105年 文書處理品質提升研習 第一場：105年5月19日(四)09：00--11：00

Presentation on theme: "105年 文書處理品質提升研習 第一場：105年5月19日(四)09：00--11：00"— Presentation transcript:

1 105年 文書處理品質提升研習 第一場：105年5月19日(四)09：00--11：00
第二場：105年5月27日(五)09：00--11：00 第三場：105年6月15日(三)10：00--12：00

2 文書處理研習大綱 105年擴大節能減紙計畫推動範圍及目標 推動WebITR請假資料連結公文系統說明 公文處理常見問答 新近修訂法規宣導
臺北市政府文書處理實施要點

3 公文處理研習 105年電子公文推動範圍及目標 計畫目標： 一、公文線上簽核比率65%以上 二、公文電子交換比率95%以上
三、電子化會議80%以上 四、紙張節約數20%以上 ………指標看起來很高，要怎麼做呢?

4 公文處理研習 105年電子公文推動範圍及目標 一、線上簽核達年度平均65%以上 提高線上簽核比率的做法：
1.保存年限在 30 年以下之電子公文採用 線上簽核。(市府放寬10年至30年) 2.收發同號公文匯入DI檔，以稿代簽陳核 3.創函稿、開會通知單，匯入DI線上簽核 4.簽呈採用線上簽核方式辦理(程序同 3.) 5.運用分會公文，同時會辦多個單位。 ****保存50年和永久公文、密件公文採紙本

5 公文處理研習 105年電子公文推動範圍及目標 二、公文電子交換比率95%以上 提高電子交換比率的做法： 1.不管線上或紙本簽核，都可電子交換
2.一件公文之中，只要有一個為電子交換 的受文者，這件公文就選1-3電子交換 3.無法電發的公文請選1-5不適用電子交換 4.發送公文原則上採附件並送，如附件需 親送或屆截止日的公文可先用電發辦理 5.附檔很大也可以電發，10MB會上傳專區

6 公文處理研習 105年電子公文推動範圍及目標 三、電子化會議80%以上 提高電子化會議的做法： 1.電子化會議是指「開會通知單及會議資
料，應以公文電子交換、電子郵件傳遞、 提供電子檔 下載等方式提供與會者，並 告知會議現場不提供紙本資料，非有特 殊需求， 禁止列印、印刷紙本資料」。 2.推動原則：循序漸進、事先告知 3.排外情況：機敏資料、與會者確有需求

7 公文處理研習 105年電子公文推動範圍及目標 四、紙張節約數20%以上 節省紙張的做法： 1.電子化會議，減少紙張列印
2.資料存查，以掃描電子檔取代影印 3.公文傳遞以系統簽收取代紙本簽收單 4.公文展期、調卷申請採線上方式送出 5.列印資料以雙面列印為原則 6.非公務或有專案經費案可另行管控紙張 ………還有什麼好方法，請您來分享

8 問卷調查： 推動WebITR請假資料連結公文系統說明
背景說明： 本校已換用市府WebITR管理人事差勤 該系統請假及代理資料可以連至公文整合 常見Q&A：詳見說明 您是否贊成本校使用系統資料導入呢? 請稍後在問卷上提供您寶貴的意見

9 公文處理研習 公文處理常見問答-Q1 Q：公文匯出後於公文整合系統中無法看到 公文資料。 A： 1.公文系統中取號無法看到DI檔： 請檢查公文存檔名稱是否有過長、特殊符號等情況。另存簡單檔名後再匯出一次即可。 2.公文發文時沒有看到帶入DI檔： 請檢查筆硯檔中的公文文號數字部分是否完全正確。

10 公文處理研習 公文處理常見問答-Q1 Q：公文匯出取號後，要線上簽核卻沒檔案? A：公文匯出DI檔，承辦到公文管理的承辦 人創簽稿作業中即可取文號。 因系統預設值為「紙本陳核」，可以採 用線上簽核的文要先選好。如忘了選取， 要先開筆硯再匯出一次，回公文流程中 將這件公文>轉紙本>再轉一次線上簽核， 即可讀取到DI檔了。

11 公文管理>承辦人創簽稿作業中取號 選取陳核方式及正確公文後新增

12 公文處理研習 公文處理常見問答-Q2 Q：公文匯出後進行線上簽核發現附件錯誤。 A：公文整合系統抓取筆硯檔有時(機率不高)會產生帶錯附件情形，請承辦同仁進線上簽核後務必開啟附檔檢查是否正確。並儘量定時刪除C：DI下attch資料夾內的檔案。因為這個資料夾內檔案並無抓取後自動刪除功能。檔案越多越系統較易產生錯誤。

13 公文處理研習 公文處理常見問答-Q3 Q：公文線上簽核時發現內容或附檔要修改。 A：修改處較多時可重回筆硯檔修改內容，重新夾帶檔案，再匯出一次至C：DI。 回公文整合系統的承辦中選取該件公文，按下轉紙本，再按一次轉線上簽核，系統會有視窗選取DI檔，如筆硯匯出時有正確文號可直接帶入，若無點選正確公文檔再按新增即可帶入檔案進到線上簽核畫面中。

14 公文處理研習 公文處理常見問答-Q4 Q：公文線上簽核後發文時沒帶出公文資料。 A：公文進入線上簽核流程後檔案即存於市府的硬碟空間中，簽核過程中核稿人員的修改亦會併入，承辦人僅需於公文決行後進入線上簽核系統>按眼鏡圖示>進入屬性變更修改發文日期，行文機關也可於此時修改>上傳修改檔案>送待發文區>返回簽核即可進發文資訊頁完成送發。無須再進筆硯修改匯出。

15 公文處理研習 公文處理常見問答-Q5 Q：附件太大時，是否不能電子交換發文。
A：目前市府已放寬電子交換公文附件大小，承辦人在轉檔時會收到系統提示訊息，請確定後送發文，發文台作業後該件公文附件會被另存，受文單位可依公文附件資訊逕行下載檔案。

16 公文處理研習 公文處理常見問答-Q6 Q：公文有罕見字時，出現無法匯出di檔錯誤訊息。
A：下載安裝全字庫軟體包（下載網址： gl/9qytWv)，並以傳統注音或倉頓輸入法繕打，(「瑠」公國中，選取藍色字體之罕用字（不可選用先看到的黑色字體）。

17 公文處理研習 公文處理常見問答-Q6 Q：公文有罕見字時，出現無法匯出di檔錯誤訊息。

18 公文處理研習 公文處理常見問答-Q6 Q：公文有罕見字時，出現無法匯出di檔錯誤訊息。

19 公文處理研習 公文處理常見問答-Q7-1 Q：免備文逕送公文如何使用線上簽核。 A：免備文公文意指來文有應填報或回覆事項，該件公文應於轉線上簽核後>加入便箋>夾帶應回復或填報資料>於便箋上簽擬辦說明並使長官知悉所回覆資料如附件>奉核後採發文歸檔方式辦理。 (發文及歸檔人員會檢視是否夾帶附件，請務必留意簽核前先行附妥)

20 公文處理研習 公文處理常見問答-Q7-2 Q：使用紙本簽核辦理免備文逕送公文。
A：免備文公文意指來文有應填報或回覆事項，該件公文應於應回復或填報資料夾復於公文之後說明並使長官知悉所回覆資料如附件>奉核後核批登錄>送發文歸檔。 (送發文登記畫面需自行新增受文者資料) 點選填入分類號、案次號、本文數量、附件數>點選受文機關(資料修改)>點選機關名稱，填入受文機關、點選交換方式、修正完成、確定>點選新增，公文清單將增加送發文資料>修正完成、確認送發

21 公文處理研習 公文處理常見問答-Q8 Q：發文後想要同文加發其他單位，或受文者要求補發公文。 A：如需加補發公文請與文書組聯繫，如公文發文兩日內可調函稿加註加補發，經核批後再送文書組加補發。如發文多日後可另簽准送文書組加補發，該文將加蓋補發日期以資雙方識別。

22 公文處理研習 公文處理常見問答-Q9 Q：學校公文時效是否可加強管制。 A： 1.考量學校與行政機關屬性並未完全一致， 目前公文時效仍以逐步推動輔導改善公文 逾期情形方式辦理。 2.採行線上簽核公文承辦人可隨時掌握文在 何處，善盡跟催權責，運用分會節省時間。 3.紙本公文已宣導可配合電子流程送簽核， 重要公文請併送電子流程，避免公文遺失。

23 公文處理研習 公文處理常見問答-Q10 Q：收文人員認為該文不屬於權管業務範圍， 應如何處理。 A： 1.二小時內填寫公文改分建議表簽註意見陳 核後辦理改分﹔公文經二次改分仍有疑義 者，陳請主任秘書裁定。 2.步驟: (1）填送改分建議表並通知文書組 （2）線上退文，以辦理改分。

24 公文處理研習 公文處理常見問答-Q11 Q：線上簽核操作介紹。 A： 1.新增公文蓋章頁面: 線上簽核滑鼠右鍵新增頁面 2.會辦他單位 (選取分會可節省會辦時間) 線上簽核按此執行輸入會辦單位作業滑鼠左鍵點一下公文頁面輸入單位名稱確定送陳會單位選擇選取單位打勾新增確認單位之方框內不打勾確定

25 公文處理研習 公文處理常見問答-Q11 Q：線上簽核操作介紹。 A： 3.內會設定方式 線上簽核按此執行輸入會辦單位作業滑鼠左鍵點一下公文頁面輸入內會及姓名確定送陳會單位選擇單位選擇點(+)打開樹狀圖選取單位內的同仁新增確認在方框內打勾(會先內會完再陳核給主管)確定

26 公文處理研習 公文處理常見問答-Q11 Q：線上簽核操作介紹。 A： 4.後會設定方式(後會單位、補章個人) 長官決行後簽收公文線上簽核送陳會後會名單選取單位打勾新增確認確定 5.線上簽核單位內會單位承辦人之操作 全部類別公文清單簽收線上簽核蓋職名章會畢

27 公文處理研習 公文處理常見問答-Q11 Q：線上簽核操作介紹。 A： 6.他單位受會承辦人之操作。 全部類別公文清單簽收指定承辦簽收蓋職名章會辦陳核(繼續上陳給主管、或內會同單位其他承辦人)確認確定 7. 他單位受會主管之操作。 全部類別公文清單簽收線上簽核蓋職名章會畢(公文流程會出現會文決行)

28 公文處理研習 公文處理常見問答-Q12 Q：收發同號操作方式 A：紙本簽核操作 筆硯製作函稿、輸入收文號作為發文號匯出列印出函稿、蓋章後陳核主管奉核後核批登錄送發文(整理好資料含來文主文及附件、發文函稿及附件送交發文臺)

29 公文處理研習 公文處理常見問答-Q12 Q：收發同號操作方式 A：線上簽核操作步驟 筆硯製作函稿、輸入收文號作為發文號匯出進入線上簽核畫面按匯入DI檔選擇預先打好的函稿於函稿頁面上擬辦蓋章以下同使用線上簽核發文步驟

30 公文處理研習 公文處理常見問答-Q12 Q：收發同號操作方式 A：線上簽核操作步驟

31 公文處理研習 公文處理常見問答-Q13 Q：已辦畢之線上簽核公文忘記存檔。 A：自104/06/29起，公文處理整合系統/綜合查詢提供線上簽核電子檔查閱功能，查閱原則如下。 (一)承辦人:查閱現行職務所承辦之公文。 (二)單位主管:具單位主管權限授權者，可查閱單位內所有公文檔案。 (三)檔案室未完成點收或已有銷毀註記之電子檔案不開放查閱。

32 公文處理研習 公文處理常見問答-Q14 Q：紙本公文決行後如何登錄才正確? A：決行登錄應與紙本資料相符。
1.用小手選取職稱欄位人員，帶入資料 2.鍵入辦畢時間(核批人員簽註8碼) 3.選核判結果>代為決行 或 決行

33 新近修訂法規宣導-ODF文件格式 各機關系統間、政府與企業間之資料交換，應支援ODF文書格式（OpenDocument,PDF,HTML），副檔名為文件odt、試算表ods、投影片odp，不使用非公開之檔案格式如doc,xls,ppt，而應儲存為OpenDocument格式再進行公開。 如針對檔案儲存操作有任何疑問，請電洽計算機與網路中心工程師，分機8520或8518。

34 新近修訂法規宣導-ODF文件格式 Word文件： 另存新檔時選擇 OpenDocument文字 Excel>>OD試算表 PPT >> OD簡報 (如產生排版問題 可先轉 版)

35 新近修訂法規宣導-ODF文件格式 為配合政府公文電子交換可編輯之附件檔案格式至少須有ODF-CNS15251標準文件格式，請各位同仁於公文附件檔上傳前，以可編輯ODF檔案之軟體（Libre Office、Open Office）確認ODF檔案開啟、顯示正常、格式無誤再行上傳。 對外網站(係指不限定特定身分均可瀏覽的網站)提供之可編輯文件應支援ODF格式。

36 新進修訂法規宣導 各單位應妥善保管檔案 臺北市政府函轉國家發展委員會檔案管理局105年3月29日檔徵字第1050009062號函
為避免公務紀錄散逸情事，請依原則處理 1.落實辦畢案件原件歸檔。 2.非屬檔案法管理之文件，本於權責自行訂定管理規定，加強安全及保管事宜。 各辦公室及承辦人應注意事項： 1.機密公文專櫃上鎖保管，電子檔刪除儲存 2.機敏文件用紙不再提供回收使用

37 新近修訂法規宣導-取消挪抬格式 市府函轉行政院規定自即日起有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫。
臺北市政府文書處理實施要點第八點規範公文類別詳參下附條文， 本校常用之函、簽、便箋 、開會通知單、提案、紀錄、書證、契約書等均屬之。 敬請承辦人於擬稿時無需空格，並請各級核稿人員協助檢閱。

38 新近修訂法規宣導-取消挪抬格式 臺北市政府文書處理實施要點第八點： 公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五種類別。
其他公文：其他因辦理公務需要之文書。 書函、開會通知單、公務電話紀錄、簽、、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。

39 新近修訂法規宣導 臺北市各機關學校公文公開作業原則
一、臺北市各機關學校公文公開作業原則 二、本原則所稱公文，係指處理公務或與公務有關之各類紀錄資料及其附件。 三、本府各機關學校（以下簡稱各機關）管有之公文，以公開為原則，不公開為例外。 四、各機關辦理公文公開作業，應注意不得違反政府資訊公開法、政府採購法、個人資料保護法、檔案法或其他特別法令應予保密事項之規定。

40 新近修訂法規宣導 臺北市各機關學校公文公開作業原則
五、 公文公開形式如下： （一）完整公開：將公文原件內容（含核章及批示資訊）全部公開。 （二）部分公開：去除或遮掩部分公文內容、核章或批示資訊。 六、公文公開核定程序如下： 各機關業務會議紀錄及各層級任務編組會議紀錄：原則一經核定，即可對外公開；但各機關首長（召集人）可另行核定不予公開或部分公開。各機關其他公文：機關視業務推展需要，由公文決行層級之長官核定對外公開形式。

41 新近修訂法規宣導 公務使用Line規定 北市政府函知各機關學校使用LINE進行公務訊息溝通或檔案傳遞時，請依相關規定辦理。
1.臺北市政府員工使用電腦應注意事項 2.使用即時通訊軟體參考指引(安全設定) 3.臺北市政府Line群組組成及使用規範 4.臺北市政府各機關學校公文公開作業原則 5.臺北市政府使用LINE處理公務作業程序 6.LINE訊息紀錄

42 臺北市政府文書處理實施要點 文書處理一般規定(§ 6)
各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。但依文書性質、行文對象及時效，有適當控管程序者，不在此限。（如學位考試口試委員聘函、獎狀、各處室開會通知單等）。 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 各機關收發公文，應採用收發文同號方式。 文書製作應使用正體字，採用由左至右之橫行格式。（如：臺北市立大學，但機構特殊標準字不受此限，如台北富邦） 文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。（校內存查原則用抄本） 文書應記明年、月、日、時、分，文書中記載年份，一律以國曆為準。但外文或譯文，得以西元紀年。 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章；並記明時間 (得縮寫為 1018/1600)。以線上簽核處理者，應附加電子簽章。

43 臺北市政府文書處理實施要點 公文類別(§8)
臺北市政府文書處理實施要點 公文類別(§8) 公文類別：「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」等五種類別。 常用類別： 1、函：各機關處理公務，對外行文。 2 、公告：各機關向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 3 、其他公文： 3-1、開會通知單：召集會議時使用。 3-2、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確 說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄製作 二份，以一份送達受（發）話人，雙方附卷，以供查考。 3-3、簽：承辦人員就職掌事項對上級有所陳述、請示、請求、建議時使用。 3-4、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。

44 臺北市政府文書處理實施 常用公文格式 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割，均可因事、因案加以活用。

45 臺北市政府文書處理實施要點 常用公文格式

46 臺北市政府文書處理實施要點 常用公文格式-簽
撰擬要領 ： 1.「主旨」： 扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 2.「說明」： 對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 3.「擬辦」： 應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案；意見較多時分項條列。 4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

47 臺北市政府文書處理實施要點 公文製作原則(附錄8)
臺北市政府文書處理實施要點 公文製作原則(附錄8)

48 臺北市政府文書處理實施要點 撰稿原則(§ 11)
臺北市政府文書處理實施要點 撰稿原則(§ 11) 1、一案須辦數文時，依下列原則辦稿： 1-1、內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對 某機關。 1-2、內容小同大異者，應分稿撰擬，如以電子方式處理者，可用數稿。 (使用一文多稿號) 2、「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並應注意下列事項： 2-1、定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。 2-2、承轉公文，應摘述來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件。 2-3、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主 旨」，不必在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，應列 入「辦法」段內。 2-4、「說明」、「辦法」須分項條列清楚，每項表達一意。 2-5、文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。 2-6、須以副本分行者，應在「副本」項下列舉；如要求有所作為時，則應 在「說明」段內列明。 2-7、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時， 應於文內分別敘述附件名稱及份數或另於副本機關名稱後括弧註記。

49 臺北市政府文書處理實施要點 公文用語(§ 12)
臺北市政府文書處理實施要點 公文用語(§ 12) 公文用語(詳請參考公文製作參考手冊)規定如下： 1、期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 2、准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。 3、直接稱謂用語： 3-1、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 （本校對於臺北市政府教育局、教育部行文時使用） 3-2、無隸屬關係之機關：對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 3-3、對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」； 自稱「本」。 3-4、機關 (或首長) 對屬員稱「臺端」。 3-5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」；對團體稱「貴」， 3-6、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 4、間接稱謂用語： 4-1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職 員稱「職稱」。 4-2、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

50 臺北市政府文書處理實施要點 收辦文注意事項(§ 25)
臺北市政府文書處理實施要點 收辦文注意事項(§ 25) 定時簽收：承辦人員宜每日上、下午至少各作一次電子簽收，如收到紙本分辦文件，應於分文簽收清單(送文簿)上簽收，簽收時間應註記月日時分；清單應於三小時內退還單位收發，在下班前一小時內收到者，得於翌日上班三小時內退還。 公文改分：承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，須改分另一承辦人員或單位時，應註明改分理由，經單位主管裁定，退回單位收發或總收文改分。 展期申請：承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿次日前申請展期。 來文補正：承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏，得以電話洽來文機關請補正，或註明原因後逕行退還補正，不另行文。 併案原則： 1.各件公文案情相同者。（如教育部函頒事項再經教育局函轉） 2.同一案情之正副本。（如同時發文給該機關及該機關的某單位） 3.對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。 彙案原則： 需彙整始能辦理之往復與轉行文件，應彙案辦理，彙存或彙辦之案件，承辦人員應於首件來文之文末左下適當空白處，簽明必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續收之同案文件，即逕由承辦人員註明彙存或彙辦，不必逐件擬辦陳核（判）。

51 臺北市政府文書處理實施要點 擬辦文書注意事項(§ 26)
臺北市政府文書處理實施要點 擬辦文書注意事項(§ 26) 承辦人員對機關首長或單位主管交辦之案件，或依職責範圍內之事件，認為須以文書宣達意見或查詢時得自行擬辦。 承辦人員擬辦文書時，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核。無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理。 承辦人員處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續，而非短時間所能完成時，宜先將緣由向來文單位說明。 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。必要時並應摘要附送主管，作為核決之參考。 承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 承辦人員對毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 承辦人員對於來文之附件，有抽取應用之必要者，應於來文擬辦時書明「附件抽存」字樣，除書籍等另由指定單位保管外，應於用畢後或離職時歸檔。（來文歸檔無附件時承辦人必須寫明抽存） 各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。　　

52 臺北市政府文書處理實施要點 線上簽核處理原則(§ 27)
臺北市政府文書處理實施要點 線上簽核處理原則(§ 27) 機關公文以線上簽核處理之原則如下： 1、機關內公文屬非密等且保存年限30年以下適合線上 簽核者，應以線上簽核行之。 2、公文以線上簽核處理者，應採用電子認證之安全管 控措施並符合電子簽章法之規定；其電子憑證之核 發與管理依「行政院及所屬各機關公務人員電子識 別證管理作業要點」辦理。 3、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性。 （請假時要於公文系統中設定代理人）

53 決定一件來文是否要採線上簽核程序>>>
本案為電子來文 非密等 公文 本案歸檔保存年限為30年以下 本案性質是否適合長官於線上陳核

54 臺北市政府文書處理實施要點 線上簽核擬辦注意事項(§28)
臺北市政府文書處理實施要點 線上簽核擬辦注意事項(§28) 公文以線上簽核擬辦應注意事項如下： 1、承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯 案件引用原則如下： 1-1、前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔為後案引用。 1-2、前後二案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。 1-3、前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、簽核流 程及簽核意見。 2、承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行 簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙 整。 3、簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承辦人員重新 辦理。 4、各簽核點人員、校發人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證進行 簽章，以明責任，總收文單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。 5、線上簽核公文列印時，應採雙面列印，並註記「與電子檔相符」。

55 臺北市政府文書處理實施要點 承辦人注意事項-辦稿注意事項(§29)
臺北市政府文書處理實施要點 承辦人注意事項-辦稿注意事項(§29) 承辦人員辦稿時，應於稿面填列下列各項： 1.「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 2.「速別」：係指希望受文機關辦理之速別，應確實考量案件性質，填「最速件」或「速件」或「普通件」。 3.「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，如非機密件，則不必填列。 4.「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣。（數量以阿拉伯數字寫） 5.「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」之方式處理。（承辦單位自行留存及供其他單位參考者均以抄件為宜） 6.「承辦人員」：由承辦人員於稿面承辦單位處適當位置蓋章，並註明辦稿之月日時分。 7.「收文文號」：將收文號填列於發文字號項下，如數件併辦者，則只將首件之收文號填入。 8.「分類號」及「保存年限」：於稿面右上方檔號及保存年限處列明。 9. 機關地址、聯絡方式之註記：為民服務之機關應予填列。 10.下列特殊處理事項，如指定寄遞方法或投遞人。 （公文核校用印後欲自行領取親送者，請於簽辦處寫明”公文及附件自送”）

56 臺北市政府文書處理實施要點 附件處理注意事項(§30)
臺北市政府文書處理實施要點 附件處理注意事項(§30) 附件處理應注意事項如下： 1、附件應檢點清楚，隨稿附送。 2、附件有二種以上時，應分別標以附件一、附件二...... 3、除屬參酌性質之附卷外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。 4、如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨文發出，抄本或影本存卷」。（如製表核章送出時，請多製一份正本存檔） 5、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時應書「附電子檔」、「抄送」或「檢送××影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。 6、附件宜儘量用電子文件。 7、附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 8、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文先發，附件另送」，並於補送附件時註明發文字號。 9、行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但依法令規定或經權責長官核准者，不在此限。

57 臺北市政府文書處理實施要點 撰稿注意事項(§32)
臺北市政府文書處理實施要點 撰稿注意事項(§32) 承辦人員撰稿應注意事項如下： 1、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須引用全 文，宜以抄件或影印附送。 2、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁複或文字較長者，宜摘提 要點，以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以 色筆註記，須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號字外， 並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利核閱。 3、各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要者，應 以括弧加註原文，以資對照。 4、文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不 得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 5、擬稿應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 6、文稿之數字書寫參考本府橫書公文數字書寫規定。 7、引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「本」 「該」等。

58 臺北市政府文書處理實施要點 撰稿注意事項(§32)
臺北市政府文書處理實施要點 撰稿注意事項(§32) 承辦人員撰稿應注意事項如下：承上頁 8、法規之制(訂)定、修正，於公(發)布或轉發時，應於法規名稱 之下註明公(發)布、核定或修正日期及文號。 9、簽應載明年月日時分、簽辦單位、聯絡電話。 10、擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘 入，俾便查考。 11、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 12、辦稿應用規定格式，並須保持稿面完整，不宜以剪貼方式代 替。 13、文稿內有多個機關名稱須同時出現時，應按照機關順序，由左而 右依序排列。 14、文稿如有添註塗改，須於添改處蓋職名章；公文以線上簽核處理 者，得免蓋職名章。 15、文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋(列印)騎縫章 或職名章，同時於每頁之下方加註頁碼。

59 臺北市政府文書處理實施要點 存查發文注意事項(§33、40、41、43)
臺北市政府文書處理實施要點 存查發文注意事項(§33、40、41、43) 承辦人員對核定、判行之文書處理應注意事項如下： 1、下列文件，得逕行簽擬存查：（應辦案件不可先存查後創號另辦） 1-1、無轉行或答覆必要之文件。 1-2、下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 1-3、本機關蒐集或受贈與之參考資料。 1-4、屬通知參考性之副本。 2、 承辦人員應依判行內容完成文件修改後送單位收發或總發文簽收。 3、線上簽核公文核定存查後，承辦人員應作結案後送歸檔登錄；判發時則依 行文單位是否兼有電子交換及非電子交換，將電子公文或紙本公文循發文 程序辦理。 4、機關首長批示，如有不同意見或指示事項，可依陳核（判）反順序依次複 閱，或列印批示之內容，提供複閱。 5、列印公文內容儘可能避免獨字成列，獨列成頁。（可調整行距） 6、承辦人員逕以電子郵件或上網填報方式回復之免備文，由承辦人員或指定 之專責人員自行校對後，原稿仍送發文單位，以發文結案。（需附回報資料或證明）

60 臺北市政府文書處理實施要點 封發遞送注意事項(§45、46)
臺北市政府文書處理實施要點 封發遞送注意事項(§45、46) 封發應注意事項如下： 1、發文附件應由總發文人員隨文封發；如為現金、票據、有價證券或貴 重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋承辦 人員職名章隨同公文送交總發文人員辦理封發。 2、凡體積較大、數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註記附件 另寄，並應在附件封面書明某字號之附件同時付郵。 3、公文封發後，如業務需要由承辦人員自送時，應由該承辦人員簽章， 並自行送達受文者。

61 臺北市政府文書處理實施要點 歸檔注意事項(§47)
臺北市政府文書處理實施要點 歸檔注意事項(§47) 歸檔應注意事項如下： 1、各機關公文發出後，發文人員應將原簽、稿及附件整理，逕送本 機關檔案室檔管人員點收，集中歸檔。 2、公文以線上簽核產生之電子檔，點收時，檔案管理人員應確認檔案 內容並加附機關憑證製成之電子簽章；如經檔案管理人員發現文件 毀損無法開啟時，宜通知公文處理整合系統管理者，並由承辦人員 列印線上簽核文稿，依原線上陳核時間簽章後，以紙本歸檔。 3、承辦人員辦理公文歸檔時，有下列情形者，應註記併前案文號歸檔： 3-1、開會通知單及其會議紀錄。 3-2、後續辦理案件。 3-3、其他案情相同之案件。

62 臺北市政府文書處理實施要點 公文減量原則(§48)
臺北市政府文書處理實施要點 公文減量原則(§48) 減少文書數量應注意事項如下： 1 、通報周知性質之公文，得利用電子公布欄代替行文。 2 、機關之內部各單位，洽辦公務時，應以便箋、原文影印分送會簽，或以電 子方式處理。對外行文者，應以機關名義行之。 3 、機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，或以公務訊息郵件之告 知。其採公務訊息郵件之方式者，須確認相關收受人員必能獲知該項訊息。 4 、接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，不必行文答 復。 5 、內容簡單毋須行文者，或召集會議，得用電話、電子郵件通知接洽。 6 、凡要求填送各種表報資料時，應以電子方式為之。 7 、回覆民眾投寄之電子郵件，應於奉核後，逕以電子郵件回覆。 8 、行文之對象，應以與案情有關者為限。承辦單位(人員)對於來文機關經常 發送不必要之公文或附件者，得予退回，並建議其改正。 9 、各機關文書處理相關作業時，以不列印為原則，其需列印者，除依規定須 以單面列印外應採雙面列印。

63 臺北市政府文書處理實施要點 用印原則(§54)
1、附件以不蓋用印信為原則，其有規定須蓋用印信者，從其規定，由承辦人員持往辦理，或於應用印之附件上黏貼明顯見出標籤提示之，其未標示者，視為不必用印。 2、不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，陳奉核定後，始予蓋用印信。

64 臺北市政府文書處理實施要點 文書保密原則(§75)
一般公務機密文書之簽辦應注意事項如下： 1、擬辦一般公務機密文書，於陳核（判）或會辦過程，由承辦人員或各級主管指定人員親自持送，必要時得以「機密檔案（□陳核□歸檔）專用封套」封裝方式辦理；如須與機關內有關單位會辦時，其會辦程序及內容應作成書面紀錄附卷。 2、各級主管於核判一般公務機密文書時，對所核列之機密等級、保密期限及解除機密條件是否適當，應一併核定之。 3、封套上案由、機密等級、保密期限或解除機密條件等必要欄位應填寫完整，但不得顯示足資辨識檢舉人身分等應予以保密之內容。 4、保密期限或解除機密條件之標示，應以下列方式括弧標示於」機密等級之右。

65 臺北市政府文書處理實施要點 公務機密處理原則(§87)
臺北市政府文書處理實施要點 公務機密處理原則(§87) 處理一般公務機密應注意下列事項： 1、文書處理時，不得隨意散置以防止他人窺視，放置時應背面向上或放於公文夾內。 2、下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並加鎖，如有攜離辦公處所之必要者，須經單位主管以上人員同意。 3、私人談話資料、日記、通信、擬文、著作或電磁紀錄等，其內容不得涉及依法規或契約應保密事項。 4、文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，亦不得交予與本案有利害關係之當事人。 5、職務上不應知悉或持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務而持有無需歸檔之機密文書，應保存於辦公處所，並隨時檢查。無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者，應銷毀之。 6、發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告，其不聽勸告或已發生洩密情事者，應立即向長官報告。 7、承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或有洩漏、遺失之虞者，應即報告所屬主管查明處理。

66 臺北市政府文書處理實施要點 公文處理時限原則(§89)
各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定： 一般公文： １、最速件：一個工作日。 （但緊急公文須依個案需要之時限內完成） ２、速件：三個工作日。　 ３、普通件：六個工作日。 3-1、開會、會勘等各項紀錄，承辦單位應於開會、會勘之次日創號，六個工作日內發送有關單位。 3-2、感謝致意函、活動邀請、經費贊助、立序賀詞、墨寶索取及贈書等。 3-3、副本收受機關，如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，其處理時限一律以普通件（六個工作日）辦理。 4、其他延長及專案案件處理時效請參閱實施要點第89點。

67 臺北市政府文書處理實施要點 公文查催注意事項(§96、附件41)
臺北市政府文書處理實施要點 公文查催注意事項(§96、附件41) 承辦人員時效管制原則： 1、應把握簽辦期限，力求在可使用時間內辦出。 2、對經辦案件自簽辦之日起至發文之日止應負各流程查催之責， 如查催發生困難情事，應以書面向單位主管或研考單位反映處 理。 3、請其他機關限期提供資料或意見者，承辦人員應負催辦責任（電話聯繫紀錄或行文催辦等）。 4、公文處理經數次往復簽擬者，各項紀錄均應保持完整附卷歸檔， 以備查考。 5、附件41「公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表」。

68 附件41「公文處理各階段時限暨 逾限積壓懲處標準表」

69 附件41「公文處理各階段時限暨 逾限積壓懲處標準表」

70 附件42「公文處理重大疏失 各級人員懲處標準表」

71 附件42「公文處理重大疏失 各級人員懲處標準表」

72 希望您能夠愉快的製作公文與使用系統 如有任何疑難請與我們聯繫 博愛校區： 分機1311、1312 天母校區： 分機7631、7632