Excel2003基本操作 及PPt的制作方法 王 静.

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1 Excel2003基本操作 及PPt的制作方法 王 静

2 Excel 2003简介 Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，属于计算机应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。

3 Excel2003窗口组成与操作 启动Excel2003方法： 将程序图标放置桌面方法：
桌面右下角开始--程序--microsoft office --microsoft office excel 2003 若桌面已有图标直接点击即可 将程序图标放置桌面方法： 桌面右下角开始--程序--鼠标放置具体程序上--右键--发送至--桌面快捷方式

4 1．标题栏 显示当前工作簿文件的名字。 2．菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单。

5 3．工具栏 工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏（鼠标右键可设置，如下图红框，若工具栏内内容不全可点击下拉按钮选择“添加删除按钮”或“分两行显示按钮”）。 插入超级链接 图表 向导 升序 粘贴 打开 打印 拼写检查 剪切 撤消 显示 比例 权限 恢复 格式刷` 自动 求和 新建 保存 复制 绘图 帮助 电子 邮件 打印 预览 信息 检索 降序 常用工具栏

6 编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。
合并及居中 百分比 增加小数位数 字体 居中 字体颜色 减少缩进量 粗体 下划线 边框 斜体 字号 左对齐 减少小数位数 增加缩进量 右对齐 填充颜色 货币式样 千位分隔式样 格式工具栏 4．数据编辑栏 数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。 5．编辑栏 编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。 取消按钮 确认按钮 名称框 编辑栏 函数向导按钮

7 标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如下图所示。
6．状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。 7．滚动条 使用滚动条可以在长工作表中来回移动。 8．工作表标签 标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如下图所示。 当前工作表标签 标签队列切换按钮 标签队列列表 工作表标签

8 9．任务栏 每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作 簿, 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。如下图红框。

9 操作Excel工作表 1． 工作簿 工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。 一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。

10 操作Excel工作表 2.工作表 工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。 3.单元格与单元格地址 工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。

11 建立工作簿 当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步骤操作。
（1）用鼠标单击“文件”菜单。    （2）选择“新建”命令。    （3）单击“确定”按钮。 新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为.XLS。

12 工作簿的基本操作 1、工作簿的保存 选择“文件|保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”或选择“文件|另存为”命令，系统会提示输入新的工作簿名。 2、工作簿的打开 要使用已有的工作簿，必须先将其“打开”。选择“文件|打开”命令，或者在任务窗格内选择“打开工作簿”，单击工作簿名即可。 3、工作簿的关闭 关闭工作簿的方法有多种。一般选择“文件|关闭”命令。

13 数据填充 对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。 自动填充相同数据 自动填充序列数据 自动填充循环数据
在A3单元格中输入1，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角的填充柄■，直到第 14行，先释放键盘，再释放鼠标，如下图所示。此时，将在A4~A14单元格中全输入了1。 自动填充序列数据 14行，先释放鼠标，再释放键盘，如下图所示。此时，将在A4~A14单元格中按顺序输 入了2，3，…，12。 自动填充循环数据 在A3-A3单元格中依次输入a/b/c/d，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角 的填充柄■，直到第14行，释放键盘及鼠标，如下图所示。此时，将在A3~A14单元格 中循环输入了a/b/c/d 。

14 格式化工作表 1、数字格式的设置 使用“格式”工具栏设置数字格式 (1)”货币样式”按钮 给数字添加货币符号，并且增加两位小数。
(2)”百分比样式“按钮 将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。 (3)”千位分隔样式”按钮 在数字中加入千位分隔符。 (4)”增加小数位数”按钮 使数字的小数位数增加一位。 (5)”减少小数位数”按钮 使数字的小数位数减少一位。

15 2、使用菜单命令设置数字格式

16 3、行高和列宽的调整 行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。 (1)精确调整 选择“格式|行（列）|行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。
(2)粗略调整 将鼠标指针移向需调整的格线上（行列标志处），使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。

17 4、自动套用格式 选中表格的的一部分（行列范围），再此范围内建立表格，然后选择“格式|自动套用格式”，打开对话框，选择需要的格式。

18 表格的制作 Excel本身即为表格，因此想要像word中绘制表格，仅需将表格加 上边框即可，如图依次点击“ ”-绘制边框-出现边框操作栏。
上边框即可，如图依次点击“ ”-绘制边框-出现边框操作栏。 其余操作同word表格制作。

19 常用函数 （1）选中需要计算的行列范围，点击如上图红框内符号。 常用函数有：求和、最大、最小值、计数、求平均值等。

20 （2）点击如上图红框内按钮后，会出现“插入函数”页面。在此页面可选择需要应用的函数。
或者直接在红框内“=”后添加表达式。如求 A1至A10的平均值，在“=”后Average（A1:A10）即可。

21 制作Excel图表 数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。

22 制作Excel图表 在Excl 2003中，图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分，把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表，打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表还是独立图表，都与工作表数据相连接，也就意味着更新工作表数据时，同时也会更新图表。

23 创建图表 例:在工作表中创建图表（下图为例）。
嵌入图表是放置在工作表中的图表，当要查看或打印图表及其源数据时，嵌入式图表就非常有用。当要独立于工作表数据，存入图表时，应该使用独立图表。 例:在工作表中创建图表（下图为例）。

24 操作步骤如下： （1）先选定数据所在的单元格（可相邻，也可不相邻，按住ctrl选择需要的行和列）。
（2）单击“插入”菜单中的“图表”命令，打开 “图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框，并自动激活 “标准类型”选项卡。在“图表类型”列表框中提供了多种图表类型，对于每一种类型的图表在“子图表类型”选项中又列出了其子图表类型。在“子图表类型”框下的说明框中是对用户所选的子图表的用途进行说明。用户也可使用“自定义类型”选项卡来选择所需的图表类型。 （3）单击选择所需的图表类型和子图表类型。如“柱形图”。 （4）单击“下一步”按钮，打开 “图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框，并自动激活“数据区域”选项卡。

25 （5）选择好数据区域，在“系列产生在”里选择“列”。
（6）单击“下一步”按钮，在“图表标题”下输入“各月数值”作为该图表标题。在分（X）轴中输入“分类”，在分类（Y）轴中输入“数值”。弹出如图所示的“图表选项”对话框。

26 （7）单击“下一步”按钮，弹出所示的“图表位置”对话框。
（8）选中“作为新工作表插入”单选按钮。 （9）单击“完成”按钮，工作簿里增加一个新的工作表。

27 编辑图表 1、编辑图表中的说明文字 (1)在图表中添加新的说明信息 (2)更改图表的标题信息 (3)修改分类轴与数值轴格式
2、调整图表位置及大小 3、调整图表的类型 4、在图表中添加或删除数据项 5、调整查看三维图表的角度 6、图表背景、图区背景的设置 操作方法：鼠标右键点击图标，出现如上图页面

28 排序与筛选工作表数据 1、数据的排序 排序是将某个数据按升序或降序的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择“排序”命令后，Excel 2003会利用该列和指定的排序次序，或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则，Excel 2003将根据选择的“主要关键字”列的内容以升序（由低到高）对行进行排序。排序时，Excel 2003将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。

29 默认排序顺序（升序） （1）数字：从最小的负数到最大的正数排序。 （2）文本以及包含数字的文本：按0～9、A～Z顺序排序。
（3）逻辑值：按False（错）、True（对）排序。 （4）空格：排在最后（最大）。按降序排序时，Excel 2003约定与升序时的情况相反。

30 排序方式 单列排序 多列排序 实际上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可通过重复执行排序命令达到这一效果。
按照某一选定列排序的操作步骤如下： （1）首先选定数据区。 （2）用鼠标单击“数据”菜单上的“排序”命令，出现 “排序”对话框。 （3）在“主要关键字”列表框中，选定重排数据表的主要列字段，并选“降序”。 （4）按“确定”按钮即可。 多列排序 实际上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可通过重复执行排序命令达到这一效果。

31 选择主要关键字及排序顺序（如分类a），再选择次要关键字，一次只能按
三列排序。排序后先按照主要关键字排序后，再排序次要关键字。

32 数据筛选 利用筛选操作，只选择显示符合设定筛选条件的数据行，而隐藏其它行。 自动筛选 （数据|筛选|勾选自动筛选 ）
取消筛选（数据|筛选|取消勾选自动筛选 ）

33 数据筛选 下图为自动筛选后图形，可选择排序方式、具体数值行、 自定义筛选方式等。

34 分类汇总 分类汇总是对数据表的数据进行分析的一种方法。它建立在已排序的基础上，将同类别的数据进行统计汇总。Excel 2003可以对工作表中选定的列进行分类汇总，并将分类汇总的结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。 操作方法：在“数据”菜单上单击“分类汇总”命令，在数据表中插入分类汇总行，然后按照选择的方式对数据进行汇总。汇总的方法包括求和、求平均值、统计个数、排序等。

35 分类汇总 例：根据如图所示表汇总有关数据。

36 在分类汇总之前，需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序，如按分类a汇总，则应按分类a进行排序。
操作步骤如下： （1）按“分类a”字段将表单排序。 （2）用鼠标选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如图所示。 （3）在“分类字段”下拉列表框中选择“分类a”字段。 注意：这里选择的字段就是在第一步排序时选择的主关键字。 （4）在“汇总方式”下拉列表框中选择“最大值”。 （5）在“选定汇总项”选定“分类d”。 （6）单击“确定”按钮即可完成。分类汇总的结果如图所示。 如果要撤消分类汇总，可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”项，进入 “分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮即可恢复原来的数据清单。

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38 PowerPoint的功能与特点 利用PowerPoint可以创建联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义、演讲者备注等，同时还可以实现彩色和黑白纸张打印输出。因为它和Word、Excel等应用软件一样，都属于Microsoft公司推出的Office系列产品之一，所以它们之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。

39 启动与退出 PowerPoint的启动有下面几种方法： （1）用鼠标单击 （2）直接用鼠标双击快捷方式图标。
“开始”---“程序”---“MicrosoftOffice ”--- “ Microsoft Office PowerPoint 2000/2003/2007”。 （2）直接用鼠标双击快捷方式图标。 （3）可以在“Windows资源管理器”或者“我的文档”中用鼠标双击后缀为.PPT的文件，便会在启动PowerPoint的同时打开该文件。

40 启动与退出 退出PowerPoint有以下几种方法：
（2）用Alt+F组合键打开文件下拉菜单，然后按关闭退出PowerPoint。 （3）在PowerPoint窗口中用鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮。

41 PowerPoint的视图方式 1．普通视图：普通视图包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。
2．幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩略图显示的。

42 中文PowerPoint演示文稿的创建 利用内容提示向导创建演示文稿 利用模板创建演示文稿 创建空白的演示文稿 根据现有创建演示文稿
幻灯片版式，背景，设计在“格式”中选择 若要放置格式工具栏，则“添加删除按钮”

43 幻灯片的处理 幻灯片的插入、修改、删除 文字的输入与格式 幻灯片色彩的调整

44 幻灯片的插入、修改、删除 插入新的幻灯片，具体操作如下： （1）首先选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片。
（2）单击“插入”菜单上的“新幻灯片”选项，或者单击“新幻灯片”按钮。 （3）在出现的“新幻灯片”对话框中选择所需版式。

45 幻灯片的插入、修改、删除 （二）删除幻灯片，可以通过以下几种途径实现：
（1）在“大纲”窗格中单击要删除的幻灯片图标，如果有多张幻灯片要删除，按下Shift键/ctrl并单击各个欲删除的幻灯片图标，然后按Delete键。 （2）在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张幻灯片，然后按Delete键。

46 文字的输入与格式 在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致。 操作步骤同word操作 插入自选图形、图示、图表、表格等。

47 幻灯片色彩的调整 （1）在幻灯片设计中选择“配色方案”。 （2）在该对话框中罗列了几种配色方案，在合适的方案上单击。
（3）若不满意已有的方案，自己编辑/编辑配色方案。

48 ppt演示及打印 加入动画效果 加入声音效果 演示文稿的超级链接 放映演示文稿 演示文稿的打包 保存和打印演示文稿

49 加入动画效果 页面动画效果（切换方式） 幻灯片设计---动画方案 图片或文本的动画效果 幻灯片放映---自定义动画
插入图片：单击“插入”菜单，选取“图片”项，在 子菜单中选取“来自文件”等命令。

50 吉林大学 校区图景 吉林大学校园占地面积622万多平方米。 吉林大学有6个校区8个校园，分布在吉林省长春市的不同方位。 南湖校区 新民校区
吉林大学 校区图景 前卫南区 南湖校区 新民校区 南岭校区 和平校区 朝阳校区 吉林大学校园占地面积622万多平方米。 吉林大学有6个校区8个校园，分布在吉林省长春市的不同方位。

51 加入声音效果 （1）单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。
（2）插入影片和插入声音操作是非常相似的。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。

52 演示文稿的超级链接 创建超级链接的具体操作是： （1）选定任意的文本或对象（包括按钮和图片）。
（2）单击“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。 （3）在动作设置选择框中按需要设置动作和超级链接的目标。 （4）最后按“确定”按钮。

53 放映演示文稿 制作完成自己的演示文稿，一般说来遵循以下这几个步骤： 第一步：设置放映方式 第二步：插入动作按钮 第三步：自定义动画
第四步：切换设置 第五步：观看放映 第六步：排练计时 第七步：完成制作

54 演示文稿的打包 PowerPoint的“打包”功能提供了一个“向导”，这个“向导”可以将演示文稿所需的所有文件和字体以及PowerPoint播放器打包到cd内，然后该cd可在任意计算机上放映，即使该台计算机没有安装PowerPoint。

55 保存和打印演示文稿 （1）保存:单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。
（2）打印:单击“文件”菜单，选择“打印”命令，弹出“打印”对话框。

56 Excel补充讲解 自动套用格式 选中表格的的一部分（行列范围），再此范围内建立表格，然后选择“格式|自动套用格式”，打开对话框，选择需要的格式。

57 表格的制作 Excel本身即为表格，因此想要像word中绘制表格，仅需将表格加上边框即可，如图依次点击“ ”-绘制边框-出现边框操作栏。其余操作同word表格制作。