转换器 平面扫描仪扫描平面画面 三维扫描仪 壁画的数字化
纽伦堡审判工程幻灯片 20幻灯片 21 三维扫描仪

15 实物扫描仪 实物扫描仪一般只能拍摄静态物体 三维扫描仪使用相当广泛，可扫描实物，将获得的立体尺寸数据直接与CAD/CAM软件接口
可用于文物的录入和电子展示。

16 三维扫描仪

17 2006年底启动的乐山大佛三维立体模型

18 5数字信息的分类 按照来源分类 原生（Born）数字信息资源 再生性数字信息资源（digitized- content）
按可否形成硬拷贝划分 绝对数字信息 非绝对数字信息

19 扫描平面画面 条码扫描仪 滚动扫描仪 专业胶片型扫描仪 平板扫描仪

20 1.数字信息特性 容易形成、复制、传播与销毁 数字信息激增，副本快速扩散 信息管理的责任分散 保密与知识产权凸显 不同传统的销毁
易于受到外来攻击 信息与载体的可分离性 数字信息的内容、结构与背景是分离性 创建与存储数字信息的硬软件技术更新换代频繁 数据存储介质的不稳定性与脆弱性 网站资源的不稳定性 不易控制 数字信息的可操作性

21 2、数字信息资源对人类的挑战 网上信息安全 未保存信息的丢失 已保存信息的丢失 数字信息长期保存

22 二、电子文档与纸质文档

23 电子文档与纸质文档的信息量比较 word文档 纸质文档（手稿或印刷件） 文字 内容结构 纸张材质，墨迹成分，手迹或污迹 判断形成的过程
变更无痕迹 不可变更 word文档 纸质文档（手稿或印刷件） 文字 内容结构 纸张材质，墨迹成分，手迹或污迹 需要经历的过程信息 判断形成的过程 电子文档的真实性是由过程信息承载的，通过查询其过程信息可辨别真伪

24 电子文档过程信息要求 ①电子文档的过程信息必须来源于该文档的形成、利用与存储过程，不允许修改； ②电子文档的过程信息必须由电子文档管理系统内的程序自动写入，不可人工添加； ③电子文档管理系统必须具备安全设施，以防对电子文档过程信息的非法改变。

25 证据信息比较 纸质文档的笔迹特点 电子文档的过程信息 文档内在的，与文档紧密相依的 文档外部的，可脱离文档存在 自然形成的 系统自动添加的 内在证据 外部证据 实体的，改变就会留下痕迹 虚拟的，改变不留痕迹 电子文档的过程信息尽管具有一定的证明性，但难以与纸质文档的笔迹相比较。没有过程信息的电子文档或过程信息被改变的电子文档，很难被人发现。因此，电子文档的过程信息必须与电子文档连接成一体，并加强电子文档管理系统的安全措施。

26 两类系统比较 纸质文档管理系统 电子文档管理系统 创建电子文档 为电子文档配置过程信息 短期管理与保存文档

27 三、电子文件

28 1、电子文件的定义 原生性电子文件 文件数字化 产品

29 电子文件是在计算机环境中创建、传输与处理的文件
文件管理机构对电子文件的定义 ①国际档案理事会电子文件委员会对电子文件的定义是：电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件； ②澳大利亚国家档案馆对电子文件的定义是：电子文件是由计算机交流与维护的文件； ③美国国家档案与文件管理局对电子文件的定义是：以计算机可处理形式存储的文件； ④我国国家档案局在2000年对电子文件进行的描述是：电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通讯网络上传输的文件。 电子文件是在计算机环境中创建、传输与处理的文件

30 电子文件 文件 电子文件 “电子”包括电、数字、磁、光学、电磁、生物统计学、光子学以及其他相关形式的技术。
生成环境与运行环境都是电子的 之所以称电子记录为“电子的”，是因为它保存或记录在一套计算机系统或类似装置中，或为一定的计算机系统或其他类似装置所保存。

31 2 电子文件的类型 互操作性强，便于检索 电子数 据表 字处 理文档 数据库 一般指存储在数据库中数据
格式多样且大多不兼容；散存在系统的不同位置或各种不同设备中；信息检索的查准率不高 按来源与形成方式分类 电子邮件 地理空间记录 结构化文件 按信息组织的方式分类 数码照片 扫描图像 网站极其相关文档 非结构化文件

32 电子文件的类型 复杂文件 简单文件 复合文件 主文件 按文件组成方式分类 按文件的功能分类 支持性文件 辅助性与工具性文件 ①多媒体文件
②超文本文件 ③超媒体文件 复杂文件 简单文件 复合文件 主文件 按文件组成方式分类 按文件的功能分类 支持性文件 电子文件的类型 辅助性与工具性文件

33 数字图形文件 数字图像文件 数字文本文件 按电子文件的信息格式分类 数字音频文件 命令文件 数字视频文件 数据文件 电子文件的类型

34 电子文件 内容 元数据 3、电子文件的实质 电子文件是被正式宣布作为法人记录的电子文档 操作系统所管理的最小数据集合=file 组成部分

35 4、 电子文件的形成

36 捕获是指把电子文档连同与该文档密切相关的系统元数据及用户元数据加入到电子文件管理系统的数据存储库中。
捕获一般前移到电子文档管理系统中。一个电子文档可以随时被当作文件提交。在提交的时候，电子文档的内容不能改变，但随文档一同捕获的某些元数据（如存取控制）可以变动

37 文件夹是具有相关元数据属性的相关文件的容器，文件夹里不能包含类别或另一个文件夹
“部分”是指文件夹的一个组成部分，不能脱离文件夹而单独存在。 一个文件夹内可以包含一个或多个文件 类别不能直接包含文件 ①文件不能作为类别的子项存在，只能放在文件夹里； ②文件夹不能是文件夹的子项，只能是类别的子对象； ③文件夹不能放在和类别相同层级的集合中。 文件夹与类别的关系

38 电子文件夹的创建 在电子文件管理系统中，只有授权用户才能建立文件夹。 电子文件夹一旦建立，电子文件管理系统生成的元数据及用户定义的元数据会适时填入。 电子文件管理系统保存文件夹的元数据值，建立文件夹过程结束。

39 登记的目的是为了证明文件在文件系统中的存在，登记标志着文件正式捕获到文件系统中。
登记包括在注册表中记录该文件简要的著录信息或关于文件的其他元数据，并分配给文件一个系统唯一的标识符。通过该标识符，文件与它的元数据以及相关的其他文件链接起来，成为一个相互关联的整体。 提交是把数据正式转到机构文件管理系统进行控制的过程。 提交后的文档（即文件的内容）及特定的元数据元素被固定，不能再被任何用户修改，以确保原始数据的真实完整与可靠。 提交的文件必须与其相关的元数据一起保存，其元数据的要素主要包括： ①文件结构信息，即文件的格式以及构成文件的各个要素之间的有机联系； ②文件的背景信息，即文件创建、接收以及使用的业务背景，包括文件创建的时间日期以及参与者； ③分别保存的文件之间的链接关系。

40 ①曾经发生的活动； ②实施活动的对象； ③实施活动的用户； ④事件发生的日期及时间等。
为了确保电子文件进入电子文件管理系统的文件夹后，不会发生非授权改变，或是为了监督文件夹内文件活动，电子文件管理系统应具有审计跟踪，形成系列与电子文件活动相关的记录。一般审计跟踪是以一个或多个一览表呈现给用户，或是以数据库方式呈现给用户。 ①曾经发生的活动； ②实施活动的对象； ③实施活动的用户； ④事件发生的日期及时间等。

41 电子文件是概念实体 电子文件通过捕获发生了以下三个方面的变化： ①建立文件、文件形成者与文件形成的业务背景之间的联系；
②确定文件在文件系统中的位置及其相互关系； ③建立与其他文件间的链接。 经过捕获，电子文档的每个数字对象都与元数据相连接，成为一个密不可分的整体 电子文件并非是一个物理实体而是一个概念实体，是一个或多个数字对象及其元数据的组合。

42 5、电子档案 电子档案是具有参考和长期利用价值，并归档保存的电子文件。归档的电子文件范围，除参照非电子文件归档方案外，还必须考虑电子文件的特点将其范围适当扩大，特别是那些尚未被非电子文件归档范围囊括，但又必须归档的相关文件或组分 对许多企业而言，电子文件也就是电子档案，因为企业的档案馆也就是该电子文件长期保存的最后归宿。也有些企业，需要长期保存的电子文件还得移交到该行业的档案馆，对于这类企业，电子文件就是电子档案的前身了。

43 三、电子文件的归档 与非电子文件不同的是，电子文件的归档更多需要通过将归档的需求通过电子文件管理系统的软件去实现。电子文件管理系统是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创建、使用、维护以及处置等行为进行管理的自动化系统。

44 3.1 电子文件归档的基本要求 归档时间 电子文件类型 归档时间 Web文件 本机构的 每年年底 公共网站的 随时采集随时归档 电子邮件文件
半年归档一次或实时归档 数码照片 档案扫描件 该档案（或一项数字化任务完成后）数字加工完毕立即归档 直接形成 ①零星数码照片形成一周后移交归档 ②该项目完成一月内归档 向社会征集 实时归档 其他电子公文 实时归档或年终归档

45 电子文件可以采用逻辑归档与物理归档这两种方式进行。
归档方式 电子文件可以采用逻辑归档与物理归档这两种方式进行。 逻辑归档是通过计算机网络归档，文件管理部门仅将归档电子文件的地址通知档案部门，档案部门直接对电子文件的著录信息与存储地址进行捕获并存储到档案部门数据库内，以便其他合法用户的查询。同时档案管理部门控制了已经逻辑归档的电子文件的处置权，文件管理部门虽然拥有电子文件数据，但却没有处置它或改变它的权限，但却可以利用它。 物理归档是指文件管理部门将电子文件的数据全部移交到档案部门，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。文件管理部门向档案馆移交电子文件时，必须将电子文件与其相关的元数据一并归档。 在线移交清单

46 物理归档 无论是在线移交还是脱机移交，物理归档的电子文件都必须在移交时进行移交检测，检测所接受的文件是否就是应当归档的文件，检查归档文件的可靠性、完整性与可用性。只有在一切均满足归档要求时，交接双方才可以办理移交手续。

47 3.2 电子文件的捕获要求 对于捕获进电子文件管理系统中的文件，应当对其进行注释，写明文件创建的环境以及在正式捕获进电子文件管理系统之前的保存环境。 元数据的最低要求： ①系统指定的唯一识别码； ②在系统中登记的数据和日期； ③标题或者简要的描述； ④作者、发送者以及接收者（可以是个人或者机构）。 文件捕获机制必须确保： ⑤捕获适于归档的文件，并有可操作的方法对业务系统中的文件进行识别和捕获。 ⑥凡属归档的电子文件，系统均应具有捕获能力。对于所有的文件创建程序都必须有可执行的机制，用于确保所捕获的文件符合被业界公认的格式要求和标准。 ⑦捕获的文件必须完整。捕获机制应当确保文件的所有构成要素都能够被捕获，并且这些要素应当以有意义和能被人理解的方式有机结合。 ⑧元数据在创建之后应当被捕获并与原始文件捆绑起来，描述性元数据应当与文件本身紧密结合。

48 3.3 电子文件的鉴定与处置 鉴定内容包括文件价值的鉴定，文件真实性、完整性判断，对技术状况的全面性鉴定。
归档前在线鉴定的依据是核对其附着的元数据；归档保存中的鉴定，需要对内容、存储技术、存储介质等进行全面鉴定。

49 销 毁 删除是将文件从某个介质上移除、擦掉的过程。
销 毁 删除是将文件从某个介质上移除、擦掉的过程。 销毁是指消除文件使其不能再以任何方法恢复的过程。ERMS内的文件销毁，是指将电子文件与其元数据永久移除或删除，这一行为必须经过档案馆的授权和认可。销毁是管理性的处置活动，需要将被销毁的目标整套移出ERMS及基础数据库。文件被销毁后，最好在原位置保留其元数据存根。 元数据存根是电子文件管理系统内的文件类别、文件夹、部分对象所保留的最小文件管理元数据标准元素，如： ·文件对象的唯一标识符； ·文件对象的标题； ·文件夹及部分的开放和关闭的日期； ·处置期限表的ID，有效日期及处置的授权人，及所留下的任何注解。

50 电子文件管理系统内，文件处置流程图

51 说明鉴定原因 鉴定申请 在线处置示例 更改保管期限 数据销毁确认

52 处置完毕，保留必要原始数据

53 3.4 电子文件的整理 电子文件整理的内涵与整理原则都如同非电子文件，都需要对文件进行分类、著录以及划定保管期限等。不同的是，具体的管理方法与操作有所不同。 电子文件整理中必须注意的问题： （1）在对电子文件整理、归档前必须对其备份，以备在整理与归档过程发生意外时进行恢复。幻灯片 60 （2）以件为单位整理归档的电子文件。 （3）分类与建立文件夹 （4）电子文件档号编码

54 归档后，办公自动化系统内保留的备份

55 四、电子文件本质特征的维护 电子文件的本质特征： 真实性、完整性、可靠性与可用性 影响文件真实性、完整性的环境 捕获时格式的转换 文件的复制
存取过程 保存与维护过程中 存储系统更新换代 系统的维护中 存储介质损坏 存储技术过时 文件被迁移 电子文件的本质特征： 真实性、完整性、可靠性与可用性 ①系统所在的软、硬件环境改变，或系统联网的软、硬件环境内容的改变； ②操作错误或数据过载； ③软件原始编码出错，只有在操作性使用时编码才出现； ④系统内的改变或许会损伤系统内现有文件的，甚至损害离线储存设备

56 4.2 维护电子文件真实与完整的举措 维护电子文件真实与完整的举措 真实与完整性的确认 严格的管理机制 可信赖的电子文件管理系统
数字签名与数字证书 真实与完整性的确认 技术 论证 行政授权确认 由相关的证据证实 ①必须对声明文件是否真实的信息加以标识，指出所确认的那些信息是真实的； ②必须采用一次写入不可增加与修改的介质存储被确认的信息。 公共密钥体系（PKI） 数字水印

57 严格的管理机制 对人的行为进行规范与监督 维护电子文件的完整性 明确文件人员的责任 不给非授权行为提供空隙 执行记录机制 ①在文件的创建、修改、注释、再定位以及销毁过程中确立文件的访问权限； ②确立一系列流程，阻止、发现以及纠正文件丢失以及销毁的行为； ③执行一系列措施，确保文件不会因为存储介质过时和技术更新而使其自身特征和完整性被破坏； ④如果存在多个文件拷贝，必须确认一份具有权威性的文件； ⑤为了便于理解文件的法律、行政以及技术背景信息，必须保存所有与文件相关的记录信息。 • 文件复制日期以及责任人； • 从创建者那获取的文件与保管者所制作的拷贝间的关系； • 文件复制行为对于文件形式、内容、可访问性的影响等。

58 可信赖的电子文件管理系统 可识别每份文件的数据格式名与版本，其元数据应记录文件格式的任何变化 保障电子文件真实、完整与可靠的电子文件管理系统 保障电子文件管理系统及文件的可靠性 保障文件的可保存性 可定期检查文件格式，并具有转换那些不再与新软件相匹配的文件的能力 可保存系统文档，提供可理解的文件背景 归档范围内的文件 ·具有先进的安全系统； ·可靠的检索控制； ·授予文件唯一的标识符； ·为每个文件提供相关的元数据信息； ·通过系统程序，自动建立所要求的元数据元素 ·保护文件及其元数据不被更改等 保留并定期检查审计跟踪记录，以防文件管理系统出现意外

59 五.电子文件的长期保存 ·短期保存 短期保存的电子文件其保存期限一般都在生成该文件的生成系统的生命周期内； ·长期保存 电子文件的长期保存期限是指长于文件生成系统（硬件和软件）的生命周期。 ·永久保存 永久保存是指文件被以可利用及可靠的形式永久保存下来的管理过程，确保其可真实再现其业务背景及用途。

60 电子文件保存是一项涉及到电子文件生命周期所有人的管理行动
对于短期保存的电子文件，由于其一般并不存在外界运行的技术环境变化问题，只要其存储介质保存完好，其文件格式选择恰当，都是能够达到保存目的的。但对于长期保存的电子文件，还需要文件保存期限内的维护，以免在数字环境的长链中失去获取的途径。

61 需长期保存的电子文件，应包括该电子文件及定义电子文件的元数据，必须对两者加以妥善保存，直到这些电子文件和元数据被永久归档或销毁。
5.1 保存电子文件的基本要求 需长期保存的电子文件，应包括该电子文件及定义电子文件的元数据，必须对两者加以妥善保存，直到这些电子文件和元数据被永久归档或销毁。 文件的证据价值与信息价值必须完好保存 必须满足的基本原则 （1）不能由于保护电子文件，而阻碍了电子文件的合法提供利用。 （2）电子文件的保存活动应以保护电子文件的本质特性为出发点。 被保存的文件必须满足的基本要求 保护的目的 文件必须具有特性 本质特性固定 真实 完整 可被利用 可利用与可理解 可处理 可被再利用

62 可利用与可理解 电子文件的可处理性是指应能够使用适合其保护目的的标准来操作、选择和展示它们，这就可能要使用与文件最初生成系统兼容的设备或相同的设备。 可利用是指该电子文件可利用现有的某些软硬件方面的技术，将比特流翻译成人类感官可接受的信息 可理解是指电子文件释放的信息可被人正确理解，正如同它最初所表达的意思 可被再利用： 所谓再利用是指可对被保存的电子文件进行编辑。这是被保存文件可利用性的更高要求，一般只有在其原始运行平台上，电子文件才可能具有以上特点。 ①电子文件应以可用的方式加以保护； ②应以可用的方式保存电子文件编码系统的纸质文献或其包含的信息； ③保证电子文件与其编码系统信息之间的链接得以保存。

63 5.2 保存电子文件的技术要求 文件格式的有效性 文件载体的有效性 对风险或灾难的可抵御性 严格的系统监控管理 文件载体的有效性
①监控信息存储载体的使用，并将存储载体的使用情况及时通知相关管理人员； ②能够将即将过时的载体上的信息及时拷贝到新载体上； ③能够对载体的老化情况进行监控，以便及时发现任何可能造成信息损失的危害； ④必须采取可控制的和安全的方法对过时老化的载体进行处理 对风险或灾难的可抵御性 （1）对电子文件保存系统中的文件对象和元数据进行安全拷贝 （2）定期进行系统备份 （3）数据的检验与更新 （4）备份数据的保存 严格的系统监控管理 ①无论对信息进行了何种操作，无论信息发生了何种改变，系统都必须记录下相关的细节，并以合适的元数据元素形式将其保存下来； ②对软硬件性能进行监控； ③及时发现软硬件的过时或损坏情况，提醒管理人员进行相应处理。

64 保存成本高 技术对保存电子文件的挑战 现有软件的升级版，或全新的软件包 存储介质与其相关技术 应用软件与硬件 的改变 不相兼容
应用软件变化直接引发或新格式段生 文件格式的变化 读出内容的精确度 硬件成本 硬件备份系统 维护数据的人员费用 使用被保存的数据的费用 持续的更新与迁移费用 没钱谁敢维护数据； 恢复已有的过时数据，更需要钱，怎么办？ 保存成本高

65 5.4 长期保存电子文件的管理方案 1.将长期保存的电子文件从原生系统分离出来 当电子文件从原生系统移除到系统外保存时，必须注意以下问题：
①伴随文件的背景信息必须与电子文件一并移除与共同保存，如文件保存元数据。 ②应保存元数据与其电子文件间的关系。 2.电子文件格式的监控与迁移 理想的保存格式应满足以下要求： （1）能够代表所有原始文件的重要信息与原始文件信息间的关系 （2）属国际级、国家级或公共标准规范 （3）在持久性或广泛性方面得到证实的文件格式 （4）能够直接利用的，或者能够迁移到可使用的格式上的格式 （5）不依赖于任何特别的软件或硬件环境的格式 （6）能够自动从原始格式转换到保存格式，并能自动发现并报告转换中的问题或错误的格式 （7）（非必要条件）能够自动从文件保存格式转换到原始的或文件生成系统使用的格式 3 电子文件的备份和安全拷贝 4 电子文件载体的更新和迁移 5 灾难预防

66 5.5 长期保存电子文件的技术解决方案 （1）更新过晚，数据丢失的风险增大 （2）数据导入不完整或中断 选择技术解决方案的基本要求
①满足电子文件的保存要求 ②技术上的可实现性 ③合理的经济代价 ④最低风险 ⑤保留的功能最多 ⑥可验证性 已有的技术解决方案 （1）迁移 （2）仿真 （3）技术保存 （4）风干

67 Thank You !