报账指南 按要求将各类原始票据粘到粘贴单上 按规定审批程序审批 科研经费 固定资产 各项经费 持以上有关单证到财务工作部办理报账审核、复核

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1 报账指南 按要求将各类原始票据粘到粘贴单上 按规定审批程序审批 科研经费 固定资产 各项经费 持以上有关单证到财务工作部办理报账审核、复核
有其他附件的需附原件（合同、报告等） 填写相应报销单（除借款单与黏贴单在财务部领取外， 其他报销单直接在学院财务工作部网页自行下载打印） 报销单种类：借款单、报销单、讲座酬金申领单、误餐报支单 劳务报酬签领单、外地差旅费报销表、市内交通费报销单、科研经费报销单等 按规定审批程序审批 科研经费 遵照《中山大学新华学院科研经 费使用管理办法》、 《中山大学 新华学院“创新强校工程”专项 资金管理办法实施细则》规定执 行报销。 固定资产 向资产管理部门申请，统一采购 验收（含500元以上一般设备和 800元以上专用设备）。 各项经费 系经费由系部负责人签批，其他经费 由系部负责人签名，分管院领导签批， 总金额超10000元（含10000元）需 再由主管财务院长签批。 持以上有关单证到财务工作部办理报账审核、复核 现金：到现金出纳窗签名领取现金 （原则上不领取现金，一律转账入银行卡 ） 转账：通过网银转账支付 （报账时准确填写收款单位信息） 支票：到银行出纳窗签名领取支票

2 院领导签批；系经费直接由正职系主任签批。
请款借支流程 请款借支 （即预付款或需借差旅费、借劳务酬金等） 现金请款 （只适用于差旅费、举办会议零星借款 和劳务酬金借款） 转账请款 除现金请款外的其余款（预付款） 填写《中山大学新华学院借款单》 ① 审批：部门负责人签署意见，由分管 院领导签批；系经费直接由正职系主任签批。 金额在10000元以上 （含10000元）需由院长签批。 持《借款单》及相关附件②到财务部报账 现金：到现金出纳窗签名领取现金 转账：通过网银转账支付 待收到相应发票，在发票背面由经办人及原审批领导签字后 连同借款单第三联到财务部冲账。请款后应及时办理报销手续③ 注：①《中山大学新华学院借款单》一式三联，第一联财务存；第三联为借款人保留，取得发票后连同发票一起冲账；第二联为财务部门做借款凭证入账。 ② 相应附件例如：合同协议、缴款通知、会议函、会议通知、申请 报告等资料，以上附件均需提供原件。 ③ 在每学期末和年终结清借支，不得跨学期和跨年使用。如遇到特殊原因不能及时结算，需由部门负责人说明原因，经财务分管院领导同意，方可延期。

3 办公用品报账流程 购买办公用品 审批：由系部负责人签署意见，再由分管 详填《中山大学新华学院办公教学耗材申请领购表》
院领导签批；系经费直接由正职系主任签批。 提交校园管理部，由校园管理部统一按相关规定采购 直接由校园管理部统一报账，在各系部经费中开支。 转账：通过网银转账支付

4 注：①正规发票：符合国家政策规定的发票，中标单位、开票单位收款单位必须全部一致。
固定资产报账流程 购买家具/空调、电子设备 购买家具/空调 详填《中山大学新华学院家具/空调申请领购表》 购买电子设备 详填《中山大学新华学院教学仪器设备申购审批表》 审批：部门负责人签署意见，由分管 院领导签批；系经费直接由正职系主任签批。 提交相关采购部门，由采购部门领导签批。 由采购部门统一采购（符合招投标 范围的，须经过学院正规招投标流程）。 采购回来的固定资产完成验收后，设备单价800元以上 （家具500元以上的）须到资产管理部门登记固定资产，附上新增固定资产卡片。 持以下原件到财务工作部报账:（如需预付款，可参考请款借支流程） 1.《申购表》;2.正规发票① ; 3.验收报告;4.新增固定资产入库单; 5.通过招投标采购的需附招投标结果或竞价说明；6.购买合同。 注：①正规发票：符合国家政策规定的发票，中标单位、开票单位收款单位必须全部一致。

5 捐赠方购买资产的发票原件由接受捐赠部门负责人及分管院领导签审
捐赠资产入账流程 按学院规定验收流程验收捐赠设备 (形成验收报告) 接受捐赠部门向捐赠方出具“捐赠接收函” （盖学院公章），保留复印件。 持以下单据到财务工作部开具发票（原件交于捐赠方， 发票清单财务留存）： 1.捐赠方购买资产的发票原件 2.捐赠合同 3.验收报告 4. “捐赠接收函”复印件 捐赠方购买资产的发票原件由接受捐赠部门负责人及分管院领导签审 持相关单据到资产登记部门登记固定资产 (形成固定资产入库单) 持以下单据到财务工作部入账： 1.捐赠方购买资产的发票原件 2.捐赠合同 3.验收报告 4. “捐赠接收函”复印件 5.固定资产入库单

6 差旅费(市外)报账流程 填制《中山大学新华学院出差审批表》 可在学院财务工作部网页直接下载打印 审批：出差人所在部门负责人及分管院长签批；
系经费由正职系主任签批。 报账时须填写《中山大学新华学院外地差旅费报销表》 （出差标准见附表） 报账所需凭据： 1.《中山大学新华学院审批表》 2.出差依据(会议通知、申请报告等） 3.出差期间发生费用的发票 4.《中山大学新华学院外地差旅费报销表》 5. 《中山大学新华学院借款单》第三联（如有借支款项） 审批：出差人所在部门负责人及分管院长签批； 系经费由正职系主任签批。 总金额在10000元以上 （含10000元）需由院长签批。 持以上凭据到财务部报账

7 附表 交通工具级别 火车（含高铁、动车、全列软席列车） 轮船（不包括旅游船 飞机 其他交通工具（不包括出租小汽车）
住宿费标准上限（元/人/天） 伙食补助费 （元/人/天）省内外同一标准 包干 公杂费 （元/人/天） 院级及相当职务人员 软席（软座、软卧）高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座 一等舱 经济舱 凭据报销 700 （副院级及相当职务人员：500） 100 80 部长及相当职务人员（含具高级技术职务人员） 硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座 二等舱 经济舱（普通舱） 400 其他人员 三等舱 280 （学生：100）

8 院领导签批；系经费直接由正职系主任签批。
市内交通费报账流程 市内交通费报销 报销市内公交车费 填写《中山大学新华学院市内交通报销单》 报销市内油费、路桥费 填写《中山大学新华学院报销单》 按黏贴要求有序将票据黏贴在黏贴单上 审批：部门负责人签署意见，由分管 院领导签批；系经费直接由正职系主任签批。 持以上凭据到财务部报账 现金：到现金出纳窗签名领取现金 转账：通过网银转账支付

9 审批通过后由人事部交财务工作部与工资同发
加班费报账流程 加班费报销 详填《中山大学新华学院教职工实际加班报销汇总表 》 （可在人事部网页上直接下载打印） 部门审批：由系部负责人及分管院领导审批 人事审批：由人事部门领导审批 审批通过后由人事部交财务工作部与工资同发

10 劳务费/讲座酬金报账流程 劳务费/讲座（劳务）酬金报销 审批：部门负责人及分管院领导签批； 审批：由学科建设部领导审批 劳务费
适用于专职教职工以外的人员劳务费 （如：搬运劳务费、人员劳务等） 讲座（劳务）酬金 适用于专职教职工以外的讲座酬劳 填写《中山大学新华学院劳务报酬签领表》 填写《中山大学新华学院讲座酬金申领表》 学院大型讲座到学科建设与科技发展部填写 《中山大学新华学院学术讲坛审批表》按审批表要求签批 填写《中山大学新华学院讲座酬金申领表》 审批：部门负责人及分管院领导签批； 系经费直接由正职系主任签批。 持以上凭据到财务部报账，在系部经费开支。 审批：由学科建设部领导审批 持以上凭据到财务部报账， 在学科建设与科技发展部的讲座费用中开支。

11 适用于除“创新强校工程”专项资金外的其他科研经费
科研经费报账流程 科研经费报销 适用于除“创新强校工程”专项资金外的其他科研经费 填写《中山大学新华学院科研经费报销单 》 开支范围及开支标准 （详见附表1） 各项科研经费支出须严格按照经费预算（合同）执行。部分开支项目还须分别遵守以下规定： （一）差旅费和交通费，按照学院差旅费相关管理办法执行（详见差旅费报账流程附表）；使用私车发生的 相关费用包括汽油、路桥、车辆报关费等可在项目中开支。 （二）通讯费，包含网络费、办公固定电话话费。须在经费预算范围内开支。 （三）仪器设备购置费，参照学院固定资产报账流程，科研项目中企事业单位委托的科技项目和国外企业的 合作项目用于该课题组购置仪器设备的费用不少于总经费的10%。 （四）会议费，如通过旅行社组织学术会议，取得旅行社有效发票后，须同时附上正式会议通知等相关资料方 可开支。 （五）个别特殊开支，如向边远山区农民购买动物等实验材料，由于客观原因无法取得发票的支出，购买方须 取得卖方书面证明。 按报账要求（详见附表2）准备好相关附件 ，并按黏贴要求把凭据黏贴在黏贴单上 审批：由经费所属部门院领导签批 持以上凭据到财务部报账， 在科研经费项目中开支。

12 科研经费附表1 开支范围 科技科研经费 纵向经费提取劳务酬金的比例不得超过15%
项目 开支范围 劳务酬金（含学生助研或参与学生津贴）的开支标准： 开支上限按规定执行（纵向经费按国家规定执行，横向经费按合同预算执行）。无明确规定的，执行以下标准： 管理费的开支标准 学院依据所投入的管理成本提取相应的管理费 水电费的开支标准 各类科技项目开展研究工作所需用水用电的支出 科技科研经费 主要用于支付研究经费（包括科研业务费、实验材料费、仪器设备费、实验室改装费、协作费及经费预算许可的其他费用）、规定范围内劳务酬金、水电费和管理费（项目经费下达部门、单位规定不能开支的除外）。其中研究经费中的科研业务费具体包括：差旅和交通费，学术会议费，测试、计算、低值易耗品、分析费、网络通讯费，图书资料、论文版面费和复印、印刷费，文献检索、邮政、学术刊物订阅费，必须的劳保用品费，专利申请及维持、专有技术使用费，技术合同公证、鉴定、评审费等。 纵向经费提取劳务酬金的比例不得超过15% 1.如因问卷调查、社会调研等科研活动需要在劳务酬金开支，应详尽列明劳务开支内容，须由项目负责人签名，报送学院科研主管审核。 2.劳务酬金应按有关规定缴纳个人所得税 各类科技科研项目（企事业单位委托的科技项目仅限于技术开发合同项目），学院提取2%、系提取3%作为管理费。有关政府部门资助的会议费、协作费经学院科研主管核准，可免提管理费。 学院扣科技项目总经费的2%作为学院的用水用电。 横向经费不得超过30% 文科科研经费 主要用于支付研究经费、规定范围内劳务酬金、设备经费、水电费和管理费及其它开支（如税费等）。其中研究经费包括：图书资料费（含数据库的购置费）、调研费、学术会议费、文具费、复印费、印刷费、出版费、版面费、低值易耗品、差旅费、网络通讯费、交通费、咨询费、评审费、鉴定费及预算经费许可的其他费用 纵向经费提取劳务酬金的比例不得超过10% 各类文科科研项目，学院提取总经费的2%作为管理费；各系、研究基地可以提取非规划立项项目经费的2%作为管理费。如各经费下达部门对本项目的管理费有明文规定的，按规定执行。 学院扣文科科研项目总经费的1%作为学院的用水用电费。 学院科研经费 原则上不得用于宴请。 学院资助科研经费原则上只允许开支学生勤工助学津贴，如确因工作需要，需提取人工劳务费，文科科研不得超过10%，除文科科研以外的其他学院支助的科研经费不得超过15%。 学院设立的科研经费不得提取劳务酬金。 学院及系设立和配套的科研经费、学院科研基金只能用于研究经费支出，不提扣管理费、水电费。

13 差旅费、会议费和市内交通费：先向教研工作部主管副院长提交申请报告，经批准后，凭申请报告报账
科研经费附表2 项目名称 相关管理规定 报账程序 《中山大学新华学院科研经费使用管理办法》第五章 发票要求 （票据报销有效期以报账当日为基准日往前计算一年） 支付款项要求 科研经费 《中山大学新华学院科研经费使用管理办法》，可在学院财务部网页上直接下载打印 设备购置：按照学院固定资产相关管理办法执行 1. 每张票据背面须注明用途、时间，并有经办人、课题主管人签名；如经办人为课题主管人，则须有项目参加人或单位其他负责人签名，经学院科研主管审核； 2. 如果报销单据较多且经费业务不相同时（如同时报销差旅费、劳务费、办公费等），需准确填写《中山大学新华学院单据汇总表》； 由于一次采购项目较多，发票上没有填写具体名称（如仅填写“办公用品”等），必须附购物电脑小票或清单，电脑小票或清单上须加盖销售单位的收款专用章或发票专用章。 发票或票据报销有效期为一年，超过有效期的一般不予报销。 外地发票一般须随同差旅费一同报销，通过邮局汇款的应与汇款单一同报销，如委托他人采购或因其他原因需现金支付的，应在票据背面写明情况，合理的准予报销。 具体要求： 办公费发票：需开具明细或提供明细清单。 印刷费发票：需附印刷清单，并加盖发票专用章。 邮电费发票：需提供快递单存根联。 交通费发票：使用教职工私家车报销油费的，在油费发票 背面注明往返地点、公里数。 差旅费发票：乘坐飞机须提供登机牌;使用飞机票按火车票报账的,须提供电脑打印的当日火车票价标准. 会议费发票：报须提供会议通知或审批文件、邀请函、会议参加人员签到名单等附件。 出版费发票：杂志社开具版面费发票，则发票收款单位与发票专用章名称必须为杂志社名称；杂志社委托其他单位或公司代开具版面费发票，则发票收款单位与发票专用章必须同为受托开票单位名称，报销时须出具杂志社开具的委托书原件。 1.现金支付：须严格按国家《现金管理暂行条例》有关规定执行。现金支付仅限于劳务酬金、差旅费、异地举办会议的零星开支、异地的接待费开支、农贸市场购农产品、1000元以下零星开支等业务。其他收付业务，都必须通过银行转账支票或汇款（对公账户）进行结算。 2.转账支票（起点1000元）：付款方式时，经办人应妥善保管已签发的支票，在支票有效期内（10天）办理转账手续；逾期未用的支票应及时退回财务主管部门，由财务人员加盖“作废”戳记并与存根一起保管。如有丢失应立即通知财务主管部门，并对造成的后果承担责任。 图书、报刊资料：按照学院图书相关管理办法执行 劳务酬金（含学生助研津贴）发放： 差旅费、会议费和市内交通费：先向教研工作部主管副院长提交申请报告，经批准后，凭申请报告报账

14 开支范围:人才引进与培养经费、设备购置费、评审管理费及业务费
“创新强校工程”报账流程 “创新强校工程”报销 适用于 “创新强校工程”专项资金 开支范围:人才引进与培养经费、设备购置费、评审管理费及业务费 （详见附表） 填写相应单据后汇总填制《中山大学新华学院科研经费报销单 》 审批：1.一次性开支不足2000元的，由项目负责人审批。 2.一次性开支在2000元以上、不足10000元的，项目负责人签署意见，由经办人报送 “创新强校工程”工作小组审核，经分管教学的院领导审批。 3.一次性开支在10000元以上（含10000元）的，项目负责人签署意见，由经办人报送 “创新强校工程”工作小组和分管教学的院领导审核，报院长审批。 持以上凭据到财务部报账， 在“创新强校工程”专项资金开支。 转账：通过网银转账支付，一般不使用现金 （金额超1000元的通过对公转账； 金额低于1000元的转入领款人工商银行账户））

15 “创新强校工程”附表 项目名称 相关管理规定 支出范围《中山大学新华学院“创新强校工程”专项资金管理办法实施细则》第三章第八条
填制相应报账单据 （可在相应管理部门网页下载打印） 报销凭证要求（每张票据背面需经办人及课题负责人签字;票据报销有效期为一年,以报账当日为基准日往前计算一年） “创新强校工程”专项资金 《中山大学新华学院“创新强校工程”专项资金管理办法实施细则》，可在学院财务部网页上直接下载打印 人才引进与培训经费 ：参照学院规定的引进高层人才以及中青年优秀人才的薪酬、岗位津贴、学术补贴、短期进修培训等标准执行。 设备购置费 ：教学仪器、实验室专用仪器、通讯设备、一般办公设备（打印机、碎纸机、抽湿机、电脑等）、家具（办公桌椅、文件柜等）、软件购置、图书资料（图书、期刊、翻译资料等）等。 购买家具/空调：《中山大学新华学院家具/空调申请领购表》 购买电子设备：《中山大学新华学院教学仪器设备申购审批表》 按照《中山大学新华学院资产管理办法》执行，参照固定资产报账流程报销。 评审管理费：学院在开展项目论证、考核、评价、验收等工作所必要的会议费、差旅费、专家劳务费、印刷费、邮电通讯费、交通费、办公用品等。 《中山大学新华学院科研经费报销单 》 业务费 1.办公费：办公用品、打印费、复印费等。 同上 发票需开具明细或提供明细清单。 2.印制费：印刷资料费。 发票需附印刷清单，并加盖发票专用章。 3.邮电费：邮寄费、电话通讯费、传真费、网络通讯租赁费。 发票需提供快递单存根联。 4.交通费：租车费、路桥费、市内交通费、其他交通费。 《中山大学新华学院市内交通报销单》 使用教职工私家车报销油费的，在油费发票背面注明往返地点、公里数。 5.差旅费：外地差旅费。原则上支出比例不得超过该项目资金总额的30%。 《中山大学新华学院外地差旅费报销单》 按照《中山大学新华学院差旅费管理实施细则》执行，乘坐飞机须提供登机牌;使用飞机票按火车票报账的,须提供电脑打印的当日火车票价标准. 6.会议费：研讨会、学术会议、会议场地租用费。原则上支出比例不得超过该项目资金总额的30%。 须提供会议通知或审批文件、邀请函、会议参加人员签到名单等附件；会议或培训通知上的单位须和发票或票据抬头单位相一致。 7.人员费：在项目研究开发过程中支付给项目组成员及项目组临时聘用人员的人力资源成本费。人员费在院级配套资金内开支，控制在该项目资金总额的10%以内，最高不高过50000元。 《中山大学新华学院劳务报酬签领表》 8.培训费：师资培训、业余教育培训、其他培训。培训的项目、内容应与该承担项目相关，且培训单位必须是正规单位。 须提供培训通知和培训人员名单等附件。 9.劳务费：聘请专家学者、聘请专职科研人员、专家咨询费、讲座酬金等。原则上支出比例不得超过该项目资金总额的5%。 须提供对方姓名、身份证号码、职称、职务、联系电话等资料。 10.科研业务费：教材出版费、论文版面费、著作出版费、成果鉴定费等。 杂志社开具版面费发票，则发票收款单位与发票专用章名称必须为杂志社名称；杂志社委托其他单位或公司代开具版面费发票，则发票收款单位与发票专用章必须同为受托开票单位名称，报销时须出具杂志社开具的委托书原件。 11.实验材料费：实验所必需的耗材、试剂、实验必须的材料。 12．其他支出：项目实施所必需的其他支出费用，原则生不得超过该项目资金总额的5%。