檔案分類表與保存年限 區分表編制及使用 科員葉豐枝.

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1 檔案分類表與保存年限 區分表編制及使用 科員葉豐枝

2 壹、前言 一、檔案分類編案規範第17點 二、分類是檔案資訊組織及整理重要工作 三、分類表是檔案歸類之依據 四、保存年限是檔案清理核心事項
五、保存年限區分是檔案管理核心事項，是判定檔案保存年限之標準 六、反映檔案保存價值，引導檔案清理處置 (銷毀或移轉) 七、各機關檔案保存年限區分表，應至少每10年檢 討一次

3 壹、前言

4 壹、前言

5 壹、前言

6 壹、前言

7 壹、前言

8 壹、前言

9 貳、作業依據 一、檔案法第10條 二、檔案法施行細則第13條 三、檔案分類編案規範第2至7點 四、機關檔案保存年限及銷毀辦法第2至6條
五、檔案保存價值鑑定規範第20點 六、機關檔案管理作業手冊第3章 七、機關共通性檔案保存年限基準確性 八、臺北市政府檔案分類及保存年限區分表 編制說明

10 參、名詞(1/3) 一、分類層級：區分檔案分類類目之(5)層級
二、分類標記：以文字或數字標記檔案分類表所載 類目之名稱，明瞭、易寫、易記、具伸縮性及邏輯性(稱為分類號，本府採單純標記) 三、分類號：檔案分類表所載類目名稱之文字、數 字或其組合 四、混合制：於層級類目間混合使用單碼或及多碼 (本府規定除節為1或2位數外，餘均採用2位數)

11 五、檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 ↓ 分類層級 = 類 綱 目. 節 ↓ ↓ ↓ ↓ 局處 科室 股 業務內容 所屬
參、名詞(2/3) 五、檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 ↓ 分類層級 = 類 綱 目. 節 ↓ ↓ ↓ ↓ 局處 科室 股 業務內容 所屬

12 參、名詞(3/3) 六、永久檔案 (一) 永久檔案與定期檔案得分別存放 (二) 下列檔案應列為永久保存：
1.國家或本機關重要制度、決策、計畫，法規之制(訂) 定、修正及解釋 2.本機關組織沿革及主要業務運作 3.對國家建設或機關施政具有重要利用價值 4.國家或機關重要行政稽憑價值 5.國家、機關、團體、社會大眾或個人重要財產稽憑價 值，權益之維護有重大影響 6.重要科技價值 7.重要歷史或社會文化保存價值 8.重大輿情之特殊個案 9.法令規定應永久保存 10.其他有關重要事項具永久保存價值 (三) 辦理檔案銷毀、鑑定與移轉作業時

13 肆、檔案分類表(1/4) 一、依據檔案來源、組織架構或業務性質訂定適 用之檔案分類表 二、擇定分類表編製方式 (一) 個別編製（僅分類表）
(二) 與機關檔案保存年限區分表結合編製 （有分類表及保存年限） 三、分類標記編排 (一) 明瞭、易寫、易記、具伸縮性及邏輯性 (二) 採純數字、純文字或混合 (三) 採單碼制、多碼制或混合制

14 肆、檔案分類表(2/4) 四、編制步驟1：檔管單位編訂初稿- (一) 分類表涵蓋項目：分類號，類目名稱，備註 (二) 類目編訂：
1.類目名稱以2至9個字數為宜 2.類目名稱應涵蓋周延，具體明確 3.同一層級類目間具互斥性 4.上下層級類目具關聯性 5.個案或單一事件不宜列為類目名稱 6.同一類目依重要程度不同細分類目 7.綜合性業務置於各類目之前，其他業務置 於各類目之後

15 肆、檔案分類表(3/4) 五、編制步驟2：分類表送核 (一) 請業務單位表示意見 1.檢視業務是否納入分類表 2.類目是否反映業務內涵
(二) 結合編製者，陳機關首長後，依規定程序 函送檔案管理局審核通過後，擇期實施 六、檔案管理單位應視組織或業務變更情形，定期檢討本機關之分類表內容，如有修正必要時，應由一級機關陳報本府核准後實施

16 肆、檔案分類表(4/4) 七、修正 (一)視機關組織或業務更動情形，於分類表註記 資料並定期彙整 (二)檔案管理單位會請業務單位研商
(三)必要時邀請上級機關、相關機關或學者專家 參與 (四) 類目新增或合併者，新舊分類號註記對照 (五) 研提分類表修正初稿後->送業務單位表示 意見->核准->完成修正->分類表修正電子檔 送交

17 五、區分表(1/7) 一、根據檔案內容之性質，歸入檔案分類表 (檔案分類及保存年限區分表)中最適當 之類目，如無則分入較適當之。
二、涉及二類目以上之檔案，應依常用、重 要、具體等特性，分入最適切之類目， 或主要事由所屬類目。 三、同一案卷之檔案應分入同一類目。 四、檔案管理人員發見檔案分類錯誤者，應 查明更正之。

18 伍、區分表(2/7) 編製說明 一、編製目的 為使機關檔案保存年限有所依據，俾利文件保存、銷毀、移轉等管理作業 之執行。 二、編製過程
依本處各單位所提檔案分類管理之需求為基本架構，經檔案室彙整編訂完 成本表後，層送檔案管理局核定。 三、適用範圍 本表適用於本處處理公務或因公務而產生之各類文件檔案分類及保存年限區分。 四、法令依據 依機關檔案保存年限及銷毀辦法、檔案分類編案規範及機關共通性檔案保存年限 基準與機關配合事項之規定編製本表。 五、修正原因及重點 配合機關組織改組及業務整併，特修正本機關保存年限區分表。 六、注意事項 (一) 本表自100年1月 日起開始啟用。 (二) 檔案應分入專屬類目，如無專屬類目可予歸屬時，應視其性質歸入較適當之類目。 (三) 涉及二類目以上之檔案，應以常用、重要、具體等特性分入最適當之類目。 (四) 同一案卷之檔案應分入同一類目。 七、修訂重點

19 伍、區分表(3/7) 新增欄位

20 伍、區分表(4/7) 新增欄位說明 類目名稱 內容描述 保存年限 清理處置 工務類 秘書綱 總目
類目名稱 內容描述 保存年限 清理處置 工務類 秘書綱 總目 綜合業務 有關秘書業務綜合性 依規定程序銷毀 、週知性之相關文件 處務會議 本機關首長召集例行性 主管會報（議）及年終 永久 機關永久保存 年終檢討會議之相關文件 辦公處所管理 辦公處所內部配置、清潔 、能源節約、美化綠化等 依規定程序銷毀 管理維護之相關文件

21 伍、區分表(5/7) 清理處置方式 ･ 列為國家檔案 - 具永久保存價值之檔案，依移轉期程及 相關規定辦理移轉作業
･ 機關永久保存 - 具永久保存價值之檔案，由機關自行永久 保存 ･ 依規定程序銷毀 - 指定期保存檔案屆保存年限後，編製銷 毀目錄，送會業務單位後依規定程序函送檔案管理局審核 ･ 屆期後鑑定 - 指暫無法判定檔案保存價值，於屆滿保存年 限機關應檢視檔案內容，確認全類或個案需否延長保存年 限，需延長保存年限者，於檔案管理資訊系統修正檔案保 存年限，不需延長保存年限者，依規定辦理銷毀作業

22 伍、區分表(6/7) 區分表編制完成後，應檢附下列文件送核 一、機關組織執掌及辦事細則(組織規程、分層負責明細表)
二、其他據以訂定檔案保存年限之法令 三、訂定保存年限區分表時，如有辦理檔案保存價值鑑定者，應檢附鑑定報告 四、檔案保存年限區分表電子檔 (採單獨編製者，檔 案分類表應一併送交) 五、(修訂版)修訂檔案分類及保存年限區分表說明表，原「檔案分類及保存年限區分表」， 修訂後「檔案分類及保存年限區分表」(加修訂重點及修訂處以紅字表示)

23 伍、區分表(7/7)

24 陸、問題及注意事項 一、穩定性低(個案性質不宜列入類目) 二、未具體呈現分類層級之意義 三、性質不同檔案置於同一大類
四、類目名稱逕以單位名稱為之 五、分類過細 六、內容描述與類目名稱雷同或過於簡略、內 容不清楚或不完整、核心業務未列或過於 籠統、與類目名稱不符 七、內容描述無法呈現機關於該項業務之權責 八、清理處置不明確或未盡妥適

25 柒、本府編制說明(1/3) 一、分類表應依次編列頁碼 二、檔案分類時應依其內容、性質，循類、綱、目、節次序查出適切之類目名稱及分類號
三、業務性質相同或同質性高者，統由該管一級機關編訂檔案分類表，併為一式共用 四、各機關檔案分類表第01-10綱應訂為共通綱， 適用於各機關秘書、人事、會計、政風之檔案分類，其編列順序應全府一致，第11綱起，適用於本機關各業務單位及所屬機關之檔案分類，其編列順序由各機關視其需求自行決定

26 柒、本府編制說明(2/3) 五、應具備欄位說明 (一) 分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱之阿拉伯數字
(二) 類目名稱：指依檔案之性質及價值，概括同一類別檔 案之名稱，應具涵括性，具體適中，各類目間應具互斥性，字數以2至9字為宜 (三) 內容描述：敘明機關辦理該項目業務活動內容，如本機 關於該項業務之權責、業務涉及對象、執行重點、範疇 或含括之資料類型、重要案名等訊息 (四)保存年限 (五)清理處置：敘明列為國家檔案、機關永久保存、依規定 程序銷毀、屆期後鑑定等 (六)基準項目編號：敘明適用機關共通性檔案保存年限基準 之項目編號 (七)備註：敘明其他需要補充之事項

27 柒、本府編制說明(3/3) 六、共通綱之各類目名稱應全府一致，不得自行變更
七、各綱第一目前應設總目，總目下應置綜合業務節，文件分類時如無適當項目可分者，得分入此一類目 八、機關得視需求，於各相關綱之最後一目置法令規 章 九、送核程序，應由一級應由一級機關彙整送交本府，函報檔案中央主管機關審核，修正時亦同 十、各機關檔案管理單位應視組織或業務變更情形，定期檢討本機關之分類表內容，如有修正必要時，應由一級機關陳報本府核准後實施

28 捌 、結語 一、區分表是判定檔案保存價值、決定檔案存毀 的第一關，必須審慎編訂
二、完善的區分表，可發揮導引檔案清理的功能，讓檔案保存達到去蕪存菁的效益 三、隨時蒐整研析相關資料 ‧檔案銷毀目錄審核意見 ‧相關法令異動－組織職掌及編制表、辦事細則、分層負責明細表、業務相關法令 ‧年度計畫與報告 ‧預算 ‧年報與大事紀 ‧民意機關答詢報告 ‧機關立案清冊 ‧機關鑑定會議 ‧同仁意見