第4章 Office办公软件 本章主要内容： 4.1 Office办公软件概述 4.2 文字处理软件Word 4.3 表处理软件Excel

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1 第4章 Office办公软件 本章主要内容： 4.1 Office办公软件概述 4.2 文字处理软件Word 4.3 表处理软件Excel
4.4 演示文稿制作软件PowerPoint

2 4.1 Office办公软件概述 一、 Office软件的常用组件 1. 文字处理：Word 2. 表处理：Excel
3. 演示文稿的制作：PowerPoint 4. 数据库管理系统：Access 5. 事务处理：Outlook 6. 网页制作：FrontPage 启动程序

3 二、启动 方法一： 方法二： 方法三： (1) 单击“开始”按钮，打开“开始菜单”； (2) 在“开始菜单”中选择“程序”；
(3) 在下级菜单中单击具体组件，例如“Microsoft Word” 。 方法二： 双击桌面上的快捷方式 方法三： 在文件夹中双击文档文件，则启动程序之后自动打开该文档 退出程序

4 三、退出 方法一： 方法二： 方法三： 方法四： 单击窗口右上角的“关闭”按钮“X” 执行“文件”菜单的“退出”命令
单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令 方法四： 使用快捷键ALT+F4 文档文件

5 四、文档文件 1. Word 文档 2. Excel文档 3. PowerPoint文档 扩展名为DOC 称为工作薄，扩展名为XLS
称为演示文稿，扩展名为 PPT 文档操作

6 五、文档操作（文件菜单） 1. 新建：建立新的文档 2. 打开：打开已创建的文档 3. 关闭：关闭文档窗口 4. 保存：保存正编辑的文档
5. 另存为：改变位置或名称后保存 Word

7 4.2 文字处理软件Word 主要功能： 1. 文字编辑 2. 版面设计 3. 表格处理 4. 图形处理 5. 制作Web页 6.文件管理
窗口组成

8 一、窗口组成和视图方式 视图方式

9 视图方式 1. 普通视图 2. 页面视图 3. 大纲视图 4. 主控文档视图 5. 全屏视图 6. Web视图 输入文本

10 二. 输入文本 1. 汉字输入 2. 中英文标点符号切换 3. 其他字符: 软键盘 4. 符号: 插入----符号 5. 特殊字符:
右键单击此处 1. 汉字输入 2. 中英文标点符号切换 3. 其他字符: 软键盘 4. 符号: 插入----符号 5. 特殊字符: 插入---特殊符号 选择文本

11 三. 选择文本 选择对象 操作方法 一行 单击该行前面的选定区 多行 在选取区拖动 一段 双击指定段左侧的选定区 一块 从起点拖动到终点
选择对象 操作方法 一行 单击该行前面的选定区 多行 在选取区拖动 一段 双击指定段左侧的选定区 一块 从起点拖动到终点 整个文档 按Ctrl键后单击选定区 编辑文本

12 四. 编辑文本 1. 移动 2. 复制 3. 删除 1）用剪贴板 选定---剪切----粘贴 2）用鼠标拖动 1）用剪贴板 复制－－粘贴
1）用剪贴板 复制－－粘贴 2）用鼠标: 按住CTRL后拖动 3. 删除 选择后，按Del键 编辑文本

13 四. 编辑文本 4. 撤消、恢复和重复 5. 查找 6. 替换 1) 撤消 撤消前面的操作 2) 恢复 恢复撤消前的状态
1) 撤消 撤消前面的操作 2) 恢复 恢复撤消前的状态 3) 重复 重复执行最后一命令 5. 查找 6. 替换 替换内容：文本、格式、特殊字符 字符格式

14 五. 字符格式 1. 设置内容 2. 设置方法 字体、字号、字型 1）“格式”菜单—“字体”命令 2）格式工具栏
3）用格式刷复制格式(复制一次或多次) 段落格式

15 六. 段落格式 1. 段落与段落标记 2. 设置内容 3. 设置方法 缩进方式、对齐方式、行间距、段间距等
1) “格式”菜单----“段落”命令 2) 格式工具栏 3) 水平标尺 4) 用格式刷复制段落格式 页面格式

16 七. 页面格式 1.设置内容 页边距, 纸型,纸张来源等 2.方法 “文件”菜单---“页面设置”命令 表格

17 八. 表格 1. 创建表格的方法 1）“表格”菜单----“插入表格”命令： 在对话框中设置行数、列数 2）用工具按钮： 拖动选择行数、列数
1. 创建表格的方法 1）“表格”菜单----“插入表格”命令： 在对话框中设置行数、列数 2）用工具按钮： 拖动选择行数、列数 3）用表格和边框工具栏 4）从文本转换表格 输入文字----设分隔符----选定---“表格”菜单---“将文字转换成表格” 编辑表格

18 八. 表格 2. 编辑 1. 选定: 一行、一列、一个单元格 2. 插入行、列 3. 删除行、列 4. 插入和删除单元格
1. 选定: 一行、一列、一个单元格 2. 插入行、列 3. 删除行、列 4. 插入和删除单元格 5. 改变列宽和行高 6. 拆分和合并单元格 7. 对齐方式 表格对齐和单元格内容的对齐 绘制图形

19 九. 图形 1. 绘制图形 1）打开绘图工具栏 2）选图形工具 3）拖动绘制 4）添加文字 5）编辑 插入图形

20 九. 图形 2. 插入图形对象 3. 编辑和设置图形格式 1) 插入----图片 2) 选对象 (1) 剪贴画 (2) 来自文件
2. 插入图形对象 1) 插入----图片 2) 选对象 (1) 剪贴画 (2) 来自文件 (3) 艺术字 3. 编辑和设置图形格式 1) 环绕方式(图文混排) 2) 剪裁 3) 改变大小,移动 Excel

21 4.3 表格处理软件Excel 主要功能 1．建立工作表 2．数据处理和管理 3. 图表处理 4．数据共享 基本概念

22 一.基本概念 1. 窗口组成 基本概念

23 一. 基本概念 2. 工作簿 3. 工作表（电子表格） 1． Excel的文档文件，XLS 2．由一个或多个工作表组成。
1．存储和处理数据。 2．由65536行×256列单元格组成。 3. 行号：1~ 列标：A~IV 基本概念

24 一. 基本概念 4. 单元格 5. 单元格的地址 6．范围(矩形区域)的表示： 工作表行和列的交叉，表格的最小单位 表示形式： 列标+行号
如： A5、 D8 6．范围(矩形区域)的表示： A1:C5 输入数据

25 二. 输入数据 1．一般方法 （1）定位单元格 （2）输入数据 （3）修改：“×”取消、 “√”确定 （4）选其它单元，继续输入 输入数据

26 二. 输入数据 2．输入有序数据 (1) 有序数字 (2) 有序文字 (3) 自动填充 编辑---填充 输入数据

27 二. 输入数据 3.输入其它类型数据 (1) 日期/时间 格式: yy/mm/dd 或 yy-mm-dd 格式: hh:mm (am/pm)
(2) 分数 例如： 1/3 输入: 0 1/3 7/3 输入: 0 7/3 或 2 1/3 选定数据

28 三.选定数据 单个单元格：单击 区域：拖动 不相邻单元：按住CTRL进行选择 不相邻区域：按住CTRL进行选择 整行：单击行号
整列：单击列标 整个工作表：单击左上角行号列标相交处 编辑工作表

29 四. 编辑工作表 1. 移动 2. 复制 3. 选择性粘贴 4. 清除 5. 删除 6. 插入 7. 设置格式 8. 调整行高、列宽
1. 移动 复制 3. 选择性粘贴 清除 5. 删除 6. 插入 7. 设置格式 “格式”菜单---“单元格格式” 设置内容：数字、对齐、字体、边框等 8. 调整行高、列宽 公式和函数

30 五. 公式与函数 1．公式组成：以“＝”开始 （1）运算数 （2）算术运算符 （3）比较运算符 例如： =A2+B2+C2
五. 公式与函数 1．公式组成：以“＝”开始 例如： =A2+B2+C2 （1）运算数 常数、单元格引用、函数等 （2）算术运算符 ＋、－、*、／、% （百分号）、 ^ （3）比较运算符 >、>=、<、<=、<>、= 结算结果：TRUE 或FALSE 引用单元格

31 五. 公式与函数 2．单元格的引用 （1）相对引用 表示：列标行号 例如： B6、C5:F8 公式中单元格地址在公式复制、移动时自行调整。
五. 公式与函数 2．单元格的引用 （1）相对引用 公式中单元格地址在公式复制、移动时自行调整。 表示：列标行号 例如： B6、C5:F8 引用单元格

32 五. 公式与函数 （2）绝对引用 （3）混合引用 转换： F4 公式中单元格地址在公式复制、移动时不改变。 表示：$列标$行号
五. 公式与函数 （2）绝对引用 公式中单元格地址在公式复制、移动时不改变。 表示：$列标$行号　 例如： $B$6、$C$5:$F$8 （3）混合引用 转换： F4 列标$行号 例： B$6、C$5:F$8 或 $列标行号 例： $B6、$C5:$F8 函数

33 五. 公式与函数 3. 函数 1）在编辑框直接输入： 例如： =AVERAGE(C5:C8) 2）粘贴函数 （1）选目标单元
五. 公式与函数 3. 函数 1）在编辑框直接输入： 例如： =AVERAGE(C5:C8) 2）粘贴函数 （1）选目标单元 （2）粘贴函数: 单击fx （3）选函数 （4）输参数 图表

34 六. 图表 创建过程： 1．选数据区--- 图表向导按钮 2．按向导4步骤进行 1）图表类型 2）数据源（数据和系列） 3）图表选项
4）图表位置 数据管理

35 七．数据管理 1．排序 2. 筛选 3. 分类汇总 方法：选区域---“数据”菜单---“排序”命令 1）含义：集中显示满足条件的记录
2. 筛选 1）含义：集中显示满足条件的记录 2）方法：选区域---“数据”菜单---“筛选”---“自动筛选” 3. 分类汇总 1)汇总方式：求和、计数、均值、最大、最小等 2)方法 (1) 按汇总字段排序 (2) “数据”菜单---“分类汇总” PowerPoint

36 4.4 演示文稿PowerPoint 一. 概念 1.演示文稿 2. 视图方式 1)PowerPoint的 文档文件(.PPT )
2)由若干张幻 灯片组成 2. 视图方式 幻灯片视图 大纲视图 浏览视图 普通视图 放映视图 概念

37 一. 概念 1)幻灯片视图 2)大纲视图 3)普通视图 制作、编辑每一张幻灯片 浏览整体结构 重新排列标题的次序和级别 改变文本的缩进级别
编辑幻灯片的主题、小标题和备注 概念

38 一. 概念 4)浏览视图 5) 放映视图 6) 备注视图 同时显示多张幻灯片 浏览显示整个文稿 进行幻灯片整体的复制、删除、移动
从当前幻灯片开始全屏幕播放文稿 6) 备注视图 编辑每张幻灯片的备注内容 概念

39 一. 概念 3. 演示文稿制作的一般过程 1. 选择版式 2. 输入内容: 文字、图形、表格等 3. 设置格式、背景 、配色方案
4. 设置动画、切换方式 、超级链接 5. 重复1~4，制作其它幻灯片 6. 设置放映方式 创建文稿

40 二. 建立演示文稿 1. 创建方法 2. 幻灯片格式设计 1） 利用内容提示向导 2） 利用模板 3） 创建空演示文稿 1）设置文字格式
1） 利用内容提示向导 2） 利用模板 3） 创建空演示文稿 2. 幻灯片格式设计 1）设置文字格式 2）插入图片等对象 改变外观

41 二. 建立演示文稿 3. 改变幻灯片的外观 1) 母版 视图菜单 2) 版式 格式菜单 3) 背景 4) 配色方案 5) 模板 幻灯片操作

42 二. 建立演示文稿 4. 幻灯片操作 在“浏览”视图下进行 1) 选择幻灯片 选择一张：单击
4. 幻灯片操作 在“浏览”视图下进行 1) 选择幻灯片 选择一张：单击 选择连续多个：单击开始，然后按Shift后单击最后一个 选择不连续多个：按Ｃtrl后逐个单击 幻灯片操作

43 二. 建立演示文稿 2) 删除幻灯片 选中后按 DEL 键 3) 移动幻灯片 拖动 4) 复制幻灯片 按住CTRL拖动 动画

44 三. 动画和链接 1．动画设计 定义片内各对象的动作、声音和出现次序和时间 方法：“幻灯片放映”菜单―“自定义动画 内容：见对话框 对话框

45 链接

46 2．超级链接 3．动作按钮 “插入”菜单----超级链接----打开对话框----选择链接对象 1）“幻灯片放映菜单” 2）动作按钮
3）选择动作 4）动作设置对话框 菜单

47 幻灯片切换

48 4．幻灯片切换 方法：“幻灯片放映菜单”----幻灯片切换 内容： 1）效果：切换方式 2）换页方式：单击或时间间隔 3）声音效果 播放

49 四. 播放 1. 设置放映方式 1）演讲者放映（全屏幕） 2）观众自行游览（窗口） 3）在展台放映（全屏幕) 播放

50 2. 放映方法 3. 放映时在屏幕上使用绘图笔 （1）幻灯片放映----观看放映 从第一张开始播放 （2）单击工具栏“幻灯片放映”按钮
从当前幻灯片开始 3. 放映时在屏幕上使用绘图笔 放映时----右击----指针选项----绘图笔 本章结束