项目9 制作学生成绩报告单 教学目标 1.会创建邮件合并的数据源文档； 2.能显示“邮件合并”工具栏；

Presentation on theme: "项目9 制作学生成绩报告单 教学目标 1.会创建邮件合并的数据源文档； 2.能显示“邮件合并”工具栏；"— Presentation transcript:

1

2 项目9 制作学生成绩报告单 教学目标 1.会创建邮件合并的数据源文档； 2.能显示“邮件合并”工具栏；
3.会使用“邮件合并”工具栏进行邮件合并； 4.会修改插入到主文档中的“域”； 5.会打印邮件合并后的主文档； 6.能运用“中文信封制作向导”制作中文信封，并能根据需要对信封格式进行编辑修改；

3 9.1 任务要求 快放寒假了，学校要向学生家长邮寄学生成绩报告单，报告单中第一部分是“致学生家长的一封信”，第二部分是本学期学生的各科成绩，这部分要求用表格形式给出，表格中只能邮寄该学生一个人的成绩，另外，寄给学生家长的信封正面要求用计算机制作，并打印填写。

4 9.2 解决方案 利用Word的邮件合并功能批量生成各个学生的成绩报告单和信封。具体方案如下：先用Word制作一个信封和一个学生成绩报告单样式文档，在样式文档中，对于各学生相同的内容，按原文字录入，对于各学生特有的内容，则在相应地方插入Excel对应列数据，引用Excel数据源中的对应信息，并按要求编排好样式文档的输出格式。这样，在两个样式文档打印输出时，Word就会自动地输出不同学生的对应信息，从而可以批量地制作全班同学的成绩报告单和信封。

5 9.3 实现步骤 1.创建学生信息数据源 2.制作学生成绩报告单样式文档 3.制作信封 4.输出样式文档

6 9.3.1 创建学生信息数据源 学生信息数据源包括学生信息表和学生成绩表，由Excel制作而成。学生信息表在学生入校后一般都已制作完成，学生成绩表在期末考试后也已建成，可以取现存的。如果没有现存数据，可以按照项目6、项目7介绍的办法制作学生信息表和学生成绩表。

7 9.3.1 创建学生信息数据源 数据源--学生信息表

8 9.3.1 创建学生信息数据源 数据源--学生成绩表

9 9.3.2 制作学生成绩报告单样式文档 1.录入致学生家长的一封信

10 9.3.2 制作学生成绩报告单样式文档 2.显示“邮件合并”工具栏 拖曳到工具栏 单击“视图”菜单，选择“邮件合并”命令

11 9.3.2 制作学生成绩报告单样式文档 3.打开数据源 单击“打开数据源”按钮 选择数据源

12 9.3.2 制作学生成绩报告单样式文档 4.插入数据源“域” 单击“插入域”按钮 单击“关闭”按钮，重复上面的操作，分别插入其他的域。

13 （2）正文：宋体、五号、两端对齐、首行缩进，1.25倍行距； （3）表格：行高1厘米，表格文字中部居中；
9.3.2 制作学生成绩报告单样式文档 5.编排样式文档的格式 （1）标题：黑体、小二、居中对齐； （2）正文：宋体、五号、两端对齐、首行缩进，1.25倍行距； （3）表格：行高1厘米，表格文字中部居中； （4）落款：字号与字体与正文相同，右对齐。

14 9.3.3 制作信封 单击“工具”菜单，选择“中文信封向导” 4.取消信封默认数据源 5.生成信封样式 3.选择信封生成方式
2.选择信封样式 1.启动“信封制作向导” 单击“工具”菜单，选择“中文信封向导”

15 （4）发信人邮编：Times New Roman、小二。
9.3.3 制作信封 6.编辑信封格式 （1）收信人地址：黑体、小二； （2）收信人姓名：楷体、四号； （3）发信人地址：黑体、小二； （4）发信人邮编：Times New Roman、小二。

16 插入数据源域的具体方法参见9.3.2 制作学生成绩报告单新式文档中的“插入数据源域”。
9.3.3 制作信封 7.插入数据源“域” 插入数据源域的具体方法参见 制作学生成绩报告单新式文档中的“插入数据源域”。

17 9.3.4 输出样式文档 1.将样式文档合并到新文档 单击“合并到新文档”按钮

18 9.3.4 输出样式文档 2.将样式文档合并到打印机 单击“合并到打印机”按钮

19 9.4 实践总结 Word的邮件合并功能提供了在Word中插入数据源的方法，可以方便地实现在Word中引用其他数据源中的数据。利用Word的邮件合并功能可以批量地复制内容不完全相同的文档，常用于制作信函、证书、准考证等