Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統

Presentation on theme: "Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統"— Presentation transcript:

1 Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統
智羽科技 The Most Dedicated Information Technology Company in the World Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統 學校-文書 教育訓練

2 課前準備 至座位請先開啟電腦 輸入教育訓練網址 Http://172.21.2.64/D008 下載Adobe Flash Player
安裝後點選“完成”按鈕，系統即會自動導入剛您輸入的網址。 輸入帳號(講義右上角)密碼(為數字0)登入系統 錯誤訊息，講師稍後講解。

3 注意事項 需請各學校配合事項，麻煩各學校系統管理者提供以下資料： 正式上線當天，文號皆從 1001000000開始 人員基本資料
職章圖示(線上簽核使用) 正式上線當天，文號皆從 開始

4 注意事項 請文書人員發Email到 GDMS_Service@ipss.com.tw 主旨註明「學校名稱_電子收發程式」 內文請註明
「發文字」 ex：六家國小的發文字為 竹家國教/總/人/輔 「文書分文方式」是哪一種 1.文書直接分文給承辦人 2.文書分文給主任，主任再分文給承辦人

5 系統上線 府教督字第0990191624號函所訂時程為新公文系統上線時間，並非線上簽核實施時間。
所有公文承辦人、主管需備妥自然人憑證(各校請逕洽戶政事務所團體辦理)以及讀卡機(縣府購買預計6月發放)。 課後請評估備妥兩樣物品以及熟悉新系統介面、操作方式的時間，並回報縣府作為實施線上簽核的時間。

6 大綱 一、工作事項(前置作業) 二、工作事項(例行性作業) 三、線上幫助與手冊下載 四、線上簽核目前實施範圍 五、各單位正式上線網址
六、其他服務

7 一、工作事項（前置作業）

8 工作事項(前置作業) 1.確定Adobe Flash Player的版本必需為10.1以上。 2.請先將公文系統正式上線網址加到“我的最愛“或“桌面捷徑“。 3.電子收發程式設定：需先設定好eClient和電子收文程式(綠色齒輪)。

9 電子收發程式 電子收發程式 (綠色齒輪) eClient (藍色齒輪) 公文管理系統
匯入 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑 ＊每天需將eClient和電子收發程式同步開啟

10 3、電子收發程式設定步驟 A、移除基層公文系統整合程式的捷徑 B、電子收發程式下載及安裝 C、電子收發程式設定
D、清空eClient的收文資料夾 (避免將舊系統的公文重覆匯到新系統)

11 A、移除基層公文系統整合程式的捷徑 1.基層公文系統整合程式 等同於 電子收發程式，作用為將資料由eclient傳到基層公文系統。
2.若沒有移除捷徑，會造成新收進來的電子公文被讀到基層公文系統。 3.請於開始功能表>>程式集>>啟動>找到基層公文整合程式後，用滑鼠直接點擊右鍵後選擇刪除。 或是 移除安裝「基層公文系統整合程式」亦可

12 B-1、電子收發程式下載 1.於文書收到的 [學校名稱_電子收發程式] 的e-mail，將附件下載下來。 更改資料夾設定，將副檔名顯示出來。
2.修改檔案名稱為LXB.zip，再將LXB.zip解壓縮後，將整個LXB目錄放在C:\ 底下。 3.更改資料夾設定的方法如下： 開啟任意資料夾>>工具>>資料夾選項>>檢視>>隱藏已知檔案類型的副檔名 [取消勾選]。

13 B-2、電子收發文安裝 1. 點選資料夾進入 2. 請將檔名為『電子收發.exe』的檔案，點選滑鼠右鍵傳送到桌面當捷徑，即複製至桌面，點擊於桌面的『電子收發.exe』即可開啟電子收發程式

14 C-1、電子收發文設定 1. 開啟eClient後，點選環境設定按鈕 2. 系統開啟環境設定視窗

15 C-2、電子收發文設定 1. 以滑鼠點選『電子收發.exe』 2. 以滑鼠點選設定頁籤

16 C-3、電子收發文設定 啟用收文存檔 啟用來文轉可攜功能 修改DI檔名(含受文者與附件檔名) 結尾一定要加上斜線『\』
2. 以滑鼠點選確認 1. 參照eClient的收文及整合設定於 電子收發程式中的設定修改設定 此部份不得勾選 收文存檔/公文管理整合需勾選： 啟用收文存檔 啟用來文轉可攜功能 修改DI檔名(含受文者與附件檔名) 本文目錄 附件目錄 來文可攜 Di來源資料夾 附件來源資料夾

17 C-4、電子收發文設定 2. 以滑鼠點選確認 結尾一定要加上斜線『\』 1. 參照eClient的發文設定於電子收發程式中的設定修改設定
本文 附件 發文DI資料夾 發文附件資料夾

18 D、清空eClient收文資料夾 1.由此路徑找到eClient收文資料夾
2.將此資料夾內除了資料夾(如：除了attach和pdf資料夾)以外的檔案搬移到其他地方，請記得連同attach和PDF的資料夾內的檔案也需移至其他地方

19 注意事項 1、上線當天才可設定此程式 2、請務必到正式網站下載『電子收發程式』 3、設定需以eClient為基準做調整
4、綠色齒輪中收文和發文的設定，請務必在路徑後加上『\』 5、若eClient的設定也有調整，請記得按『套用』的按鈕 6、務必將eClient的收文資料夾清空

20 二、工作事項(例行性作業)

21 工作事項(每日作業) 1.收文 電子收文 紙本收文 2.發文 3.歸檔 4.傳閱功能 5.其他

22 1、收文(電子收文)

23 電子收發程式-電子收文操作流程 ※確認後即完成電子發文 作業，以滑鼠點選刷新 可刷新頁面 1. 以滑鼠點選『電子收發.exe』
2. 系統開啟後會顯示於收文頁籤 3. 以滑鼠點選全選再點確認 ※確認後即完成電子發文 作業，以滑鼠點選刷新 可刷新頁面

24 電子收文-分文 操作流程： ①登進公文管理系統公文夾電子收文匣 ②於電子收文匣中點擊上方『查詢』按鈕，即可查詢出公文
③查詢後，於續辦處理的欄位點『分文』點選『單位』點選『承辦人姓名』按上方『確定』按鈕即可將公文分給承辦人

25 1、收文(紙本收文)

26 紙本收文-分文 操作流程： ①登進公文管理系統公文管理一般收文登錄
②於一般收文登入輸入相關資訊(最上方的文號欄位不需輸入)點下方『新增』按鈕，此時系統會跳出交易執行結果，上方會顯示〝公文文號〝 ＊紙本文登入最上方〝文號〝的欄位是提供查詢之用

27 電子收發程式-電子收文操作流程 電子收發程式 (綠色齒輪) eClient (藍色齒輪) 公文管理系統
匯入 操作流程： 1、需先開啟『eClient』查看是否有新收的公文 2、若有新收公文，點擊『電子收發程式』『收文』頁籤『全選』按鈕 『確認』按鈕。 3、即可至『公文管理系統』總收文電子收文作業中查詢到公文。 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑 ＊每天需將eClient和電子收發程式同步開啟

28 1、收文（其他）

29 收文-改分 改分－無論是紙本文登錄和電子分文，若總收文人員發現分錯承辦人，可依照以下流程： ①登進公文管理系統公文管理一般收文登錄
②於一般收文登錄最上方文號的欄位輸入文號點『查詢』重新選擇承辦單位和人員按下方『修改』的按鈕即完成

30 收文-修改紙本收文內文 總收文人員發現紙本文登錄內文需修正，可依照以下流程： 登進公文管理系統公文管理一般收文登錄
於一般收文登錄最上方文號的欄位輸入文號點『查詢』進行內文修正按下方『修改』的按鈕即完成

31 注意事項 1、電子收文進來預設不列印紙本 2、電子收文進來的公文預設為線上簽核公文 3、電子收文和紙本文登錄系統會自動給公文文號

32 2、發文

33 發文-校對發文作業 操作流程： ①登進公文管理系統發文作業校對發文作業
②於校對發文作業中點『查詢』按鈕查出公文後，點右手邊『製作』按鈕即會跳出一視窗點『管理』頁籤發文作業於綠色視窗的右上方按『確定』按鈕點『關閉』按鈕於該公文續辦處理的欄位點選『發文』按上方『確定』按鈕，即完成發文動作。

34 發文-發文重送作業 操作流程： ①登進公文管理系統發文作業發文重送作業
②於發文重送作業中輸入創發文號點『查詢』按鈕點『公文製作』按鈕，接續的動作和校對發文作業相同 ＊發文重送作業：主要是用在，若公文曾經做了校對發文作業，但事後發現內文需更正重發時，可使用此作業

35 電子收發程式-電子發文操作流程 電子收發程式 (綠色齒輪) eClient (藍色齒輪) 公文管理系統 產生電子 DI檔
操作流程(此流程需於校對發文作業完全操作完成後才執行)： 1、需至公文管理『校對發文作業』點『製作』按鈕『管理』頁籤點選 『發文作業』點選『確認』按鈕(若有受文單位可電子交換即會產生DI 檔)。 2、開啟『電子收發程式』點選『發文』頁籤(可在此頁面看到公文管理產 生的DI檔)點選『全選』按鈕點選『確認』按鈕，即會將DI檔傳送至 eClient的發文資料夾。 3、此時需打開『eClient』，eClient程式會每隔一段時間掃瞄是否有公文需傳送至其 他機關。 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑。

36 電子收發程式-電子發文操作流程 1. 以滑鼠點選發文頁籤 2. 以滑鼠點選全選再點確認 ※確認後即完成電子發文作業，以滑鼠點選刷新可刷新頁面

37 3、歸檔

38 歸檔 操作流程： ①登進公文管理系統檔案管理案件資料維護
②於案件資料維護中點『查詢』按鈕查出公文後，確認檔號等相關資料是否正確若為正確，點選『»』此紅色的按鈕，系統即會自動算出目次號若目次號確定後，記得點選『目』的按鈕按下方『確定』即歸檔完成。

39 注意事項 歸檔案次號： 若為線上簽核公文，案次號為『E』 若為紙本文流程，案次號為『N1』

40 4、傳閱功能

41 傳閱功能 傳閱功能僅使用於線上簽核的公文。 承辦人此筆公文若結案後，會出現於『公文傳閱作業』，承辦人可以將公文傳閱給自己單位的其他人觀看。

42 5、其他

43 其他-公文資料查詢 登進公文管理系統公文管理公文資料查詢
若於校對發文作業或案件資料維護看不到公文時，可至公文資料查詢輸入文號，確認公文『現況』為何： 情況一：若現況為『承辦處理-辦理中』即代表文仍在承辦人身上。 情況二：若現況為『總發文-辦理中』即可在校對發文作業看得到。 情況三：若現況為『總歸檔-辦理中』即可在案件資料維護看得到。

44 其他-公文處理匣 登進公文管理系統公文夾公文處理匣 若承辦人誤點『銷號』，文書人員可至此點『取消銷號』
若承辦人忘記將公文送發文或存查，文書人員可至此作業幫承辦人操作。

45 注意事項 1、文書人員有權限可以查詢得到所有承辦人的公文(於公文資料查詢)。
2、文書人員有權限可以幫承辦人將公文送至下一個流程(公文處理匣)。 3、若為線上簽核，承辦人將公文送總發文或總歸檔時，不需給文書人員任何紙本公文。

46 三、線上幫助與手冊下載

47 線上幫助與手冊下載 兩個地方可連結至此： 點選時即會另開一新視窗： 1、公文系統首頁（即登入帳號密碼頁面）系統線上教學
2、登入公文系統點選左上角自己的姓名即可於右上方看到『幫助』的按鈕 點選時即會另開一新視窗： 可選擇點選左邊作業直接觀看 或點選左下角的『檔案下載』，將PDF檔下載至電腦中

48 四、線上簽核實施範圍

49 線上簽核實施範圍 目前僅針對函、書函、開會通知單實施線上簽核，並符合以下條件： 1.暫時-不需會辦其他單位的公文(會辦暫不實施線上簽核)
2.公文密等為『普通件』(文書手冊有規定僅普通件才能實行線上簽核) 3.無實體附件(電子附件可實施)

50 五、各單位正式上線網址

51 各單位正式上線網址 ①開啟教育訓練網址 http://172.21.2.64/D008 連至正式網址操作步驟：
①開啟教育訓練網址 ②點選公文系統首頁(即登入頁面)的『各單位正式上線網址』 ③直接點選自己的機關名稱，即可連進正式網址

52 六、其他服務

53 其他服務 客服電話：551-8101 分機3769,3768 GDMS_Service@ipss.com.tw
Adobe Flash Player系統軟體下載： 練習網址：