日期:2014/9/29(一) 時間:9:30~11:30 地點:行政大樓5007室

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1 日期:2014/9/29(一) 時間:9:30~11:30 地點:行政大樓5007室
支出憑證與採購程序報支作業講習會 主辦:傅素瑛、黃瓊玲、黃清泓 主講人:黃清泓 日期:2014/9/29(一) 時間:9:30~11:30 地點:行政大樓5007室

2 講習內容係依當下法規資料整理執 行經費結報時，仍須依據最新法令 規章辦理。
國立中山大學主計室

3 綱要 經費結報一般應注意事項 教育部及所屬機關學校辦理各類會議 相關管理措施及改進方案 摘錄教育部、審計部查核各機關學校 缺失案例
國立中山大學主計室

4 經費結報注意事項 -支出憑證部分 各機關員工向機關申請支付款項，應本誠信 原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性 負責，如有不實應負相關責任。 各單位執行分配預算，請在分配額度內審慎 規劃執行，不得超支。 學校預算分配給各單位之經費，經常門與資 本門預算不得流用。 國立中山大學主計室

5 經費結報注意事項 統一發票（或收據）之買受人須為「國立中 山大學」。 統一發票（或收據）應載明 1.買受人(國立中山大學) 2.購買日期
3.購買品名、數量、單價、總價 4.加蓋商號之發票章（或收據章） 國立中山大學主計室

6 經費結報注意事項 二聯式或三聯式發票要蓋「統一發票專用 章」，並以收執聯結報。
發票、收據之品名欄若以外文書寫者，請擇 要譯註中文，另有關單據有外文部分亦請擇 要譯註中文。 國立中山大學主計室

7 經費結報注意事項-發票範例 NOTE 請務必以收執聯結報 國立中山大學主計室

8 經費結報注意事項-發票範例(x) 統一發票使用辦法§5 國立中山大學主計室

9 經費結報注意事項 收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列 日期、貨品代號、數量、金額者，應由經 手人加註貨品名稱並簽名。（購置文具用 品一批、電腦周邊設備一批，請務必詳細 註明清單明細） NOTE 若發票未註明品名而有其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。另有採購貨品明細清單者請將清單一併黏貼結報。 國立中山大學主計室

10 經費結報注意事項 收銀機或計算機器開具之統一發票請 要求輸入本校統編： ；若未 輸入統編，應請營業人加註買受機關 名稱或統一編號後，加蓋統一發票專 用章。 國立中山大學主計室

11 經費結報注意事項-發票範例 NOTE NOTE NOTE 學校統編:76211194 若沒有品名應加註明細並由經手人簽章
結報金額少於發票或收據金額時， 請於粘存單之金額欄註明「實 付金額…元」並由經辦人簽名。 國立中山大學主計室

12 經費結報注意事項 普通收據所加蓋之店章應記明受領人名稱、 地址、營利事業統一編號。
營利事業統一編號從缺者，應請廠商於收據 上貼足印花（收據金額之千分之四）。 國立中山大學主計室

13 經費結報注意事項-收據範例 NOTE 請務必加蓋廠商免用發票專用章 國立中山大學主計室

14 經費結報注意事項 取具普通收據時，應注意運用財政部稅務入口網之營業（稅籍）登記資料公示查詢系統，俾單據合法核銷。(依據教育部 臺會(四)字第 號函辦理) 財政部稅務入口網(網址： 國立中山大學主計室

15 經費結報注意事項 紙本電子發票 倘顯無法長時間保存者，請於發票或申請動 支經費文件等註記發票字軌號碼，俾利模糊 時查考之用。(可至財政部電子發票整合服務平台查詢) 審計部查核各機關學校缺失案例 部分廠商開立收據與經辦人填寫憑證說明用 途欄之筆跡相似。 (不同廠商開立之收據，筆跡相似) 國立中山大學主計室

16 經費結報注意事項 除以零用金方式結報外，則每張支出粘存單 僅能黏貼同一家廠商。集中採購項目若非為 同一廠商，請分別動支與結報。
金額一萬元以下之墊付案請使用零用金方式 結報。 發票或收據遺失或供其他用途者︰ 1.應檢附與原本相符之影本 2.承辦人必須於影本發票註明無法提出原 本之原因並加註「無重複列報情事」及 簽名。 國立中山大學主計室

17 經費結報注意事項 採購金額逾一萬元之案件，依規定程序填寫『 動支經費申請單』，並檢附一張以上估價單。 （估價單應請廠商填寫本校全銜、估價日期及 詳細規格）經核准後方得辦理採購。 動支經費申請單、估價單、驗收記錄、發票等 有關之品名、規格、數量應一致。 NOTE 除緊急、特殊案件外，不得於採購後補辦經費動支程序。 國立中山大學主計室

18 經費結報注意事項 NOTE 超過十萬元：由總務 處依照採購法規定程 序辦理採購 各項採購案件，凡 能一次辦理者，不得 化整為零分批辦理。
詳細採購程序及應 行注意事項，總務處 另案辦理講習。 十萬元 十萬元以下：授權由各單位自行辦理 逾一萬元：依規定程序填寫『動支經費申請單』，並檢附一張以上估價單。(相關規定請詳本校「國立中山大學國內外採購作業規範」) 一萬元 18 國立中山大學主計室

19 經費結報注意事項 支出憑證粘存單之「經手人」與「驗收人」 不可為同一人。(政府採購法§71Ⅱ)
一萬元以下之小額採購憑證粘存單，請註明 付款方式，例如︰逕付廠商、○○人已墊付 、已預借費用等，以利付款。 國立中山大學主計室

20 經費結報注意事項 申購「設備費」之動支經費申請單，應事先 加會保管組作財產分類，結報時請附財產增 加單。 購買「冷氣機」應另先加會營繕組。
具有典藏價值之圖書屬財產(不限金額大小) ，請填寫財產增加單送請圖書館及保管組登 錄財產。 國立中山大學主計室

21 不可為同一人 1.十萬元以下於完成動支程序後，授權各單位自行辦理採購與結報。
2.超過十萬元，於動支完成後由總務處依照採購法規定程序辦理採購。 不可為同一人 購置設備或具典藏價值之圖書請附「財產增加單」 請先加會 保管組 1.欲使用其他單位經費。 2.購置圖書先加會圖書館財產登錄。 1.逾一萬元 應先動支。 2.檢附估價單正本。 國立中山大學主計室

22 國立中山大學主計室

23 經費結報注意事項 一筆採購案須分多期付款者，結報時應加附分 期付款表，並於第一次付款時檢附動支單正本 及合約正本(訂有合約者)，以後各期則檢附影 本。 集中採購之付款案應檢附: 1.訂單 2.驗收記錄 3.分期支付明細(若為分期付款者) 主驗人員務必登入且不可為支出黏存單上的經 辦人員。(政府採購法§71Ⅱ) 國立中山大學主計室

24 A B C D E NOTE A:動支經費總額(跨年度須逐年加總) B+C=D A-D=E 國立中山大學主計室

25 電子支付-訂單 國立中山大學主計室

26 電子支付-驗收紀錄 NOTE 主驗人和黏存單上之經辦人不可為同一人 國立中山大學主計室

27 電子支付-分期支付明細 國立中山大學主計室

28 經費結報注意事項 刻印費請在收據上面加蓋樣章。
郵票費請以郵局所開立之購買票品證明單報 支(不可以執據結報，購票證明單應輸入學 校統編或抬頭)。 郵資及影印費金額過大者，請說明郵寄、影 印的物件、內容。 國立中山大學主計室

29 國立中山大學主計室

30 事先預付經費 單張發票或收據逾一萬元者(非零用金)，必 須逕付廠商，不得代墊。
財物採購金額逾一萬元者依規定應逕付廠 商，若確有必要先行墊付，不分國內、外 採購案件，均需依校內行政程序簽准後， 才可將款項改付墊款人。(國立中山大學代墊款歸墊陳核表) 經費核銷後付款流程：使用單位於主計室網路請購系統查詢所報銷款項若已顯示傳票號碼時，即表示主計室已開立傳票送出納組辦理後續付款作業，相關付款問題；如匯入受款人帳戶日期…等，請逕洽出納組辦理。 國立中山大學主計室

31 預借經費注意事項 本室已於98年9月奉准修正，預借經費應先 至本室請購系統填寫「預借經費陳核表」， 並附上相關資料，循行政程序核准後辦理， 無須另外再填寫預借收據。 逾一萬元以上之採購案，應依規定由學校出 納組開立支票或電匯方式直接逕付廠商，不 得預借。 國立中山大學主計室

32 應填列: 1.計畫代碼 2.部門計畫名 稱 請詳細註明預借用途 國立中山大學主計室

33 支出證明單之用法 不能取得單據之購買案，得填寫「支出 證明單」，經核准後據以結報。
支出證明單請填妥單價、數量、金額、 敘明不能取得單據之原因，由經手人蓋 章證明。 國立中山大學主計室

34 支出分攤表之用法 一次採購案，要由兩個以上經費分攤支應時，應 並於「動支經費申請單」分別註明計畫代碼及動 支金額，一併送核。
結報時應加附「支出分攤表」，全案一併送核。 為節約用紙並提高效率，其支出憑證不能分割者 ，除印領清冊及憑證需繳回補助或委託單位者維 持現行方式外，其餘只需檢附「支出分攤表」及 「支出憑證粘存單」 。 國立中山大學主計室

35 <單據正本應檢附於分攤金額最大之結報案> <單據正本應檢附於分攤金額最大之結報案>
支出分攤表之用法 現行方式 假設有A、B 兩項經費共同分攤一筆支出 A經費(較大)︰全案結報單據(正本)+支出分攤表正本 B經費(較小)︰全案結報單據(影本)+支出分攤表正本 <單據正本應檢附於分攤金額最大之結報案> 改善方式 假設有A、B 兩項經費共同分攤一筆支出 A經費(較大)︰全案結報單據(正本)+支出分攤表正本 B經費(較小)︰支出憑證粘存單(影本)+支出分攤表正本 <單據正本應檢附於分攤金額最大之結報案> 項目 憑證需繳回補助或委託單位 憑證不需繳回補助或委託單位 支出憑證粘存單 維持現行方式 參酌上述改善方式 印領清冊 國立中山大學主計室

36 計畫別 請主管核章 國立中山大學主計室

37 改正書寫錯誤應注意事項 粘存單、印領清冊之金額或相關資料塗改時 ，請經辦人在改正處簽名證明。
支出憑證(例如:收據)之總數書寫錯誤，應 由原出具者劃線註銷更正，並於更正處簽名 證明。 統一發票書寫錯誤者，應依統一發票使用辦 法規定另行開立，不得於統一發票上塗改。 NOTE 更改、補正或加註資料，勿用鉛筆填寫。 國立中山大學主計室

38 國外出具之支出憑證 國外出具之支出憑證如有不能完全符合本要 點規定者，得依其慣例提出相關憑證，由申 請人或經手人加註說明，並簽名。
向國外採購，於網路完成交易，若無法取得 前項國外出具之支出憑證，而獲有記載事項 足資證明支付事實之電子憑證者，可由經手 人列印該電子憑證並簽名，作為報支之憑證 。 國立中山大學主計室

39 報支餐費注意事項 各機關之會議以不供應餐點為原則，惟如會議時 間較長影響用餐時間或邀請外部專家學者、外賓 與會，或性質較特殊者，則可由各機關視實際需 要於預算額度內提供點心、水果或餐盒(請於支出 憑證黏存單上註明原因)。 (依據行政院人事政局98 年2月27日院授人考字第 號函釋) 報支餐費、便當，需附用餐人員名單(註明校內、 校外人士或演講者)，並請務必於用途欄註明用餐 日期、事由及人數。 1 2 3 國立中山大學主計室

40 會計科目介紹 會計科目共7碼(前4+後3) 1000 資產 2000 負債 3000 淨值 4000 收入 5000 成本與費用
四級科目(前4碼) 1000 資產 2000 負債 3000 淨值 4000 收入 5000 成本與費用 國立中山大學主計室

41 會計科目介紹 四級(前4碼) 七級(後3碼) 資產 (1000)
按不同財產類別分類(預付費用、機械設備、交通及運輸設備、什項設備、電腦軟體等) 按不同經費來源區分 (學校經費、科技部及建教合作等) 1154預付費用 1341機械及設備 (ex 交通及運輸設備-建教合作計畫經費) 1351交通及運輸設備(ex C機械及設備-邁向頂尖大學) 1361什項設備 (ex 雜項設備-校務行政.教學研究等所需設備) 1512電腦軟體 (ex 電腦軟體-學校經費) 國立中山大學主計室

42 會計科目介紹 四級(前4碼) 七級(後3碼) 成本與費用(5000)
按不同部門或計畫性質分類(教學及訓輔成本、管理與總務成本、推廣教育計畫等) 按不同用途區分(電話費、食品費等) 5131教學及訓輔成本(T)邁向頂尖經費(C)教育部補助(R)受贈款(KP) 51A1管理與總務成本(T) 5132科技部(B)建教合作計畫(A) 5133推廣教育計畫(D) 522Y其他作業外(KM、KP)受贈款(KP) 51DY雜項費用(V) 國立中山大學主計室

43 會計科目介紹 七級(後3碼) 成本與費用(5000) 按不同用途區分(電話費、食品費等) 200服務費用(ex.影印費241、郵資221)
700會費、捐助、補助、分攤與交流活動(ex.工讀費72C) 經費代碼之查詢可至主計室網頁→網路請購→請購資訊→4.會計科目與報帳預算代碼對照表→a.b.c.d.項下查詢。 國立中山大學主計室

44 教育部及所屬機關學校辦理各類會議相關管理措施及改進方案§3、4
辦理一般性會議、講習、訓練及研討（習） 會，應利用本部各單位內部自有之場地，不 得於外部場地辦理。 大型會議、講習、訓練及研討（習）會，如 確有於外部場地辦理之必要時，有關場地選 擇之優先順序請確實遵照教育部規定並事先 專案簽准後辦理。 國立中山大學主計室

45 教育部及所屬機關學校辦理各類會議相關管理措施及改進方案§4
確有於外部場地辦理之必要時，有關場地選擇 之優先順序，規定如下： 1、教育部所屬機關學校場地。 2、洽借所在地或鄰近地區機關之場地。 3、教育部所屬機關學校委外經營之場地。 4、其他得提供非假日期間膳宿折扣之大型 場地，並應於簽呈內敘明確實無法覓得前三款 適合之地點或場所情形。 國立中山大學主計室

46 教育部及所屬機關學校辦理各類會議相關管理措施及改進方案§5.2.1-2
各單位辦理一般性會議、講習、訓練及研討 (習)會，經費編列規定如下： 報支上限 參加對象 每日膳費 (新台幣) 每日住宿費 校內薦任級以下人員 250 1400 校內簡任級人員 275 1600 校外人員 500 國立中山大學主計室

47 教育部及所屬機關學校辦理各類會議相關管理措施及改進方案§5.2.3
辦理國際性會議、研討會（不包括講習、訓 練及研習），每人每日膳費為1,100元；每 日住宿費為2,000元。但外賓每日住宿費為 4,000元。本部各單位如於膳宿費以外，再 支給外賓其他酬勞者，其支付費用總額不得 超出行政院所定各機關聘請國外顧問、專家 及學者來台工作期間支付費用最高標準表規 定。(所有支給費用總額不得超過生活費標 準) 國立中山大學主計室

48 教育部及所屬機關學校辦理各類會議相關管理措施及改進方案
不得編列聘請樂團演唱或表演之經費。 不得編列紀念品、禮品或宣導品之經費。但必 要頒發之獎品及依國際禮儀致贈外賓之禮品， 不在此限。 參加各類會議、講習、訓練及研討（習）會之 人員，不得攜眷參加。 辦理時，請依照教育部及所屬機關學校辦理各 類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及 改進方案 修正 辦理。 國立中山大學主計室

49 摘錄教育部查核本校95年至99年度邁頂計畫執行情形建議改進事項
依「內部審核處理準則」第21條第11款規定略以，有關各種支付款項，零用金以外之支付方式，以直接匯入受款人之金融機構、儲匯機構存款帳戶為原則。嗣後國內出差旅費直接匯入各該出差人之金融機構、儲匯機構存款帳戶，無法直接匯入者，須事先依校內程序簽准後，才可將款項改付墊款人。 財物採購金額達一萬元者，不分國內、外採購案 件，均需依校內行政程序簽准後，才可將款項改 付墊款人。 國立中山大學主計室

50 教育部聲復審計部95、96、97年審核通知事項(1/2)
聘請國外人士來台工作，支付費用核有重複情形：依本計畫經費使用原則補充說明六、邀請國外人士支給標準：(二)如依照行政院「各機關聘請國外顧問、專家及學者來台工作期間支付費用最高標準表」核支，其報酬已含酬金及生活費(如住宿費等)，故不得另外重複支付演講費、諮詢費、審查費、顧問費、生活費等費用…。 宿舍維護費屬學校管理費支應項目，該類經費列 支，未符合收入支出配合原則及本計畫經費支出 原則。 國立中山大學主計室

51 教育部聲復審計部95、96、97年審核通知事項(2/2)
辦理開幕、座談會等各類會議，列支開幕盆景、致贈禮品或宣導品等經費，核與規定不符：依教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討（習）會相關管理措施及改進方案十一及七略以:接受本部各單位委辦或補助之機關、學校及民間機構等，於本部各單位所撥給相關費用之編列與執行，應比照本方案規定審核及辦理;各項會議、講習、訓練及研討(習)會相關課程與活動不得編列紀念品、禮品或宣導品之經費。 未依經費支出性質適當歸類，誤歸為經常門之資 本支出應予轉正。 國立中山大學主計室

52 摘錄教育部查核本校99年度截至8月底止預算執行情形建議改進事項
經費結報之收據、發票、其他憑證，應依「支出憑證處理要點」之規定，載明數量、單價及總價。 報支工讀費應檢附工讀記錄表，列明工讀 起迄時間及時數，並由工讀學生簽名。 國立中山大學主計室

53 摘錄審計部查核各機關學校缺失案例 1/4 於年度預算一般業務費項下列支輓聯、喜幛 及盆花等支出，核與行政院主計處訂定之用 途別預算科目分類定義及計列標準表定義之 科目用途不符，應改以首長特別費（公共關 係費）支應。 機關員工有以「真刷卡、假消費」方式申請 休假補助費，被檢察機關查獲，追究責任。 國立中山大學主計室

54 摘錄審計部查核各機關學校缺失案例 2/4 支付屬於私人門號之行動電話費，核與95年 7月31日行政院所訂「行政院及所屬各機關 補助員工住宅家用及行動電話通話費處理原 則」第3點之規定不符。 印製月曆及記事本等未事先編列預算，而由 年度預算相關科目業務費支應，有違行政院 77年12月22日臺77人政參字第47472號函修 正之「行政機關貫徹十項革新要求實施要點 」規定。 國立中山大學主計室

55 摘錄審計部查核各機關學校缺失案例 3/4 機關現有禮堂可容納會議參加人數，未利用 內部場地而前往外地風景區辦理，增加交通 、食宿、場地租金等費用。 開會時間占會議全部行程比重甚低。 辦理研討會之工作人員比例過高。 檢附國外出具之支出憑證未加註說明並簽名 。 國立中山大學主計室

56 摘錄審計部查核各機關學校缺失案例 4/4 於業務費項下列支屬公共關係費性質之因公 餽贈、招待、致贈用獎柱獎牌、餽贈員工禮 品、紀念品、禮金、傷病慰問金等。 以原始憑證影本核銷。 發票、收據之購買日期、買受人及品名欄均 空白未記載。 報支公關費、領帶、絲巾及制服等非補助範 圍之項目。 國立中山大學主計室

57 主計室網頁簡介 行政公告:相關法令規章之更新、公告。 相關法規:主計法規之彙編、參考法令規章及 法規相關網站之連結
行政組織:主計室各組業務職掌範圍 弊端案例:查核相關弊案或疏失案例之資料 表單下載:業務相關表單下載 業務Q&A:有關經費核銷、網路請購、國內外旅 費、國科會計畫等…常見問題之答覆。 預算經費/計畫帳務:登入線上請購及結報 國立中山大學主計室

58 簡報結束，謝謝聆聽 國立中山大學主計室