第 1 章 專案管理的概念.

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1 第 1 章 專案管理的概念

2 為什麼需要專案管理? 層峰遭遇更為複雜的挑戰 過去做法 薪資、物價高漲 工會需求擴張 長期通貨膨脹及經濟低迷 資金借貸能力的短缺
大量降低成本: 裁員、強迫退休、人力縮減、強化生產力、縮短學習曲線、增加設備投資 設備投資是高風險投資 因此逐漸針對更佳控制、使用現有資源、內部重整 開始有專案管理的需求=>重整管理結構 傳統組織無法對快速變化環境進行快速反應且難以整合複雜的專業 2010©滄海書局

3 專案 Project 3

4 本章內容 1.1 專案的特性 1.2 專案生命週期 1.3 專案管理的過程 1.4 專案管理全球化 1.5 專案管理的益處
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5 專案的概念和定義 專案的定義(Definition of Project)
PMI出版的PMBOK：“專案是為創建某一獨特產品、服務或成果而臨時進行的一次性努力。” 對專案更具體的解釋是用有限資源、有限的時間為特定客戶完成特定目標的一次性工作。 Harold Kerzner 將專案定義為一系列的活動或任務，這些活動或任務具有明確的、需要按照某種規範完成的目標，具有明確的開始和結束日期，具有融資限制(如果適用的話)，並消耗一定的資源(即資金、人員和設備)。 James Lewis 把專案視為一次性的工作，它具有明確的起止時間，明確的目標、範疇和預算；不同於重覆性的活動，例如生產、訂單處理等；是具有一系列戰術目標的特殊活動。 品質權威Joseph Juran 的觀點，即專案是為了解決問題的有計畫行動。

6 專案的組成要素 專案目標與專案五要素的關係 6

7 專案的組成要素 (1)專案範疇(project scope)
(2)專案組織結構(project organization structure) (3)專案成本(project cost) (4)專案時程(project schedule) (5)專案品質(project quality) 7

8 作業(Operation) vs.專案(Project)
專案和一般作業 作業(Operation) vs.專案(Project) 共同性 均是靠人來完成 均受到有限資源的限制 均具有科學性和藝術性 都必須經過計劃、執行和控制的程序 都需要考慮經濟性和效益與效率 相異性 工作性質與內容的不同 工作環境與方式的不同 組織與管理上的不同 專案與日常工作的區別詳見表1-1所示，其不同點主要體現在由誰負責、實施組織、組織管理、管理方法、是否持續、是否常規、實施目的、考核指標等方面，而其相同點都是由人來實施、都受限於有限的資源、都須要計劃、實施和控制等。 表1-1 專案與日常工作的區別 Operations 持續性、重覆性的工作 Projects 暫時性、獨特性的工作 專案與日常作業比較 專案(Project) 日常作業(Operations) 不 同 點 負責人 專案經理 部門經理 實施組織 專案組織 功能部門 組織管理 專案團隊 線性管理 管理方法 變更管理 保持連貫 實施目的 特殊目的 一般目的 持續性 一次性的 經常性的 常規性 獨特性的 常規性的 績效考核 以目標為導向 效率與有效性 相 執行者 均是靠人來完成 資源配置 均受到有限資源的限制 管控過程 都必須經過計劃、執行和控制的程序 為執行例行性的任務 為達成組織策略性目標 [ 註 ] Operations也稱為日常營運或運行。

9 專案和一般作業 作業處理中心 作業 (Operations) 專案 (Projects) 專案管理辦公室 的角色定位
企業發展過程中的專案活動與作業活動

10 專案和一般作業 專案與日常作業的區別 專案與作業比較內容 專案(project) 日常作業(operations) 不 同 點 特性 惟一性
重複性 負責人 專案經理 部門經理 實施組織 專案組織(臨時性/彈性組織) 功能部門(穩定性組織) 組織管理 專案團隊 線性管理 管理方法 變更管理 保持連貫 實施目的 特殊目的 一般目的 持續性(時限性) 一次性的 經常性的(重複性) 時間周期 有明確的開始和結束日期 相對而言無時間限制 變化性 革命性改變 漸進型改變 均衡性 不均衡 均衡的 目標均衡性 目標之間不均衡 均衡的目標 常規性 獨特性的 常規性的/重複性的 資源需求 資源需求多變 資源需求相對穩定 風險性 風險和不確定性 風險相對確定/經驗性 績效考核 以目標為導向的效果型 效率型與有效性 相 同 點 執行者 都是靠人來完成 資源配置 都受到有限資源的限制 管控過程 都必須經過一定的計劃、執行和控制的程序 10 專案與日常作業的區別

11 1.1 專案的特性 專案具有目標性 專案具不重複性 專案需運用各種不同的資源
專案具有時間性 (specific time frame) 或時限 專案具獨特性 (unique) 或單一性 (one-time endeavor) 逐漸完善、漸進明細(progressive elaboration) 專案具有顧客 專案具有不確定性 2010©滄海書局

12 專案的特性 專案的例子： 戲劇演出 研發並介紹新產品 規劃婚禮 設計並執行電腦系統 發行新的1元硬幣 興建現代化工廠 購併工廠
地下室改為居家空間 主持會議 2010©滄海書局

13 專案的特性 設計並製作小冊子 在污染源執行環境清潔 舉辦高中同學會 興建購物中心 對意外受害者施行一連串的外科手術 慶祝百週年紀念活動
天災後進行都市重建 宴請20位親友的晚宴 設計高中生實習計畫 建造樹屋 2010©滄海書局

14 專案的層級 (1)專案組合(portfolio) (2)計劃(program) (3)專案(projects)
(4)子專案(subprojects) (5)活動或任務(activity or task) (6)工作包(work packages) (7)工作單元(work units) [PMBOK2008] 持續進行工作(Og-going work effort)通常是一個穩定的過程，因為它跟隨組織既存的程序。相反地，因為專案的唯一性，專案產出的產品、服務或結果都可能有不確定性。專案工作對專案團隊可能是全新的工作，這就要比例行性工作更需要詳細的規劃。此外，專案是在所有組織層級中進行。專案可以涉及單一個人、單一組織或多重組織單元。 14

15 專案的層級 專案 計劃 (專案群) 專案組合 範疇 專案有明確的目標。專案範疇在專案生命週期中逐漸明細。
計劃有較大的範疇，並能提供顯著的利益。 專案組合的業務範圍隨著策略目標的改變而改變。 變更 專案經理預期變更，並執行一定的過程以確保變更處於管理與控制中。 專案經理必須預期來自計劃內外的變更，並為管理變更作好準備。 專案組合經理在廣泛的環境中持續監控變更。 規劃 專案經理在整個專案生命週期中，逐漸將宏觀資訊明細化成詳細計畫。 計劃主持人制定專案群整體計畫，並制定宏觀計畫來指導下一層的詳細計畫。 專案組合經理在相關的整個專案組合上，建立與維護必要的過程和溝通。 管理 專案經理管理專案團隊來達成專案目標。 計劃主持人管理專案群人員及專案經理，建立願景並領導全局。 專案組合經理管理或協調專案組合管理人員。 成功 藉由產品與專案的品質、符合度、時程和預算完成度，及顧客滿意度來衡量成功。 藉由專案群滿足預定需求和利益的程度來衡量成功。 藉由專案組合所有成員的整體績效來衡量成功。 監測 專案經理對創造預定產品、服務或成果的工作進行監測。 計劃主持人監測專案群所有成員的進展，確保實現專案群的整體目標、進度、預算和利益。 專案組合經理監測整體績效和價值指標。 [PMBOK2008] 持續進行工作(Og-going work effort)通常是一個穩定的過程，因為它跟隨組織既存的程序。相反地，因為專案的唯一性，專案產出的產品、服務或結果都可能有不確定性。專案工作對專案團隊可能是全新的工作，這就要比例行性工作更需要詳細的規劃。此外，專案是在所有組織層級中進行。專案可以涉及單一個人、單一組織或多重組織單元。 15

16 專案的特性 要成功地完成專案，通常受限於四項因素 2010©滄海書局

17 專案的特性 專案範圍 專案範圍 (project scope) 也可以稱為工作範圍 (work scope)。換言之，為了交付 (deliverables) 顧客產品或項目需求，與此專案相關的所有工作都要被執行，在需求或是進行的事項雙方都同意後，即可開始專案。 專案成本 所謂專案成本 (project cost) 是指顧客為了要求完成專案，所同意支付的費用。 2010©滄海書局

18 專案的特性 專案時程 所謂專案時程 (project schedule) 是特定活動的開始與結束時間。在專案進行之前，先發展計畫是相當重要的；這計畫要包括所有工作任務、相關的費用及預估所需完成的時間。 顧客滿意 最終，專案經理的責任是要使顧客滿意 (customer€’ s satisfaction)。 2010©滄海書局

19 1.2 專案生命週期 2010©滄海書局

20 在專案生命週期的第一階段 (first phase)，要確認需要、問題或機會，專案團隊或組織 (有意承接的廠商) 提供顧客所需求的計畫書，以便能明確說出需要或解決方案。
需要及需求通常會被顧客寫在文件上，這份文件被稱為邀標書 (request for proposal, RFP)。透過邀標書，顧客對於要如何解決問題可以請個人或廠商提出計畫書，同時一併提出費用及時程。 2010©滄海書局

21 專案執行的第三階段 (third phase) 是正式執行計畫書。
專案生命週期的第二階段 (second phase)，是就需要或問題，研擬計畫書來解決。所擬的計畫書 (proposal) 要交給顧客，也就是專案的付費者。 專案執行的第三階段 (third phase) 是正式執行計畫書。 第四階段 (final phase) 是專案週期的最後一個階段。當專案被完成，需要確定每件要被執行的任務是否均結束 2010©滄海書局

22 專案生命週期的長短可由數週至數年不等，這全賴於工作內容、複雜度、專案大小的不同來決定。
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23 專案管理的金三角 專案管理金三角(三重限制) 品質 時間 性能 進度 範疇 資源 成本
專案的目標是按照指定的成本和進度交付具有一定品質的指定範圍的產品。專案管理人員的任務是平衡性能(範疇)、時間(進度)和資源(成本)。然而也就只有這些自由度，進度、預算和品質都沒有限制的情況很少。我們只能選擇著重考慮其中的一兩種品質指標作為主要的追求目標。

24 專案管理的金三角 表示PCTS關係的三角形 24

25 專案管理的金三角 P – 指技術與功能方面，專案達到預期的績效或性能要求； C – 指工作的人力成本，專案目標在成本和預算限制範圍內；
T – 專案要求的時間，專案目標是準時； S – 工作的規模與大小或稱為範疇，專案目標是要符合指定的 工作範疇大小。 這四項變量之間是互相聯繫的，其關係可用下式表達： C = f(P, T, S) 亦即，成本是性能、時間和範疇的函數： C = 2P + 3T + 4S 25

26 專案的形成 (1)市場需求(market demand) (2)組織需要(organizational need)
(3)客戶要求(customer requested) (4)技術改進(technological advance) (5)法律需求(legal requirements) (6)商業需求(business need) (7)社會需求(social need)

27 專案管理 Project Management
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28 專案管理的概念和定義 專案管理是 把各種知識、技能、工具和技術應用於專案活動中，以滿足對專案的需求和期望。
Project management is the application of knowledge, skills ,tools and techniques/methods to project activities in order to meet project requirements. 通過應用和綜合諸如啟動(initiating)、規劃(planning)、實施(executing)、監測(monitoring)與控制(controlling)和結束(closing)等專案管理過程群組進行的。

29 專案管理的概念和定義 及下述幾個方面： (1)對專案本身的要求與期望 (2)專案有關各方不同的需求和期望 (3)專案已辨識的需要與期望
◎一般專案的有關各方需要滿足的要求與期望主要涉 及下述幾個方面： (1)對專案本身的要求與期望 (2)專案有關各方不同的需求和期望 (3)專案已辨識的需要與期望 (4)專案尚未辨識的要求和期望 Identifying requirements Establishing clear and achievable objectives Balancing the competing demands for quality, scope, time and cost Adapting the specifications, plans, and approach to the different concerns and expectations of the various stakeholders.

30 專案管理的概念和定義 專案管理程序綜觀 30 Identifying requirements
Establishing clear and achievable objectives Balancing the competing demands for quality, scope, time and cost Adapting the specifications, plans, and approach to the different concerns and expectations of the various stakeholders. 30 專案管理程序綜觀

31 專案管理及一般企業管理 (1)專案管理的對象是專案或被視為專案來處理的運作 (2)專案管理的全過程都貫穿著系統工程的系統思維
(3)專案管理的組織結構具有特殊性 (4)專案管理的體制是一種基於團隊管理的個人負責制 專案群(或稱為大型計劃) 是經過協調統一管理以便獲取單獨管理時無法取得的效益和控制的一組互相聯繫的專案。 多重專案組合(Portfolio) 是為了便於有效地管理工作以實現策略經營目標而將專案或大型計劃與其他工作組合後形成的。多重組合中的專案或大型計畫不一定互相依賴或有直接關係。 專案管理辦公室(Project Management Office; PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“專案群管理辦公室(program management office)”或“專案群辦公室(program office)”或 “專案辦公室(project office)”。專案管理辦公室監督專案或專案群，或者兩者多重組合的管理。

32 專案管理及一般企業管理 (5)專案管理的方式是目標管理 (6)專案管理的要點是創建和保持一種使專案順利
進行的環境 (7)專案管理的作用是變革管理及創新管理 (8)專案管理的方法、工具和手段具有先進性、開 放性 專案群(或稱為大型計劃) 是經過協調統一管理以便獲取單獨管理時無法取得的效益和控制的一組互相聯繫的專案。 多重專案組合(Portfolio) 是為了便於有效地管理工作以實現策略經營目標而將專案或大型計劃與其他工作組合後形成的。多重組合中的專案或大型計畫不一定互相依賴或有直接關係。 專案管理辦公室(Project Management Office; PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“專案群管理辦公室(program management office)”或“專案群辦公室(program office)”或 “專案辦公室(project office)”。專案管理辦公室監督專案或專案群，或者兩者多重組合的管理。 32

33 專案管理及一般企業管理 特徵 專案管理 一般企業管理 對象 專案管理的對象是具體的專案。 一般企業管理的對象是作業。 目標
是確保專案能夠成功。所謂成功是在滿足各項限制條件下達到專案的目標。專案目標的特性是非常突出的，沒有目標就不能稱其為專案。 一般企業管理的目標是使每個作業都能高效率地展開，以求企業達到一定的經濟效益。 內容 專案管理要達到專案成功的目標，所以它包括專案的範疇管理、專案的組織管理、專案的品質管理、專案的成本管理和專案的時間管理等內容，且每一項管理都含有風險。 一般企業管理的內容也許更豐富，但是它的風險性相對比較小。 方式 專案管理是一種多層次的目標管理，也是一種有效變革管理及創新管理方式，其作用是追求跳躍式的成長。 一般企業管理是多層次的目標管理，追求穩定的成長。 專案群(或稱為大型計劃) 是經過協調統一管理以便獲取單獨管理時無法取得的效益和控制的一組互相聯繫的專案。 多重專案組合(Portfolio) 是為了便於有效地管理工作以實現策略經營目標而將專案或大型計劃與其他工作組合後形成的。多重組合中的專案或大型計畫不一定互相依賴或有直接關係。 專案管理辦公室(Project Management Office; PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“專案群管理辦公室(program management office)”或“專案群辦公室(program office)”或 “專案辦公室(project office)”。專案管理辦公室監督專案或專案群，或者兩者多重組合的管理。 33

34 專案管理及一般企業管理 特徵 專案管理 一般企業管理 過程
專案管理非常強調過程。一般來講專案都有一個生命周期，專案管理過程也就是專案在整個生命週期中的全過程管理。它包括專案的發起、專案的設計評價、專案的規劃、執行、控制、專案的結束等全過程。 一般企業管理強調的是創造一個穩定的環境，使各項作業能以最高的效率進行，側重於作業點的效率。 責任 專案管理強調對整個專案負責，所有專案組織中的人無一例外，這些來自不同部門的人員，聚集在一起的惟一理由是為了實施這個目標，所以比起個人或部門的責任，更重要的是確保專案成功的責任。 一般企業管理中分工，強調各部門按作業規範做好自己的本職工作，所以責任在其規定的作業範疇內。 手段 專案管理中所能採取的手段，一般不同於普遍的企業管理方法。如，在專案成本管理中使用實獲值管理(Earned Value Management; EVM)強調成本控制，在專案時間管理中使用計劃評核術(Program Evaluation and Review Techniques; PERT)及關鍵路徑法(Critical Path Method ;CPM)。 一般企業管理中強調計劃與控制。強調成本管理。 專案群(或稱為大型計劃) 是經過協調統一管理以便獲取單獨管理時無法取得的效益和控制的一組互相聯繫的專案。 多重專案組合(Portfolio) 是為了便於有效地管理工作以實現策略經營目標而將專案或大型計劃與其他工作組合後形成的。多重組合中的專案或大型計畫不一定互相依賴或有直接關係。 專案管理辦公室(Project Management Office; PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“專案群管理辦公室(program management office)”或“專案群辦公室(program office)”或 “專案辦公室(project office)”。專案管理辦公室監督專案或專案群，或者兩者多重組合的管理。 34 專案管理與一般企業管理的區別

35 專案管理需要的專業知識領域 專案管理團隊需要的專業知識領域 35 專案群(或稱為大型計劃)
是經過協調統一管理以便獲取單獨管理時無法取得的效益和控制的一組互相聯繫的專案。 多重專案組合(Portfolio) 是為了便於有效地管理工作以實現策略經營目標而將專案或大型計劃與其他工作組合後形成的。多重組合中的專案或大型計畫不一定互相依賴或有直接關係。 專案管理辦公室(Project Management Office; PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“專案群管理辦公室(program management office)”或“專案群辦公室(program office)”或 “專案辦公室(project office)”。專案管理辦公室監督專案或專案群，或者兩者多重組合的管理。 專案管理團隊需要的專業知識領域 35

36 專案管理需要的專業知識領域 (1)專案管理知識體系 (2)應用領域的知識、標準和規章 (3)理解專案環境 (4)一般的管理知識和技能
－標準(standard) －規則(regulation) (3)理解專案環境 (4)一般的管理知識和技能 (general management knowledge and skills) (5)處理人際關係技能(Interpersonal skills) 專案群(或稱為大型計劃) 是經過協調統一管理以便獲取單獨管理時無法取得的效益和控制的一組互相聯繫的專案。 多重專案組合(Portfolio) 是為了便於有效地管理工作以實現策略經營目標而將專案或大型計劃與其他工作組合後形成的。多重組合中的專案或大型計畫不一定互相依賴或有直接關係。 專案管理辦公室(Project Management Office; PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“專案群管理辦公室(program management office)”或“專案群辦公室(program office)”或 “專案辦公室(project office)”。專案管理辦公室監督專案或專案群，或者兩者多重組合的管理。 36

37 1.3 專案管理的過程 專案管理過程的意思是工作要計畫 (planning the work)，然後按計畫工作 (working the plan)。 2010©滄海書局

38 專案管理5大過程 專案起始 專案規劃 有限資源下選擇最佳專案 識別專案的利益 準備批准專案的所有文件 指派專案經理 定義工作需求
定義工作數量及品質 定義所需資源 作業排程 個別風險評估 2010©滄海書局

39 專案管理5大過程 專案結束 專案執行 專案監測與控制 驗證已完成工作 專案團隊成員的協調 合約結束 工作指導及管理 計價項目結算
文件管理整理與結束 專案執行 專案團隊成員的協調 工作指導及管理 與團隊成員合作並協助改善 專案監測與控制 進度追蹤 比較實際與預測 分析差異及衝擊 進行調整 2010©滄海書局

40 底線計畫所要做的包括下列步驟： 清楚定義專案目標 細分再細分專案的主要工作包 定義每項所需執行的工作包，以便順利達成專案目標
應用網路圖，以圖表來描述任務 預估每項任務所需要完成的時間及資源 估算每項任務的費用 計算專案時程及預算，以便決定能否在需求時間、有限資金及可利用資源內完成 2010©滄海書局

41 工作分解結構 (work breakdown structure, WBS) 就像是分幹分支的樹，將工作項目逐項分層分級地分解。工作分解結構通常可以定義出個人或組織要做的每項工作。圖表1-3就是工作分解結構的例子 (工作分解結構將在第5章討論)。 2010©滄海書局

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46 1.4 專案管理全球化 在專案管理過程中，全球化的推動增加其獨特性。 2010©滄海書局

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49 專案管理全球化 專案管理全球化影響推行成功的因素： 貨幣波動與匯率 當地特定的工作規範，如每日工作時數、休假日與宗教節慶 經濟相互依賴狀況
法人合資企業與合股關係，在跨國專案推動中產生其獨立性 國家間的政治關係 高需求勞動技術的獲取性 2010©滄海書局

50 1.5 專案管理的益處 專案管理最終的目的是要獲得顧客滿意 (satisfied customer)。用有品質的方法，準時且在預算內完成所有的專案範圍，就能獲得最大的滿意度。 當專案成功時，每個人都是贏家。 2010©滄海書局