东南大学 数字迎新的探索 东南大学 网络与信息中心 张月琳.

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1 东南大学 数字迎新的探索 东南大学 网络与信息中心 张月琳

2 1. 迎新工作的变化 ⑴、传统的报到方式 新生报到是学校一年工作中最紧张、最繁忙的时间： 采用集中报到方式，时间短、环节多、手续烦；
注册、报到、照相、制作校园卡、卡充值、缴费、领军训服、体检、办理户口、办理党员关系、绿色通道、购买物品……； 迎新工作涉及的部门多、协调工作量大； 新生报到过于集中往往形成排长队现象； 新校区面积大、宿舍区远离报到点； 新生拖着行李到处跑，新生及家长不满意。

3 2006年建成的新校区

4 2006年新生报到 报到地点：本科教学楼

5 2007年新生报到 报到地点：本科教学楼

6 ⑵、新的报到方式 2008年8月30日 东南大学报 第1067期 “又是一年开学时——东南大学2008级新生入学纪实”
2008年8月30日 东南大学报 第1067期 “又是一年开学时——东南大学2008级新生入学纪实” 科技成就人性化报到平台： 简简单单办手续 8月26日是东大本科新生入学的日子，校园和平时一样井井有条，看不出丝毫因为新生报到引起的忙碌杂乱。惟有宿舍区张灯结彩、人声鼎沸，所有的新生和家长都聚集在这里。新生入学为什么不去缴费，不去领一卡通，不去院系见老师，而是不约而同地奔向宿舍？难道这批新生不着急办理入学手续吗？ 原来，新生们可以在宿舍区办理一切手续，老师们也早已在这里等候新生的到来。……今年我校完成了数字化校园建设中的重要环节——迎新系统数字化建设。有了这个数字化的迎新系统，新生们就有了“千里眼”和“顺风耳”，在家的时候，他们就知道自己被安排在哪个宿舍。早在一个多月前，学校就把银行卡和校园一卡通随录取通知书发放给新生。这样，学生可以在入学前就把学费打到卡上，财务处再直接从学生卡上把学费支走，新生入学时就不用为缴费排长长的队伍等待，大大减少了学生的劳碌之苦。同时，学生进校后，会收到一份由学校精心准备的新生报到指南，温馨的粉色纸上介绍了新生报道流程、院系见面会教室安排、本科生宿舍分布表以及九龙湖校区平面图。这样，新生对自己要做的事一目了然，并且对校园有了初步了解。他们来校后，只须拿一卡通在宿舍区轻轻一刷，就算报到了，不用再为入学的事满校园跑了。

7 ──本科新生报到点设在学生宿舍的7个围合中(共设7个报到点★)。
在桃园宿舍区，新生小张一家人早已办好手续，正准备在校园里四处转转，领略一下九龙湖的美丽风景。小张的父亲说：“我们早几天就来了，想着东大招几千学生，都在同一天报到，肯定会很挤。没想到，这么轻松！”住在梅园的小陶文静秀气，谈起26日的报到情况，她更是喜不自禁。她说：“之前听表姐说她大学报到的时候非常麻烦，全家人都陪她报到，还忙不过来。所以今天我们家也是全家出动，没想到来了以后发现，程序这么简单，我一个人来报到完全可以！”来自延安的冯涛涛一个人拖着大包小包来到桃园宿舍区，在人群中，独身的他很是引人注目，得益于人性化报到平台，他毫不费劲就办好了入学手续。 ──本科新生报到点设在学生宿舍的7个围合中(共设7个报到点★)。

8 本科生7个点(一个新校区内)、研究生7个点(三个校区内)
2. 数字迎新的提出 2008年上半年，我校正式启动了“数字化校园”建设项目； 校领导明确要求“数字化校园”首先解决2008年迎新问题； 必须使用“数字迎新系统”解决新生报到过程中的瓶颈问题； 让新生、家长和接待人员都能够基本满意。 指导思想： “以学生为本”、强化服务意识 具体思路： 将集中的报到点分散到宿舍区“围合”内 报到点数： 本科生7个点(一个新校区内)、研究生7个点(三个校区内)

9 九龙湖校区宿舍区本科生报到位置示意图

10 3. 数字迎新的实施 将“数字迎新”工作分解为迎新准备、迎新网上服务、迎新现场服务、迎新后续管理等若干个阶段；
分阶段布置各个相关部门完成各自的工作任务，争取实现为新生提供方便、快捷的报到环境、高效接待服务的目标。

11 3.1 迎新准备阶段 本科生迎新总体框架

12 研究生迎新总体框架

13 研究生迎新服务区 校区 宿舍服务区 四牌楼 校东宿舍服务区 校西宿舍服务区 沙塘园宿舍服务区 成园宿舍服务区 九龙湖 橘园1-3舍
橘园4-7舍 丁家桥 求恩宿舍服务区

14 功能结构图 东南大学迎新系统 迎新网站 迎新管理 系统 管理 网站维护 公共查询 新生个人查询 网 站 用 户 管 理 内 容 首 页 维
报 到 查 询 个 人 基 本 信 息 道 前期准备 现场管理 统计分析 权 限 日 志 数 据 系 统 监 控 数据转结 数据采集 新生信息 招生管理系统 缴欠费信息 财务系统 班号 、 学号信息 教务管理系统 宿舍信息 后勤管理系统 单 打 印 入 住 手 续 办 购 买 / 退 还 活 品 领 取 军 训 服 耳 机 绿 色 通 认 定 缴 费 院 体 检 保 险 情 况 计 迎 后

15 本科生迎新工作日程安排 日期 责任部门 或活动主体 职责或活动 相关系统 ~ 7.10 后勤管理处
向学生处提交各院系大概床位数，可通过邮件方式提交 7.10~7.30 招办 按省份的录取顺序陆续向一卡通中心提供新生信息提供，包含学号、一卡通编号等）7月底汇总新生数据后导入迎新系统供教务、后勤下载 招生管理系统 ～8.9止 一卡通中心 根据学校招办按省提供的信息分批制作一卡通，在迎新前三天一次性提交后勤管理处（团委提供足量志愿者配合后勤管理处做好一卡通分装和发放工作），供宿舍服务区现场发放。 一卡通系统 8.1~8.8 教务处 制定分班、学号规则，提供给各院系，院系进行分班、编学号；汇总各院系提供的分班和学号信息 教务管理系统 8.1~8.7 按院系预分配宿舍资源，明确各学生所住的宿舍区 后勤管理系统 ～8.10止 按省份先后发送新生录取通知书(包括：银行卡、“一卡通”校园卡、报到须知、行李标签、户口转移登记表、考生信息确认表等) 8.8~8.17 汇总各院系提供的学生宿舍床位信息 8.18 财务处 提供学生缴欠费信息 财务管理系统 ~8.18止 团委、一卡通 中心等 系统相关信息维护工作完成以及现场准备工作必须落实 ～8.18止 新生 新生可通过网络进入我校迎新系统，查询学校相关信息、报到相关信息、个人信息以及交费情况、宿舍情况等 迎新系统 8.26 学生(现场报 到) 学生进入校区后，按公告牌进入相应的宿舍区，刷卡领取房间钥匙，学生按报到表上的指南，完成后面的所有报到活动。

16 3.2 迎新网上服务 迎新网站建设 校园风貌展示：学校概况、学校介绍、校区分布、校区图片等；
信息发布管理：学生手册、各类奖助学金介绍、绿色通道简介、助学贷款简介、勤工助学、帮困措施、生活向导、学习指南、医疗保健、网络服务、特别提醒、学校政策、通知公告、报到手续、财务报到须知和一卡通简介、保险条例（咨询）、开学典礼、入学教育、院(系)专业介绍、英语分级考试安排等； 以下信息通过准考证号和初始密码（六位生日号）查询 学号查询：通过一卡通编号查询学号 宿舍查询：宿舍安排查询 个人基本信息查询

17 落实迎新网站建设责任部门 网页内容 责任部门 截至时间 开学典礼、学校概况、学校介绍、校区分布、校区图片 校办
学生手册、各类奖助学金介绍、绿色通道简介、助学贷款简介、勤工助学、帮困措施、特别提醒、报到手续 学生处 入学教育 学生处牵头 选课指南、院(系)专业介绍教室安排、英语分级考试教室安排 教务处 财务报到须知和一卡通简介 财务处 生活向导 团委 保卫处相关 保卫处 医疗保健、保险条例（咨询） 校医院 网络连接与服务 网络中心

18 本科生迎新流程 3.3 迎新现场服务 以本科生迎新为例： 校门口 、 停 车点服务区 宿舍服务区 大活中心服务区 领 取 报 到 须 知
领取 钥匙 办 理 入 住 手 续 绿色通道 领取军训服 缴费 开学 典礼 学 教 育 院 （ 系 ） 专业 介绍 英语 分级 考试 校医院服务区 体检 保险办理 / 咨询 院系报到 领取托运物品 耳机测试 更换 生活用品购买

19 宿舍服务区 服务内容 责任部门 办理地点 1、办理入住手续并领取钥匙(电水壶、耳机直接摆放到宿舍) 后勤管理处 各宿舍围合服务 2、院系报到
各院系 各宿舍服务 3、生活用品购买 各宿舍围合一楼 4、现金缴费 财务处

20 宿舍服务区 1) 办理入住手续并领取宿舍钥匙: 在各宿舍区入口处摆放5台联网的计算机，学生拍卡(一卡通校园卡)后显示该学生界面，点击完成注册确认；完成宿舍入住手续并领取宿舍钥匙，即可进入宿舍。 2)生活用品购买 :在各宿舍区围合内的生活用品购买处，摆放1台联网POS机，刷卡扣费，并领取生活用品。对有困难学生，可签字后领取。 3) 财务处办理点：在各宿舍服务区摆放2台读卡器+联网电脑，没有缴费的学生到财务处设置的办公点缴费（各围合内有2个组合银行人员、一个充值点、一个圈存机）。

21 大学生活动中心服务区 服务内容 责任部门 1)军训服发放 人武部 2)领取托运物品 后勤服务集团 3)绿色通道 学生处 4)耳机测试/更换
现代教育技术中心 领取军训服: 学生挑选好服装后，刷卡，登记已领取军训服。摆放2台读卡器+联网电脑，完成军训服登记发放工作。 领取托运物品：人工服务。 绿色通道: 绿色通道办理点摆放2台 读卡器+联网电脑，完成绿色通道办理登记。 耳机测试/更换 : 人工服务。

22 校医院服务区 保险公司在校医院门口办公，提供保险咨询以及保险办理手续，事后提供参加保险学生名单给校医院，由校医院导入迎新系统，标记已办理保险。 新生到校医院进行体检，在入口处领取体检单，体检医生在体检单上登记体检结果，对不能及时得到体检结果的环节由校医院事后登记到体检单，以供存档。 体检结束后，新生需把体检单归还校医院，归还体检单时需要刷卡（2台读卡器＋计算机），以标记来体检； 体检结果出来后，由校医院根据体检单登记体检结果（按照来体检的学生进行结果初始化，初步处理为默认值，然后只登记异常情况，并计算体检结论）。

23 3.4 场外迎新 查询功能 可以选择学院、专业查询学生的报到情况，可以点击某个学生，查看该学生的详细信息，和各个环节的报到情况 (院系只能查看本院系学生信息；学生处、教务处、财务处、后勤管理处、校医院等职能部门可以查看全部学生信息。校领导可查看全部学生信息) 。 可以根据学号、卡号查询某个具体学生的情况。 可以根据性别、生源地查询。 可以查询某个环节办理的情况。 数据导出：可以将查询到的数据导出成excel文件。 统计功能 全校的迎新数据统计：应报到人数、已报到人数、未报到人数、报到率。 各学院迎新数据统计：应报到人数、已报到人数、未报到人数、报到率。 各专业迎新数据统计：应报到人数、已报到人数、未报到人数、报到率。 各环节迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各生源地迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各性别迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各民族迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各政治面貌迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 根据体检情况统计：应体检人数、来体检人数；另外按院系、按体检项结果统计。 现场交费情况统计……。

24 研究生新生各时段报到情况 本科生新生各院系报到情况

25 本科生新生各环节办理人数统计情况 本科新生各时段报到情况

26 4. 工作总结 部、处以及院、系的工作量增加，是否值得？ 特点： 解决了今年的特殊问题： 改进的地方：
新：改变了传统的迎新方式，各方面反映良好； 急：由于地震原因数据来的迟，迎新工作压力大； 繁：迎新批次多，新生报到前后时间长。 解决了今年的特殊问题： 由于奥运会，在校生开学推迟一周，新生报到时间和在校生上课时间重叠；以往在本科教学楼设报到点的做法，今年不可行。在宿舍区迎新避开了老生上课和迎新工作的矛盾。 改进的地方： 一个“不到位”：以学生为本的服务理念不到位，需要设身处地为新生着想去设计迎新流程和工作模式。 两个“不清”：功能流程不清晰，向“对象”(新生)交代不清(如两张卡怎么用、各种位置方向、指示牌等标识不清)。 “三个考虑不周”：院系咨询点位置考虑不周，院系内报到刷卡衔接不周，新校区面积大、新生体检路途远、园区内交通考虑不周。

27 谢谢！