秘书事务管理.

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1 秘书事务管理

2 日常事务 接待事务 1.接打电话 2.整理工作环境 3.邮件处理 4.办公用品管理 5.印章管理 6.介绍信管理 11.接待准备
和零用现金管理 7.临时交办事项 和文字记录 8.安排上司的差旅事务 9.会议室 和办公车辆管理 10.值班工作 11.接待准备 12.日常接待 13.团体接待 14.涉外接待 15.中餐宴请 16.西餐宴请 17.礼品馈赠 日常事务 接待事务

3 任务02 整理工作环境 学习目标 学习内容 课后练习

4 学习目标 了解办公环境整理的范围，掌握办公环境整理的技巧。

5 学习内容 一、办公环境的构成要素 二、个人工作环境整理 三、上司工作环境整理 四、公共区域工作环境整理

6 一、办公环境的构成要素 （一）硬环境 6.设备环境 7.安全环境 1.绿化环境 2.空气环境 （二）软环境 3.光线环境 1.人际环境
4.声音环境 2.气氛环境 5.色彩环境 3.工作作风

7 1.绿化环境 （1）绿化环境的好处 （2）绿化环境的要求 （3）常见办公室绿化植物简介

8 （1）绿化环境的好处 A 美化环境，提高空气质量。绿色植物通过光合作用，能够吸收二氧化碳等有害物质，同时放出氧气。
B 丰富色彩，增加生气。绿色植物大都绿叶繁茂，而绿色象征着和平与生机，能够促人奋发向上。 C 消除疲劳，提高效率。很多花卉都有怡人的芳香，能够通过刺激人的嗅觉，促使大脑皮层兴奋，从而影响人的心理、情绪和行为举止，提高工作效率。

9 （2）绿化环境的要求 A 室外绿化：应绿树成荫，芳草铺地，花木繁茂。
B 室内绿化：应合理配置花草品种，巧妙安排摆放空间，既能获得办公室绿化应有的好处，又不妨碍视线交流及人员活动。摆放的时候，尤其要注意不能摆放在行走必经之地，如过道上。

10 （3）常见办公室绿化植物简介 A 发财树； F 松树盆景； B 绿巨人； G 兰花； C 常春藤； H 垂叶榕； D 龙血树； I 君子兰；
E 橡皮树； F 松树盆景； G 兰花； H 垂叶榕； I 君子兰； J 虎尾兰；

11 发财树 发财树，又名翡翠木，因叶片酷似元宝而得名。
发财树可以有效清除空气中的有害物质甲醛。每平方米的发财树植物叶面积，24小时可以清除0.48毫克的甲醛。

12 绿巨人 绿巨人，又名一帆风顺，是欧美最流行的室内观叶植物之一。
绿巨人可以有效清除空气中的甲醛。每平方米的绿巨人叶面积，24小时可以清除1.09毫克的甲醛。

13 常春藤 常春藤，又名洋爬山虎，是一种常绿小型藤本植物。
常春藤可以有效清除空气中的有害物质甲醛和苯，还能有效吸收香烟烟雾，抑制尼古丁中的致癌物质，还能杀菌、吸收灰尘。

14 龙血树 龙血树，又名狭叶龙血树，是一种常绿小灌木，叶狭长无柄，密生于茎顶部。
龙血树的叶片和根部都能吸收二甲苯、甲苯、苯和甲醛，并将其分解为无毒物质。在抑制有害物质方面具有无与伦比的优势。

15 橡皮树 橡皮树，又名印度橡胶树，是一种常绿木本观叶植物。
橡皮树能够吸收室内的一氧化碳、二氧化碳等有害物质，对室内灰尘也有良好的吸附净化作用。

16 松树盆景 松树盆景，又名马尾松，是一种常绿针叶乔木。
松树盆景能释放出负离子，对治疗糖尿病、心血管系统疾病和头疼等有一定功效，还能有效消除室内的电磁波辐射。

17 兰花 兰花，又名兰草，是一种多年生草本植物。兰花散发出的气味清新幽远，温和纯正，被誉为“国香”。
兰花能吸收空气中的甲醛、二氧化碳和一氧化碳，释放氧气。兰花的香气也能带给人愉悦的感受。

18 垂叶榕 垂叶榕，又名白榕，是一种常绿小乔木。这种植物耐修剪、易塑形，尤以耐阴、耐空调著称。
垂叶榕可以提高房间的湿度，有益于我们的皮肤和呼吸。同时，它还可以吸收甲醛、甲苯和二甲苯，并净化混浊的空气。

19 君子兰 君子兰，又名剑叶石蒜，是一种多年生常绿宿根草本植物。
君子兰有较强的净化空气功能，厚厚的叶片对一氧化碳、二氧化碳有很强的吸收作用，还能吸收烟雾，改善室内混浊的空气。

20 虎尾兰 虎尾兰，又名狗鱼尾，是一种多年生肉质草本植物。
虎尾兰能够吸收空气中的二氧化碳和放射性元素，还能清除空气中的甲醛、苯等有害物质。一盆虎尾兰可吸收10平方米左右房间内80%以上的多种有害气体。

21 2.空气环境 空气环境的质量，取决于四个指标： （1）温度：20-22(冬)，23-25(夏) （2）湿度：40%-60%
（3）清洁度：新鲜度≥21mgO2/kg空气，洁净度≤3500个尘粒（Φ≥5um）/m3空气 （4）流动速度：22℃时，0.25m/s

22 3.光线环境 （1）光线环境标准 （2）光线环境的营造 （3）光线环境的效用

23 （1）光线环境标准 根据《民用建筑照明设计标准》 (GBJ133-90)的规定：办公室、报告厅、会议室、接待室、陈列室等场所0.75m水平面的适宜照度为100~200勒克斯，设计室、绘图室、打字室等场所实际工作面上的适宜照度为200~500勒克斯。亮度过高或过低，都容易造成视觉疲劳，并进而牵连影响其他的身体不适。

24 照度参照 夏季中午地面照度约50000lx，冬季中午地面照度约2000lx，晴朗月夜地面照度约0.2lx。

25 （2）光线环境的营造 第一，尽可能利用自然光。 第二，使用人工照明辅助调节室内照度。 第三，避免光亮表面物体反光。

26 （3）光线环境的效用 科学测试证明，适当而稳定的光线，可以增加生产力和工作安全性，使工作效率提高10%-15%。

27 4.声音环境 （1）噪音的控制标准 （2）降低噪音的措施
中科院声学所《环境噪声标准》规定：办公室噪音白天应在45分贝以下，晚间应在35分贝以下。 （2）降低噪音的措施 A 远离噪音源； B 采取隔音措施； C 减少室内噪音（如铺地毯、放杯垫、润滑门轴等）。

28 5.色彩环境 色彩对人的情绪有着直接的影响，因此，必须注意办公室的内墙、天花板、地板、办公家具等色彩的和谐。
办公室的色调从总体上来说应单纯柔和，使人置身其中时感觉平静舒适。 一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色，天花板多采用光线反射率高的白色，地板多采用不易污染的棕色。

29 6.设备环境 传统的办公设备包括办公桌椅、电话、文件档案柜、书报架、图书资料等，现代化的办公设备则增加了传真机、复印机、录音机、录像机以及以电子计算机为核心的科学管理信息系统。 现代化的设备环境要求日益强化和完善以下功能：（1）数字计算功能；（2）文字处理功能；（3）信息查询功能；（4）通讯功能；（5）管理和辅助决策功能。

30 7.安全环境 安全环境是整个办公室安全措施的总和，其内容大致包括以下三个方面： （1）人身安全保障措施 （2）财产安全保障措施
（3）消防安全保障措施

31 1.人际环境 办公室的人际环境是办公室软环境的一个重要组成部分。建立良好的人际关系需要具备三个条件： （1）一致的目标； （2）统一的行动；
（3）强大的凝聚力；

32 2.气氛环境 和睦的气氛，通常是指一种非排斥的情感环境。
构成和睦气氛的最根本因素是有一个良好的心境。因为具有愉快心境的人，无论遇到什么事情都能泰然处之。同时，良好的心境对于人的身体健康也有很明显的影响。

33 3.工作作风 工作作风是指办公室全体人员经过长期共同努力，逐步形成的一种较稳定的精神状态和具有一定特色的行为规范。
工作作风通过情绪气氛的潜移默化、耳濡目染对工作人员发生影响。良好的工作作风可以使人精神振奋、心情舒畅，能充分调动和发挥大家的主动性、积极性和创造性，对实现工作目标、完成工作任务具有强大的推动作用。

34 二、个人工作环境整理 （一）个人工作环境的要求 （二）个人工作环境的整理

35 （一）个人工作环境的要求 1.清洁 2.整齐美观 3.卫生 4.安全

36 1.清洁 保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁。

37 2.整齐美观 （1）经常保持办公桌面的整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品；
（2）保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况； （3）报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放。

38 3.卫生 电话按键和听筒、电脑键盘等要经常用酒精棉消毒； 来访者用过的茶具要及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性口杯要及时清理。

39 4.安全 每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。

40 （二）个人工作环境的整理 1.办公桌的必备物品及其整理 2.整理办公桌的技巧

41 1.办公桌的必备物品及其整理 （1）电话 （2）电脑 （3）参考书 （4）文具 （5）文件 （6）办公桌抽屉

42 （1）电话 电话应该放在触手可及的地方，这样电话铃一响，你就可以迅速地拿起话筒。
如果需要站起来才能接听电话，或者电话装在不顺手的地方，比如你习惯用左手，但电话却安装在右边，都是极其不方便的。

43 （2）电脑 不要让待复信件、报告或者备忘录将你的键盘覆盖，也不要在你的电脑屏幕周围贴满乱七八糟的小纸贴，这样不但会影响你的个人形象，还会影响公司的整体形象。

44 （3）参考书 常用的参考书放在桌面或者容易存取的抽屉中，较少使用的参考书则放到资料柜里面。

45 （4）文具 要将钢笔、铅笔、胶水、尺子等常用的文具一起放入伸手可及的文具用品盒内。

46 （5）文件 日常工作中使用的文件，要分门别类地存放在不同颜色的文件夹中，然后在每个文件夹上用标签表明类别。

47 （6）办公桌抽屉 对于一些小件物品，应先整理集中在一个盒子里，然后在放入抽屉。
对于一些易粘的物品，如胶水、胶带或其他胶质材料等，要连同它们的盒子一起有序地存放在抽屉中。 带锁的抽屉，可以用来存放一些有保密要求的东西；不带锁的抽屉，只能用来存放一些没有保密要求的东西。

48 2.整理办公桌的技巧 要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5种方法： （1）转移不常用的东西
（2）清理过期的文件 （3）巧放电脑显示器 （4）充分利用办公空间 （5）清理旧的阅读材料

49 （1）转移不常用的东西 在办公桌伸手可及的范围内，只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要使用的东西，如无用的信笺、从来不开的台灯等统统移出视线之外。

50 （2）清理过期的文件 经常对过期文件加以清理，既可以节省查找文件的时间，又可以腾出不少的空间。

51 （3）巧放电脑显示器 A 使用显示器架。这样可以将文件和其他东西放在架子的下面。
B 选用液晶显示器。这种显示器占用的空间只有传统显示器的三分之一。 C 把显示器安放在透明桌面的下边。

52 （4）充分利用办公空间 如果办公场所狭小，就要想办法充分利用每一寸空间。比如，可以将架子安装到墙上，可以在桌子下面存放文件或电脑主机，如果桌上需要摆放多种办公设备，可以考虑购买多功能一体机。

53 （5）清理旧的阅读材料 如果没有随时清理的习惯，很多人的办公桌上都会保存一些无用的、过期的出版物，这些东西都应在清理办公室杂物时扔掉。如果担心上面有重要的东西，可以在扔掉之前浏览一下目录，将有用的文章剪下来。

54 三、上司工作环境整理 上司工作环境是指上司的办公室以及上司使用的办公设备和用品。整理上司工作环境，需要注意以下几点： （一）随时整理
（二）定期通风 （三）定期清理文件柜 （四）保持清洁、美观和生机 （五）及时清理接待用具 （六）经常检查

55 （一）随时整理 要在上司下班后、上班前或离开办公室后随时整理上司的办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、艺术品陈列架和各种陈设要保持清洁。

56 （二）定期通风 每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

57 （三）定期清理文件柜 经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

58 （四）保持清洁、美观和生机 对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机。
对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。

59 （五）及时清理接待用具 上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理，为接待好下一批客人做好准备。

60 （六）经常检查 要经常对上司办公室的安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理，使之时刻保持良好的状态。

61 四、公共区域工作环境整理 （一）会客室和会议室的整理 （二）公用办公设备环境的整理 （三）公共区域的环境安全检查

62 （一）会客室和会议室的整理 要保持会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁人员或亲自进行打扫和清理。

63 （二）公用办公设备环境的整理 正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人解决。

64 （三）公共区域的环境安全检查 要注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

65 课后练习 一、不定项选择题 1.AC 7.B 2.A 8.B 3.ABC 9.A 4.C 10.BCD 5.B 11.ABCD 6.A
二、案例分析题 第一题；第二题；第三题；

66 第一题 阅读课本P37的情景案例（一），试分析一下这家工厂生产率增加和离职员工自动回来的原因是什么？产生这种现象的深层次原因是什么？

67 第二题 阅读课本P37的情景案例（二），试分析一下，三个秘书在工作环境整理上各有哪些正确和错误的地方？

68 第三题 阅读课本P38的情景案例（三），试分析一下案例中王琳的所作所为是否必要？会产生什么样的效果？