時 間 管 理 II 日月光集團 GRP 菁英團隊 管理課程

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1 時 間 管 理 II 日月光集團 GRP 菁英團隊 管理課程
* 時 間 管 理 II 日月光集團 GRP 菁英團隊 管理課程 WorkShop 時間: 2.5 小時

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3 請閉目一分鐘思考這個問題 如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情?

4 時間管理是什麼?

5 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多
所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間

6 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃
把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃

7 人, 為何安於現狀? 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀
1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對 “新的思考方式”

8 請架設一座橋,使A至B 距離最短, 但是橋不可歪斜
300 公尺 B 100 公尺 河水 A

9 有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形 2 cm 10 cm 4 cm

10 你可知道為何會畫不出來? 因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.
改變時間管理的第一步, 從你自覺需要時間管理開始

11 時間管理的架構

12 ? ? ? ? 請排出正確的行事優先順序 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩
A C B D ? ?

13 正確的行事優先順序 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩

14 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 設備故障,生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電 計劃之研擬 技能之提升
公關之促進 問題之調查 健康檢查 不重要的事 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷

15 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防
預防勝於處理

16 不合理的時間配置 I. 45% 處理危機 II 5% IV 15% II. 35%

17 明智的時間配置 I II 1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action
2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”

18 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st
2 nd 不重要的事 3 rd 4 th

19 克服1.成本/效益分析法 成本 ... 好處 ...

20 克服2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣
將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般

21 陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智
因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高

22 陷阱四: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧第二項 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因
接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕.

23 Conclusions: 時間管理架構 緊迫的事 不緊迫的事 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 2.灌能 重要的事
均 衡 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 不重要的事

24 如何提高工作效率

25 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質.
3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好

26 1.工作時段分配法則 早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 適合散心, 放鬆
(Check) 冷靜, 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking 1.發球: 2.電話敲定事情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中專案 1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調 1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案 1.花 1 小時寫作

27 2.每週工作性質分配法則 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 放鬆, 溝通
(Check) 冷靜, 思考 (Action, Plan) 1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事方向/做事重點 4.創造議題 1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Update 計劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通 1.想想目的是什麼? 意義何在? 2.有沒有辦法提昇自己的價值? 3.計劃/ 規劃

28 葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.

29 先問自己以下這幾個問題 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品?
5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 信箱, 是先看信還是先發信?

30 如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作
除了急件以外, 集中時段回信

31 看 的時段分配 時段 信箱 回信 備註 09:10 公司 V 13:00 X 16:30 22:00 私人

32 Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務
Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看

33 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底
如何展開你的計劃 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底

34 良好的時間管理來自於計劃 緊迫的事 不緊迫的事 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 2.灌能 重要的事 均 衡 1.捨得
2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 不重要的事

35 花時間在計劃上才是 最節省時間的作法 耗用時間 不 好 A C D P 好 耗用時間

36 8.80/20法則1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益
你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果無關的

37 80/20原理意示圖 80% 時間 20% 成效 瑣碎的 多數事物 80% 成效 20% 時間 重要的 少數事物

38 目標金字塔 長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標

39 如何列管重要計劃 將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 並算出每個計劃的效益. (如下一頁所示)
在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補

40 每個計劃如何給予評分 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義)
分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃

41 範例: 專案評分的範例

42 以 Notes 信箱管理計劃的分類 執行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節再講)
自我成長: Pareto, 前3個計劃 生活: Pareto, 前3個計劃 工作: Pareto, 前3個計劃

43 執行能力的強化

44 時間管理的利器: to-do List 備 忘 備 錄 忘 錄 緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況 重要的事情 1.工作計劃
2.人生規劃 3.家庭,健康,財富 備 忘 錄 備 忘 錄 Routine Work 1.日常工作 2.定期約會 Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日

45 範例: 備忘錄的範例

46 範例: 週計劃的範例

47 善用 Notes BookMark 的功能 連結書籤 (BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結
在Notes裡頭, 點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開, 並 Update 按Ctrl+V之後就 會出現黃色書籤

48 善用Notes 顏色管理的功能 紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項
綠色字體為 Routine Schedule

49 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成 可以一天做完的事,決不分成兩天完成
每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時

50 “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始
把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷

51 執行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的
平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現效果

52 執行的速度: 兵貴速戰速決 養兵千日, 用在一時 (資源珍貴) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 客戶的感受 加速度, 勢如破竹.
生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹.

53 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球)
#2 重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%. #3 時機稍縱即逝的機會. 有時候機會的有效性僅限於某段時間, 甚至短到幾分鐘而已.

54 Hand Carry ! 讓程序進行最迅速的方法 當然需要先了解程序及關鍵點 見面三分情 親自與關鍵人物(經理) 面對面溝通

55 執行的技巧: Key Success Factor
靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走 (游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情, 並不會耗費太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補西補.

56 Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的
所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們

57 如何處理情緒低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定義 完整的 相關的 善後的 記錄的文件 通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情

58 時間管理結語