深度探討SharePoint文件管理功能

Presentation on theme: "深度探討SharePoint文件管理功能"— Presentation transcript:

1 深度探討SharePoint文件管理功能
<SLIDETITLE INCLUDE=7>Title Slide</SLIDETITLE> <KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT> Hello and Welcome to this Microsoft TechNet session on {insert session title}. My name is {insert name} </SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> <TRANSITION LENGTH=7>Let us start this session by going into more detail on exactly what we will be covering.</TRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM></ITEM> </ADDITIONALINFORMATION> 何偉碩

2 What Will We cover? 如何在 No Code 的環境之下利用 MOSS 與 Office 現有功能來完成公司內部的表單簽核機制 如何完成文件生命週期最後階段{ 文件紀錄歸檔 } 機制並落實於企業內部的文件管理 <SLIDETITLE INCLUDE=7>What we will Cover</SLIDETITLE> <KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT> [When writing the script for this slide, expand a bit on the list on the slide, do not simply list the slides items here. Think of this as the advert for the session, explain a bit more what will be covered and how.] </SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> <TRANSITION LENGTH=7>As with most TechNet sessions, some prior experience of Microsoft technologies or similar technologies is always helpful, the next slide provides a brief overview of what would be helpful, but not essential, for this session.</TRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM></ITEM> </ADDITIONALINFORMATION>

3 Agenda MOSS 的文件生命週期管理 MOSS 2007 的表單服務 應用 MOSS 2007 的表單服務實做服務台申請表單
何謂紀錄中心 紀錄中心的企業應用 <SLIDETITLE INCLUDE= >Agenda: </SLIDETITLE> <KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT> [Start by telling them what you are going to tell ‘em, then each subsequent agenda item, tell ‘em what you told ‘em as well] </SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> <TRANSITION LENGTH=></TRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM></ITEM> </ADDITIONALINFORMATION>

4 MOSS 的文件生命週期管理

5 文件生命週期管理 知識管理 文件生命 週期管理 紀錄管理 檔案管理
<SLIDETITLE INCLUDE= ></SLIDETITLE> <KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT> </SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> <TRANSITION LENGTH=></TRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM></ITEM> </ADDITIONALINFORMATION> 紀錄管理 檔案管理

6 落實文件生命週期管理機制 <SLIDETITLE INCLUDE= ></SLIDETITLE>
文件新增 權限設定 開始上傳 置入文件庫 歸檔稽核 <SLIDETITLE INCLUDE= ></SLIDETITLE> <KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT> </SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> <TRANSITION LENGTH=></TRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM></ITEM> </ADDITIONALINFORMATION>

7 MOSS 2007 的表單服務

8 MOSS 與 InfoPath 間的搭配 利用 InfoPath 自訂文件內容類型

9 InfoPath 概論 屬於六大功能中的 ECM 與 商務流程 首次出現在 Office 2003 中 ( 專業版 )
Rich-Client 端程序 下一代電子表單處理平台

10 InfoPath 的十大優勢 InfoPath 直接嵌入 Outlook 可將商務流程的至於防火牆外執行
可以將 Word 和 Excel 進行匯入 可以預定時間發佈相關表單 可以直接線上將表單轉換為 PDF 或 XPS 文檔 可與 MOSS 2007 內建流程整合使用 可直接以瀏覽器或是 Client 端 InfoPath 使用 強大的表單數據安全性管控 強大的表單開發與部署機制 與 VS .NET 2005 整合開發

11 InfoPath 所面臨的挑戰 InfoPath 真的很棒，但是如果有提供以下功能就更棒了 …
讓更多的用戶可以使用 Smart Client 或 Thin Client 能提供更好離線模式 能與 Office 其他產品進行模組上的整合應用 能簡易的整合到我們自己的客製化應用程式中 能與異質性平台商務資料做更縝密的集合 更簡易的客製化工具

12 InfoPath 解決方案的主要目的 #1 標準的資料交換格式 XML 全球資料標準交換格式 資料來源與連線
自動資料處理取得動態資料查詢或存取 標準的資料檔案交換平台 利用 MOSS 提供集中資料交換平台 表單庫與內容類型 電子郵件 IE 瀏覽器

13 InfoPath 解決方案的主要目的 #2 自動化的流程處理 透過工作流程系統的通知. 傳送. 簽核… 完成資料訊交流處理的目的
透過自動化工作流程處理讓表單資料產生資訊交流 透過工作流程系統的通知. 傳送. 簽核… 完成資料訊交流處理的目的

14 InfoPath 的檔案結構 控制項 表單範本
提供資料的輸入與計算，所存入的資料則是採用 XML 的方式來進行存放（執行模式下所做的存檔動作時產生的副檔就是 xml） 表單範本 用於執行程式化表單作業 XSN 副檔 = XML 資料結構 + 結構化. 格式化的資料處理內容（設計模式下所儲存時產生的副檔）

15 Xml V.S XSN XML 無法直接執行填寫作業需執行 XSN 方可執行表單填寫作業 XSN: 組合檔案 XSF(表單定義)
XSD(XML 結構) XSL(樣式) 各項 XML(範本/ 範例檔) 圖檔 .js/ .vbs/ dll/ exe/ cab

16 InfoPath 的發佈 發佈精靈 可發佈成 MSI 檔案或 js 檔 MOSS 2007 的表單服務
可發佈到網路位置 可發佈到郵件 可發佈到 MOSS 2007 文件庫 MOSS 2007 的表單服務 服務為 MOSS 2007 的服務之一 可直接在 IE 瀏覽器中直接執行 Client 端毋須安裝任何 InfoPath 工具

17 InfoPath 表單工作架構

18 InfoPath 基本解決方案架構 Intranet Extranet / Internet Browser Browser
InfoPath Client (Design Mode) Server Farm Forms Services IW : InfoPath Designer Developer : VS Tools InfoPath Client (Edit Mode) InfoPath Client (Edit Mode)

19 為何 InfoPath 表單可在瀏覽器上呈現
_layouts 下的大功臣: FormServer.aspx XMLLocation XSNLocation（XSN: Form Template Solution File） OpenIn SaveLocation SourceLocation DisableSave

20 FormServer.aspx #1 讀取 XSN/ XML 表單範本中的 URLs 未安裝 InfoPath 則直接以瀏覽器中開啟
開啟後暫存相關檔案（XML/ HTML/ Jscript） XML 變更（PostBack）使用者本機會藉由傳送過來的 Scripts 來更新 HTML 檔案 重新整理網頁則會重新執行相關檔案內容

21 FormServer.aspx #2 XSN 檔案則進行轉換成為可於瀏覽器中執行的 InfoPath 檔案

22 InfoPath 表單製作 如果利用 SPD 進行流程設定 如何使用電子簽章進行簽核工作
企業內部 { 服務台 } 表單製作範例 InfoPath 表單製作 如果利用 SPD 進行流程設定 如何使用電子簽章進行簽核工作

23 服務台應用範例 概述 在無需寫程式的情況下快速完成服務台應用程式表單的製作 所需工具 執行環境
Microsoft InfoPath 2007 Microsoft SharePoint Designer 2007 執行環境 Microsoft Office SharePoint Server 2007 InfoPath Form Services 2007 Microsoft Outlook 2007

24 何謂紀錄中心

25 create and collaborate Records: manage and secure
甚麼是 Records Center Documents: create and collaborate Records: manage and secure archive disposal

26 記錄中心的基本功能 自動接收轉送相關電子紀錄 政策 Hold Orders DIP Content Type
Information Management Policies Expiration Policies Auditing Barcode and Labeling Policy Hold Orders

27 記錄中心原始定位 會計相關文件歸檔稽核 法律相關文件規檔稽核 會議記錄
各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。各項會計帳簿及財務報表，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存十年 法律相關文件規檔稽核 股份記載書 法律文件 會議記錄 依不同委員會、工作團體、或年度會議來區分

28 Rich Metadata Captured Automatically
紀錄中心能為我們做甚麼?? Searches/routing based on heavily defined criteria to identify required outcome OUTCOMES Permanent Retention Defined Lifespan Rich Metadata Captured Automatically Deletion

29 企業內部檔案為何需要被規劃? 分類 紀錄歸檔中心與檔案規劃間具有相依性 使用者不願意花時間去做檔案規劃的事情
紀錄歸檔中心提供了檔案分類歸檔機制 紀錄歸檔中心協助資訊人員進行檔案的控管/保留與是否進行檔案的刪除

30 紀錄歸檔中心內建功能 提供了 Web Services 的 URL 設定畫面 提供了檔案 Routing 路徑設定 提供了檔案自動分類功能
可手動進行歸檔 整合內建流程機制

31 紀錄歸檔中心的處理流程 Collaboration sites Record router Record centre
Content type A Content type B Delete 7 years Delete 5 years Review 10 yrs Review 15 yrs Document declared as record Router sorts via content type Link to record created in collaboration site Record centre

32 如何應付企業內部人員的挑戰 企業的挑戰 如何解決 內容難以分類 文件內容生命週期容易維護 歸檔的紀錄難以維護 集中式管理
需要耗費時間去機核相關規檔文件 稽核追蹤文件之變更 文件常被放錯位置而難以尋找. 快速準確搜尋到紀錄中心內所有相 關文件 難以控管未認證之存取行為 嚴謹的權限控管與即時的文件監控

33 紀錄歸檔中心功能展示

34 紀錄中心的企業應用

35 紀錄中心的企業應用 網站容量的控管

36 主要網站容量的控管

37 紀錄中心的企業應用 使用 MOSS 管控企業內部郵件

38 使用 MOSS 管控企業內部郵件

39 使用範圍( EPF's or Managed Folders in Exchange 2007)
Collaboration 專案成員或部門人員常會在專案執行過程中或是日常生活中進行郵件的專案文件的傳遞及相關文件訊息的分享 Retention 藉由紀錄中心來進行郵件或郵件附檔的儲存與稽核 利用現有的搜尋機制進行郵件或郵件附檔的準確性搜尋 甚至在不違法的情況下可針對部分郵件進行刪除來增加磁碟使用量

40 為何紀錄中心適用於郵件管理 簡易的文件資料夾管理 MOSS 內容類型的操作與管理 建立 權限設定 維護 刪除 郵件歸檔時的路由依據
郵件自動刪除之依據 其他產品郵件的收集與歸檔

41 使用 MOSS 管控企業內部郵件 管控內部郵件成功關鍵

42 好的郵件管理平台需具備： 最大的使用者接受度 最小的資訊人員負擔 最符合企業組織的需要 一個好的郵件管理平台

43 Basic … But … Hope … Then … #1
基本的郵件管理功能要能夠透過 Outlook 來搬移郵件檔案與附檔 ( .msg ) 至受管理的郵件儲存環境 But … MOSS 文件庫雖然提供了接收郵件的功能卻把郵件附加檔與郵件內容 ( .eml ) 分開儲存 所以我們希望 先以手動拖拉的方式來搬移檔案至 Outlook 的資料夾中或依照我們所設定的 Outlook Rule 自動的將檔案搬移至我們的 Outlook

44 Basic … But … Hope … Then … #2
然後再一併將 .msg 郵件檔案直接進行上傳而不將郵件內容與附加檔案進行分離

45 當我們使用 Exchange 2003 時 Outlook 2003 不支援直接上傳郵件與附加檔至 SharePoint
Outlook 2007 雖說可以直接上傳郵件至討論區但是相關的郵件屬性( e.g. To, From, Cc ) 卻無法進行儲存( e.g. { From } 屬性上傳後系統將變更清單中 { 建立者 } 欄位屬性值 )

46 當我們使用 Exchange 2007 時 使用 Managed Folders 非 EPFs
所有的 Managed Folders 將自動複製至 MOSS 2007 Managed Folders 將會出現在使用者郵件資料夾

47 使用 Exchange 2007 的好處 使用者可以借由 Outlook 輕易的拖拉相關郵件至欲存放的資料夾中
管理人員可以設定 Managed Folder 是否直接複製相關郵件內容至 MOSS 文件庫中

48 缺點 Managed Folder 的產出與連結均需由管理人員來進行處理，管理人員的工作量將增加
所有的內容類型設定也需要管理人員來進行處理，這樣的做法並無法真的減輕系統管理人員的負擔

49 郵件稽核設定步驟

50 Configure SharePoint Records Repository
郵件稽核設定步驟 Configure SharePoint Records Repository

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54 Records Repository Email Address
郵件稽核設定步驟 Records Repository Address

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57 Set Records Repository Schedule
郵件稽核設定步驟 Set Records Repository Schedule

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62 Exchange 2007 Managed Folders
郵件稽核設定步驟 Exchange 2007 Managed Folders

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64 Create Managed Folders
郵件稽核設定步驟 Create Managed Folders

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69 Create New Managed Content Settings
郵件稽核設定步驟 Create New Managed Content Settings

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73 Deploy Managed Folders to Users
郵件稽核設定步驟 Deploy Managed Folders to Users

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78 Set Managed Folder Schedule
郵件稽核設定步驟 Set Managed Folder Schedule

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81 Send Records to Records Repository
郵件稽核設定步驟 Send Records to Records Repository

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87 Send E-Mails to Records Repository
郵件稽核設定步驟 Send s to Records Repository

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90 Handling E-Mail Attachments
郵件稽核設定步驟 Handling Attachments

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94 郵件稽核設定步驟 Storing Records

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98 Set Outlook Rules to Move E-Mail to Managed Folder
郵件稽核設定步驟 Set Outlook Rules to Move to Managed Folder

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100 參考資料 SharePoint White Paper Microsoft Conference 2008 Slide
Brett Lonsdale, Lightning Tools   Records Management in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Conference 2008 Slide

101 For More Information MSN: hilfiger1014@hotmail.com
My Blog： MSN: Mobile Phone: <SLIDETITLE INCLUDE=7>More Information</SLIDETITLE> <KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT> For the most comprehensive technical information on Microsoft products visit the main TechNet Web site at Additionally visit for more information on books, courses, certifications and other community resources that related directly to this particular session. </SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> <TRANSITION LENGTH=1>There are a number other resources that are available from Microsoft</TRANSITION> <TRANSITION LENGTH=2>There are a number other resources that are available from Microsoft</TRANSITION> <TRANSITION LENGTH=4>There are a number other resources that are available from Microsoft</TRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM> </ADDITIONALINFORMATION>

102 <SLIDETITLE INCLUDE=0>Tag line</SLIDETITLE>
<KEYWORDS></KEYWORDS> <KEYMESSAGE></KEYMESSAGE> <SLIDEBUILDS>0</SLIDEBUILDS> <SLIDESCRIPT></SLIDESCRIPT> <SLIDETRANSITION> </SLIDETRANSITION> <COMMENT></COMMENT> <ADDITIONALINFORMATION> <ITEM></ITEM> </ADDITIONALINFORMATION>

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