機密檔案及文書保密 國立屏東特殊教育學校文書組 103年12月4日.

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1 機密檔案及文書保密 國立屏東特殊教育學校文書組 103年12月4日

2 機密公文的機密等級 機密公文的機密等級機密文書區分為國 家機密文書及一般公務機密文書。
國家機密文書區分為「絕對機密」、 「極機密」、「機密」； 一般公務機密文書列為「密」等級 （文書處理手冊49-50條） 核定機密文書之機密等級、保密期限、 解密條件等，應依相關保密法規辦理。 (文書處理手冊53條)

3 函稿簽辦時條件標示 保密期限或解除機密條件之標示，應以括 弧標示於機密等級之右。其解密條件如下： (一)本件於公布時解密。
(二)本件至某年某月某日解密。 (三)附件抽存後解密（適用於附件已完成機 密等級及解密條件標示者）。 (四)其他（其他特別條件或另行檢討後辦理 解密）。 (文書處理手冊60條)

4 函稿簽辦時的注意事項 處理應注意事項如下：
機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極 機密」者，由承辦人員持往辦理。監印人 員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內 容。屬「機密」、「密」者之用印，得由 繕校人員持往辦理。 「絕對機密」、「極機密」文書之封發， 由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」 則由指定之繕校、收發人員辦理 (文書處理手冊59~70條)

5 機密文書歸檔 機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專 用封套裝封，並於封面上註明單位名稱、收發 來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、 附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機 密等級及保密期限或解密條件，封口簽章後， 送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名，得 以代碼或代名表示。 前項專用封套，各機關 得視業務需要，參考檔案中央主管機關設計之 範例，自行統一規格訂製使用。 檔案管理人 員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢 視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退 回補正。

6 機密文書歸檔 歸檔前業務承辦人員應辦事項 使用機密檔案專用封套裝封
　　依據機密檔案管理辦法第4條規定，機 密文書歸檔時，業務承辦人員應使用機密 檔案專用封套裝封，送交檔案管理單位辦 理點收。 專用封套封面欄位註記 　　機密文書裝入機密檔案專用封套後， 業務承辦人員應於封套上填註各項目等項 目。填列案由或案名時，應避免洩露機密 內容，必要時，得以代碼或代名表示。

7 機密文書歸檔 封套封口處蓋印章或職名章 機密檔案專用封套於裝封後，業務承 辦人員應於封口加蓋印章或職名章，以 明權責。
　　機密檔案專用封套於裝封後，業務承 辦人員應於封口加蓋印章或職名章，以 明權責。 點收時檔案管理人員應辦事項 　　進行歸檔點收作業時，僅得依機密檔 案專用封套記載事項檢視，不得拆開封 套，即僅查檢封套上應記載之項目是否 完整及封口是否彌封蓋章，未依規定辦 理者，應退請業務承辦人員補正。

8 文書保密事項 文書保密各機關承辦人員處理一般文書， 應審核鑑定是否具保密價值，如確有保 密必要，應即改作機密文書處理。
他機關一般來文變更：如為他機關來文， 機密等級變更或解密程序，承辦人員需 發函建議來文機關變更密等及解密條件 或保密期限。 機關內部行政流程如有保密必要時，於 文書核擬過程中採取保密措施即可。

9 文書保密事項 一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製， 除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人 員同意者為限。前項單位主管以上人員，於有 下列情形之一者，得不同意： 有事實足認有洩密之虞。 無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。 一般公務機密文書之傳遞方式如下： 一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人 員親自簽收。 「密」等級者，須切實密封後按一般人工傳遞 方式辦理。(傳遞時使用黃色卷宗) (文書處理手冊62條)

10 文書保密事項 機密文書對外發文：應封裝於雙封套內， 封套之紙質，須不能透視且不易破裂。 內封套正面適當位置處加蓋機密等級， 並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙 或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不 得標示機密等級或其他足以顯示內容之 註記。

11 其他注意事項 機密文書如非必要，應儘量免用或減少副 本。 機密文書非經權責主管人員核准，不得攜 出辦公處所。
會議使用之機密文書資料應編號分發，會 議結束當場收回；與會人員如需留用時， 應經主席核准並辦理借用簽收。 各機關凡經核定機密等級之文書，不論其 性質屬研究報告、會議資料、業務統計、 各式簽擬文稿等，均應依檔案法及相關規 定辦理。

12 一般保密事項 一般保密事項規定如下：(文書處理手冊76條)
各機關員工對於本機關任何文書，除經 特許公開者外，應遵守公務員服務法第4 條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。 (公務員服務法第四條) 公務員有絕對保守政府機關機密之義務，對 於機密事件，無論是否主管事務，均不得洩 漏；退職後亦同。 　　公務員未得長官許可，不得以私人或代 表機關名義，任意發表有關職務之談話。 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。

13 一般保密事項 各級人員經辦案件，無論何時，不得以職 務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員 不得查詢業務範圍以外之公務事件。
文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本 機關以外之人員，更不得交與本案有關之 當事人。 文書放置時，應置於公文夾內，以防止被 他人窺視。 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏 於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。 各機關就其主管業務發表新聞時，應指定 專人統一辦理。

14 一般保密事項 職務上不應知悉或不應持有之公文資料， 不得探悉或持有。因職務而持有之機密文 件，應保存於辦公處所，並隨時檢查，無 繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無 法繳回者應銷毀之。 私人日記、通信、撰文及著作，其內容不 得涉及機密及依法應保密事項。 發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告， 其不聽勸告或已發生洩密情事者，應立即 向長官報告。 承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機 密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺 失時，應即報告所屬主管查明處理。

15 機密等級之變更或解密權責 處理文書機密等級之變更或解密，其權責 劃分如下： 機密等級變更或解密，由承辦人員辦理。
國家機密之變更或解密，依國家機密保護 法第10 條第1 項 一般公務機密文書，由原核定機關權責主 管核定之。 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調 整，致該機密事項非其管轄者，相關保護 作業由承受其業務之機關辦理；無承受業 務機關者，由原核定機關之上級機關或主 管機關為之。 (文書處理手冊72條)