「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫」

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1 「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫」
說明會 九十四 年元月五日

2 依據 依教育部93.12.06台總(三)字第0930163262號函修正「事務管理手冊」文書處理部分。第四十五項第一款辦理
有關分類號及保存年限由承辦人員依教育部 台總（四）字第 號書函核准之「國立高雄應用科技大學檔案分類及保存年限區分表」填列。

3 公文程式條例修正 中華民國九十三年五月十九日總統華總一義字第09300094171 號令修正公布第7、13 、14 條條文：
第 七 條：公文得分段敘述，冠以數字，採由 左而右之橫行格式。 第十三條：機關致送人民之公文，除法規另有 規定外，依行政程序法有關送達之 規定。 第十四條：本條例自公布日施行。 本條修正條文第七條施行日期，由行政院以命令定之。

4 事務管理手冊文書處理部分修正 事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)行政院己於93年6月29日函頒 本次修正重點：
(一)公文作業改採直式橫書 (二)簽署原則由左而右由上而下 (三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有 限公司讀信機規格標準

5 公文書橫式書寫改革─簽作法舉例

6 簽作法舉例(機關內簽用) 簽 於總務司 主旨：為因應94年1月1日起公文書直式改橫式書寫，擬辦理本部承辦人員教育訓練乙案，簽請 核示。
檔 號：060.04 保存年限：1 簽 於總務司 主旨：為因應94年1月1日起公文書直式改橫式書寫，擬辦理本部承辦人員教育訓練乙案，簽請 核示。 說明： 一、為配合公文書直式改橫式書寫，本部部內各種表單已修改完成，有關公文製作系統及電子交換系統目前正進行測試中。 二、期使本部各承辦人員對於公文書橫式書寫能充分瞭解與配合，計畫分六個梯次辦理說明會，每一梯次120人，說明會地點在南棟18樓第五十會議室，每一梯次二小時，講座分別請秘書室、電算中心與總務司派員就主管業務重點說明。 三、謹陳核示。 會辦單位：秘書室、電算中心 第一層決行 承辦單位 會辦單位 批 示

7 公文書橫式書寫改革一蓋章戳及簽註日期 第 層決行 承辦單位 會辦單位 決 行 註記：簽署原則由左而右，由上而下簽 會辦單位：工學院、人事室
第 層決行 承辦單位 會辦單位 決 行 註記：簽署原則由左而右，由上而下簽 組員○○○ 技士○○○ 組員○○○ 校長○○○ 0706 0900 0703 0800 0704 0800 0705 0830 組長○○○ 0703 0900 系主任○○○ 組長○○○ 0705 1000 0704 1011 人事主任○○○ 0705 1400 總務長○○○ 0703 1400 院長○○○ 0704 1500 說明：有關檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕訂、校對、監印、 電子公文交換機制及其他安全控管等項目，由各機 關於空白處自行規定填寫位置。

8 公文書橫式書寫改革─簽稿會核單 案情摘要 主辦單位 總收文號 受會單位 會核意見及簽章 收會時間 會畢時間

9 公文書橫式書寫改革─開會通知單作法舉例

10 公文書橫式書寫改革─二段函作法舉例

11 公文書橫式書寫改革─公文封

12 公文書橫式書寫改革─公文夾 折 縫 (全銜)公文夾 單位名稱 公文夾內面左頁印說明及注意事項，其形式如下： 3 1 3 1 50 1 9.5
3 1 　　　　　　　　　　　　　　50 1 9.5 ○○件○○ 折 (全銜)公文夾 單位名稱 縫 註：四邊虛線表示由外向內摺邊 ○ 公文夾內面左頁印說明及注意事項，其形式如下： 一、公文夾專供機關內各單位遞送文件之用。 二、公文夾上須填明單位名稱。 三、公文夾顏色用途區分如左：(一)紅色─用於最速件(二)藍色─用於速件(三)白色─用於普通件(四) 　　黃色─用於機密件。 四、會簽會核時限如左：（一）最速件 １小時（二）速件 ２小時（三）普通件 ４小時。 五、會簽、會核應依次傳遞。　

13 管理性質資料(發文日期、字號、速別、聯絡方式)：12號標楷體 本文部分(主旨、說明)：16號標楷體、固定行高25pt
公文書橫式書寫改革一字體行距規範 機關全銜：20號標楷體 檔號、保存年限：10號標楷體 檔 號： 保存年限： 行政院研究發展考核委員會 函(稿) 地址：台北市中山區濟南路2-2號6樓 聯絡方式： 受文者： 發文日期：中華民國 年 月 日 發文字號： 字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限：普通 附件：議程資料 主旨：本會訂於本(93)年7月14、15日分梯次辦理「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」惠請派員參加，請查照。 說明：依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」，第五點實施方式暨推動時程之(三)辦理。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政、各縣市政府 副本： 管理性質資料(發文日期、字號、速別、聯絡方式)：12號標楷體 本文部分(主旨、說明)：16號標楷體、固定行高25pt 正本、副本：12號標楷體

14 公文書橫式書寫改革一分項標號書寫格式 關一般公文處理時限規定： (一)一般公文： 1、最速件：1日。 2、速件：3日。 3、普通件：6日。
一、依據中華民國89年8月16日院頒「文書處理手冊」第80點第1項有 關一般公文處理時限規定： (一)一般公文： 1、最速件：1日。 2、速件：3日。 3、普通件：6日。 4、限期公文： (1)來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦 理。 　　　　　　(2)來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者， 該文得以普通件處理時限辦理。 　　　　　　(3)變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。　　　 阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符應以半形為之 分項標號，應另列縮格以全形書寫；“()”以半形為之。

15 公文書橫式書寫數字使用原則 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂本原則。
數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)，統計意義(如計量單位、統計數據等)者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者，或以中文數字表示妥適者，使用中文數字。 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

16 阿拉伯數字/中文數字 用語類別 用法舉例 阿拉伯數字 代號(碼)，國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 、M 、附表(件)1、院臺秘字第 號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 (02) 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據(如百分比、金額、人數、比 80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1:3

17 阿拉伯數字/中文數字 用語類別 用法舉例 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等) 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語(如星期、比例、概數、約數) 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架件、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

18 阿拉伯數字/中文數字 用語類別 用法舉例 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定:「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰

19 阿拉伯數字/中文數字 用語類別 用法舉例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令、函、法規草案總說明、條文對照表等) 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效‧‧‧。 3.「○○法」草案總說明：‧‧‧爰擬具「○○法」草案，計五一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄一修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五， 本條第一項爰予配合修正。

20 檔案裝訂：94年1月1日新立案卷，以左邊裝訂為原則。 橫式格式：(一)A4直式横書(二)A4橫式橫書(三)A3直式橫書(四)A3橫式橫書。
公文書橫式書寫改革一檔案裝訂、印信章戳 檔案裝訂：94年1月1日新立案卷，以左邊裝訂為原則。 橫式格式：(一)A4直式横書(二)A4橫式橫書(三)A3直式橫書(四)A3橫式橫書。 印信章戳：印信條例所規範之印信、關防、職章不予修正，其餘自行刻的一律於94年1月1日起須改為橫式。 本校新公文格式配合修改掛上文書組網站，請上網下載配合修正。