公文製作與習作 行政院秘書處 93年10月11日.

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1 公文製作與習作 行政院秘書處 93年10月11日

2 公文製作－公文的意義 公文程式條第一條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。

3 公文製作－公文類別 公文程式條例第二條：令、呈、咨、函、公告、其他公文
其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等

4 公文製作－製作要領 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實）
正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整

5 公文製作－製作要領(續)

6 公文製作－製作要領(續) 所屬公務人員符合報領公務人員強制休假補助費申請表 符合請領公務人員強制休假補助費之消費資訊
強制休假補助費之請領情形 休假人確認前項消費資訊及請領情形之簽章 公務人員強制休假補助費申請表 消費資訊 請領情形 休假人簽章

7 公文製作－製作要領(續) 主旨：有關鄉鎮民代表會公務車輛使用油摺加油及填寫行　　　車紀錄，據反映執行上造成諸多困擾與不便，建請　　　修正「事務管理手冊」第二十六點及第二十九點相　　　關規定，以符實際，報請　鑒核。 主旨：建請修正事務管理手冊第26點及第29點相關規定， 　　　以符實際，報請　鑒核。

8 公文製作－製作要領(續) 主旨：○○○政府函以，檢陳「○○○ 政府所屬工程機關　　　員工工程效率獎金發給要點」（草案）一案，檢附　　　原函暨附件影本各一份，請　查照惠示卓見，俾憑　　　研辦。 主旨：檢送「○○○ 政府所屬工程機關員工工程效率獎金　　　發給要點」（草案）影本一份，請　惠示卓見還　　　　辦。

9 公文製作－製作要領(續) 主旨：函囑就「○○○ 政府所屬工程機關員工工程效 率獎金發給要點」 （草案）表示意見一案，檢
　　　　率獎金發給要點」 （草案）表示意見一案，檢 　　　　送本會意見表（詳附件），復請　查照。 主旨：檢送本會對「○○○ 政府所屬工程機關員工工 　　　程效率獎金發給要點」 （草案）意見表一份，　　　復請　查照。

10 公文製作－公文的結構 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。
說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」 。 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要；不分項一段完成；能用主旨一段完成者，勿分為二段：、三段；定有辦理或復文期限者，須予敘明。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；祇摘述來文要點；提出處理方法分析、視內容改稱「經過」、「原因」；公告用改為「依據」，指出法條或機關名稱；需列明副本收受者的作為，附件名稱份數。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」；公告改為「公告事項」或「說明」 ；三段式內容截然劃分，避免重複

11 公文製作－公文用語 期望及目的用語： 對上級機關用：請 鑒核、請 鑒察、請 核示、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核。
對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照辦理、請　查照見復、請　查照轉告、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。

12 公文製作－公文用語 稱謂用語： 有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。
無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 對機關首長：「鈞長」。 機關對人民：「台端」。 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」。

13 公文製作－公文用語 准駁語： 應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。
未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。

14 公文製作－公文用語 經辦語 遵即、遵經：對上級機關或首長用。 茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。

15 公文製作－公文用語 引述語： ＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊准：引敘平行機關或首長公文時用。
＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊、．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。

16 公文製作－公文用語 經辦語、引述語範例： 業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於　　　中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○　　　年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。 並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草　　　案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予　　　標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。 奉：奉　示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通　　費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬　　具函稿如附。陳請　核判

17 公文製作－公文用語 抄送語（有副本或抄件時用之） ＊抄陳：對上級機關或首長用。 ＊抄送：對平行機關、單位或人員用。
＊抄發：對下級機關或人員用。 附件語（有附件時用） ＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 ＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。

18 公文製作－正確用字 侵占；竊佔；占有；佔領 消弭；弭平戰亂；彌平預算 部分；不法分子；身分；處分 防範；防患未然 聯繫；連絡 掩埋；淹沒
亟需；必須 偵查；檢察 擁擠；壅塞 凸顯；突出

19 公文製作－正確用字（續） 反映意見；生理反應 型塑；形象 佈置；佈達；佈局；部署 費時；曠廢；曠日費時 紓解 ；抒發 擘劃、規劃；計畫
雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱 制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令） 紀錄（名詞）；記錄（動詞） 給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）

20 公文製作－正確用字（續） 貿(冒)然 周(週)延；周(週)知 已(己)經 撲朔(塑)迷離 厲(勵)行 真相(象) 假借(藉) 楬(揭)櫫
伎(技)倆 過度(渡)期 以身作（做）則 以資（咨）規範 躋（擠）身

21 公文製作－簽之撰擬 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，分為下列二種：
機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官。 具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

22 公文製作－簽之撰擬

23 公文製作－簽之撰擬

24 公文製作－簽之撰擬 擬辦方式 先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理
簽稿並陳：須限時辦發不及先行請示之案件。須視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。 以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿 存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬

25 公文製作－簽之撰擬 撰擬要領： ◎主旨：扼要敘述，概括「簽」之整體目的與擬辦，不分項，一段完成。
◎說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 ◎擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 ＊「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複說明。 ＊文字敘述應符合作業需求，引敘有關機關意見或有關規定，僅將其重點節錄或敘明即可，避免全文或全段照錄。 ＊複雜的內容，儘量採用表格敘述、比較，或作為附件附陳。

26 公文製作－函稿之撰擬 函稿之性質 主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。 被動行文：
　　(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機　　　　　　關據以轉文丙機關。 　　(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研　　　提意見時，乙機關將處理情形回復甲機　　　關。

27 公文製作－函稿之撰擬 承辦人員於辦稿（為公文之草本）時，應分別填列下列各點： 文別：「令」、「函」、「書函」
速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列 密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。 附件：註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理

28 公文製作－函稿之撰擬 撰擬格式 　依內容、繁簡及需要性採： 　一段式（主旨） 　二段式（主旨、說明） 　三段式（主旨、說明、辦法）

29 公文製作－函稿之撰擬 撰擬要領 定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。
擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件，不宜在「稿」內書「照錄原文，敘至某處」字樣。 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

30 公文製作－蓋印及簽署 令、證明書、契約、獎狀：均蓋用機關印信及首長職銜簽字章 呈：機關首長全銜、姓名，蓋職章 函：
上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章 平行文蓋職銜簽字章或職章 下行文蓋職銜簽字章 書函、開會通知單、移文單等，蓋機關或單位條戳 單位主管依分層負責授權對外行文：單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳 機關首長出缺時，由代理人代理並署名；因故不能視事時，由代理人代行（署首長姓名註明不能視事事由，並由代行人附署職銜姓名及加註代行二字）

31 公文寫作注意事項： 承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物」5要項加以考量。
公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。 承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分，故寫作公文時，要切記遣字用句、卑亢之間（上行、下行或平行）準確拿捏。 公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時，不能只站在自己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。 公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體、文句、形式等。 公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿（文稿一頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，同時於每頁左下角加註頁碼）或簽再陳核；附件有二種以上，應依序分別標示附件1、附件2。

32 公文書橫式書寫改革－公文程式條例 中華民國93年5月19日總統令修正公布 第 七 條：公文得分段敘述，冠以數字，採由 左而右之橫行格式。
第十三條：機關致送人民之公文，除法規另有 規定外，依行政程序法有關送達之 規定。 第十四條：本條例自公布日施行。 本條修正條文第七條施行日期，行政院已定自94年1月1日施行

33 公文書橫式書寫改革－文書處理修正 事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)行政院已於93年6月29日函頒 本次修正重點：
(一)公文作業改採直式橫書 (二)簽署原則由左而右由上而下 (三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有 限公司讀信機規格標準

34 公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例

35 公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例

36 公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例

37 公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例

38 公文書橫式書寫數字使用原則 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。
數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

39 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號
阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 、M 、附表（件）1、院臺秘字第 號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02） 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3

40 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

41 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。

42 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 3. 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。 註：本原則自即日起至93年12月31日止，以「公文書橫式書寫推動方案」第1階段優先推動之無須修法立即採行措施（如各類申請書表、圖表、機關內部表單及相關文件等）為適用範圍。至所有公文書（如令、函等），配合「公文程式條例」第7條修正條文之施行日期，自94年1月1日起全面適用。

43 文書流程管理 處理時限 一般公文 限期公文：應依規定期限辦理 專案管制案件：各機關得視需要自訂處理時限 人民申請案件：分類分定處理時限
最速件：一日 速件：三日 普通件：六日 限期公文：應依規定期限辦理 專案管制案件：各機關得視需要自訂處理時限 人民申請案件：分類分定處理時限 立法委員質詢案件、人民陳情案件、訴願案件：依相關規定辦理

44 文書流程管理(續) 時效管制 基本作業：登記、統計、分析 管制範圍：全程管制、全面管制、專案管制
公文稽催：承辦人自我檢查，各單位文書人員每日查催，單位主管督導催辦，文書單位綜合稽催

45 公文例式講解 及 公文習作

46 公文例式講解∣簽 原版 46

47 公文例式講解∣簽 修正版 47

48 公文例式講解∣函 原版 48

49 公文例式講解∣稿 修正版 49

50 公文例式講解∣函 原版 50

51 公文例式講解∣稿 修正版 51

52 公文習作一 （本文有若干缺失，請酌改） 52

53 公文習作一 解答 53

54 公文習作二 （本文有若干缺失，請酌改） 54

55 公文習作二 解答 55