「SOP程序文件撰寫技巧」研習會 報告人：稽核室 劉彥志 組長 105/1/29

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1 「SOP程序文件撰寫技巧」研習會 報告人：稽核室 劉彥志 組長 105/1/29

2 內容 壹、本校104學年度內控計畫 貳、本校內控制度手冊使用相關表單 參、流程圖繪製注意事項 肆、電腦操作注意事項 伍、範例分享 陸、結語

3 壹、本校104學年度內控計畫 計劃目標（1/2） 參照政府內部控制制度設計原則，設計並維持有效內部控制制度，以協助董事會及校長檢核內部控制制度之有效程度，衡量學校營運之效果及效率，適時提供改善建議，以確保能達到學校校務發展目標，持續強化並落實本校內控制度。

4 計劃目標（2/2） 以期達到下列目標: 1.營造校園內控文化 2.定期檢討及修訂各單位業務標準作業流程 3.落實風險評估機制
壹、本校104學年度內控計畫 計劃目標（2/2） 以期達到下列目標: 1.營造校園內控文化 2.定期檢討及修訂各單位業務標準作業流程 3.落實風險評估機制 4.落實監督作業並強化稽核品質

5 壹、本校104學年度內控計畫 實施對象 全校各級行政單位、學術單位與董事會

6 計劃範圍 壹、本校104學年度內控計畫 本校內部控制種子人員調整，並進行教育宣導，協助推動自我查核作業。
透過工作流程盤點重新檢視修訂各項作業之SOP，研擬修訂新版開南大學內部控制制度手冊及財團法人私立開南大學內部控制制度手冊，以求完備。 辦理風險評估作業，以建立有效的稽核重點。並針對可能影響內部控制目標達成之重大風險加以控管，以強化內部控制制度之有效性 成立開南大學內部控制推動小組，以統整不同處室資源，並作為內控相關規範制定及修訂之權責單位。期能完善內部控制架構，並強化內部控制之橫向溝通機制，提升執行內部控制相關作業效率。

7 重點工作規劃表（1/2） 壹、本校104學年度內控計畫 預定日期 工作項目 實施對象 備 註 104.09
備 註 104.09 「104年度推動學校財團法人及所設私立學校內部控制制度訪視輔導」 稽核室 已完成 104.10 辦理「內部控制管理系統建置」研習會 二級主管及職員 104.12 設立開南大學內部控制推動小組 105.01 召開內部控制推動小組會議修正內 控種子名單及審議相關內控作業。 各業管單位 已於1/25日召開

8 重點工作規劃表（2/2） 壹、本校104學年度內控計畫
105.03 ~105.05 辦理工作坊或邀請講師宣導協助全校 各單位完成各項作業之SOP初稿(含財 團法人私立開南大學內部控制相關 SOP)。 各業管單位  104學年度第1次內部控 制推動小組會議決議， 各單位修訂各項作業 SOP之初版，須於開學 前完成。 105.05 ~105.06 1.制定開南大學內部控制制度之風險評估作業原則 2.辦理工作坊或邀請講師宣導協助各 單位完成風險評估作業。 ~105.07 完成修訂新版開南大學內部控制制度 手冊及財團法人私立開南大學內部控 制制度手冊。

9 壹、本校104學年度內控計畫 參考文件 政府內部控制制度設計原則 內部控制制度共通性作業範例製作原則 政府內部控制監督作業要點

10 壹、本校104學年度內控計畫 內控種子人員（1/2） 內控種子人員的設置，是希望協助單位初步檢視單位內作業程序並須協助完成各項內控作業，希望由了解單位內業務流程者擔任，目前規劃先由二級單位主管擔任。

11 壹、本校104學年度內控計畫 內控種子人員（2/2） 內部控制種子人員關係內部控制的成敗，未來將依種子人員是否依所繳交之SOP相關文件的正確度及完整度，認定其是否能適任內控種子人員一職。內控種子人員因工作業務增加，若能準時有效完成各項內控作業，擬建議給予獎勵。

12 貳、本校內控制度手冊使用相關表單 相關表單 內部控制制度程序文件目錄 會議總覽表 作業流程圖(底稿) 作業程序格式(空白)

13 作業程序說明表文字大小設定為12，行距設定為多行，行高0.75
貳、本校內控制度手冊使用相關表單 撰寫格式 流程圖文字請使用標楷體，大小為10 作業程序說明表文字大小設定為12，行距設定為多行，行高0.75

14 參、流程圖繪製注意事項 流程圖 描述現況，使每一項作業流程均能以視覺化 的方式呈現，讓任何人只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關作業人員對整體工 作流程的掌握。 製作流程圖的好處： 所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。 更換人手時，按圖索驥，容易上手。 所有流程在繪製時，很容易發現程序有疏失之 處，可適時予以調整更正，使各項作業程序更 為嚴謹。 有利將來資訊系統化

15 教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範（93年10月9日訂定） 本校以教育部規範為主
參、流程圖繪製注意事項 常用流程圖符號 內部控制制度共通性作業範例製作原則 教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範（93年10月9日訂定） 本校以教育部規範為主

16 參、流程圖繪製注意事項 流程圖常用圖形（教育部作業標準化）

17 參、流程圖繪製注意事項 循序結構：處理程序循序進行

18 二元選擇結構：依據某些條件，分別進行不同處理程序。
參、流程圖繪製注意事項 二元選擇結構：依據某些條件，分別進行不同處理程序。

19 多重結構：依據三個以上條件，分別進行不同處理程序
參、流程圖繪製注意事項 多重結構：依據三個以上條件，分別進行不同處理程序

20 重複結構：重覆執行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（TRUE）為止
參、流程圖繪製注意事項 重複結構：重覆執行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（TRUE）為止

21 重複結構：處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。
參、流程圖繪製注意事項 重複結構：處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。

22 參、流程圖繪製注意事項 註解符號：表示附說明之用 流程圖分中心主軸及旁支說明－主軸內各流程圖圖文請漸入關鍵字－各細部若需補充說明－請精簡條列以虛線旁支說明。

23 已定義處理符號：使用某一已定義之處理程序
參、流程圖繪製注意事項 已定義處理符號：使用某一已定義之處理程序 流程圖若有參考到其他已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重複繪製。

24 參、流程圖繪製注意事項 終止符號 各項流程有辦理其成者，應於流程圖敘明

25 參、流程圖繪製注意事項 連接符號

26 參、流程圖繪製注意事項 路徑符號宜避免互相交叉。

27 參、流程圖繪製注意事項 流程圖大小一致

28 參、流程圖繪製注意事項 同一路徑符號之指示箭頭宜僅保留一個

29 流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。 處理程序須以單一入口與單一出口繪製：
參、流程圖繪製注意事項 其他原則 流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。 處理程序須以單一入口與單一出口繪製：

30 肆、電腦操作注意事項

31 肆、電腦操作注意事項

32 肆、電腦操作注意事項

33 肆、電腦操作注意事項

34 肆、電腦操作注意事項

35 肆、電腦操作注意事項

36 肆、電腦操作注意事項 10 10

37 肆、電腦操作注意事項

38 伍、範例分享 世新大學 中央大學 龍華科大 淡江大學 中山大學 銘傳大學秘書室網頁版

39 陸、結語 每個學校都有優缺點，請各位同仁協助畫出屬於本校的流程圖，確認作業程序有符合校內外相關法令，流程圖製作宜以實際業務之執行為範本，以說、寫、做一致為準則。

40 參考資料 教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範 ~林騰蛟/流程圖製作規範 內部制度手冊流程圖繪製講習會講義~林其昌/ sites.cjcu.edu.tw/.../ 內部制度手冊流程圖繪製

41 謝謝聆聽 Q&A