定海区渔农村集体资产 股份合作制改革工作 档案管理培训班

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1 定海区渔农村集体资产 股份合作制改革工作 档案管理培训班
定海区档案局 王 琼

2 档案门类： 一、文书档案； 二、会计档案；（凭证、报表、帐册） 三、科技档案；（基建档案、设备档案）
四、特种载体档案；（照片、实物、电子等）

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4 立档单位：经济合作社 在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质或其他文件材料。 区分文件材料的不同价值，文书档案的保管期限为永久和定期两种，定期一般分为 30年， 10年。 归档文件以“件”为整理单位

5 （一）、收集 档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

6 围绕本次股改的特色，突出立档单位的主体地位，体现“以我为主”的思想，涵盖本次股改工作的所有范围，尤其要将各类反映本合作社股改的主要职能活动、与群众切身利益相关的文件材料纳入归档范围。

7 各类会议记录及决议： 动员大会、社员大会、村民委员会会议、社区领导班子会议、股东代表大会等 成套会议文件，包括通知、议程、会议记录、领导人讲话、代表发言材料、交流材料、 参加人员名册（会议签到单）

8 以户为单位编制的人口调查登记表、资产评估、清产核资报表、社员名册（股东清册）等
有关实施细则、意见、股改方案、请示、报告、批复和其他文件资料； 群众来信来访接待记录和处理意见； 改革机构和领导小组名单；

9 资产处置情况； 相关调查资料和报告； 会议、活动及开展相关工作多媒体资料以及与改革有关的其它资料等。

10 １.关于开展**村**经济合作社集体资产股份合作制改革的决议
２.关于要求开展**村**经济合作社集体资产股份制改革的请示 3.镇（街道）关于同意**村**经济合作社开展集体资产股份合作制改革的批复

11 4. 开展**村**经济合作社集体资产股份合作制改革的公告
5.**村**经济合作社集体资产股份合作制改革的工作方案日程安排 6.致广大社员就开展经济合作社集体资产股份合作制改革工作的一封公开信

12 7.**村**经济合作社集体资产股份合作制改革清产核资情况，包括清产核资结果、社员代表审议情况、镇街道审核情况及公示情况。
8. **村**经济合作社集体资产股份合作制改革人口调查的相关资料，包括人口调查表、调查汇总表及人口调查情况公示情况

13 9. **村**经济合作社集体资产股份制改革实施细则起草、修改、表决情况的相关资料，包括实施细则的草稿、修改稿、征求意见稿、实施细则（草案）公告，实施细则（草案）形成期间的各类会议纪录，实施细则表决方式、表决结果及表决结果公示情况，以及实施细则表决期间的各类资料。 10. 关于要求核准**村**经济合作社集体资产股份合作制改革实施细则的请示

14 11.镇（街道）关于同意**村**经济合作社集体资产股份合作制改革实施细则的批复
12.关于集体资产股份制改革基准日的决议 13. 关于**村**经济合作社集体资产股份合作制改革实施细则的公告

15 14关于开展.**村**经济合作社集体资产股份合作制改革股权享受对象申报（校对）的公告
15..**村**股份经济合作社股东清册及公示公告 16. **村**股份经济合作社《章程》（草案）公示

16 17.关于要求核准**村**股份经济合作社《章程》（草案）的请示
18.镇（街道）关于同意**村**股份经济合作社章程（草案）批复 19.关于推荐**村**股份经济合作社董事会、监事会成员候选人请示 20.镇（街道）关于同意**村**股份经济合作社董事会、监事会成员推荐候选人批复

17 21.通过《**村**股份经济合作社章程》的决议（附章程）
22.股东代表大会暨成立大会的议程 23.**村**股份经济合作社筹建工作报告

18 24.通过选举办法（草案）的决议（附选举办法）
25.董事会、监事会成员选举结果及公示情况 26.第一届董事会会议、监事会会议，推举董事长及监事长会议记录

19 27. **村**股份经济合作社股东清册 28.股权证书发放清单 29.其他一些应存档的资料。

20 不归档的文件材料的范围： 重份文件； 无查证利用价值的事务性、临时性文件； 仅供参考、参阅、征求意见但不需要办理的文件；
未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件； 一般性文件的历次修改稿。

21 上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

22 二、整理 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； 区分不同价值； “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

23 档案整理质量的基本要求： （一）文件材料装订结实、整齐，无金属物； （二）区分不同价值； （三）盒内文件或卷内文件排列有序；
（四）备考表填写真实、清楚； （五）归档文件目录或卷内文件目录填写清楚、准确。

24 一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可为一件，也可各为一件。

25 几种特殊类型文件“件”的确定

26 关于文件正本与不同稿本 一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规），除正本外，须归档保存历次修改稿，如修改稿太厚，修改稿与正本可各为一件，否则视为一件。

27 关于正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等。正文与附件为一件，但如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件。

28 关于正文与文件处理单 文件在流转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿，有的还附有领导批示的签批条。这些表单真实记录了文件的形成过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

29 关于活页纸会议记录与定本式会议记录 会议文件一份文件为一件。活页纸会议记录一次会议为一件，定本式会议记录一本为一件。并注意要保持其原始性。

30 关于报表、图册、名册 将不同类型、内容相对独立完整的一册（本）作为一件。

31 关于来文与复文，去文与复文 从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

32 修整 一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠；
对过小的文件进行托裱。

33 文件装订 归档文件应按“件”装订 “件”内排序 对齐方式 装订方式

34 排列： 对归档文件的排列，《规则》强调了按“事由”排列的方法，即把同一事由的相关文件应当排列在一起。“事由”可指一件具体的事情，或一个问题，或一段较为紧密的工作过程。 将同一“事由”的文件集中排列在一起，有助于保持文件之间的有机联系，并为将来的查找利用奠定良好的基础。

35 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

36 对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

37 装订方式和用品：常用的 线装：缝纫机轧线或手工缝制

38 文件编页码 （1）归档文件材料整“件”已经编有一个页码的，原有的页码可以继续使用，不需要再编“件”内页码。
（2）归档文件材料整“件”没编页码的文件材料，整“件”需要编写页码，编写页码的位置可以在文件的右下角或者下面的正中。

39 （3）归档文件材料一“件”内部分编有页码的文件材料，前半部的页码可以继续使用，没有编有页码或各自编页码的部分文件材料续编页码，续编页码的位置可以在每件归档文件材料前半部正文编写页码的部位。（一般是文件材料下面的正中位置或者是文件材料右下角的位置）

40 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章必要项为：全宗号、年度、保管期限和件号 全宗号 年度 室编件号 机构或问题 保管期限 馆编件号

41 归档章应填 2011 3 30年

42 盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。 如归档文件为横式，表头应朝左，归档章加盖在表头上方。

43 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成 归档文件目录 归档文件目录封面

44 归档文件目录 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

45 件号：室编件号，每个保管期限下的一个从“1”开始的流水号。
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般要用全称或通用简称，不能使用“本局”、“本部”、“本公司”，在使用通用的简称时“区域”一定要著录出来，如舟山市、普陀区、定海区；如“舟山市质量技术监督局”简称为“舟山市质监局”，“舟山市工商行政管理局”简称为“舟山市工商局”；不可以著录为“市质监局”、“市工商局”。 个人责任者。如作报告，应填写与文件相应的职务，如市长梁黎明。

46 责任者过多，可适当省略，但立档案单位是责任者必须抄录，以体现“以我为主”精神。
内部文件没有责任者的应加以考证并填写。报表、会议记录、简报、会议材料，责任者都应是单位名称，而不是内部科室名称。

47 文号，即发文字号，一般有代字、年度、顺序号组成。如：定档〔2014〕6号、
在文号项内不能省略代字、年度只填写为“6号”、“54号”。 文号项内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。文号没有就空着

48 题名，即文件标题 ①一般情况下，文件只有一个正题名，填写时应照实抄录。 ②有的文件除了正题名，还有副题名，这一般都是印发领导同志的讲话。正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录，但不能反映文件内容的，就一定要抄录。 如：增加责任，科学调度，落实措施——XXX市长在全市防汛抢险预案编制工作会议上的讲话

49 ④文件没有题名，或题名含糊不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据内容重新拟写或补充标题，并在新拟的或补充的标题之外加“〔 〕”填写在目录中，
如《市档案局关于转发<档发（2011）180号>文件的通知》，应重拟题名并抄录为“舟山市档案局关于转发〔国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见〕的通知”， 《通报》〔关于市级机关档案工作年度考核 〕 。

50 ⑤干部任免、表彰、录用、职称等文件，要注明本单位的有关人员名单。如《关于张三等任职的通知》，应著录为：“关于张三等任职的通知〔李小明，张四〕”
⑥会议记录，要著录成会议名称〔会议内容〕。如：行政会议记录〔讨论人事调整、年度工作总结等事宜〕。

51 ⑧简报、工作情况等。应著录成：简报名称＋期数〔再加主要内容〕。如：政办通报第9期〔XXX副市长在2006年全市安全生产工作会议上的讲话〕。
⑨归档文件的附件独立性强。如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏报，此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加“〔 〕” 。 总之，正题名不能反映文件的内容，就要用“〔 〕”加著。

52 日期：文件的形成时间，即发文时间（落款日期）
具体填写日期项应为8位阿拉伯数字，前4位表示年，如 ，中间两位表示月，1－9月份前面补0，后面两位表示日，1－9日前补0。

53 页数。一件文件的总页数，用于统计和核对 ①有图文的页面为一页，空白页不计。 ②大张纸折叠后，按未折叠前页数计算。 ③几份文件作为一件时，各份文件的页数相加作为该件的页数。

54 备注项：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出销毁等，其他类档案参见号。
注意：对备注项目的填写应严加控制，以免使目录、条目杂乱不堪。对文件遗失、移出，只有目录没有实体，一定要说明。如说明的情况字数很多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注*号，将具体内容填入备考表。

55 归档文件目录 国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知 浙江省档案局关于转发《国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见》的通知
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 国家档案局 档办[2011]8号 国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知 2 浙江省档案局 浙档 [2011]56号 浙江省档案局关于转发《国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见》的通知 3 杭州市人民政府 杭政[2011]12号 关于进一步加强我市精神文明建设的决定〔附：市民公约〕 8

56 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸竖排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目

57 归档文件目录封面 归档文件目录   全宗名称：舟山市档案局 年 度： 2011 年 保管期限： 永 久 机 构： （问题）

58 10. 装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。 装盒的要求：
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

59 档案盒封面 以舟山市档案局为例 （全宗名称） 舟山市档案局

60 档案盒盒脊 以全宗号为015的某局2008年形成的一盒永久1-50号文件档案为例 全宗号 全宗号 015 年度 年度 2008 保管期限
机构问题 起止件号 室 1-50 馆 盒号 全宗号 年度 保管期限 机构问题 起止件号 室 馆 盒号 以全宗号为015的某局2008年形成的一盒永久1-50号文件档案为例 档案盒盒脊

61 备 考 表 盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、 销毁等情况； 备注项内容。 整理人： 检查人： 年 月 日

62 归档文件说明 立档单位年度工作概况 文书处理工作情况 归档文件内容介绍 年度主要机构调整、人员任免及几件大事