文書溝通 公 文 書信 范 熾 文.

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1 文書溝通 公 文 書信 范 熾 文

2 第一部分 學校行政與教師法律地位

3 學校行政意義 處理教學以外事務 有系統經營管理 有效達成目標 做決定的歷程 行政行為表現

4 學校行政目的 建立良好教學情境 提供教師學生服務 維持社區家長和諧關係 善用經費資源

5 行政人員特質 成就需求 充分權力 效能效率 豐富學識

6 學校行政原則 專業化 科學化 民主化 均權化

7 教師法律地位 教師是否為專業人員？ 教師與學校存在何種關係？ 教師與公務員關係如何？ 這些問題都與教師的法律地位有關

8 公務員的意義 最廣義之公務員：即刑法第十條第二項、國家賠償法第二條第一項、貪污治罪條例第二條所稱之：「稱公務員者，謂依法令從事公務之人員」
最狹義之公務員：即公務人員任用法所稱之公務員，專指文職人員，定有職稱而官等為簡任、薦任或委任及職等第一至第十四職等之事務官，為最狹義之公務員

9 教師是否為公務員 公立學校之教師就，其法律地位究屬公務人員或非公務人員須視法律而定
兼任學校行政職務之教師，就其兼任之行政職務，仍有公務員服務法之適用。依大法官釋字第三○八號解釋：「公立學校聘任之教師，不屬於公務員服務法第二十四條所稱之公務員。惟兼任學校行政職務之教師，就其兼任之行政職務，則有公務員服務法之適用。」

10 刑法第十條第二項規定「稱公務員者，謂依法令從事於公務之人員。」貪污治罪條例第二條規定「依據法令從事於公務之人員，犯本條之罪者，依本條例處斷。」國家賠償法第二條規定「本法所稱公務員者，謂依法令從事於公務之人員。」教師係「依據法令」從事公務之人員，是以教師俱有刑法、貪污治罪條例、國家賠償法之適用。

11 學校與老師之間契約性質 公立學校教師聘任契約為私法契約
公務員服務法第二條：「長官就其監督範圍以內所發命令，屬官有服從義務，但屬官對於長官所發命令，如有意見，得隨時陳述。

12 Q&A案例 洩露底價給廠商 幼童交通車悶死 憑證用不實發票經 鐵窗鬆落致學生摔死 老師用指揮棒打學生成傷 未經校長同意在外兼課

13 第二部分 公文製作

14 *壹、總述 **文書 文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 **文書處理 四、係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等項。 **正本、副本 八、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳。 **分層負責 九、訂定分負責明細，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。

15 *貳、公文製作 **公文類別*14 「令」、「呈」、「咨」、「函」、 「公告」、「其他公文」六種： (一)公文分為
函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (１)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (２)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (３)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (４)民眾與機關間之申請及答復時。

16 公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。
其他公文： (１)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表。 (２)開會通知單：召集會議時使用。 (３)公務電話紀錄：

17 (二)公文類別除上述外，尚有下列類別，得視公務性質使用 之：
１、手令或手諭 ２、簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 ３、報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 ４、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 ５、聘書：聘用人員時使用。 6、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 7、紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 (１)文字敘述應儘量使用明白曉暢。 (２)文句應正確使用標點符號。

18 Q&A下列事項採取何種公文 參加選務工作嘉獎 幼稚園學生抽籤名冊 園長向校長提報教學優良教師 教師考上研究所向校方辦理留職停薪
人事管理員通告暑期行政人員上班時間 園內偶發事件向縣府報備 公布幼稚教育法

19 **公文結構及作法*15 十五、公文結構及作法說明如下： ***函 (二)函： １、行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下：
文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之 詞句。 應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」 三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者。

20 ２、分段要領： (１)「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼 要。 (２)「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述， 無法於「主旨」內容納時。 (３)「辦法」本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、 「擬辦」、「核示事項」等名稱。 (４)各段規格： 甲、每段。 乙、「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 丙、「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫； 如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……， (一)(二)(三)…… 丁、內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

21 **公文用語*16 十六、公文用語規定如下： (一)「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、
「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 (二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語， 必須明確肯定。 (三)直接稱謂用語： １、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級 稱 「鈞」；自稱「本」。 ２、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」 ；自稱「本」。

22 ***公告 (三)公告： １、公告分段要領： (１)「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊 接段名冒號之下書寫。
(２)「依據」應將公告事件之原由敘明。 (３)「公告事項」。

23 ３、對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；
下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 ４、機關(或首長)對屬員稱「台端」。 ５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」 ；對團體稱「貴」，自稱「本」。 ６、行文數機關或單位時，如於文內同時提及， 可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 (四)間接稱謂用語： １、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及， 必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 ２、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

24 **簽、稿之撰擬*17 十七、簽、稿之撰擬說明如下： ***簽稿一般原則 (一)簽稿之一般原則： １、性質：
(１)簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、 並作抉擇之依據 (２)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

25 ２、擬辦方式： (１)先簽後稿： 甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。 乙、有關政策性或重大興革案件。 丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。 丁、擬提決策會議討論案件。 戊、重要人事案件。 (２)簽稿併陳： 甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案 件。 乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 丙、須限時辦發不及先行請示之案件。 (３)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

26 ***簽之撰擬 (二)簽之撰擬： １、款式： (１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、 「擬辦」三段式辦理。
(２)簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單， 可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。 (３)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情， 提出具體處理意見，或解決問題之方案。 意見較多時分項條列。 (４)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提 擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

27 ***稿之撰擬 (三)稿之撰擬： １、草擬公文按文別應採之結構撰擬。 ２、撰擬參考要領： 「函」之正文，除按規定結構撰擬外， 並請注意下列事項： 甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書： 「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘 ，無法摘敘時，可照規定列為附件。

28 *參、處理程序 **文書處理程序一般原則* 機密性 記載年月日 蓋章簽名 不積壓 分三層 六減運動 事章寫會文化

29 文書核擬 ***公文電子交換 *收文處理 拆封點收編號登計分文 有法依法無法依例 法律優於命令後法優於前法上及命令優於下級命令 輕重緩急
抽存待辦 一文一事 重要金額數字採大寫 文稿一頁以上蓋騎縫章 附件文先發附件另送

30 發文處理 繕打校正 蓋印簽署 上行文下行文 關防小官章簽字章職章 送達 人事命令支票機密

31 歸檔 歸檔點收 定期清查 齊全 登記整理裝訂 分類 存放保管 檢調歸還 銷毀

32 附錄二、法律統一用字表 用字舉例 說明 公布、分布、頒布。 布 佈 徵兵、徵稅、稽徵。 徵 征 部分、身分。 分 份 帳、帳目、帳戶。 帳
用字舉例 統一用字 曾見用字 說明 公布、分布、頒布。 布 佈 徵兵、徵稅、稽徵。 徵 征 部分、身分。 分 份 帳、帳目、帳戶。 帳 賬

33 韭菜。 韭  礦、礦物、礦藏。 礦  釐訂、釐定。 釐 厘 使館、領館、圖書館。 館  穀、榖物。 榖 谷 行蹤、失蹤。 蹤  妨礙、障礙、阻礙。 礙  賸餘。 賸 剩 占、占有、獨占。 占 佔 牴觸。 牴 抵

34 雇員、雇主、雇工。 雇 僱 名詞用「雇」。 僱、僱用、聘僱。 動詞用「僱」。 贓物。 贓  黏貼。 黏 粘 計畫。 畫 劃 名詞用「畫」。 策劃、規劃、擘劃。 動詞用「劃」。 並。 並 并 連接詞 聲請。 聲 申 對法院用「聲請」。 申請。 對行政機關用「申請」。 關於、對於。 於 于

35 給與。 與 予 給與實物。 給予、授予。 紀錄。 紀 記 名詞用「紀錄」。 記錄。 動詞用「記錄」。 事蹟、史蹟、遺蹟。 蹟 跡 蹤跡。
給予名位、榮譽等抽象事項。 紀錄。 紀 記 名詞用「紀錄」。 記錄。 動詞用「記錄」。 事蹟、史蹟、遺蹟。 蹟 跡 蹤跡。 糧食。 糧 

36 蒐集。 蒐 搜 菸葉、菸酒。 菸 煙 儘先、儘量。 儘 盡 麻類、亞麻。 麻  電表、水表。 表 錶 擦刮。 刮 括 拆除。 拆 撤 磷、硫化磷。 磷 燐 貫徹。 徹 澈 澈底。 祇。 祇 只 副詞

37 附錄三、法律統一用語表（七十六年八月訂正）
說明 「設」機關 如：「教育部組織法」第四條：「教育部設左列各司、處、室……」。 「置」人員 如：「司法院組織法」第九條：「司法院置秘書長一人，特任，……」。 「第九十八條」 不寫為：「第九八條」。 「第一百條」 不寫為：「第一○○條」。 「第一百十八條」 不寫為：「第一百『一』十八條」。 「自公布日施行」 不寫為：「自公『佈』『之』日施行」。 「處」五年以下有期徒刑 自由刑之處分，用「處」，不用「科」。

38 罰金用「科」不用﹁處」。且不寫為：「科五千元以下『之』罰金」。
「科」五千元以下罰金 罰金用「科」不用﹁處」。且不寫為：「科五千元以下『之』罰金」。 「處」五千元以下罰鍰 罰鍰用「處」不用﹁科」。且不寫為：「處五千元以下『之』罰鍰」。 準用「第○條」之規定 法律條文中，引用本法其他條文時，不寫「『本法』第○條」，而逕書「第○條」。又如：「違反第二十條規定者，科五千元以下罰金」。 「第二項」之未遂犯罰之 法律條文中，引用本條其他各項規定時，不寫「『本條』第○項」，而逕書「第○項」。如刑法第三十七條第四項「依第一項宣告褫奪公權者，自裁判確定時發生效力。」 「制定」與「訂定」 法律之創制，用「制定」；行政命令之制作，如「訂定」。 「製定」、「製作」 書、表、證照、冊、據等，公文書之製成用「製定」或「製作」，即用「製」不用「制」。

39 「一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千」
法律條文中之序數不用大寫，即不寫為：「壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟」。 「零、萬」 法律條文中之數字「零、萬」不寫為：「○、萬」。

40 Q&A下列事項 幼稚園稱縣府為? 幼稚園稱法務部為? 幼稚園稱鄉鎮公所為? 園長對校長稱? 幼稚園對家長稱? 園長對校長自稱?

41 Q&A 公佈法令 身份證 僱員 資訊教育實施計劃 貫測校園安全工作 向法院申請羈押 會議記錄

42 ☆八十七年普考 試擬財政部致各國稅局函：為簡化每年綜合所得稅繳納手續，希加強宣導並檢討改進電腦網路繳稅辦法，以符便民。
財政部　函　 受文者：○○○國稅局 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：○○○字第 號速別：密等及解密條件或保密期限：附件： 主旨：為符合便民措施，希加強宣導並檢討改進電腦網路繳稅辦法，以簡化每年綜合所得稅繳納手續。請照辦！ 說明：據各地稽徵所迭向本部反映，每年二、三月民眾繳納綜合所得稅期間，稅務人員咸感工作壓力繁重，尤以繳納截止前數日，經常加班處理納稅義務人報稅之案件。按國內網際網路已日益普及，而建立「電子化政府」又為行政院積極推動「政府再造」措施之一，如能利用電腦網路報稅，當可簡化手續，便利民眾繳納；惟本部自去(86)年實施網路報稅以來，民眾使用率偏低。本部為提高行政效率，請各單位加強宣導，並檢討改進。 辦法：一、請以大眾傳播媒體，加強宣導網路報稅之便利；並以提前退稅等方式，鼓勵民眾利用網路繳納綜合所得稅。二、請協調各機關團體及民間公司行號，集體為所屬員工利用網路方式繳納綜合所得稅；必要時，可派專人前往協助處理，並講解網路報稅之便利。三、請針對採用網路報稅之納稅義務人，實施問卷調查，儘量蒐集民眾對網路報稅之意見；並請加以分析後，提供本部作為改進之參考。　 正本：本部所屬各國稅局副本：國稅局各稽徵所部長　○○○

43 受文者：臺北市政府 速別：最速件 密等及解密條件： 發文日期：中華民國八十九年ＯＯ月ＯＯ日 發文字號：（八九）　　字第　　　　　　號 附件： 主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請 轉知所屬機關學校照辦。 說明： 一、依本院Ｏ年Ｏ月Ｏ日ＯＯ會議決議辦理。 二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事， 或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。 辦法： 一、各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」及相關法令辦理。 二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請 上級單位審核，非經核准，不得變更原設計及追加預算。 正本：臺灣省政府、福建省政府、臺北市政府、高雄市政府 副本：本院主計處、本院秘書處 院　長　Ｏ　Ｏ　Ｏ

44 主旨：本校Ｏ年級學生計ＯＯ人，訂於Ｏ年Ｏ月Ｏ日前往貴園參觀，屆時惠請派員協助、指導，請 查照。
受文者：臺北市市立動物園  速別：速件 密等及解密條件： 發文日期：中華民國八十九年ＯＯ月ＯＯ日 發文字號：（八九）　　字第　　　　　　號 附件：  主旨：本校Ｏ年級學生計ＯＯ人，訂於Ｏ年Ｏ月Ｏ日前往貴園參觀，屆時惠請派員協助、指導，請 查照。 說明：本案本校聯絡人：ＯＯＯ，電話：ＯＯＯＯＯＯＯＯ。  正本：臺北市市立動物園 副本：臺北市政府教育局 （臺北市ＯＯ國民中學條戳）

45 開會通知單橫式作法舉例 行政院研究發展考核委員會 開會通知單 受文者：吳永雄先生等工作組人員
開會通知單橫式作法舉例 行政院研究發展考核委員會　開會通知單 受文者：吳永雄先生等工作組人員  密等及解密條件：發文字號：（八九）會訊字第０００００號 附件：公文電子交換原則、機關公文電子交換作業辦法修正條文對照表 開會事由：「政府文書及訊息電子通路工作組」第三次會議 開會時間：００年００月００日（星期五）上午九時 開會地點：行政院研考會簡報室（臺北市濟南路一段二之二號七樓） 主持人：行政院秘書室陳主任樹　　　　行政院研考會李處長雪津 聯絡人及電話：齊世華（０二）二三四一九０六六轉八二三 出席者：吳永雄先生、何天業先生、許家裕先生、吳靜如小姐、宋文嘯小姐、呂嘉凱先生  列席者：朱四明教授、林蘋教授 副本：國立高雄第一科技大學、保六駐衛警、行政院研究發展考核委員會秘書室、行政院研究發展考核委員會資訊管理處 備註：一、無法出席者請通知聯絡人。 　　　二、請自行列印會議資料與會。   　行政院研究發展考核委員會 線 訂 裝 發文日期：中華民國八十九年００月００日

46 書函橫式作法舉例 一、 臺北市００國民中學 書函 機關地址：０００臺北市００路００號 傳 真：（０２）２０００００００
線 訂 裝 一、 臺北市００國民中學　書函 機關地址：０００臺北市００路００號　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 傳 真：（０２）２０００００００ 受文者：臺北市市立動物園 速別：速件 密等及解密條件： 發文日期：中華民國八十九年００月００日 發文字號：（八九）　　　　字第　　　　　號 附件： 主旨：本校０年級學生計００人，訂於０年０月０日前往貴園參觀，敬請惠予協助、指導，請 查照。 說明：本案本校聯絡人：０００，電話：００００００００。 正本：臺北市市立動物園 副本：臺北市政府教育局 　　　　　　　　　　　臺北市００國民中學

47 模擬試題 一、報告 ＊試擬自己考取研究所需報辦理在職進修。 二、簽 ＊    教師陳玉玲製作教具請獎勵案 三、函 ＊    函報縣府承辦公私立幼稚園園長會議計劃 四、公告 ＊公告幼稚園大班學生錄取名單 五、函 向鄉公所爭取經費改善教學設備

48 報告 主旨:職考取新竹師範學院幼兒教育研究所,擬申請留職停薪,簽請 核示? 說明:
主旨:職考取新竹師範學院幼兒教育研究所,擬申請留職停薪,簽請 核示? 說明: 一 :職自分發學校服務以來,瞬愈五載,猥承匡導,幸免隕越。茲因教學專業不足,亟思重反學府進修,以增進專業智能。 二:日前參與新竹師範學院幼兒教育研究所考師,倖獲錄取 三:簡附研究所錄取通知單乙份 擬辦:擬請准予申請留職停薪。 右陳 人事 教務主任 校長 職 徐碧珠 0616 1500

49 簽 主旨:為陳玉玲教師教學優良案,簽請核示? 說明: 一 :大象班教師陳玉玲參加全國幼教教師創意教材設 計比賽,榮獲全國優等。
二:依教育人員專業獎勵辦法,應予獎勵。 擬辦:擬請校方敘嘉獎乙次。 右陳 人事 教務主任 校長 職 徐碧珠 0816 1500

50 王局長承先勛鑑： 久違雅教，馳念良深，新春伊始，敬維公私順吉，為頌。敬悉 鈞長規劃教育藍圖，落實課程革新，推動老舊學校廁所更新，實為國教發展建構新願景。本案教室屋頂防水隔熱工程約一百二十萬元。敬請鈞長惠准，曷勝心感。耑肅奉懇，敬頌 鈞安 職范熾文　　敬上　　一月一日

51 寫信給老師辦託找工作

52 作業 寫愛情信