第四章电子表格 3.1 Excel 2000基本知识 3.2 工作表的建立 3.3 工作表的编辑和格式化 3.4 数据的图表化

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1 第四章电子表格 3.1 Excel 2000基本知识 3.2 工作表的建立 3.3 工作表的编辑和格式化 3.4 数据的图表化
3.5 数列表据 3.6页面设置和打印

2 3.1概述 一、启动和退出 二、EXCEL2000的屏幕 1. 工作簿窗口 2. 菜单栏 3. 工具栏 4. 编辑栏 5. 快捷菜单
6. 鼠标指针 7. 状态栏

3 三、工作簿窗口 1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。
1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。 3. 工作表： 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 列 A,B...,IV(256)；行 1, 。 4. 单元格：　行和列的交叉，表格的最小单位。 5. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。 6. 工作表标签： Sheet1~Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。 7. 标签滚动按钮： 利用标签按钮，切换显示工作表。 8. 滚动栏： 纵、横。

4 3.2 工作表的建立 一、单元格选取 单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。
多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。

5 二、数据的输入 注意： 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 1. 单元格数据的输入 单击单元格 直接在单元格输入数据
双击单元格 在编辑框内输入数据 注意： 数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入：‘ 数字。 数值输入超长，以科学记数法显示。 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、、、 进行个单元格之间的移动。

6 2. 数据自动输入 (1)自动填充 指一批有规律的数据，例等差、等比数列。 指向第2个单元格右下角的自动填充柄 ＋ 输入前2个数
选中该2个单元格 拖曳填充柄到结束 等差 输入第一个数 编辑/填充/序列 设置填充序列 选中包含该数的区域 比差 (2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙...；?3、6、9...；星期一 、星期二... 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。 (3) 用户自定义序列数据 工具／选项／自定义序列 在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔

7 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示
3. 输入有效数据 (1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示 设置标签(数据类型，范围) 选取要定义有效数据的区域 数据/有效数据 输入信息标签(输入时提示) 错误警告标签(出错时提示) (2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置， 自动显示出错提示；也可通过工具/审核命令进行审核。

8 三、使用公式与函数 公式形式：＝操作数和运算符 操作数 ：单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符 ：算术 ＋、－、*、／、%、、（）
1. 使用公式 公式形式：＝操作数和运算符 操作数　：单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符　：算术　＋、－、*、／、%、、（） 字符　＆ 关系 =、>、>=、<=、<、<> 公式例 ： =C5*1.15+D = C5+Sheet2!C5+C6

9 总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列)
2.使用函数 (1)自动求和按钮 在最接近单元格的数据区域求和 单击 求和 看到计算公式 选取存放结果的单元格 双击 求和 看到计算结果 总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列) 选取区域 单击求和 (2)自动计算 自动计算功能 ：求和、均值、最大值、最小值、计数。 在状态栏单击右键, 快捷菜单选择某计算功能 选取计算区域 在状态栏显示计算结果

10 1 2 (3) 输入函数 在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。 函数形式：函数名（参数表）
例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。 1 粘贴函数 选取函数类型和函数名 2 输入参数 单击C10 在编辑框直接输入：=AVERAGE(C5:C8)

11 (1) 概念 (3) 相互转换 3.单元格的引用 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整
绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 (2)表示 相对引用：列坐标行坐标　　例B6， A4 , C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标　例$B$6,　$A$4 , $ C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐标行坐标 例 $B6, $A4, $C5:$F8 (3) 相互转换 反复按 F4 键 选定单元格中的引用部分

12 插入/名称/定义 (1)创建区域名 (2)改变区域 (3)区域名的引用 4. 单元格或区域命名
区域表示 ：简单但无意义，不易阅读，例 A1:C5 存放数学分。 区域名 ：对区域进行文字性命名，便于记忆与阅读，例数学。 (1)创建区域名 输入区域名 单击名称框 选取区域 插入/名称/定义 输入名字 插入/名称/指定 选名称所在的位置 (2)改变区域 在引用位置框修改区域 插入/名称/定义 选择名字 (3)区域名的引用 在公式或函数的参数中直接引用区域名 例 =MAX(数学)

13 4. 移动 1. 修改 单击单元格,在编辑框修改 剪切+粘贴 或 直接拖曳 四、数据编辑 双击单元格,直接在单元格修改 2. 清除
选择全部、格式、内容、批注 选取清除区域 编辑/清除 3. 删除 删除区域后何单元格填入 选取删除区域 编辑/删除 4. 移动 剪切+粘贴 或 直接拖曳

14 5. 复制 复制+粘贴 或 Ctrl+拖曳 6. 选择性粘贴 即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。 在对话框进行下列选择：
6. 选择性粘贴 即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。 在对话框进行下列选择： 粘贴选择：全部、 公式 、 数值 、 格式 、有效数据、批注等。 运算选择：无 、加 、 减 、 乘 、 除。 转置 注意： 若复制或移动的内容出现单元格相对引用，则在复制或移动后的目 标单元格自动修改单元格引用。

15 1. 新建文件 1. 插入 2. 删除 五、新建、打开和保存文件 7. 单元格、行、列的插入和删除 选定插入的位置 插入／(单元格、行、列)
选定删除的对象 （单元格、整行或整列） 编辑／删除 五、新建、打开和保存文件 1. 新建文件 2. 打开文件 3. 保存文件 4. 搜索文件

16 一、 工作表的删除、插入和重命名 3.3工作表的编辑和格式化 1. 选取工作表 单个、连续多个、不连续多个。 2. 删除工作表
选取要删除的工作表 编辑/删除工作表 3. 插入工作表 选取插入工作表的位置 插入/工作表 4. 重命名工作表 双击要重命名的工作表 输入新名字

17 二、 工作表的复制或移动 1. 工作簿之间的复制或移动 2. 工作簿内的复制或移动 复制: Ctrl+拖曳 打开源工作簿 和目标工作簿
选取源工作表 编辑/移动或复制工作表 选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。 2. 工作簿内的复制或移动 复制: Ctrl+拖曳 移动: 拖曳

18 三、工作表格式化 作用 ：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。 5种格式标签 格式／单元格 选定需格式化的单元格或区域
作用　：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。 格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。 格式化方法：自定义格式化 或 自动格式化。 1. 自定义格式化 格式／单元格 5种格式标签 选定需格式化的单元格或区域 格式工具栏（5种格式按钮） (1).数字格式标签 默认G／通用格式表示； 　 数字右对齐，数字＞长度，科学记数法，公式以值显示； 文字左对齐，文字＞长度，右边列无内容延伸，有则截断显示； 设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。

19 提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。
(2)字体标签 提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。 (3)对齐标签 提供了：水平对齐、垂直对齐、合并及居中、方向等。 长文字：自动换行 可使行高增加； 跨列居中 文字占几个单元格，但文字必须在居中区域的最左单元格； 合并单元格 几个单元格合并为一个； 缩小字体填充 文字缩小到在一个单元格内。 (4)边框标签 提供了：线型、位置、颜色等，还有斜线。 (5)图案(底纹)标签 提供了：颜色背景、填充图案和图案的颜色。

20 根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。
(6)调整列宽和行高 行高（列宽） 最合适的行高（列宽） 选中要操作的行或列 格式／行 　　／列 隐藏 取消隐藏 标准列宽 注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断；数字以###表示。 (7)条件格式 根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。 选定要设置格式的区域 格式/ 条件格式 设置条件表达式 和设置条件格式

21 2.自动格式化 3. 格式复制 Excel已预定义好十多种格式,可快速、方便地使用。 选择某种格式 选定需格式化的区域 格式／自动套用格式
格式／单元格 格式使用的3个层次：自动套用 格式工具栏 一般要求 进一步要求 特殊要求 3. 格式复制 选定已设置好格式区域 单击复制格式按钮 拖曳到目标格式区域 对设置好的格式可执行：编辑／清除／格式 命令，删除设置的格式，系统采用Ｇ通用格式．

22 3.4数据图表化 一、图表概念 1. 图表类型： 十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。
图表使数据更直观、形象。 1. 图表类型： 十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。 2. 数据源： 作图的数据区域，可以包含说明性文字。 3. 图表选项： 图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例、 背景、标题等。 4. 图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。 一张独立的图表，称为独立图表。

23 二、创建图表 1. 利用图表向导创建图表 4个步骤进行 2. 快速创建图表 按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置 选中作图的数据源
二、创建图表 1. 利用图表向导创建图表 按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置 选中作图的数据源 图表向导 4个步骤进行 嵌入图表：在第4步骤图表位置中，选中“嵌入图表”选项。 独立图表：在第4步骤图表位置中，选中“新工作表”选项。 2. 快速创建图表 按F11键 选中作图的数据源 “图表”工具栏的“图表类型”按钮 此方法只能建立嵌入式图表

24 三、图表的编辑 鼠标指向图表任意处 Ctrl+拖曳图表 Del 2. 改变图表类型 1. 图表的缩放、移动、复制和删除. 移动
鼠标指向图表任意处 拖曳图表 缩放 鼠标指向图表控制点之一 拖曳图表 选中图表 复制 鼠标指向图表任意处 Ctrl+拖曳图表 删除 Del 2. 改变图表类型 选中图表 图表/图表类型 选择某种图表类型和子类型

25 四、图表对象的编辑 4. 增加文字 1. 选中图表对象 指向图表对象单击或图表工具栏的“图表对象”按钮。 2. 删除图表中的数据系列
选中数据系列，Del键。 3. 增加数据 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令 。 独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据 4. 增加文字 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。 选中图 表对象 图表/图 表选项 选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置

26 五、图表格式化 指对图表中各个图表对象的格式设置。 操作方法 双击图表对象 选择上述格式标签进行格式设置 显示格式对话框
不同的图表对象，有不同的格式标签。 数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。 坐标轴： 图案、刻度、字体、数字、对齐标签。 图表区： 图案、字体、属性标签。 图例： 图案、字体、位置标签。 图形区： 图案标签。 操作方法 双击图表对象 选择上述格式标签进行格式设置 显示格式对话框

27 3.5数据列表 1. 数据列表 一、数据列表及建立 由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。 2. 建立和编辑
2. 建立和编辑 同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。 3. 建立规则 数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。 数据列表中不能有空行或空列 数据列表的第一行为列标题（称字段名）。

28 2. 复杂排序 排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。 1. 简单排序 二、数据排序 升序 降序 选中要排序的区域 单击列表
数据／排序 选择排序主关键字段名 可以选择次关键字段名

29 三、筛选数据 1. 自动筛选 2. 关闭筛选 快速选出所需的数据 单击列表 选取值 数据／筛选／自动筛选 选择所需字段 选取自定义
数据／筛选／自动筛选 无 数据／筛选／ 全部显示 还在

30 四、分类汇总 将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。 1. 基本分类汇总
用于单个字段分类单种汇总方式。 分类字段 汇总方式 选定汇总项（可多个） 单击列表 数据／分类汇总 替换当前分类汇总 每组数据分页 不分页 汇总结果显示在数据下方

31 3. 清除分类汇总 2. 嵌套分类汇总 单个字段 分类，多种汇总方式。
操作方法同基本分类汇总，对多种汇总方式，要重复多次上述分类汇总操作，第二次以后： 替换现有分类汇总 不选中 3. 清除分类汇总 数据／分类汇总 全部删除

32 2级：次高级，显示列表中的总计数和各分类中的合计数。
4. 分级显示建立摘要报告 显示不同级的数据，一般分为3级。 1级：最高级，只显示列表中的总计数。 2级：次高级，显示列表中的总计数和各分类中的合计数。 3级：低级，显示全部信息。 ＋：展开某一级的数据。 －：折叠某一级的数据。 5. 清除和建立分级显示 数据／分级显示／清除分级显示 数据／分级显示／自动建立分级显示

33 五、数据透视表 分类汇一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用 数据透视表实现。 数据／数据透视表 3之1 3之2 区域 3之3
1. 创建透视表 单击列表 数据／数据透视表 3之1 3之2 数据源 区域 分类字段拖曳到行、列、页，汇总字段拖曳到数据区 版式 3之3 透视表位置选择 注意：汇总方式系统默认对非Ｎ型字段计数，Ｎ型字段求和。 创建的透视表位置默认为一张新表，也可在同一表中。

34 3. 隐藏和显示字段 (1)更改布局，快捷菜单“向导” (2)更改汇总方式，快捷菜单“字段”或双击某字段名进行汇总方式更改。 3之3 版式
2. 修改数据透视表 (1)更改布局，快捷菜单“向导” (2)更改汇总方式，快捷菜单“字段”或双击某字段名进行汇总方式更改。 3之3 版式 3. 隐藏和显示字段 双击要隐藏的字段名 选择要隐藏的值 要恢复显示操作方法同上，在隐藏项中取消选中的项即可。

35 二、设置打印区域和分页 3.6页面设置和打印 一、打印步骤 设置打印的区域 页面设置 打印预览 打印 1. 设置打印区域 选定要打印的区域
文件/打印区域/设置打印区域 取消打印区域：文件/打印区域/取消打印区域 2. 分页 选定要分页的行、列或单元格 插入/分页符 取消分页符： 选定有分页符的边界 插入/删除分页符

36 三、页面设置 四、 打印预览和打印 1. 页面 ：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。
显示4个标签，分别为： 文件／页面设置 1. 页面 ：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。 2. 页边距 ：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。 3. 页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。 4. 工作表 ： 设置分页顺序、是否打印网格线、行、列号等。 四、 打印预览和打印 文件/打印预览 文件/打印