第二章 辦公室系統之職務 在研讀本章內容之後，學習者將能瞭解下列學習目標： 辦公室系統所造成的就業機會。 辦公室系統目前與未來的工作。

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1 第二章 辦公室系統之職務 在研讀本章內容之後，學習者將能瞭解下列學習目標： 辦公室系統所造成的就業機會。 辦公室系統目前與未來的工作。
就業計畫活動。 組織內的就業發展過程。

2 辦公室系統的就業機會 工作(job)被定義為一組與所屬職位相關的任務，而工作生涯(career)是個人工作生命中的整個工作過程
辦公室系統這領域顯示出辦公室系統提供了良好的就業機會。在美國經濟上，快速成長的工業之一是電腦與資料處理服務。由勞工部門的預測說明了電腦市場就業成長率比起一般亦需要高教育及訓練的職業成長的更快，而且與電腦相關的工作將成長50到80個百分點。 在辦公室系統內多樣的工作允許不同教育背景、技術興趣及價值觀的個人找到適合的工作。在辦公室系統上，個人在尋找有興趣的工作時，卻面臨一個問題，就是辦公室系統是一個相當新且正在演變中的領域 工作持續演變中，而組織卻缺乏統一且一致性地描述職稱和內容。若一個不熟悉的職稱就不去追求，可能代表著錯失一個好工作的機會。

3 辦公室系統的職位 關於辦公室系統的專業工作頭銜包含了分析師、顧問、專家、技術員、企劃者、訓練師、及教育者。管理者的職位通常指的是行政主管或經理，支援者的職位包括許多不同職稱，例如秘書及行政助理。 雖然分析師(analysts)與顧問(consultants)有著不同的工作職稱，但他們的工作性質是類似的。分析師與顧問的工作內容在不同雇主或不同計畫中是不同的。有些計畫需要群體合作，然而有些計晝卻是需要獨立工作;有些分析師與顧問的工作像是在公司內的幕僚人員，有些卻受雇於顧問公司或供應商。提供顧問服務的公司範疇從個人到大型國際組織都有，為顧問公司工作的個人需經常出差，他們的時間被區分為在辦公室內與在客戶公司的活動。

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5 專業化 一個辦公室系統分析師或辦公室自動化顧問的工作可能是執行一個組織降低通訊成本的需求，隨著問題的分析，分析師或顧問將建議使用語音信箱。
個人電腦程式設計師及分析師的職位包含有使用者的需求分析，及在微電腦上使用的軟體應用發展與維護。在某些組織內，一個使用者聯絡員(User Liaison)被當成是終端使用者與程式設計師及分析師間的一個橋樑。系統整合人員則具有顧問能力

6 專業人員的職位 通常專業人員(specialist)需要具備辦公室系統領域中某項專門技術，而且能夠扮演領導者的角色。
技術支援專家(technical support specialist)能提供在家或在客戶處的終端使用者在特定系統或技術下的訓練與建議。 一個與辦公室系統市場有關的銷售專家(sales professional)能夠經由技術支援專家的協助而完成客戶簡報、系統安裝、系統展示、及企劃書; 文件專家(documentation specialist)撰寫附在軟體內的指引; 技術作家(technical writer)也可能撰寫文件，但通常所撰寫的文章範圍較廣。例如小冊子或賣方手冊

7 專業人員的職位 教育訓練專家(Training specialist)可以開發、維護、呈現、管理與評估教室內教材及自修用教材。訓練者需要具備大學學歷、專業知識、及簡報能力。 人體工學專家(ergonomic specialist)也被稱為人性因素規劃者(human factor splanner )，這樣的專業人員的工作主要是確保在設計工作環境時重視到人類需求，這種工作環境包括建築物、辦公室、傢俱、硬體及軟體。

8 管理職位 通常管理者(managers)是負責組織的規劃、整理、督導、安排及控制。
記錄管理者(recordsmanager)的任務牽涉到協調組織記錄與格式的掌控; 資料庫管理者管理組織團體內部已電腦化的資料庫;資料庫管理人員的責任是去建立及維護資料表與索引，以方便用來存取資料、備份及回復資料、管制直接存取儲存設備、及解決資料庫活動的紛爭。 整個資訊生命週期的任務是資訊資源管理者(information resource manager)的工作，這個職位可能同時牽涉到整個企業流程的追蹤，甚至有需要的話還會重新設計企業流程，以求更其有成本效益的資訊管理。

9 管理職位 專案經理(project manager)會發展並指導一個由多方面長程計畫的商業或技術專家組成的團隊來解決商業問題。在一個專案中，有對於預算、時程、派遣、和協調上的努力。 市場行銷經理負責各式各樣與電腦相關儀器設備、產品的銷售及服務，包括電子商務; 資深技術經理(advanced technology manager)是一個新的工作頭銜，用來反應組織需要將新產品與新服務整合在一起，以便能夠被策略性地應用到特殊用途上。 資訊執行長(chief information officer,簡稱CIO)負責一個組織內所有資訊的需求，資訊執行長的觀念開始於1980年代的集中式系統時期，在1990年，威權開始沒落，造成了分散式系統的時期;目前普遍認為需求應是更接近商業上需求而不是高層主管的需求。

10 行政支援職位 辦公室工作被美國勞工部分類為行政支援(administrative support)，且構成了最大最主要的職業團體。行政支援包含秘書、行政助理、打字員、店員、記帳員、文書處理操作員及資料輸入操作員，大部分工作需求至少要有高中學歷，但也可以經由訓練來達到目的。 自我雇用(self-employee)在行政支援的工作也成為可能，這主要是因為人力仲介公司出現，提供了兼職的辦公室工作者，如資料輸入、文書處理、辦公室訓練、顧問指導等。 在許多辦公室中，專家及經理們共用秘書．這不同於傳統上個人擁有自己的私人秘書，使許多主管要自行建立自己的文件及傳送電子文件，同時更多辦公室工作人員有更複雜的任務 當支援員工所做的工作類似於那些主管所做的工作，但並沒有獲得主管的全部授權時，這些人就被稱為非專職人員(paraprofessionals)，例如，輔助法律人員能執行律師工作。

11 辦公室系統職場上的知識與技巧 辦公室自動化早期，正規教育組織並沒有提供對辦公室系統有興趣的個人可研讀的課程，個人就須藉由其他方法，例如文書處理、自己研讀、在職訓練來獲得工作;然而，目前許多組織反倒喜歡雇用這些已經對辦公室系統具備基本知識及技巧的人。專業組織，例如辦公室系統研究機構及國際專業秘書，已經為辦公室系統發展出相關課程及技術，並已成為教育組織指導方針。 對於有意去從事辦公室系統工作的人所推薦的研讀課程有下列幾個知識及技巧:1.系統及技術2.分析3.溝通4.商業眼光5.個人發展

12 知識與技巧 系統及技術：資料處理、桌上排版、製圖、及個人計算等知識及技術對於許多辦公室系統上的職位是必需或有用的
分析：進行初步調查和資料分析可以幫助發展分析技巧。 溝通：溝通不僅包含說與寫，也包含聽與非口語的技巧(nonverbal skills)(肢體語言)。 商業眼光：辦公室系統專家需要發展管理、生產、行銷、會計與財務、人力資源管理、甚至國際貿易的知識;熟悉商業專用術語有利於智慧型對話及藉商業接觸來贏得系統專家的信任。 個人發展：組織希望員工能參與團隊工作、表現創造力及自發性、有好的判斷能力、善用他們的時間、有壓力時也能工作，及能圓滿的處理人際關係。

13 生涯規劃 在個人選擇工作之前，應先完成規劃。生涯規劃是一種牽涉到各式各樣活動的程序，包含有自我評估、工作調查、及目標設定。
一個合適的工作通常依賴於個人如何利用他們的技巧及專長去發揮所長，因為工作占用了個人大部分的時間、精力及能力．所以生涯規劃對於個人或工作生涯的滿足是有幫助的。

14 自我評估 生涯規劃的第一步是自我評估。自我評估(self-assessment)包含個人才能、興趣、價值觀及技能的分析，為了要協助評估這些特質，個人可詢問事業的個別輔導機構，事業個別輔導員能提供不同的目錄與測驗並提供準則作為事業上的決策;教育組織及公、私立機關通常提供這項服務。 自我評估能使得個人決定他們最合適的工作。能幫助個人評估他們的事業興趣的有用分類是人群、資料處理及事物處理。 另外一個自我評估的重要部分是價值觀。事業個別輔導員通常建議個人去判定他們自己事業成功的定義，為了要體驗個人與職業上的滿足，個人特質與價值觀和他們事業成功的定義是應該共同存在的，一旦自我認知完成後，工作機會就能被創造。

15 工作探索 工作探索的方法包含閱讀工作文獻及與辦公室系統工作人員交談(資訊面談(information interviews))。獲得工作上的經驗是研究可能就業的最佳方法，這種經驗可能是需付費或不需付費的．也可能從臨時職位、兼職、暑期工讀、實習或義工工作中習得。一旦他們決定了想從事的工作後，他們就能決定要走的路。

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18 目標設定 設定目標是工作計畫的下一個步驟。長程及短程目標都需要確定，同時也需要適當的策略去實現這些目標。工作目標可以規劃求職時需要何種教育、技術、及經驗，然後個人可以對於不同層級的工作設定時間區段。例如，個人一開始可以擔任技術服務顧問，然後三年之內再成為辦公室系統顧問，再經六至八年成為經理。 工作目的需要周期性地重新檢查以確定進度是否可以趕上，如果有了目標成就上的阻礙，個人必須決定要有所行動，策略可能包含克服阻礙的計畫，或重新設定工作目標。在特定工作目標建立之後，工作計畫的下一步驟是開始尋找工作。

19 尋找工作 尋找工作在每個人的工作生涯裡是可能會發生好幾次的必經過程。據估計，每人平均會有五個不同的職業。
在報紙分類廣告中尋找工作是常使用的方法，求才廣告能產生一連串的回應。但有高達70%的工作機會並沒有使用廣告。 找工作的最佳推薦方法是親自去連繫，找家人、朋友、同事、目前老闆(如果可行的話)、老師、和就業輔導員的協助，通常都可找到工作，這些人知道那裡有工作或如何與組織內部連絡。不管使用那種方法找到工作，大部分找工作的人需要準備求職文件。

20 準備文件 履歷表及推薦信是找工作面談時需要準備的文件資料。履歷表(resume)簡單描述個人教育程度、工作經歷、及其他與工作有關的資料。如果找工作的人還不清楚如何去準備履歷表、寫推薦信、或進行工作面試時，可由許多資料上獲得協助，這些資料可從求職技巧相關書籍、教育機構的職業介紹所、及職業講習會中找到。 在科技迅速改變的時代，每個人應隨時「重新充實」自己，以迎合市場的需要，如果不去充實自己的話，將會在工作面談時，造成失敗的結果。

21 準備面試 上圖書館：收集有關該組織的資料。它們將有助於個人進行組織內的研究，另外也可以從參考書籍、商業刊物中獲取相關活動的文件，這些資訊可協助你決定特定組織與你的工作價值觀及期望是否相符，為了達成在特定組織上的工作成就，你需要接受組織文化，並讓組織成員能接受你。適當的組織調適(Organizational Fit) (在可以接受的層次上)需要產生在自我、同事、下屬及上級的層次上，當組織「調適」太弱或不存在時，成功的工作機率將大大降低。 面試時準備一些問題：在正常的工作天要做什麼活動?在這個部門裡，什麼是一個人想要達成的最高工作?在這個職位上，公司提供了什麼樣的訓練可持續地發展專業? 與公司內目前及以往的雇員談談：這種非正式的資料收集能產生有價值的觀察力去洞察有關公司一些無形的發展。

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24 工作面試 工作面試的安排經常伴隨焦慮的感覺，藉由仔細的事前準備而建立起自信心，將可多多少少減輕一些焦慮;一個專業的外表及敏捷的反應是必要的，因為可以給人一個好印象。攜帶兩份履歷表，當工作申請必須完成時，一份作自己的準則，另一份則在需要時拿給面試人員。 面試時一開始的幾秒鐘是非常關鍵的。在面談者與你打招呼時，要面帶笑容並有所應答的與其握手。 在管理或專業職位上的測驗時，有些組織設立了評估中心，在這些中心，工作應徵者執行一些模擬工作情況的活動。評估活動可以延續好幾天而且包含固定的任務、個案研究及團體活動，並由訓練過的管理員評估工作應徵者的執行效率及提出有關雇員適應性方面的報告 工作尋找者將送出後續信件給他們的面試者。這些信件包含感謝能給予面試的機會並強化應徵者對這個職位的興趣。

25 生涯發展 在辦公室系統上的生涯發展通常仰賴於個人及組織上的因素。個人因素包括工作內容技術及自我管理技術;組織因素對於生涯發展是相當重要的，因為大部分人在組織內辛勤地工作。不明確的企業環境會降低一個公司的穩定發展。 辦公室系統上的個人需要設法想出自己的生涯發展計畫，這個對組織內員工所設定的生涯發展程序模型定義了三個成員的角色及職責--員工、經理、及公司，員工是這個模型中的焦點，因為員工主要責任是了解他們自己的工作發展。 生涯發展程序同樣依賴著員工與經理及組織成員間的交互作用。如果員工了解他們本身及他們工作上的需要及目標。經理就能夠擔任一種職業觸媒，提供員工有關組織機會的資訊。同時，經理能夠提供實際的生涯啟發回饋給員工，並提振員工的士氣，如此可以增加生產力。

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27 員工生涯發展過程相關性 1.組織 生涯軌跡：大部分的組織維持進一步發展的生涯軌跡(careertracks)或路徑。例如，一位文書處理操作員可能發展成為文書處理監督者層次。辦公室系統上這種一般管理與技術人員生涯軌跡的區隔是由組織所維護。一個公司通常有的雙軌跡系統，這二者工作路線通常並不提供相同的發展方式。而跨越不同的路線通常也是困難的。當想要發展一般管理上的「快速路線」時。一個在技術路線方面的問題將因應而生，而造成組織實施上的問題;就傳統行政支援職位來看，高階管理者不會認為辦公室系統的專家有能力被提升為一般管理階級。這個認知的原因是技術員通常被孤立在自己部門內，而限制了與非技術性經理的接觸，同時，技術員持續表現出專業性可能被高階管理者誤認為缺乏一般管理所需的興趣及知識。對於技術人員的另一個建議是去提昇組織的遠見，例如自願參加組織中專案工作，在主管會議上提出一份報告．及在重要的計畫上多做些額外的工作等，都有助於由技術性員工提昇到管理階層。

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29 員工生涯發展過程相關性 1.組織 生涯階段：職業發展的不同階段或生涯階段(Career Stages)存在於技術專業職業中，這些階段代表四個時期:(l)學徒階段(2)自立階段(3)良師階段(4)資深管理者階段。這些職業時期，生涯階段依據的理念是要進行到下一時期前．必須先專精下一時期所需要的知識、技能和必要的活動。基本上，一位技術專家在發展成行政層次前需先在技術能力上訓練好，隨著生涯的發展，行政上的任務才逐漸地超越技術層面;然而，對於某些人而言，提升到更上一層的生涯階段是不會發生的，或不想向上發展。

30 員工生涯發展過程相關性 1.組織 生涯階段：職業發展的不同階段或生涯階段(Career Stages)存在於技術專業職業中，這些階段代表四個時期:(l)學徒階段(2)自立階段(3)良師階段(4)資深管理者階段。這些職業時期，生涯階段依據的理念是要進行到下一時期前．必須先專精下一時期所需要的知識、技能和必要的活動。基本上，一位技術專家在發展成行政層次前需先在技術能力上訓練好，隨著生涯的發展，行政上的任務才逐漸地超越技術層面;然而，對於某些人而言，提升到更上一層的生涯階段是不會發生的，或不想向上發展。

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32 員工生涯發展過程相關性 1.組織 生涯流動性：個人的與趣、價值觀、及生活方式大大影響到他們的生涯流動性。生涯流動性(career mobility)是指向上發展或垂直變化，但在其他方向的流動也可能發生。某些人可能沒有資格或期望去提昇自己向上發展的責任，在這種情況下，側面流動性(lateral mobiIity)(水平或側邊轉移)提供了另一種選擇，如此，員工從一工作改變到另一工作，但仍在相同層級上(就像從網路管理者到進階技術管理者)，隨著側邊轉移，系統專家可以學習到新技術，以便增加他們的就業流動性。

33 員工生涯發展過程相關性 1.組織 生涯流動性(續)：(1).在某些組織裡．會透過工作輪調(job rotation)來達到生涯流動，新進管理者時常在組織核心領域之間輪調是為了要學習商業上各個層面，這樣的訓練加強了個人職業經驗，並形成一群受過完整訓練的員工，這些員工可以滿足組織對員工的需要。(2).生涯流動性的觀念可以延伸到包含降級或向下轉換。這種轉變的因素可能有很多，如身體健康問題或工作壓力的因素，員工可能覺得不同的職位可帶給他們輕鬆的感覺。員工績效不好或是因為辦公室自動化所造成的工作減少，也可能是其他降級的因素，在某些案例中員工寧願降級也不願被解雇。

34 員工生涯發展過程相關性 1.組織 生涯協助：人事部門內的生涯發展計畫證明了組織對人力資源的支援。生涯發展計畫是一種協助員工規劃職業生涯的正式系統。甚至當生涯發展計畫存在組織內時，他們的目的常被引導到中階管理者的發展。在人事部門內通常可以發現不同形式的生涯協助，這些人事部門經常張貼提供工作機會的佈告，如此一來。員工可以清楚明白較高階層職位的條件，這樣可以協助他們準備生涯發展。這些人事部門也提供有關於學費補助計畫、訓練計畫、工作轉換、升遷政策、工作指導、及其他生涯協助方面的資訊。另一個組織中的生涯協助資源可能是由員工的經理來提供。

35 員工生涯發展過程相關性 2.管理者 在辦公室系統生涯發展上，管理者的角色是另一個重要的因素。因為每天與員工接觸及與其他管理者協商，可以協助辦公室系統的員工了解許多生涯發展的方法。管理者可以藉指派下屬的工作以加速成長，除此之外，管理者也可以藉此了解下屬的生涯潛力，這樣從指導員工身上所得到的回報，可以彌補個人及專業上的弱點。 某些管理者會變成下屬的良師，如此可增加他們在職業上成功的機會;良師(mentor)通常是組織內資深或有經驗的人，他們會假設其他員工在職業上的興趣，而且依此擔任顧問的角色。良師會安排員工去接觸「適當的人」以產生「適當的動作』，如此可幫助員工獲得管理階層的認識與接受。

36 員工生涯發展過程相關性 2.管理者(續) 有些管理者可能缺乏足夠的能力成為成功的良師，或不願扮演良師的角色，例如。男性管理者可能因為擔心辦公室內閒言閒語的關係，而不願成為心懷大志的女性員工的良師;其他管理者抗拒良師角色的原因還有不能接受組織沒有給付報酬讓他安排下屬的生涯發展活動。 當生涯發展程序與管理者的工作效能牽連在一起時，管理者與下屬間的困境將會發生，當生涯發展被限制在工作升遷及加薪的評估標準時，生涯發展就不會是有效的，因為大部分的員工不願冒險去顯示自己在職業上的不足或弱點，因此員工應該負責自己的生涯發展。

37 員工生涯發展過程相關性 3.員工 教育活動：對辦公室系統人員而言，有許多的教育機會讓他們發展工作能力，舉例來說，員工可以參加由社區學院、大學、與職業學校所提供的學分班，或持續教育課程;其他的教育機構還包括了討論會、研討會、與商品展示。此外，經常閱讀技術性及商業雜誌和報紙也可以增加辦公室系統人員的知識。 專業社團：另一個生涯發展的絕佳工具是成為專業社團的會員，這些協會包括了專業社團與使用者團體。這樣的使用者社團可能是由一個地區或國家中有類似興趣的人所組成．像是使用相同設備或類似技術的人。經由積極地參與會議、協會工作，或擔任領導的角色，都可以提升他們的專業。此外，會員也可以參與「建立人際網路」，「建立人際網路(networking)」是和其他對職業有幫助的人形成連結的的過程。

38 員工生涯發展過程相關性 3.員工 認証：許多專業協會發展了專業認証的計畫，「認証(certification)」是一種正式設計，代表已能達成特定職業的需求。典型的程序是要通過嚴格的、多重的測驗，完成特定時段的工作經驗，並符合個人及專業的最高標準，有些辦公室人員感興趣的認証是由贊助組織所提供，像是電腦專業認証協會(ICCP)、國際專業秘書(PSI)、及國際辦公室自動化協會(OASI)。

39 總結 辦公室系統存在著許多不同的就業機會。在辦公室內的工作機會包含有系統上的職位及管理上的專家，以及在行政上的支援。在辦公室系統上追求生涯發展的個人應設法獲得下列領域上的知識及技術:系統及科技、分析、通訊、商業、與個人發展。 對於在辦公室系統上尋找工作的人，應該有生涯規劃，生涯規劃牽涉到自我評估、工作調查及目標設定;生涯發展是一種互動性的過程，它結合了員工、管理者及組織，組織的發展通常開始於技術及一般管理職位上的雙生涯軌跡;一個技術專業的職業牽涉到學徒、自立階段、良師及高階管理者的連續生涯階段。辦公室系統的員工也許經歷垂直的、水平的、向下的或向外的流動;正式的生涯發展計畫在組織中並不一定有用，不過。包括了良師、教育，專業社團會員及認証的專業成長活動是可行的。