科技档案管理 主讲：王莉敏.

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1 科技档案管理 主讲：王莉敏

2 科技档案是科学技术档案的简称。科技档案是档案中的一大门类，与其他档案相比，它无论是在内容构成与形成规律上，还是在管理与作用特征上，均有自己的显著特点。为了做好档案管理工作，我们首先应认识这一管理对象。因为科技档案的前身是科技文件材料。所以，在这一讲里我们主要讲述什么是科技文件材料、科技档案，科技文件材料与区别、基本形式、作用与特点、及科技档案的基本种类和内容构成等几方面的问题，主要目的是给大家讲清科技档案的概念。

3 第一讲 科技文件材料与科技档案概述 一、科技文件材料与科技档案的概念 （一）科技文件材料的概念及含义 定义：
科技文件材料（即科学技术文件材料）是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

4 含义： （1）科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，它真实的记录和反映了科技、生产活动的全过程。明确科技文件材料产生和形成的领域，有助于区分科技文件材料与一般文书材料的界限。 （2）科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，它直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料。明确科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，有助于科技文件材料和科技资料两者区分。 （3）科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之有关联的文件材料的总称，包括科技文字材料、科技图样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。

5 （二）科技档案概念及含义 定义： 科学技术档案（以下简称科技档案）是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 含义： 1.定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质 2.定义明确须初始记录 3.定义规定了归档文件需有价值

6 二、科技档案与相关事物的联系与区别 （一）科技档案与科技文件材料的联系与区别 联系：
1、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来的，其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料，这是科技文件材料转化为科技档案的基础，这也表明并非所有科技文件材料都要作为科技档案加以保存。 2、科技文件材料转化为科技档案必须履行归档移交手续。 3、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所采用，这时科技档案就转化为科技文件材料，如产品恢复生产时将保管的档案复制下来，作为科技文件材料使用。

7 区别： 1、从性质上看，科技文件材料是按照规程在科技、生产活动中形成的原始记录；科技档案是科技、生产活动的历史记录。
2、从功能上看，科技文件材料是指导现行科技生产活动的依据；科技档案是备查考的历史凭证。 3、从来源上看，科技文件材料是科技人员按照生产活动的需要有针对性编制而成的；科技档案是由科技文件材料的归档形成的，但又不局限于科技文件材料，还含有部分非科技文件材料。 4、从存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生产活动的单位管理；科技档案由归档的科技部门或有关人员整理组卷，移交给本单位档案机构实行集中统一管理。

8 （二）科技档案与科技资料的联系与区别 联系： 1、两者内容属性相同，同属科技信息的范畴。 2、在一定条件下可以相互转化。 区别：
1、在与科技、生产活动的关系上，就一个单位来说，科技档案是本单位科技生产活动的历史记录，是直接记述和反映本单位科技、生产活动；而科技资料是与本单位的科技、生产活动没有直接的联系。 2、从来源上看，科技档案主要是科技文件材料归档移交而来；而科技资料是为参考目的从外单位购买、搜集而来的。 3、从作用性质上看，科技档案具有查考的历史凭证作用；而科技资料主要用于现实的参考作用。

9 （三）科技档案与文书档案的联系与区别 从联系而言，它们同属档案的范畴。两者的区别主要是形成领域与内容性质的不同。 区分两者的意义在于：
（1）便于各自实现科学管理与有效利用。科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同，分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。 （2）有利于档案的流动。档案的流动一是指两种档案的进馆方向的不同，基层单位文书档案进综合档案馆，科技档案进科技专业档案馆；二是随企业产权的变动或重组，不可避免地会出现档案的流动。日常进行分类整理，可以避免档案流动时的再整理工作。

10 三、科技文件材料及科技档案的基本形式 （一）文字科技文件材料及科技档案 1、机械工业产品文字文件材料及科技档案 2、科文字文件材料及科技档案
3、基建文字文件材料及科技档案 4、设备文字文件材料及科技档案 （二）图样科技文件材料及科技档案 1、机械制造业基本产品图样 2、建筑工程图样 3、其他专业性图样 4、设备图样

11 （三）表格式科技文件材料及科技档案 1.机械制造业基本产品表格式材料 2.设备仪器表格式材料 3.基建表格式材料 （四）非纸质载体的科技文件材料及科技档案 　1.电子文件材料 　2.声像文件材料

12 四、科技文件材料与科技档案的作用、特点 （一）科技文件材料的作用、特点 科技文件材料的作用：
1、科技文件材料是指导科技、生产、建设活动的重要依据。 2、科技文件材料是继承科技知识的重要手段。 3、科技文件材料是提高经济效益的重要工具。 科技文件材料的特点： 1、专业技术性。 2、成套性。 3、更改性。 4、通用性。 5、现实性。

13 （二）科技档案的作用、特点 科技档案的作用 1、信息储备作用。 2、依据凭证作用。 3、经济效益作用。 4、情报作用。 科技档案的特点
1、专业性特点。 2、种类多样性特点。 3、成套性的特点。 4、现实性特点。

14 五、科技档案的基本种类和内容构成 （一）生产技术科技档案及其内容构成
生产技术科技档案简称生产技术档案，是人们从事物质生产活动所形成的档案。物质生产活动可分为工业生产（含手工业和工艺品生产）和农业生产（含林、牧、副、渔业生产）两大门类。因此，生产技术档案可分为工业生产技术和农业生产技术档案两种。

15 1.工业生产技术档案及其内容构成 由于产品部类的繁多，工业生产技术档案的内容也就十分复杂。从共性上讲，一般包括产品档案、工艺档案和标准档案等。 此外，围绕产品形成的对产品改进、发展及销售有重要依据和参考作用的市场技术信息、用户意见反馈材料及产品广告等，也应作为工业生产技术档案的组成部分。

16 2.农业科技档案及其内容构成 农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是种类繁多、综合性强的科技档案。包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。

17 （二）基本建设科技档案及其内容构成 基本建设科技档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即是一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是建设项目成套，即围绕一项工程项目的进行所形成的具有保存价值的文件形成一套基建档案。由于一项工程项目的进行会涉及若干个单位，因此围绕一项工程项目的进行，至少会形成工程设计档案、工程施工档案、工程竣工档案和工程监理档案等四类档案，并分别对应存放在上述四个单位。其中，由建设单位保存的工程竣工档案内容几乎包括了全部四类档案内容。 为了解四类档案的内容构成，先了解一下一个基建工程项目进行的大体过程及其产生的文件。按照基建活动的一般程序，一个新建项目会经过前期准备阶段、设计阶段、施工阶段和竣工阶段。（看书上20页）

18 （三）设备仪器科技档案及其内容构成 设备仪器科技档案，也称仪器设备科技档案简称设备档案。设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料，其特点是按型号成套。 此外，与基建工程连在一起的设备，如某些化工装置以及钢铁企业的各种熔炼炉，酿酒设备档案，与基本建设档案一般很难分开，可以作为基建档案的一个组成部分。

19 （四） 科学技术研究档案及其内容构成 科学技术研究档案简称科研档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的科技档案。就是这项社会实践活动的直接记录，它记载和反映了科技研究活动的全部过程和具体成果。

20 （五）专门性质科技档案 专门性质科技档案，是指某些专门性科技部门或人员在自然观测等活动中形成的专门档案。主要有以下八种。 1.地质档案
2.测绘档案 3.气象档案 4.天文档案 5.水文档案 6.地震档案 7.环境保护档案 8.医疗卫生档案 在上述科技档案类别中，以科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、工业产品档案最为普遍。专门业务档案一般属专门部门的业务档案，如气象部门的气象档案、天文台的天文档案等，由于这些档案具有很强的专业性，且按行业或部门都有各自专门的成文的整理标准与方法，因此在本书中只是作为简单的介绍。

21 第二讲 科技档案的前期管理 一、科技文件材料的形成与积累 （一） 科技文件材料的形成工作 这里将重点讲一下对科技文件材料的编号、更改、审签。
第二讲　科技档案的前期管理 一、科技文件材料的形成与积累 （一） 科技文件材料的形成工作 这里将重点讲一下对科技文件材料的编号、更改、审签。 1.科技文件材料编号 科技文件材料的编号，就是根据科技文件材料的形成规律，按照一定的要求和方法，用字母和数字组成一组代号，用来表示科技文件材料的内容与特征的一种“技术语言”。 （1）科技文件材料编号的要求。 （2）科技文件材料编号方法。 （3）科技文件材料编号与科技档案编号的区别和联系。 2.科技文件材料更改方法 科技文件材料的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式和方法，改变科技文件材料某些内容的一项工作。 3.科技文件材料审签程序 介绍一般和几种主要科技文件材料的审签程序。 （1）一般科技文件材料的审签程序。 （2）主要科技文件材料的审签程序。

22 （二）科技文件材料的积累工作 科技文件材料积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件材料适当集中并妥善保管的一项工作。 1.积累范围 （1）对科技生产活动的价值。 （2）积累范围应大于归档范围。 2.积累方法 （1） 研究科技文件材料积累范围。 （2）纳入科技工作程序。 （3）强化日常积累工作。 （4）建立健全文件登记制度。

23 （三）科技文件材料管理措施 （1）实行“三纳入”和“四同步”管理。 （2）将科技文件材料的形成、积累列入经济责任制考核范围
（3）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。 （4）档案部门应从归档的角度对科技文件材料标准执行情况进行监督、检查。 监督和检查的基本内容有： ①形成的科技文件材料是否齐全、完整、成套、准确。 ②科技文件材料的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准，责任签字是否符合规定要求。 ③科技文件材料的编制，是否符合有关标准的规定。 ④图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续是否完备。 ⑤文字材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在规范的用纸上，字迹是否工整、清晰。 ⑥图纸（蓝图）的折叠方法是否符合规范、标准。

24 二、科技文件材料的鉴定、整理 （一）科技文件材料的鉴定工作 科技文件材料鉴定与整理，是指归档科技文件材料的鉴定、组卷与案卷编目。
在科技文件材料整理工作中，首先应对科技文件材料进行鉴定工作，其内容主要包括： 1.完整性鉴定 2.准确性鉴定

25 （二）科技文件材料组卷 案卷是科技档案管理和利用的基本单元。 1.组卷要求
按GB／T11822－2000《科学技术档案案卷构成一般要求》术语定义： 案卷：由相互联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 组卷原则：组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 组卷原则的具体含义有以下几个方面： （1） 遵循科技文件材料的形成规律。 （2）保持卷内文件的有机联系。 （3）便于档案的保管与利用。

26 2.组卷方法 （1）按项目组卷。　　 （2）按子项组卷。　　 （3）按阶段或工序组卷。　　 （4）按结构组卷　　 （5）按专业组卷。　　 （6）按地区组卷。 （7）按时间组卷。　　 （8）按问题组卷。　　 （9）按文件名称或性质组卷。　　 （10）按作者组卷。 对科技文件材料进行组卷的方法有相当大的灵活性，不同组卷者面对同一对象，由于对文件形成规律与有机联系认识的不同或表现方法不同，会选择不同的组卷方法。

27 （三）卷内文件材料的排列 1.图样材料的排列 2.文字材料的排列 文字材料的排列，最基本的有以下几种方法： （1）按重要程度排列。
（2）按时间顺序排列。　　 （3）按逻辑关系排列。 （4）如果有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后。 3.图文混合材料的排列 案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。

28 （四）科技文件材料案卷编目 案卷编目是对科技文件材料组卷以后进行的一项工作，基层档案部门应予以协助指导。 1.编目的含义与要求
案卷编目，是以案卷为对象，采取一定的方法固定系统整理成果，揭示案卷内容和成分的一项工作。 案卷编目应符合以下要求：一是能固定对科技文件材料系统整理的成果，正确揭示案卷文件的内容与成分，为保管和利用工作提供方便。二是编目应规范、标准，要求文字简明，字迹清楚，书写工整。

29 2.编目工作的内容与方法 （1） 编写页号。 （2） 编制卷内目录。 编写项目的含义与方法： ①顺序号：按卷内文件排列顺序编写的流水号。从1起依次标注。 ②文件题名：又称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。 ③文件编号：填写文件的文号或图样的图号。 ④责任者：指科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。 ⑤日期：指文件的编制日期。 ⑥页号：填写每份科技文件材料页面上标注的页号。 （3）填写备考表。 （4）编制案卷封面。 编制案卷封面工作的内容有： ①案卷题名。 ②立卷单位。 ③编制日期。 ④保管期限。 ⑤密级。 ⑥档号。

30 （五）复制图折叠与案卷装订的要求 1.复制图的折叠 （1）需装订成册的复制图。 （2）不装订成册的复制图的折叠方法有以下两种。
第一种折叠方法。首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。 第二种折叠方法。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。

31 2.案卷装订的要求 案卷是否要装订，国家有关部门没有统一要求，可以装订，也可以不装订，两者各有利弊。装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的形式，各单位可自行选择。 若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上要加盖“档号章”。 装订的案卷应注意下列问题： 一是图纸折叠时应留出装订线，避免以后装订时再重新折叠。 二是长期保存的，装订时应取掉金属物，并且不要用易生锈的金属材料装订。装订时左侧三眼装订，装订长度占卷长度的1／2。 三是因折叠案卷左右厚度不均，装订前左侧装订处应填纸板，以保证案卷的平整。 四是图样折叠时可采用不同折叠方法，避免案卷上厚下薄或下厚上薄现象。

32 （一）科技文件材料归档前的检查 三、科技文件材料的归档
科技文件材料的归档是指将企事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企事业单位档案部门集中保存的过程。 对归档的文件材料进行检查，主要包括以下三个方面： 1.检查归档文件材料的质量是否符合要求 2.检查归档文件材料是否完整齐全 3.检查归档文件材料是否经过系统整理

33 （二）科技文件材料归档制度 归档制度中的有关归档要求，既要体现在相关管理制度中，又要体现在档案管理制度中，并做到彼此衔接。 1.归档范围
1.归档范围　　 确定归档范围的标准： 确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件材料应该归档。确定归档范围的标准是：科技文件材料是否具有保存价值。凡是直接记录和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件材料，都应列入归档范围。

34 确定归档范围的基本方法： （1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件材料的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件材料。 （2）掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件材料，从而确定这些科技文件材料的归档范围。 （3）正确划定本单位科技文件材料与科技资料、科技文件材料与文书材料的界限。 （4）根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件材料的归档范围。 几种主要科技文件材料的归档范围： （1）科研项目文件材料的归档范围。（书上59页） （2）基建项目文件材料的归档范围。 （3）产品生产和设备仪器文件材料的归档范围。

35 2.归档时间 科技文件材料何时归档为宜，应以科技生产活动的特点与规律合理确定。 （1）项目结束后归档。 （2）按文件单元归档。科技文件材料具体归档形式有两种：①按项目阶段归档。②子项结束后归档。 （3） 按年度归档。 （4）随时归档。

36 3.归档份数 归档份数是指同一项科技文件应归档几份。需要确定科技文件归档份数时，要考虑以下几方面: （1）要考虑归档材料的重要程度。尤其是永久文件，要视情况，应归档若干份副本供日常使用。 （2）要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多复制一份副本供开架阅览使用。 （3）根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。

37 4.归档要求 （1）归档工作的主体。 （2）归档文件的质量。 （3）建立科技文件材料归档审批制度。 5.归档手续 科技文件材料履行归档手续有两层含义： 一是由科技人员编制项目归档说明书，对项目来源、技术水平、实施过程及归档文件质量等作简介，其作用是便于归档验收，同时能为以后编制项目级检索工具提供依据，这对于利用者是十分重要的参考。 二是填写移交清单。这是对科技文件材料进行接收和归档的凭证，便于交接双方分清责任。

38 四、科技资料工作 （一）科技资料形式和特点 1.什么是科技资料 科技资料是为了科技工作参考目的而搜集的科技文献材料。 2.科技资料的形式
（1）科技资料按载体和记录方式可分为以下四种形式： 一是印刷型科技资料。这种资料以纸张为载体，以印刷为手段。 二是缩微型科技资料。它是以感光材料为载体，以照相为手段。 三是数码型科技资料。它是由电子计算机生成的磁性材料为载体，以二进制数码形式储存在磁盘、光盘等为记录手段。 四是声像型科技资料。它是以磁带、录像带、照片、幻灯片等技术为手段，在视觉和听觉上给人以直观感觉。 （2）科技资料按使用和加工等级可分为以下三种形式： 一是一次性文献材料。它是以科技生产活动及其成果为依据而制作的原始文献材料。 二是二次性文献材料。它是对一次性文件材料进行加工整理后形成的文献材料。 三是三次性文件材料。它是对前两次文献材料进行综合分析编纂的成果后，就形成了三次文献材料。三次文献材料的特点是具有系统性、综合性和预测性等，给科技交流和科研决策起到参考作用。

39 （3）科技资料按流通的范围可分为：公开资料，是指在国内外刊物上发表的科技资料；内部资料，是只能在内部交流或发行，不能在全国公开发行，更不能流向国外的科技资料；机密资料，是指在一定时间限制内不能公开，需要保密的科技资料，按机密程度可分为秘密、机密、绝密三个等级。 （4）科技资料按产生的领域的内容不同可分为：科技档案复制件；科技报告；政府出版物；专利文献；会议文献；学位论文；产品样本；技术标准；技术规程；科技成果汇编。 3.科技资料的特点 在现代社会科学技术的飞速发展、千变万化中，科技资料作为科技知识的主要存在形式具有以下的特点：内容新；更新快；范围广；数量大，内容交叉。

40 （二）科技资料的管理和利用 科技资料的管理工作，包括科技资料的搜集、分类、排架、鉴定、提供服务等工作。 1.科技资料的搜集工作
（1）科技资料搜集工作的要求：科技资料的搜集工作是根据其特点所决定的。一是搜集要广泛。二是搜集要全面。三是搜集要及时。四是搜集要具有针对性。 （2）科技资料搜集的方法：订购，交换，索取，网上查询等。 （3）科技资料的登记：登记前对需保存的科技资料的审核；对科技资料登记的方法，包括批量登记和分册（或份）登记。

41 2.科技资料的分类 科技资料分类是根据其不同内容，按学科性质来进行系统分类。科技资料分类有：一般分类法；国际十进分类法；图书分类法。 3.科技资料的排架 科技资料排架的目的就是便于保管和利用。根据科技资料不同形式需要采取以下不同的排架方法：流水排架法；分类排架法（按年度、类型、专业分专题）。

42 4.科技资料的鉴定 科技资料鉴定工作是科技资料管理工作的一项重要任务。随着科学技术的快速发展，科技资料的使用寿命也在随之缩短，加之保管占地面积的不足，鉴定工作就成为我们保管科技资料的一项经常性工作。在鉴定过程中，要根据国家的标准和要求制定出本单位的鉴定标准和范围。 5.科技资料的提供服务 一是编制检索工具和参考资料。检索工具包括：分类目录、专题目录；参考资料包括：指南手册、专题资料汇编、资料简报等等。二是科技资料提供服务的方式有：借阅，报道服务，网络查询。利用者查阅到所需的科技资料后，管理人员应积极主动地做好提供服务工作。

43 第三讲 科技档案实体管理 一、科技档案的收集工作 （一）科技档案收集工作的内容与意义
第三讲　科技档案实体管理 一、科技档案的收集工作 （一）科技档案收集工作的内容与意义 科技档案的收集工作，是指档案业务部门按照一定的原则和方法将科技档案集中保存的一项工作。 1.收集工作的内容 科技档案的收集工作按收集工作的层次划分，主要有两方面的内容：基层档案机构采取一定的原则与方法收集科技部门移交的科技文件；科技档案馆采取一定的原则与方法收集基层档案部门移交的科技档案。这两个层次的收集工作在主体与对象上是有所区别的。 2.收集工作的方法 （1）接收。 （2）补收。 （3）征集。 （4）征购。 （5）代存。 3.收集工作的意义　 （1）执行科技档案工作基本原则的重要体现。 （2）开展科技档案业务工作的基础。 （3）标志事物属性变化。 （4）维护国家和企事业单位利益的需要。

44 （二）科技档案收集工作的要求 基层档案部门在进行科技档案的收集时，应该注意以下几个问题。 1.要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则
2.要遵循科技档案的自然形成规律 3.要保证科技档案的完整、准确

45 (三)基层科技档案的收集工作 根据上述科技档案收集工作的内容、方式和原则，基层档案部门收集工作的方法主要有以下几种。
1.按归档制度规定接收归档 （1）定向、定内容接收归档。 （2）抓住关键阶段或环节接收归档。 ①机械产品档案。 ②基建档案。　　 ③设备档案。 ④科研档案。 2.采用多种结合方式收集 归档接收是基层档案部门收集科技档案的基本方法，为了保证库藏科技档案的完整性，还应同时采取多种适合的方式进行收集。 （1）档案部门与计划管理部门相结合。 （2）接收归档与现场收集相结合。 （3）定期收集与随时收集相结合。 （4）无偿收集与有偿收集相结合。 （5）内部收集与外部收集相结合。 （6）正常收集与特殊收集相结合。

46 （四）专业档案馆的收集工作 专业档案馆的设立是档案工作管理体制的重要内容，它在整个科技档案工作中具有举足轻重的作用，随着档案馆馆藏的丰富终将会显示出其在历史研究与现实利用中的主体地位。 1.进馆范围及其确定的原则 （1）部门档案馆。 ①专业原则。 ②价值原则。 ③分级保存原则。 （2）城建档案馆。 ①坚持满足城市可持续发展的原则。 ②坚持价值原则。　　 ③坚持分级管理的原则。　　 ④坚持综合原则。 2.进馆制度 科技档案馆的收集工作方法有接收进馆、征集、征购进馆、代保管等，在接收进馆上主要有三项进馆制度。 （1）无偿进馆制。 （2）相关单位主送制。 （3）有关单位补送制。

47 （五）产权重组与流动中档案的流向 1.国有企业产权变动中档案的流向 2.国有破产企业档案的流向 3.外商投资企业变更、终止时档案的流向

48 二、科技档案的整理工作 整理工作是科技档案管理工作的重要业务内容。只有经过系统整理和科学编目，才能使收集起来的科技档案处于有序状态，便于保管和利用。

49 （一）科技档案整理工作的概念 1.科技档案整理工作的内容
　　科技档案整理工作的内容就是由档案部门对收集来的科技档案，按照其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。 　　从一个科技项目的文件材料形成和运动的全过程来说，它的整理工作是通过两项工作过程来完成的： 　　第一个过程，在科技文件形成以后和归档以前，由科技业务部门， 即科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件材料进行鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。 　　第二个过程，是在科技文件材料归档以后，由档案部门独立进行的整理工作（已不同于第一个过程中的整理工作）。其主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学分类、排列和编制科技档案号等工作。 科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。

50 2.科技档案整理工作的原则 　　整理工作的原则是：遵循科技档案的形成规律，保持其间的有机联系，便于科技档案的保管、保密和利用。 客观事物有机联系主要表现在以下方面： （1）客体对象的联系。 　　（2）工作程序的联系。 　　（3）专业的联系。表现为科技对象整体内专业间的联系。 （4）事物性质的联系。表现为按事物的属性对其进行归类。 　　（5）时空的联系。表现为事物发展过程中的时空联系。 　　（6）来源的联系。 3.科技档案整理工作的做法 　　（1）不同种类的科技档案要分开整理。 　　（2）大类内以套为整理分类的基本单元。 　　（3）套内不同阶段、专业或来源等形成的科技文件应分开整理，以体现一套档案内科技文件间的有机联系。 （4）卷内文件与案卷的排列应体现出客观事物发展的过程与连贯性。 （5）不同载体、不同密级、不同保管期限的文件应分别组卷。 （6）对整理对象按预先编制的分类方案进行统一分类、编号和排架。

51 （二）科技档案的分类 科技档案的分类就是根据科技档案的内容性质、特点和相互联系，把一个立档单位内部科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。 1.分类的要求 对科技档案的分类与对其他事物的分类一样，首先应遵循形式逻辑分类的一般规则，其次应从客观事物的自身特点出发。 （1）科技档案的分类应符合本单位或本系统的科技生产活动的实际。 （2）对同一上位类的划分，坚持用同一分类标准。 （3）分类应按逻辑规则从总体到局部，逐级进行。 （4）在一个专业系统内，各单位应按本专业系统的分类大纲进行。

52 2.科技档案分类方案的编制 编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案，是分类工作的重要内容。 具体步骤如下： 　　 （1）根据库藏科技档案的基本种类设大类，有多少种科技档案， 就可以设置多少个大类； 　　 （2）在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系； 　　 （3）给每一个类目以固定的代字或代号； 　　 （4）将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来； 　　 （5）撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法等。

53 3.科技档案分类的基本方法 基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分两步进行。 第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类。 　 第二步，对每种科技档案进行分类。 　　 （1）工程项目分类法。 　　 （2）型号分类法。 　　 （3）课题分类法。 　　 （4）专业分类法。 　　 （5）地域分类法。 　　 （6）时间分类法。 　　 上述六种基本分类方法的共性是，对科技档案的分类遵循了科技生产活动的规律。 4.科技档案分类方法的实际应用（看书上89页）

54 （三）科技档案的编号 科技档案号，是指保管单位的编号或代号。它是档案部门用来反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。 1.科技档案号的编制要求 　　 （1）科技档案号，要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。 　　 （2）科技档案号，由代字和代号组成。代字使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。 　　 （3）科技档案号应力求简明，不要过于复杂烦琐（最好设置三个层次）。 　2.科技档案号的编制（看书96页）

55 （四）科技档案的案卷排列 科技档案案卷排列是科技档案实体整理工作的最后一道程序，科技档案的分类、编号工作最终以案卷排列予以固定方告一段落。下面就排列要求与方法作一介绍。 科技档案排列的基本要求是，排列方法应与整理分类的顺序相 一致。科技档案实体分类与编号的直接目的是解决案卷的排列问题，因此科技档案的排列顺序理所当然地应按分类方案的顺序进行。科 技档案的排列与排架方法有密切关系，按照科技档案号的编制方法，相应有两种排架方法。 　　 分类排架法 　　 流水排架法

56 （五）科技档案检索工具的编制 科技档案检索工具，是指揭示科技档案的内容与外形特征，指引索取和组织科技档案传递交流的工具。其基本功能是：存储科技档案信息指引索取科技档案；组织传递交流科技档案信息。 　　 本节只介绍常用手工检索工具的编制。

57 1.总目录 　　 科技档案总目录，是以保管单位（案卷）为著录对象，著录项目组成的条目按照归档时间先后顺序进行排列的一种目录。在用途上它主要起库藏管理作用。 2.分类目录 科技档案分类目录，是以保管单位为著录对象，著录项目组成的条目按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。在用途上它既是一种库藏目录，又是一种检索工具。 3.专题目录 　　 科技档案专题目录，是根据专门的需要，按照一定专题揭示科技档案内容和外形特征的一种目录，利用它可以索取某一专门问题的科技档案。（看书上101页）

58 （六）引进项目档案资料的整理（大家看一下书101页）

59 三、科技档案的保管工作 经过整理的科技档案从进入库房起，将进入一个漫长的保管阶段。科技档案的收集、保管与利用是具有密切联系的有机整体，保管工作所要解决的主要矛盾是科技档案寿命的有限性与其作用时间长久性的矛盾，通过科学保管工作对收集的科技档案做到保管有序、经久耐用，为有效利用提供保障。

60 （一）科技档案保管工作概述 科技档案保管工作是指在集中统一管理原则指导下，维护科技档案完整、准确、系统和安全的一项业务工作。
　1.保管工作的内容 　　主要包括： 　　（1）库位管理。 　　（2）库房防护。 　　（3）制定管理制度。 　2.保管工作的意义 　　 在科技档案的整个运动过程中，保管阶段是历时最长的一个阶段，它对整个档案工作的影响是非常深远的。 　　（1）落实科技档案工作基本原则的体现。 　　（2）实现科技档案长久利用的保证。 　　（3）保管科技档案就是保存历史。

61 （二）库房管理 库房管理的内容较多，例如库房规划与库房布局、柜架排列与排 架方法等。从整体上，可以把库位管理工作看作是对保管科技档案工 作的总体布局与规划。 1.库房规划 2.库房布局 3.排架管理

62 （三）档案保管工作制度 为加强库房的管理，保证档案的安全，应建立如下制度： 1.安全保密制度 2.档案进出库房的登记制度 3.清洁卫生制度
　　1.安全保密制度 　　2.档案进出库房的登记制度 　　3.清洁卫生制度 4.设备管理制度 　　5.库房管理人员的岗位责任制 　　6.库房档案的检查制度

63 （四）不同制作材料档案的保管 科技档案的制作材料不同，其保管要求也有所区别。在开展档案保管工作时，应当根据不同制作材料的特点，分别采用适当的保管、保护方法。 　1.底图和蓝图 底图和蓝图在企业事业单位档案中占有一定的比例，它们的保管、保护有一定的特殊性。 　　（1）底图。 　　（2）蓝图。 2.录音带、录像带 　　 保管这些磁性材料时应当做到以下三点。 　　（1）注意环境条件。 　　（2）选择适当的装具和放置方法。 　　（3）定期进行检查。

64 3.底片和照片 　　（1）底片。底片是照片的母片，所以保护好底片十分重要。底片的保管应当做好以下两方面的工作 : 　　①提供较好的保管条件。 　　②采用合理的收藏方法。 　　（2）照片。照片的保存方法与底片相似，除做好上述工作以外，还应选择质量好、挺实、洁净的相片档案册作为卷夹，其大小可自行选择，但要注意幅面不宜过大，规格也不宜过多，否则不便于管理。每张照片均应进行编号，并要标出拍摄时间、文字说明、摄影者等。照片应保存在背光的暗处，避免光线直接辐射，尤其是彩色照片，更忌光照。 4.计算机光盘、磁盘、磁带 　　 随着现代社会信息化和网络化的发展，电子文件的数量日趋增长，计算机光盘、磁盘、磁带逐渐成为企业事业单位档案中一种重要的载体形式。它与传统的纸质档案在性质上有很大差别，多属于磁性载体和光学载体，所以保管工作要求高，技术也较复杂。 　　（1）要有严格的保护环境。 　　（2）选择适宜的装具和存放方法。

65 四、科技档案的鉴定工作 随着经济建设和科技活动的发展，科技档案的数量与日俱增，鉴定就越来越受到档案界同行的关注，因为鉴定工作关系到科技档案的质量，关系到档案部门的形象，关系到档案工作的开展。高质量的精品档案，是提供利用工作的基础，是使科技档案更好地发挥作用的一项重要的措施。

66 （一）科技档案鉴定工作的内容 科技档案鉴定工作是通过两个过程实现的。 1.第一个过程是在归档阶段进行的 2.第二个过程是在管理阶段中的鉴定
　1.第一个过程是在归档阶段进行的 2.第二个过程是在管理阶段中的鉴定 具体任务是： （1）对已经超过保管期限的科技档案重新进行审查，把失去利用价值的科技档案剔除销毁。 （2）对原来划定保管期限不妥当的科技档案，重新进行价值鉴定。 （3）鉴别、核对科技档案的准确性和完整性，做好相应的更改。 （4）审核科技档案的机密等级，根据实际情况进行密级调整。通过以上鉴定过程，对库藏科技档案进行精选、补充和纠错工作，有利于库藏科技档案质量的稳定和提高。　　

67 （二）科技档案鉴定工作的原则与价值因素 科技档案价值鉴定工作的核心问题就是划定科技档案的保管期限，而保管期限的判定，是由科技档案价值大小，也就是科技档案的价值量决定的。 1.确定科技档案保管期限的原则 　划分原则是： （1）凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应该永久保存。 　 （2）凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）。 　 （3）凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。

68 2.规定和影响科技档案价值的因素 　　 规定和影响科技档案价值的因素很多，概括起来主要有以下六种： 　　（1）技术因素。 　　（2）功能因素。 （3）时间因素。 　　（4）典型因素。 （5）作者因素。 　　（6）名称因素。

69 （三）科技档案保管期限表的编制 科技档案保管期限表是鉴定科技档案价值，划分科技档案保管期限的依据性文件。它是根据国家关于划分科技档案保管期限的原则，列举科技档案材料的名称、种类、来源、形式，并注明具体的保管期限的表格式文件。 编制科技档案保管期限表的目的，是为了保证鉴定工作的质量，提高鉴定工作的效率，使参加鉴定的人员有统一的具体的标准，避免因个人认识和理解的不同，致使分寸掌握得不统一，造成鉴定失误。

70 科技档案保管期限表的结构由两部分组成。 　　1.说明部分 　　2.条款部分 　　（1）顺序号：是条款的排列顺序号，也是条款的代号。它是在确定了条款分类、排列次序以后编制的。 　　（2）条款名称：是一组同类型的科技档案的概括名称。 （3）保管期限：它是根据确定保管期限原则划定的，一般分为永久、长期和短期。保管期限与每一个条款名称相对应。 （4）备注：是在必要时，对条款及其保管期限进行注释和说明的栏目。 编制科技档案保管期限表需要以下工作过程： 首先，要做好准备工作。 其次，编拟草案。 第三，报请领导批准。

71 （四）科技档案的鉴定方法和步骤（看书120页）
1.科技档案价值鉴定的方法 2.科技档案价值鉴定的步骤 3.销毁和善后处理工作

72 五、科技档案统计（124页）

73 第四讲　科技档案信息资源的管理 科技档案信息资源管理是指采取科学的方法与现代信息技术，对科 技档案信息流的组织、控制。在信息技术日益快速发展的背景下，档案管理工作由档案管理向档案信息技术管理、档案信息资源管理发 展是事物发展的必然趋势。

74 一、科技档案信息与信息组织 （一）科技档案信息的特征
对档案进行信息管理，首先要明确科技档案信息的特点，理解其对科技档案信息管理具有哪些带方向性的启示。 从总体上看，科技档案信息作为信息的一部分，与一般信息具有很多共性，但亦有个性： （1）科技档案信息可以重复利用，它的价值不因利用而损耗。 （2）科技档案信息的价值需要在利用中才能体现，处于封闭的、静止状态的科技档案信息会因闲置而老化或贬值，这在科技档案信息中的体现尤为突出。 （3）科技档案信息的利用具有较强的目标导向，不同信息对不同 利用者有不同的价值，实践中要求有效、有针对性地传递科技档案信 息。 （4）科技档案信息具有流动性。它在信息网络中不受地域的限制，可以在广泛空间内流转。 （5）科技档案信息具有共享性。可公开的信息是社会的共同财 富，人人有平等利用科技档案信息的权利，并通过法律、合同的形式 得到承认与保护。 （6）科技档案信息的价值难以用定量的方法计算。人们利用科技 档案信息的形式有转让技术成果、依据凭证、情报作用等多种形式，有的可以用经济手段计算，但有的难以用“钱”定量计算。

75 （二）科技档案信息管理的特殊困难 1.档案信息及其价值会丢失
平常我们在收集档案时应收集哪些有记录信息的档案，这需要有极大的预见性。在文件归档或档案收集中虽然有所选择，但因收集范围、收集时间及其他人为因素的作用，往往会使许多记录有重要价值信息的档案难以收集齐全。由于时间与事物发展过程的单向性，这些档案信息会因时间流逝或客观需要的变迁而贬值或消失。信息的有用性与可开发性是个随时间变化的动态、概念，这是一个信息供给的调整与补充的问题，人们应开发哪些档案信息才能充分体现价值。因此，从总体上讲有一个如何维护档案信息完整性与有效性的问题。 2.信息不足与信息过剩并存 档案信息价值具有绝对性与相对性。从一般意义上看，档案总是有用的，总能从某一侧面反映社会的一个侧影；但这种价值往往会因时、因地、因人而异，其作用又是相对的。从目前档案信息状况看方面档案机构保存有大量档案信息，但现实中人们利用时往往又感到有用的信息太少。造成档案信息不足与过剩并存的原因，一是与档案自身局限性有关，它作为一种历史纪录距现实较远，难以满足现实的需求；二是与社会需求多样性与随机性有关，档案作为一种社会记忆，它不可能保存社会的所有记忆，去满足人们多方面的随机要求；三是与档案价值的隐含性有关，看似冗余的、一时没有发挥作用的档案又不能轻易销毁，日积月累造成档案信息不断膨胀。由这一矛盾所决定，在档案信息管理中存在着如何优化档案信息的问题，如何采用科学的方法与手段，既能优化馆藏，又能有尽可能多的、有利用价值的档案信息可供开发，以解决档案信息的有用性和可开发性的问题。

76 3.信息共享与信息保密的双向要求 信息共享与公开是信息社会认可的基本原则；但档案信息不同于一般的公共信息，对属于国家机密、企业商业秘密的信息应进行必要的信息保密与信息控制，为此要求合理确定保密与共享信息的范 围。在档案信息管理中为满足这一双向要求，应当合理确定档案信息 开放范围和划定密级，在维护国家与企业利益的前提下尽可能地开 放档案信息，充分体现信息的共享性。 4.集中提供信息与信息需求多元化的矛盾 档案部门为有效开发档案信息会采取多种信息加工形式，如编辑加工成各种档案信息编研成品或进行网上查阅。但由于档案信息利用具有明显的个人特征，尽管档案部门采取各种形式提供不同类型、不同层次需要的信息加工成品，这些成果总是难以满足社会个性化的需求。在开发档案信息与利用需求之间如何缩小差距，尽可能长久地为更多的利用者所利用，是档案信息管理中一个非常突出矛盾。

77 5.档案信息开发动力不足 影响档案信息开发利用的因素是多方面的。其中一个重要原因是社会档案信息意识不强所致。由于档案信息离现实有一段(或更长) 距离，保密过严，检索利用不便，或库藏信息结构不合理等多种因素致使档案信息利用的社会化不够。由于社会需求不旺盛，导致档案部门主动开发档案信息资源的动力不足，难以实现档案信息的价值。 6.信息技术带来的档案信息安全问题 在信息社会中，当一切信息很方便地能从各种渠道得到时，档案信息进入社会信息系统是一个必然的选择。但在计算机网络中如何 维护档案信息的安全性和真实性，有效防止人为的干扰破坏与信息 技术自身的局限性，确保上网信息的安全也是值得研究的问题。 档案信息管理中的特殊困难尚不止这些。提出这些困难的目的只是想说明，档案信息管理比档案实体管理的困难要多得多。欲要实现档案信息管理，在信息管理上存在的这些问题均应得到有效解决。否则，我们在管理方式上就不可能上升到档案信息管理的阶段。

78 （三）科技档案信息组织 科技档案信息组织是对科技档案实行信息管理的基础和前提。档案信息组织管理是一个涉及面十分广泛的问题，从科技档案信息的收集存储，到为利用者提供档案信息，工作中心都是围绕信息的组织管理而进行的。因此，从广义上讲，科技档案的分类、著录、标引等工作都属科技档案信息组织管理的范畴。对档案信息的组织，首先是通过整理分类使科技档案实体管理系统化，在此基础上再对科技档案的内容特征与外形特征进行分析，并通过著录标引对科技档案信息加以系统化，最终形成一套检索工具体系。

79 1.检索工具的概念 　　科技档案检索工具是指存贮、报道、查找科技档案信息的工具，具有存贮信息、指引索取、报道交流三大功能；在形式上有目录、索引和指南等，它们是在科技档案实体系统化的基础上编制而成的。科技档案检索工具是连接科技档案、利用者与档案人员三者间的桥梁，编制检索工具是开展有效利用工作的基础和前提。检索工具有两大类型：一类是按实体分类形成的案卷目录，这是在科技档案实体整理分类基础上形成的目录。按理说，这部分目录的编制属整理工作的内容；另一类是按内容分类形成的目录，主要是对科技档案信息的组织，其作用是按内容实现族性检索。对档案部门尤其是档案馆来说，编制完善的检索工具体系是档案人员的一项重要任务。

80 对科技档案检索工具进行分类的方法是多种多样的，采取不同的分类标准划分可以有不同类型的检索工具：
　　（1）档案馆指南 　　（2）目录 目录是科技档案检索工具中类型最多、使用最广泛的一种检索工具，众多的目录提供了多用途、多类型的检索途径。例如按用途划分有: 馆藏性目录 检索性目录 报道性目录 　　（3）索引 索引的编制方法与目录不同。目录通常以一个完整案卷为著录 单元，索引著录对象可以是一个案卷，也可以是案卷的一部分或某一 特征；目录主要记述科技档案的外部特征，而索引在揭示内容上较目录更深。

81 2.常用检索工具的编制 　　随着计算机技术在档案管理中的应用，档案检索是最有发展前途的领域之一。充分利用计算机的强大检索功能联机检索应是档案检索的发展方向，目前已有不少单位实现了案卷级检索。然而多数中小型企业当前仍以手工检索为主要手段，且从一定程度看，编制规范化的手工检索工具是编制机检检索工具的基础。下面主要介绍几种常用检索工具的编制。 　　（1）总目录。科技档案总目录是以案卷为著录对象、按入库的时间顺序流水编制的目录，它主要用于库藏统计。在实行档案综合管理的单位，它已为档案总目录所替代，不再单独编制科技档案总目录。 　　（2）案卷目录。科技档案案卷目录是以案卷为著录对象，按实体分类整理顺序编制的目录，就企业科技档案范围内而言，包括产品档案目录、基建档案目录、设备档案目录与科研档案目录等。这类目录在科技档案工作中具有双重作用，当库藏档案排架顺序与实体分类整理顺序一致时，它是一种常用的检索工具，提供了一条按实体分类排架顺序进行检索的途径；同时又是一种用于分类统计库藏的工具，可以动态地反映库藏量。按国家有关部门要求，实行综合管理的单位均应编制案卷目。 （3）底图目录。底图目录是以每一张底图为著录对象，反映底图档案成份及排放顺序的一种目录。由于底图保管要求有别于其他档案，一般是单独存放的，因此必须建立一套相应的目录。底图目录同样具有库藏管理与检索的双重功能。

82 （4）特种载体档案目录。 （5）主题目录。 （6）专题目录。 ①专题目录的编制程序： a.选题 b.选材 c.著录 d.排序 ②专题目录与案卷目录的区别。其区别表现在： a.编制依据不同。 　　 b.内容构成不同。 　　 c.著录对象不同。 　　 d.排检方法不同。 （7）分类目录

83 3.编制检索工具的要求 　 （1）按需编制。在科技档案检索工具体系中，有些是必备的，例如馆藏性目录；有些是供选择的，例如形式多样的专题目录与索引。由于各单位科技档案的内容构成不同，以及利用者利用方式与特点的不同，在编制前应认真研究各类检索工具的功能和本单位的客观需要，做到按需编制。 （2）功能互补检索工具体系应是一个提供多角度、多层次检索的体系，满足多种途径查找利用档案的需要。其基本要求是种类适当、结构合理、分工清楚，坚持馆藏性、检索性、报道性检索工具并举，尽量做到功能互补、避免重复。例如要注意避免专题目录与案卷分类目录检索途径的重复。检索工具的编制是件费力、费时的工作，达不到预期目的实际上是一种浪费，在编制各类专题目录中应注意功能互补的问题。 （3）著录、标引规范化著录与标引是形成检索工具的基础和前提，为保证检索工具的质量首先应保证著录与标引工作的规范化。

84 二、科技档案信息资源管理 （一）档案管理、档案信息技术管理与档案信息资源管理
档案、档案信息、档案信息资源是三个不同的概念，如果把科技档案信息作为信息资源加以管理，这在概念上有三个问题值得思考： 1.档案信息资源化的条件 2.档案信息资源与一般信息资源的区别 （1）不完备的商品性。 （2）管理作用的历史性。 （3）经济作用的有限性。 3.档案信息资源管理的特殊要求

85 （二）科技档案信息资源化管理的途径 借鉴情报信息管理的经验，科技档案信息资源管理的途径或发展趋势大体应有以下四个方面： 1.信息储备
2.技术管理 信息资源管理专家把信息管理的发展过程分为传统管理时期、技术管理时期和信息资源管理时期。传统管理时期以保存和整理为主要工作内容，利用上以信息供给为导向。技术管理时期以信息系统为特征，采用信息技术为主要手段，以信息的传播与利用为主要作用内容，利用上以信息需求为导向。信息资源管理时期是以确定信息资源为经济资源和信息是商品的观念为标志。 　　 以光盘技术、网络技术、计算机技术为代表的现代信息技术在信 息的组织管理、信息传输上显示出巨大威力，给信息管理带来了革命 性的变化。目前档案信息网中的信息目录、档案馆指南、机构简介等内容无论是加工深度还是内容深度与社会的需求还远远不能相适 应。今后的任务是在现有的基础上，充分利用现代信息技术带来的便 捷，实现科技档案信息资源的流动性、目标导向性、共享性和价值性。

86 3.人文管理 4.经济管理 信息是商品，这是信息资源管理的一个重要观点。充分发挥信息资源在经济活动中的作用，大力开辟信息市场信息，推进信息产业化是信息资源管理的强大动力。 　　科技档案信息资源（复数）的管理，是运用管理科学的一般原理与方法，从技术、经济、人文管理等多种角度，对科技档案信息资源进行科学的规划、协调、控制，确保科技档案信息资源的开发利用、有效 满足社会对科技档案信息的需求活动的总称。科技档案管理由传统 的实体管理到信息技术管理，进而到科技档案信息资源管理是其发 展的必然趋势。

87 三、企业信息一体化管理 （一）企业的信息需求
信息作为一种资源，其重要性已日益为人们所认识，信息已成为增强企业生产力、竞争力不可替代的要素。由于企业经营活动的广泛性，决定了其信息需求的多样性。企业特别是中小型企业对信息的要求有以下特点： 1.企业对市场与产品开发信息需求最旺盛 2.产品样品、样本与产品数据是企业最为需求的实用信息 3.企业需求信息的内容、来源与类型的多样性

88 （二）科技信息源的类型与作用 1.标准文献反映的内容 技术标准是标准文献的主体，其情报价值体现在：
①技术开发与新产品设计的重要依据。在产品开发决策阶段是调查产品技术现状、确定产品系列结构的窗口，在工艺定型阶段是拟定工艺方案、编制工艺规程、设计制造工装、选用标准件的重要参考。 ②奠定产品质量的原始依据。产品质量直接取决于采用技术标准的先进性、科学性，标准直接参与产品的设计、研制和制造过程，具有控制产品质量的功能。产品开发中不采用相关标准，是注定要失败的。 ③产品走向市场的通行证。产品欲进入某一国家或地区的市场，必须要符合有关质量标准，发达国家往往用标准做贸易壁垒，限制其他产品的进入。产品的技术性能、使用性能只有具有国际标准的水平，才能走向国际市场，参与全球一体化带来的经济竞争。 2.产品样本 3.科技期刊

89 4.专利文献 专利文献有以下特点： （1）内容新颖、广泛。 （2）技术实用、详尽。 （3）时效性。 　 由上述特点决定了专利文献的情报价值： ①调查先行成果，了解有关技术的水平与现状。 ②预测技术发展动向。 ③借助专利文献进行新的发明。 5.实物 6.零次情报 7.高速信息网络

90 （三）企业信息一体化管理的必然性 企业档案工作、图书资料工作与情报工作实行一体化管理是建立在具有共性基础上的： 1.企业档案的范畴
档案、图书、资料工作具有相似的管理方法和技术手段，其管理对象都属文献范畴，完全可以进行一体化管理。 　 2.档案、图书、资料都是情报信息源，情报是其上位概念 把其中的内容转换成传递过程中有价值的知识即为情报，档案工作、图书工作、资料工作的共同目的之一都是为了使其管理对象的内容情报化、信息化，为企业提供信息服务。 　 3.计算机技术的应用为信息一体化管理提供了强有力的支持 在推行企业信息一体化管理过程中 , 档案部门应认识到企业信息一体化管理是一个发展趋势，要采取积极的态度。站在档案工作角度看待信息一体化，实际上一是要求档案内容的情报化、信息化；二是档案部门要拓展工作范围，把触角延伸到情报、资料信息工作领域。

91 四、企业档案知识化管理 （一）企业档案工作发展的进程
　　我国企业档案工作发展的进程，伴随我国档案工作发展，自l959年“大连会议”以来按管理特征划分，大体可以分为档案管理、档案信息技术管理与档案知识化管理三个阶段。这三个阶段不是截然分开的，它们既有密切联系，又有一定的区别。 　　档案管理阶段在管理形式上有企业档案分别管理与综合管理。该阶段的特点，是以档案实体为主要管理对象，重在对档案实体的收集、管理、保存与利用。 档案信息技术管理阶段在管理形式上有文档一体化管理与信息一体化管理等，该阶段的特点，是以档案实体管理为基础，重在对档案信息的管理与开发利用，强调对档案中信息的开发或对档案、资料、情报信息的综合开发。在此阶段，人们在档案管理观念上发生了深刻变革，不断把信息论、系统论与现代信息技术引进到档案管理领域。 知识管理是近年来出现的一个新概念，它首先出现于医疗保健、生物工程、空间技术、计算机软件等高新技术产业，企业将知识作为主要资本形态。所谓知识管理是以知识为主要资源，以知识的获取、处理、共享、利用和创新为基本内容，以增强企业核心竞争力为根本目标的管理模式。

92 （二）知识化管理是企业档案工作发展的趋势
它在内容上主要包括作为经营资本的市场资产、知识产权资产、人力资源资产和基础结构资产。其中市场资产包括企业品牌、声誉、长期业务、合同、销售渠道等；知识产权资产包括企业专利权、商标权、商业秘密和版权等；人力资源资产包括企业人力的经验、专业素质、工作能力等；基础结构资产指企业管理过程、管理哲学、企业文化、信息技术系统、网络管理和 金融关系等。这些知识从表现形态上看既有物化在机器设备上的知识，有体现在书本、图纸、说明书、规章中的知识；也有体现在员工头脑与实践中的知识。 企业之所以把上述对象看做是知识并实施知识管理有着十分丰富的内涵与重要的作用。

93 1.增加知识储备 知识管理的首要任务是捕捉知识，通过知识管理，将个人的、零散的知识和信息储备起来。这种知识既包括显性知识，也包括隐性知识；既有企业内部的知识，也有企业外部的知识。 知识虽然是普遍存在的，但知识的收集却是个艰苦的积累过程，特别是要捕捉到隐性知识就更为困难。 2.知识处理 知识处理的任务是将储备的知识和信息通过数字化与知识化将其有序化，提供知识共享的环境。这就要求对储备的知识进行分类，分析各种知识间隐含的联系，并在知识与员工间能进行有效的沟通，以利于知识的传播与利用。 3.共享知识 知识管理的重要目的是使知识源与利用者之间构筑起一座桥梁，并通过适当的工具与环境帮助员工轻松地获取知识。例如通过知识库使销售人员能方便地与有关客户进行业务对话，从销售商网络、供应商网络中了解有关信息，不因人员的岗位调动或流失而影响业务的正常进行；企业管理人员能通过企业内部网络方便 地了解市场动态、生产进展等知识与信息，掌握竞争环境中的机遇与挑战；同时也能帮助新员工尽快熟悉本企业的业务流程。总之，通过网络技术能使需要知识的人在需要的时候能方便地获得所需要的知识，对知识实行共享、共用。 4.创新知识 知识管理的最终目的是帮助员工从现有知识与信息中挖掘新知识，进行知识创新。在市场竞争中，创新是企业活力的源泉，是企业的灵魂，但这种创新只能是来自一定基础上的创新。企业在生产经营活动中积累了大量的知识，通过对这些知识的总结、分类，按关联规则从中发现知识就是一种创新，从现有数据中挖掘出有用的知识就是向知识管理转变。

94 从上述企业管理的内涵与目的中不难看出，企业知识管理与企业档案管理、企业信息管理最大的区别：
一是管理观念的不同。 二是管理对象的不同。 三是运作方式的不同。 从上述区别中可以看出，尽管三者中有一定关联，但区别是明显的，正如档案信息技术管理不是档案管理的自然延伸一样，企业知识管理也不是信息技术管理的自然延伸。 从我国目前档案工作发展状况看，表现有以下明显特征： 一是共存性。 二是渐进性。

95 （三）企业知识管理对企业档案工作的启示 企业知识管理概念的出现不仅是企业管理观念的重大变革，为企业管理开辟了崭新的天地，同时也为档案工作注入了新的活力，给档案工作带来许多有益的启示，对进一步主动地推进企业档案工作改革具有深刻的指导意义。 1.树立“大档案”观 　　传统企业档案工作主要是收集企业内部的显性知识。实际上作为企业科技生产活动的历史记录，除了传统纸质文件，还有大量知识存在于员工头脑中、实践中，还存在于企业组织机构与企业文化中。此外，企业科技生产活动也不局限于企业内部，在市场经济体制下大量的经营活动发生在企业外部，市场环境对企业的生存与发展是至关重要的。企业档案工作不仅要收集企业内部的历史的知识与信息，还应注意企业外部的动态的知识与信息。

96 2.重在知识的共享与创新 企业管理的核心是实行知识的共享与创新，直接提高企业的核心竞争力。现有的档案、资料作为企业知识的一种表现形式，不论是实行档案综合管理，还是实行信息一体化管理，工作重点一方面要放在知识的有序化上，要对档案中的知识进行分类，分析各种知识间隐含的联系，不能只简单限定在档案实体的分类与实体间的联系上，要在知识库中的知识与知识利用者之间进行有效地沟通，为员工提供知识共享与创新创造条件；另一方面应大力开展对档案内容的编辑研究工作，尽力开发利用档案中蕴涵的知识。通过对档案内容研究除编辑档案参考资料之外，还应积极参与制定企业的各种工作细则、业务流程、操作规程等，把档案中的知识运用到企业管理中去。 3.档案信息化与信息知识化 　　企业知识管理是一种管理模式，也是一个过程。知识管理的基础是企业信息化，档案知识化管理也需要对信息内容实施信息化，借助企业网络实现知识的有效传递与共享。与知识管理相关的另一问题是，信息知识化，就知识与信息关系看，知识应是知识化的信息，信息只有知识化才能实施管理。 信息知识化的主要含义，一是指在企业信息化的进程中有大量电子文件产生，如何使有保存价值的电子文件档案化、知识化；二是指如何捕捉企业经营活动中产生的非文献记录的知识与信息，特别是如何挖掘企业的隐性知识与信息，并及时将其显性化、档案化、知识化。按知识管理的要求，档案部门应认真研究信息知识化的途径、对策。

97 第五讲 科技档案开发利用 一、科技档案利用工作概述
第五讲　　科技档案开发利用 一、科技档案利用工作概述 科技档案利用工作是指科技档案部门采取一定的方式、方法提供和开发档案信息为各项事业服务的一项工作。在市场经济体制下，科技档案工作应当继续贯彻管理是基础、利用是中心、服务是方向的指导方针，努力做好科技档案的开发利用工作。 （一）开展科技档案利用工作的意义 1.利用工作是连结科技档案工作与经济建设的纽带 　　 科技档案利用工作既属科技档案工作的一部分，又是连结科技档案工作与经济建设的纽带，是科技档案事业与国家各项事业的连结部。 2.利用工作是实现档案工作目标的直接体现 　　 利用工作是科技档案工作的中心和归宿，开展科技档案工作的目的就是为了利用。科技档案工作的目标与任务最终要通过利用工作来体现，离开利用工作，就失去了科技档案工作存在的基础，也难以体现科技档案的自身价值。

98 3.利用工作是推动科技档案工作自我完善的内动力
　　利用工作是科技档案工作中最活跃、最有生气的一环。科技档案收集、整理、鉴定与保管工作的最终目的是为了利用，但利用工作并不是被动的接收，它对这些业务工作具有反推动作用。 4.利用工作是科技档案工作取得外界支持的有效措施 从宏观上讲，科技档案事业的发展离不开国家和社会的支持；从微观上看，离不开单位领导和科技人员的支持。这种支持除来自社会档案意识的提高外，主要是应通过开展利用工作使社会感到开展科 技档案工作的重要性，使单位领导和科技人员感到开展档案工作的 必要性，以取得他们的理解和支持。

99 （二）科技档案利用工作的主要内容 科技档案利用工作的内容十分丰富，归纳起来主要有以下几方面。 1.采取多种形式，直接提供利用
通过借阅、复制、咨询、展览等多种形式直接提供科技档案原件或复制件，是目前科技档案利用工作中的一种最基本、最普遍的形式。 2.信息加工与编研服务 在对科技档案信息进行归纳、综合、分析的基础上，编辑成各种科技档案参考资料，这是科技档案利用工作中的一种高级服务形式，它能主动为历史研究、现实利用提供信息服务。 3.开拓市场服务 配合技术部门做好技术转让、技术开发和技术咨询工作，推动科技成果进入科技市场，做好技术交流、转让工作。

100 （三）科技档案利用工作的发展趋势 我国的科技档案利用工作，它是伴随科技档案事业的发展而发展起来 的。在初创阶段，开发利用工作的重要性还没有被人们充分认识，改革发展阶段中的企业档案管理升级活动把企业档案工作推上 了一个新台阶，由于把档案信息的开发利用作为升级考评的一项重 要内容，因而使科技档案开发利用工作发生了一次飞跃。近年来随着对经济改革和科技档案工作规律认识的深化，以利用作为档案业务 建设的中心环节已明确成为深化改革科技档案工作的指导思想。在这一指导思想的推动下，科技档案工作开发利用工作呈现出了新的趋势与特点 : 1.利用服务方式呈现多元化 （1）超前服务。把档案利用服务工作做到科技生产活动的前面，预先了解并满足其需求。 （2）跟踪服务。把科技档案服务工作渗透到科技生产活动之中，根据现实需要及时提供所需资料。 （3）咨询服务。充分发挥科技档案的情报功能，为现实科技生产活动提供信息服务。 （4）编研服务。通过编研工作增强信息服务的综合性、针对性。

101 2.利用服务内容日趋综合化 　　 在经济体制改革和以开发利用工作作为科技档案业务建设中心的双重动力推动下，我国科技档案的管理工作正由单一的科技档案实体管理向档案信息综合化管理、企业信息一体化管理或知识化管理转变，已有不少企事业单位建立了综合档案室或信息中心，实现了档案、图书、情报、资料工作的一体化管理。管理对象的变化，必然使开发利用信息的内容由单一性转向综合性。 3.利用服务手段趋向现代化 　　 缩微技术、计算机技术与光盘技术已进入了科技档案管理和开发利用领域。虽然从总体上讲，现代信息技术目前在科技档案开发利用中还不够普及，但我们有理由认为现代信息技术在档案领域已从试验阶段转向应用阶段，并展现了科技档案利用服务手段的发展趋势。

102 二、科技档案直接利用 科技档案的直接提供利用，主要是指以直接提供档案或档案复制件为主的一类服务方式的总称。 （一）直接提供利用服务的主要方式
1.阅览 阅览服务，是指为利用者直接查阅科技档案原件提供服务的一种利用形式。这是最基础、最大众化的一种利用方式，具有面广、及时、方便的特点。阅览服务之所以是利用服务工作的基本方式与主体内容，是由利用者利用档案的多元性、随机性和单向选择性决定的。由于利用者利用目的多元性和利用时间的随机性，而且利用具有明显的个人特征，档案部门难以预先及时满足各种不同的需要。 为搞好阅览服务工作，档案部门一是应编制较完善的检索工具；二是应熟悉库藏；三是要创造良好的阅览环境。

103 2.出借 1.档案馆保存的科技档案，应根据档案的机密程度，确定不同的利用范围。
2.外单位因工作需要使用我公司科技档案，凭单位正式函件借阅并经过原密级批准部门的许可和有关领导批准；但不能外借出库。 3.外单位来公司协作参阅档案时，须经过公司协作部门主管与档案馆主管批准，方可在科技档案室内查阅；凡机密级以上档案需公司领导批准方可参阅。 　　 4.属我公司同意技术转让的，需凭技术转让合同，由经办人才按公司规定向科技档案室办理有关手续。 　　 5.凡查阅核心材料必须经所在部门领导、形成档案部门领导和公司领导批准。 6.科技档案一般不外借，仅供档案室内参阅，凡要摘录与复印档案应事先征得同意，规定不准摘录和复印的档案和文件，一律不得擅自摘录和复印。借阅档案应填写档案利用登记表。 7.确需借出档案馆的档案，应严格办理借阅手续，借阅时间为2周；因特殊需要借阅2周以上者，需办理续借手续。 8.借出档案由借阅者负责保密和保管责任，不得在档案上画圆点符号、剪裁、拆散，不得转借他人和外单位，不得遗失。如遗失档案应及时向档案馆报告，违者或造成损失的，要追求责任，并根据情节轻重作出处理。 9.职工调离时，应将所借档案全部归还，并由档案人员在职工调动通知单上签字或盖章。否则，人事部门不于办理调离手续。 　　 从上述借阅制度可以看出，它在内容上主要应包括： （1）向利用者出借档案的数量与期限应有所规定。 　　（2）对有密级的档案的出借应履行必要手续。 　　（3）对借阅对象应区别对待。 　　（4）借阅中注意维护档案的安全与完整。 　　（5）要建立借阅登记制度。

104 3.复制供应 复制供应是根据用户的需要提供科技档案复制件服务的一种利用形式。复制供应是基层档案部门提供利用服务中较经常的一项工作。其服务的范围有： （1）为满足设计需要套用标准图、通用图或对原有设计的套用。 （2）满足外单位利用的需要。 （3）维护设备的需要。 （4）满足科技成果转让的需要。 （5）出具档案证明。 （6）满足恢复生产的需要等。 同出借一样，复制供应同样要制定一定的制度，对复制范围与手续作出规定。 1.树立“服务第一”、“质量第一”的思想，积极做好晒、复印工作。 2.晒、复印的范围：主要是各种档案目录、档案统计报表、档案编研出版资料、档案工作管理材料和档案利用中的文字材料、图纸、图表等。 3.承接晒、复印，一律填写《晒、复印中请单》。 在确有必要的情况下，为兄弟单位或处室晒、复印，须经领导签批同意。 4.晒、复印的字、线、图要清晰，布局要合理，份数要齐全，交货前要自查 ,晒、复印合格率为98%以上。 5.承接晒、复印，通常按中请先后顺序安排。 6.非晒、复印员，未经同意，不得进入机房和操作机器；不听劝告，造成机械损坏，应由其负责。 　　 晒、复印员要做好晒、复印机的维修和保养工作，每天上机前要检查，完工后切断工作电源；晒图机的转动轴要经常加油，晒、复印机要经常揩抹，保持机械的外观整洁和零部件的完好状况。 发现晒、复印机零部件磨损或自行无法排除的故障，应及时送外维修。

105 4.咨询服务 科技档案咨询服务是根据利用者的需要通过查询或检索，以个别解答形式提供服务的一种利用方式。咨询服务具有被动性、及时性、针对性的特点，其咨询服务内容包括科技档案内容与科学技术内容的咨询。在情报学领域，咨询服务是一项最活跃、内容最丰富的一环，科技档案咨询服务的经济效益尽管不能与情报咨询相提并论，但也是一个应该得到发展的服务领域，利用这种服务形式同样能取得较好的经济效益。 　　咨询服务的类型大致有： ①指导性咨询。 ②检索性咨询。 ③事实型咨询。 ④科技咨询。 5.信息交流 　　 信息交流不完全属直接提供利用的范围，它主要是借助报道交流目录、文摘等形式进行科技档案信息交流，但利用工作中的档案陈列、展示也属于信息交流的范畴。利用信息交流方式能刺激人们对档案信息的需求，有助于科技成果的推广，是档案部门应大力倡导的一种利用方式。

106 （二）建立科技档案利用登记与统计制度 在直接提供利用服务中，档案部门建立利用登记制度是十分必要的，它不仅有利于维护档案的完整与安全，而且通过统计分析能发现档案利用规律，为今后更好地开展利用服务提供有益的借鉴： （1）掌握用户的类型与分布，便于向重点用户提供优质服务。 （2）了解用户利用档案的内容与分布，可以反馈收集的质量并为编制检索工具提供参。（3）掌握利用档案的规律与特点，为主动服务、优质服务奠定基础等。

107 三、科技档案编研 （一）科技档案编研工作概述
科技档案编研是指通过对科技档案内容的研究，按照一定题目将科技档案信息加工编研成新的知识产品的一项工作。 1.编研工作的性质 （1）研究性。科研工作实质上包括两部分：一是创造知识，二是整理知识。科技档案编研工作是对科技档案信息，即已有知识的分析、鉴别、整理，编研工作自始至终是一个研究、判断过程。 　　（2）信息服务性。科技档案编研工作属科技档案利用服务工作的一部分；但这种服务又不同于一般的利用服务工作，它的宗旨是根据科技生产活动的客观需要，有针对性地提供系统的信息服务。这是科技档案编研工作性质上的一个显著特点。 　　 总之，科技档案编研工作是一项具有研究性的信息服务工作。这一性质实际上也对科技档案编研工作自身提出了基本要求，如何通过加强对档案内容的研究，为科技生产活动提供有效的信息服务。

108 2.编研成果的特点 　　 这里所讲的编研成果的特点，主要是与科技档案原件相比较而显示出的特点。 　　（1）形式的多样性。 　　（2）信息的系统性。 （3）利用的实用性。 3.编研服务的意义 　　（1）编研服务是为利用者服务的一种更好的形式。 （2）编研服务是一种高层次的服务形式。 （3）编研服务是深化科技档案工作的有力形式。 　 （4）编研成果是保存人类科技成果的有效形式。

109 （二）编研成果的基本类型 按照对科技档案原文的加工程度划分，编研成果主要有三种类型： 1.汇编型
汇编型编研成果是按一定专题对选取的科技档案进行复制、注释、编排而形成的作品。该类编研成果的特点是基本保持科技档案的原貌，不改变原文的内容。编研工作的重点是选材和编排。按内容涉及的范围划分，有综合性汇编和专题性汇编；按汇编内容的形式划分，有文件汇编、图形汇编和数据汇编。 2.文摘型 文摘型编研成果是按一定的专题对选取的科技档案做简要而准确摘录而形成的作品。该类编研成果的特点是篇幅短小、忠于原文。编研工作的重点是对档案内容进行加工和浓缩。按摘要深度划分，有指示性文摘、报道性文摘等；按表达形式划分，有文字摘编、数据摘编等。 3.编纂型 编纂型编研成果是按一定专题对选取的科技档案的内容进行再加工、再创造而形成的作品。该类编研成果的特点是系统、全面、深刻。编研工作的重点是以档案原文为依据，对其内容进行分析、综合、提炼，重在对内容的研究，它比前两种编研成果具有更强的研究性。例如专业手册、专题著述、研究报告、年鉴等都属于编纂型编研成果。

110 （三）常见编研成果的种类与作用 1.图集、图册
图集、图册是按一定专题对相关技术图纸、工程图样进行选择，配以必要的数据或文字并加以编排而成的一种科技档案参考资料，属汇编性成果。作用领域十分广泛：第一，为产品推销提供服务。第二，为设备维修、技术推广服务。第三，为产品设计与工程设计服务。第四，为加强企业管理服务等。 2.数据统计汇编 数据统计汇编是按一定专题对科技档案中有关数据进行汇集而成的一种科技档案参考资料，属汇编型编研成果，具有信息量大、实用性强的特点。其作用：第一，统计数据不受时间、地域限制，可对数据进行横向或纵向对比，从中发现事物发展变化的规律或存在的问题，第二，为日常管理提供依据。 3.科技成果（产品）简介 科技成果简介是按一定顺序，以文摘形式系统报道科技成果的一种参考资料，属文摘型编研成果，具有客观、简洁的特点。其主要作用：第一，以科技成果形式检阅本单位或地区科技生产的水平与能力。第二，推动技术成果进入技术市场。以科技成果文摘为媒介是向社会介绍、宣传科技信息的重要途径，进而推动科技成果进入技术市场，实现技术转让。第三，成为宣传产品信息、扩大产品销售的媒体。通过产品简介可以广为介绍、宣传企业产品，扩大产品的社会知名度，为产品销售起到广告作用。 在编制科技档案文摘时应注意加工要求:一是简洁。二是准确。三是客观。

111 4.科技大事记 　　 科技大事记是按时间顺序反映一定时期科技活动或重大科技事件的一种科技参考资料，属文摘型编研成果，具有内容简洁、文字精练、事件完全依时间排列的特点。其作用是可以从时间顺序上反映一个单位或地区科技活动发展的概貌。 5.企业年鉴 　　 企业年鉴是反映企业一年内管理、生产、人事变更等基本活动的一类综合性参考资料，属编纂型编研成果，特点是内容全面、丰富，时间以一年为限，前后连贯。企业年鉴是企业一年基本情况的汇总，具有史料性质的作用。若连续编制可以成为了解企业经营活动、进行工作总结、编史修志的依据。 6.专题著述 　　 专题著述是按一定题目对科技档案内容进行研究而形成的一著述性作品。该类编研成果带有明显的科学研究性质，是创造性劳动的结晶。例如有关科学技术研究、科技政策研究、市场销售研究、技术数据研究等都属专题研究的范畴，其共同特征是具有针对性、系统性、科学性和预测性。

112 （四）科技档案编研工作的程序 科技档案编研工作是一项专业性较强的工作，有一套自成一体的工作程序，包括选题、拟订方案、选材、加工、编排、审校等，在进行编研工作中应当认真遵守有关编研工作的原则和要求。 1.选题 选题是决定编研工作成败的基础。对编研工作的基本要求是编研成果的适用性、准确性与及时性，而适用性首先体现在选题的针对性上。选题的基本依据有以下几个方面。 （1）选题应符合科技生产活动的客观需要。 ①广泛调查研究。 ②具有一定的敏感性和预见性。 ③选题决策应慎重。 ④预选题目确定后，要广泛征求有关人员的意见，慎重确定。 （2）与库藏状况相适应。 从选题与库藏的关系上看，基层档案机构与专业档案馆的选题应当有所区别。 　 （3）与编研力量相匹配。 科技档案编研工作具有较强的专业性，不熟悉有关专业知识、不掌握专业发展的动态，是编不出有质量的编研成果的。 选题应符合客观需要，与库藏状况与编研力量相适应，这是对选题的基本要求。有关人员还可以到相关单位去学习调查，从相关单位的编研选题中受到启迪。

113 2.拟定编研方案 　　编研方案是指导编研工作的指导性文件，其内容主要有； 　　（1）确定编研成果的类型、主题内容与体例。 　　（2）确定选材的范围与重点。 　　（3）确定编研工作进度计划，落实人员分工。 （4）研究编研工作注意事项、质量要求等。 3.选材 　　 选题与编研方案一旦确定，关键在选材。选材工作一般分两个阶段：一是查找材料。要求查找范围的覆盖面要大，材料要完整准确，尽量要把与选题相关的材料查找齐；二是筛选材料。要求入选材料具有典型性、时效性、针对性，根据编研方案的要求把对利用者有使用价值的材料挑选出来。 　　 由于库藏档案形成时间跨度长，档案数量大，致使相关档案内容的分布十分分散，要把有价值的材料全面、准确地汇集起来是一项十分艰难的工作。查找中应注意方式方法： 　　（1）充分利用检索工具。利用各种目录、索引等检索工具进行选材是查找材料的基本方法，在查询目录时应宁宽勿窄，尽量全面、详细占有材料。 　　（2）在查询中扩大查找线索。选材应根据编研方案进行，但又不要拘泥于编研方案，在查询过程中还可以扩大查找线索，发现有价值的材料。 　　（3）注意材料的形成时间。应选择最新的材料，切不可有“放在篮里都是菜”的思想。 对初选材料进行筛选时，要善于通过比较鉴别材料的先进性、现实性和针对性。根据科技生产活动的需要，一是把有典型意义的、具有先进技术水平的材料挑选出来；二是应对人选材料进行审核，注意内容的准确性、完整性与现实性。这是保证编研成果质量、提高编研成果使用价值的必要条件。

114 4.信息加工 　　科技档案编研是对科技档案信息的加工。 　　（1）加工原则 ①尊重档案 ②按需加工 　　（2）加工方法 ①综合分析法 ②对比分析法 ③典型分析法 ④图示分析法 ⑤类比分析法 ⑥统计分析法 5.编排 　　　 编研选材来源广泛、内容分散，编排体例就是解决信息组织的问题，要求按一定逻辑关系将有关科技档案信息组织成一个有机联系的整体。常用的编排体例有 : （1）专业特征体例。 （2）技术特征体例。 （3）时间特征体例。 （4）地理特征体例。 （5）技术水平特征体例。 　　 编排体例是表现或维系科技档案信息有机联系的一种表达形式，体例的选择没有固定的模式。从整体来讲，一是要方便组织科技档案信息；二是能充分体现信息间的内在联系；三是有利于充分表现主题和便于查找利用。 6.审核 　　 对编研的初稿进行审核的目的，在于保证编研成果的质量。审核重点是按有关规定审查人选材料的完整性、准确性、规范性。

115 四、科技档案利用的途径与方式 科技档案利用的途径，是科技档案管理部门为满足利用科技档案用户需求的基本工作形式。科技档案利用的方式，就是科技档案管理部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足用户需求的目的，所应用的各种服务方法、步骤和手段。 　　 科技档案利用的基本途径包括：一是提供科技档案的原件。二是提供科技档案复制件。三是提供科技档案信息编研品。　　 （一）科技档案利用的方式 1.开设档案阅览室 　　 档案阅览室是科技档案保管部门为利用者直接查阅利用科技档案的场所。这是最基础、最普遍的一种利用方式，它主要是利用及时方便、查阅范围广等特点。科技档案与科技图书还不一样，大多数科技档案只有一份，而且有的科技档案本身还具有一定的保密性。因此，它不像图书一样可以外借利用。 　　 设立阅览室是给利用者提供更好的利用方式。一是便于保护科技档案的安全，避免丢失，而且还减少磨损，可以延长科技档案“寿命”；二是便于科技档案及时周转，提高科技档案的利用效率；三是有利于维护党和国家科学技术机密的安全。 　　 面对广大的科技档案利用者，开展阅览服务是一种有效的服务方式。为做好阅览服务工作，科技档案管理部门一是应该编制多种类型的检索工具；二是服务工作者要具有高度的责任心和服务精神，要熟悉库藏科技档案和各种检索工具，具有一定的专业水平；三是科技档案管理部门应设置专门的阅览室，并配备必要的设施，给利用者创造良好的阅览环境。 为安全利用科技档案，科技档案部门应制定必要的规章制度。以便于利用者了解阅览室的开放对象、科技档案的借阅范围和借阅手续、利用者应遵守的各种规定等。

116 2.科技档案外借利用 　　 科技档案外借利用，是指科技档案保管部门按照一定的制度和手续，将有关科技档案带出科技档案保管部门利用。科技档案一般不外借利用，但在特殊情况下，为照顾特殊利用者的需要，必要时可以将科技档案借出利用。 　　科技档案外借利用必须建立严格的规章制度。首先，要经过一定的审批手续，一般是在科技档案保管部门借阅登记簿上进行登记。登记内容包括：档号、案卷名称、张（页）数、密级、借阅日期、应还日期、借阅者签名、归还签收等项目。其次，借出时限不宜过长，一次借出的数量也应有所限制，利用者借出科技档案就要负责科技档案的安全，不能将借出的科技档案转借或复制、翻印，更不能丢失、拆散、调换、剪裁科技档案，并一定保证按期归还。同时，给利用者提供科技档案的服务人员，有权利对归还的科技档案进行检查验收。 3.制发科技档案的复制件 　　 根据档案原件制发各种复制件，是科技档案保管部门开展利用工作的一种重要方式，这项工作通常又被称为复制供应。 　　 这种服务方式具有较多的优点，它可以提高科技档案利用率，缓解供需矛盾，又可以保护科技档案的原件。但是这种服务方式也具有它自身的缺点。一是科技档案用为凭证时，利用者总是想到看到科技档案的原件，在利用者看来复制件往往不令人满意，这就需要我们复制出来的科技档案与原件尽可能的一致。另外，还要在复制件的空白处注明保管单位的名称、原件档案号，必要时可加盖公章，以示负责。二是由于复印技术与材料的快速发展，尤其是复印机的广泛使用，就有可能造成科技档案随意复制、随意公布的事情发生，这就不利于科技档案的保密和维护科技档案保管部门的合法权益。因此，必须对科技档案的复制件的制发范围的批准权限进行严格的管理。

117 4.科技档案的信息交流 　　 随着信息技术的快速发展，利用计算机来管理和利用科技档案已经十分普遍。 　　 利用计算机网络，主要是借助其报道交流目录、文摘等形式进行科技档案信息交流，但利用工作中的档案陈列、展示也属于信息交流的范畴。现代社会中信息服务，有助于促进人们对利用科技档案信息的强烈需求感，有助于科技成果的推广，是科技档案管理部门应该大力提倡的一种方式。 5.科技档案咨询服务 　　 科技档案咨询服务是根据利用者的需要通过不同手段查询或检索，以提供利用者所掌握的科技档案保管内容，满足利用者所提出的问题给予解答，获得有关线索。咨询的方式可以是面对面咨询、信件咨询、电话咨询。利用工作做活后，科技档案保管单位会收到各种咨询业务，咨询类型有： （1）一般的指导性咨询。 （2）专门性咨询。 （3）事实性咨询。 （4）科技性咨询。

118 （二）影响科技专业档案馆开展利用工作的因素
1.档案自身的因素 　　 档案自身因素的表现主要有三个： 　　（1）档案的内容客观上远离现实生活。 （2）档案内容的重复与老化。 （3）馆藏档案的内容单一。 2.档案管理因素 （1）信息保密范围过宽。 （2）检索手段落后。 （3）档案鉴定滞后。 3.社会档案意识的因素。 　　 多年来档案部门虽然不断加强档案的宣传力度，但“档案”在社会公众中的知名度及社会公众对档案的需求欲望还是很低，档案还没有真正走进社会，走入寻常百姓家。相当多的社会公众在遇到问题时，可以求助于档案却不知道或想不到去利用档案。 　　 上述三方面的因素，具有协同效应。

119 （三）如何提高科技档案利用效果 我们分析影响档案利用因素的目的，主要是为了寻找克服障碍的途径，有针对性地做好利用服务工作。从一定程度上也可以说我们开展档案利用工作的过程，就是克服影响档案利用不利因素的过程。 1.丰富库藏 无论是科技档案馆还是基层单位档案部门都有一个丰富库藏的问题。 基层单位实行档案综合管理后，档案部门在收集工作中不要局限于归档范围，应根据单位科技生产活动与管理体制的变化及时调整收集范围，同时要加强外部动态性资料如市场动态信息、产品信息的收集。 　　 丰富的库藏是开展档案有效利用的物质保证。库藏贫乏对利用者是没有吸引力的，这是个很浅显的道理。档案部门应把丰富库藏作为一个长期的战略性任务来抓。 2.人文管理与技术管理并重 　　　 在推进档案信息技术管理的同时，应大力加强包括鉴定工作在内的人文管理。档案鉴定工作的滞后，大大降低了上网档案信息的数量与质量。究其滞后的原因，一是观念问题，档案部门求稳怕乱、重藏轻用的观念还没有得到根本的转变；二是档案信息政策与法律不完善，其中心问题是知识产权保护与信息安全问题；三是档案鉴定工作机制不健全。而这些问题的解决均有赖于大力加强人文管理。因此，人文管理与技术管理并重是提高科技档案利用效果不可缺少的途径。

120 3.强化服务观念 　　 强化服务观念亦属人文管理的范畴。档案部门应切实认识到以经济建设为中心，以客观需要为出发点，大力开发科技档案信息为国民经济建设提供有效服务，这是科技档案工作的生命线。档案部门树立为科技生产活动服务的观念应体现在行动与观念上。以企业科技档案工作为例： 　　（1）在服务观念上要树立市场观念、信息观念、时间观念、效益观念和竞争观念等，主动参与企业市场竞争，为企业科技生产、管理活动提供主动、优质、高效服务。 　　（2）在服务内容上要扩大服务领域，为企业加强资产和资金管理企业质量管理、企业加强成本管理提供有效服务，为企业创新提供必要条件，为企业市场营销提供准确信息，为企业民主管理提供有效保证。 　　（3）在业务建设上要推进科技档案实体管理向科技档案信息开发转变，由手工管理向信息技术管理转变。 4.研究用户利用档案的规律 　　 研究用户信息需求的特点与规律是开展主动、优质服务的必要条件，也是强化服务观念的一种体现。用户对科技档案信息的利用符合利用信息的一般规律。 （1）用户心理——行为规律。 ①省力原则 ②匹配原则 （2）用户信息需求的动态规律。 信息需求的阶段性。信息需求的层次性。信息需求的导向性。信息需求的导向性有两层含义：一是信息需求与国家经济政策有关，国家的政策、方针对用户的信息需求有导向性。二是信息供给对信息需求的导向性，有效的信息供给可以刺激用户对档案信息的需求。

121 5.正确处理科技档案利用与知识产权保护、保密的关系
　　（1）利用与保密的关系。 　　①利用中遵守国家与企业的有关保密规定，是科技档案利用中的一条原则 　　②利用与保密是辩证的统一 　　③正确执行保密规定：一是应合理划定保密范围与密级，防止人为的保密扩大化，限制正常的技术交流与开发利用。二是保密具有时间性，在规定保密期限结束后应及时解密或调整密级，防止“一定终身”的现象。三是利用者应遵守保密规定。 　　（2）利用与保护知识产权的关系。 　　①商业秘密 　　 商业秘密的构成：第一，技术信息。A.是企业可以申请专利，但出于某种考虑没有申请或由于法律规定不能申请专利的独立完整的一套技术方案，如关键配方、工艺诀窍、非专利技术等；B.是没有在专利文件中公开的对专利实施的最佳效果的数据或诀窍。第二，经营信息。经营者经营的品种、数量、进货、销售渠道，客户姓名、地址、经营状况等。 　　 构成商业秘密的条件：一是否具有独创性。技术信息在技术上应有一定高度，不为掌握一般知识的人所理解。二是否具有实用性。能否为权利人带来经济效益。三是否采取保密措施。不采取保密措施者不受法律保护。 　　 企业档案部门为维护企业利益，要防止因人员同行业“跳槽”泄露商业秘密带来的不正当竞争。一是应协助企业制定保密措施；二是采取防护措施，保护商业秘密档案的安全。 　 ②著作权 ③专利权