财务报账问题汇总及解答 财务与国资管理处 2014年11月20日

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1 财务报账问题汇总及解答 财务与国资管理处 2014年11月20日
财务报账问题汇总及解答 财务与国资管理处 2014年11月20日

2 主要内容 一、国内差旅费 二、公务接待费 三、公务卡 四、薪酬、劳务费发放 五、科研经费报销 六、财务培训工作 七、其他方面
八、几点注意事项

3 一、国内差旅费 问题1：因公使用科研项目经费出差，审批手续难以操作，能否免除审批程序？
答：不能。出差审批须严格按《中山大学差旅费管理实施细则》执行。 科研项目出差及报销差旅费，科研项目负责人包括项目负责人为单位正、副负责人的，由单位主管科研的副院长或单位指定负责人审批；非科研项目负责人的，由科研项目负责人审批。

4 一、国内差旅费 问题2：出差审批表领导签字后，报销时网报单是否不用再签字？是否一定要盖部门院系公章？ 答：报销时网报单仍需签字。
二者不属于同一审批事项。出差审批主要是对是否同意出差进行审批，报销时网报单审签主要是对出差费用的审批，网报单必须由项目负责人另行审签。

5 一、国内差旅费 各类需部门院系审批的事项，如国内出差审批、无住宿情况审批等，经相关负责人审批后，可不盖部门院系公章；如经相关负责人授权审批，盖负责人签字章的，须加盖部门院系公章。

6 一、国内差旅费 问题3：乘坐高于自己级别的飞机舱位或火车等级，或住宿费超标，是否可以核减报销？ 答：交通工具：
超规定等级乘坐飞机头等舱、商务舱的,原则上不予报销。 若情况非常特殊且确因工作需要超等级乘坐飞机头等舱、商务舱的，经由所在单位领导审核，主管校领导审批后，方可报销； 其他未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

7 一、国内差旅费 住宿费： 超规定标准的，原则上超支部分由个人自理。
对于参加其他单位举办的会议和培训，举办方统一安排住宿且费用自理的，凭举办方出具的有效证明，据实报销住宿费。

8 一、国内差旅费 问题4：出差乘坐飞机的，要求提供哪些有效票据资料？
答：出差乘坐飞机的，报销时需提供《航空运输电子客票行程单》（机票，蓝底）和登机牌作为会计原始凭证。如以普通发票报销，需同时附登机牌及《航空运输电子客票行程单》复印件。 原则上机票款需通过公务卡结算，报销时提供刷卡小票或银行对账单等相关付款证明资料。

9 一、国内差旅费 购买机票应执行政府采购方式，执行《关于加强公务机票购买管理有关事项的通知》（财库〔2014〕33号）及《中山大学公务卡实施细则》（中大财务〔2014〕38号）规定。 政府采购机票管理网站为 我校即将实行机票、复印纸纸集中采购。

10 一、国内差旅费 问题5：出差过程中，往返机场的交通费发票如何报销？
答：教师系列人员讲师及以上、管理岗位人员副处级及以上，确因工作需要，并经单位领导批准，出差可据实报销市内交通费； 其他人员市内交通费（含往返机场交通费），按80元/天/人给予市内交通包干补助，不再另外报销市内交通费用。

11 一、国内差旅费 问题6：私车公用如何报销汽油及路桥费？ 答：原则上出差应选择经济便捷的公共交通工具。
对于在偏远、边境地区开展考察、调研和测试监测工作，受地理环境和当地条件限制，必须要自驾车或者租车前往的，实行车牌备案制度，出差人员需在网上报销系统上填写《私车公用/租车信息备案表》，经单位审核后提交财务处备案，财务审核通过后方可提交差旅费网上报销单。已经备案的不需重复申报。

12 一、国内差旅费 按规定出差交通费报销要控制在城市间交通费最低标准和市内交通补助费之和以内，为便于核定报销额度，汽油费报销上限130元/百公里，报销时需提供里程数。老师报销汽油费需选择对应车牌号，并清晰填写行程和乘车人数。路桥费据实报销。  市内交通的汽油费报销参照上述方式，由老师填报具体的市内路线和相应的里程数，以150元/百公里为上限核定报销额度。 本规定待网报系统完善后执行,具体时间另行通知。

13 一、国内差旅费 问题7：差旅中餐费和伙食补助是否能同时申请？ 答：出差伙食补助实行包干制，不再另行报销餐费。
伙食补助费包干标准，1个月以内的每人每天100元（西藏、青海、新疆为120元），1个月以上的每人每天60元； 对于参加会议和培训，举办方承担伙食费用的，只发放在途期间的伙食补助费。

14 一、国内差旅费 问题8：如出差人员出差期间的城间交通费和住宿费均由其他单位负担的，可以申请伙食补助和市内交通费吗？
答：城市间交通费和住宿费均由其他单位负担的，只能发放往返路途伙食补助费和市内交通费补助。

15 一、国内差旅费 问题9：在当地临时聘请的校外人员参与科研项目能申请伙食补助、市内交通费吗？
答：在当地临时聘请的校外人员不予核发伙食补助、市内交通费补助。

16 一、国内差旅费 问题10：出差过程中发生接待餐费、礼品费、图书、办公用品等如何报销？
答：根据中央“八项规定”、“六项禁令”，严禁违反规定收送礼品，因此出差过程中发生的礼品费不予报销。 发生的接待餐费、图书、办公用品等费用，请在填报差旅费时同时填报，不得单独报销。

17 一、国内差旅费 接待餐费，按《中山大学国内公务接待管理办法》要求进行报销，需同时提交接待清单。
如出现由对方负担交通费用，且需报销出差地发生的图书、办公用品等费用的情况，需提供经所在单位相关负责人审批的情况说明。

18 一、国内差旅费 问题11：无住宿费发票且难以取得对方提供的证明，如何报销差旅费？
答： 1、开展教学科研合作或受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等，由对方单位负责安排住宿的，报销差旅费需附对方单位开具的有效证明。 证明未注明伙食自理的，只给往返路途伙食、交通补助。 无法提供证明的，须附经所在单位领导审批的情况说明，只给予往返路途伙食和交通补助。

19 一、国内差旅费 2、对于住自己家、亲友家等情况无法取得住宿发票的，须提供经所在单位领导审批的情况说明，列明住宿地、提供住宿者姓名及联系电话等详细信息，只给予往返路途伙食和交通补助。 3、珠海校区教学差旅费的报销，提供无住宿说明后，可给予相应的伙食补助。

20 一、国内差旅费 问题12：出差期间回家省亲办事的差旅费如何报销？
答：城市间交通费按不高于出差目的地和单位间按规定乘坐的交通工具的票价予以报销，超出部分由个人自理； 伙食补助和市内交通费计发时须扣除回家的天数。

21 一、国内差旅费 问题13：工作人员调动的旅差费如何报销？
答：因调动工作所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费和行李托运费（50公斤的范围内），按规定予以一次性报销。 随迁家属和搬迁家具发生的费用由调动人员自理。

22 一、国内差旅费 问题14：学生实习差旅费实行包干政策，是否交通费、住宿费和伙食费可以不提供发票？
答：学生实习差旅的交通费、住宿费仍需提供票据在包干标准内据实报销。 如果住宿在农户或教室等地，无法开具发票的，可附收据在包干额度内据实报销；伙食费按照包干标准40元报销，不需提供发票。

23 一、国内差旅费 住宿费超过包干标准（70元/人/天）且取得发票的情况下，经院系审批后，住宿费可凭发票据实报销，超标准部分由学院自行承担。

24 一、国内差旅费 问题15：科研经费可以采用学生实习差旅费包干政策吗？ 答：学生实习包干政策适用于教务处核拨的预算项目，科研项目可参照执行。
科研经费中学生差旅费报销伙食补助和市内交通费发放标准由项目负责人自定，但不能超过在职人员标准。

25 一、国内差旅费 问题16：职工探亲差旅费如何报销？ 答：探亲旅费报销仅限本校正式编制教职工。
探亲时段在寒暑假期间，报销时需填写《中山大学探亲审批表》，经本人所在单位领导审核同意，学校人事主管部门审批同意，方可报销。

26 一、国内差旅费 符合国家一年一次探亲规定的，凭车、船票按火车硬座、普通汽车的票价计算路费。
已婚职工符合四年一次探望父母亲旅费报销的，可报销探亲旅费计算公式：探亲旅费总额- {（岗位工资＋薪级工资）*30%}。

27 二、公务接待费 问题1：按规定，校内单位执行公务接待应当严格履行报批手续，由接待单位负责人审批。科研项目是否可以区别对待，由项目负责人把关，不需所在单位领导审批？ 答：公务接待审批要求适用于纳入学校核算管理的所有经费，科研项目（含横向科研项目）的公务接待也参照《中山大学国内公务接待管理办法》执行，由所在单位分管科研的领导审批。

28 二、公务接待费 问题2：公务接待餐费标准与目前物价水平相比偏低，可否突破？
答：学校的行政公务接待，应厉行勤俭节约，反对铺张浪费，严格按规定标准130元/人/天执行。 外宾接待标准遵照《外宾接待经费管理办法》执行。宴会，正副部长级每人每次400元，司局级及以下人员300元；冷餐150元；酒会100元；茶会60元。 院系或科研项目组织的重要学术、教学科研交流活动，经院系审批后（提供交流事项、用餐人数等），陪同人数可不受接待对象三分之一的限制，餐费标准可适当放松。

29 二、公务接待费 问题3： EDP等学员餐费也要填写接待费清单吗？
餐标建议参照《中央和国家机关培训费管理办法》标准执行（110元/天/人）。

30 二、公务接待费 问题4：校内单位间或本单位内部，是否还允许报销评审、工作交流、学术交流、学期末工作总结、年终工作总结等聚餐餐费？
答：依照国家相关规定，原则上不允许报销校内单位间或本单位内部的各类聚餐费用。

31 二、公务接待费 问题5：加班餐费的标准及加班餐费报销表的审批有什么要求？ 答：加班餐费标准为30元/餐/人。
部门行政经费开支加班餐费的，需单位领导审批。科研经费开支加班餐费的，由项目负责人审批。

32 三、公务卡 问题1：请问哪些支出内容需使用公务卡支付？
答：消费金额在5万元以下的现金支出和小额转账结算支付的商品及服务原则上要求全部使用公务卡进行支付。

33 三、公务卡 办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用等。具体支出内容参见《中央预算单位公务卡强制结算目录》。 对有条件用公务卡结算的经济事项，将不再办理现金借款。

34 三、公务卡 问题2：使用公务卡后，还能进行对公转账吗？ 答：实施公务卡与对公转账方式不冲突，即原来采用对公转账的业务今后仍可对公转账。
单笔2万元以下的小额转账结算支付业务，建议尽量使用公务卡结算。

35 三、公务卡 问题3：公务卡办好前能否用自己的银行卡？
答：按规定，我校11月1日后应该严格执行公务卡结算，考虑到近期学校报销政策调整较多，另因各种原因部分老师还未申办或未收到公务卡，因此，11-12月作为过渡期，在2014年度内允许使用个人其他银行卡支付。 2015年1月1日起，将严格执行公务卡结算，还未申请办理公务卡的，请尽快申办。

36 三、公务卡 问题4：单笔消费金额在200元以下的小额支出可以使用现金吗？
答：单笔消费金额在200元以下的也需要使用公务卡结算，如不具备刷卡条件的可现金支付。但需自行垫付，不予借款。

37 三、公务卡 根据《中山大学公务卡实施细则》第十条，可暂不使用公务卡结算的情况包括： 在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出；
在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出； 按规定支付给个人的支出； 签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。

38 三、公务卡 问题5：单笔消费金额在500元以下的复印费、书刊费、资料费需要使用公务卡结算吗？
答：按规定《中央预算单位公务卡强制结算目录》所含费用，不论金额大小，均需使用公务卡结算。 可暂不使用公务卡结算的情况见问题4答复。

39 三、公务卡 问题6：不具备刷公务卡条件的，如购买长途汽车票、差旅中遇到紧急情况、在小商店采购等，如何处理？
答：原则上应按公务卡有关规定进行刷卡结算。 如不具备刷卡条件的可现金支付。但需自行垫付，不予借款。

40 三、公务卡 问题7：来校短期授课的外籍教师、学生、校外人员等，无法办理公务卡，如何进行支付？
答：来校短期授课的外籍教师、学生、校外人员等，按规定不可申办公务卡，可使用个人银行卡支付或通过银行转账支付。具体要求如下：

41 三、公务卡 零星采购： 单笔3000元以下的，不予借现金 ，可使用个人银行卡支付或通过银行转账支付，报账时需提供刷卡小票和电脑购物小票；
单笔3000元以下的，不予借现金 ，可使用个人银行卡支付或通过银行转账支付，报账时需提供刷卡小票和电脑购物小票； 单笔3000元以上的，必须通过银行转账支付，报销时需附电脑购物小票。  

42 三、公务卡 差旅费： 原则上不予借现金。 如随行有校内职工，原则上统一使用校内职工的公务卡支付，如相关费用超过公务卡刷卡限额，可使用其他个人银行卡进行支付； 如随行无校内职工，可使用个人银行卡进行支付，报销时需附刷卡小票。 

43 三、公务卡 问题8：学院组织学生实习，是否允许借现金？ 答：学院组织学生实习，有条件转账支付或刷卡支付的（如租车费等），不予使用现金支付；
确实无法转账或刷公务卡的（如伙食费等），可以使用现金结算，并允许在预算额度内给予现金借款。

44 三、公务卡 问题9：公务卡能否开通网银支付？网上支付截图能否作为公务卡支付证明？
答：公务卡可以开通网银支付，可登陆工商银行主页进入个人网上银行启用或到银行网点启用。 网上支付截图可以作为公务卡支付证明。 原则上发票开票单位必须与收款单位名称一致。

45 三、公务卡 问题10：在境外发生的费用能否使用公务卡？
答：公务卡暂无外币支付功能，但可在境外的银联网络刷卡消费，即境外有银联标记的POS机可刷公务卡。 境外发生的费用可使用个人其他银行卡支付，报销时需提供刷卡小票或银行对账单等相关付款证明资料。

46 三、公务卡 问题11：持卡人因出差或其他特殊原因不能在规定的免息还款期内办理财务报销手续时，如何处理？如遇单位负责人和项目负责人在外出差，不能及时签字办理报账的，如何处理？

47 三、公务卡 答：公务卡的持卡人应承担不及时还款、不完全还款和不还款的全部责任，承担因报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用，以及由此带来的对个人资信影响等责任。 持卡人因出差或其他特殊原因不能在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可在本期免息还款日前七个工作日（建议当月支出在次月15日前报销还款。如遇国家法定假期，需提前安排）办理借款。

48 三、公务卡 通过传真等书面形式委托本单位其他人员填写借款单，并提供持卡人姓名、工号、交易日期和每笔交易金额的明细信息，经本单位主要负责人和项目负责人签字同意，学校财务处审核后办理借款手续，于免息还款期之前，先将资金转入公务卡；持卡人回单位后，按学校财务处规定及时补办报销手续并冲销其借款。 如遇单位负责人和项目负责人在外出差，提供盖单位公章的情况说明可予以办理借款手续。

49 三、公务卡 问题12：考虑到信用卡安全问题，刷卡带来的风险谁来承担？
答：公务卡属于个人信用卡，密码等信息由持卡人自行设定，刷卡风险由持卡人承担。

50 三、公务卡 问题13：网上购买国外最新的研究报告，或通过当当、卓越等网购图书等，如果使用网上银行支付？如何获取本人签名的银行卡消费凭证或POS单？ 答：公务卡支付方式和一般信用卡没有区别，可以开设网银进行网购。 可通过工商银行网银中的电子回单功能打印银行卡消费记录或提供公务卡对账单，作为财务报销附件。

51 三、公务卡 问题14：部分国内、外学术会议可能在会议召开前一两个月就可收到通知或邀请信，为节约经费，有时提前一两个月订购机票，可能过了免息还款期出差时间还未到，怎么办？ 答：可提前订购机票，款项支付有两种方式，一是购买机票时到财务处办理借款，对公转账支付；二是购买机票时先使用公务卡结算，在次月15日前到财务处借款还款。 如借款逾期未能冲账，项目被锁定，可填写《暂付款未冲账情况报告表》，交财务处会计管理科或核算二室，申请延期冲账。

52 三、公务卡 问题15：实行公务卡后，经费使用人必须每个月信用卡到期前进行报帐，可否改为三个月报销一次？允许经费使用人先垫付吗？
答：因公务卡每月必须还款，需按规定及时报账。 自行垫付公务卡透支款的，可延后报账，但所报销款项只能转入原支付的公务卡。

53 三、公务卡 科学合理安排支出，及时办理报销手续，保持支出的均衡性，不突击花钱，这是上级主管部门的要求。
此外，目前经费报销未均匀分布在各个月份，学期初、学期末和预算执行考核节点，报销量急剧增加，超出财务人员可承担的业务处理量，报账周期被迫延长，需公务卡使用者合理预期，尽快提交报销事项，否则可能导致老师报销款项不能及时还到公务卡，造成欠费信用风险。

54 四、薪酬、劳务费发放 问题1：学院电话补贴、岗位津贴、交通补贴、加班费等能否发放，执行什么标准？
答：院系（部门）应根据《中山大学关于规范学校机关、院系等二级单位及下属部门收入分配和福利费开支的管理办法（试行）》（中大人事〔2014〕35号），规范单位津贴补贴的发放。 院系（部门）需制订本单位绩效奖励的分配方案，分配方案经所在院系（部门）党政联席会议或部门会议及分工会讨论通过后，报学校财经小组备案后执行。

55 四、薪酬、劳务费发放 问题2：按规定院系（部门）绩效奖励每月发放一次，若教师为不同类型的班级授课，从不同项目支出课酬，如何合并发放？一个学期发一次的课酬怎么处理？ 答：从不同项目支出课酬的，按项目填制薪酬单，一次性向财务处相关科室提交纸质绩效薪酬单，财务处按月合并一次发放。 受税务机关个人所得税的管理限制，将不再实行往以前月份跨月分摊计税。原一个学期发一次的课酬，建议学院今后按月预发部分课酬，年终或学期末结算。

56 四、薪酬、劳务费发放 问题3：学生（含助教）的补贴是用票据报销还是按劳务费报销？
答：学生（含助教）的各类补贴可使用“学生助研津贴”模板发放。不应该用票据报销。

57 四、薪酬、劳务费发放 问题4：校外人员劳务费是否有发放标准？ 答：国家有规定的，按国家相关规定执行；无规定的按学院标准或项目预算执行。
学校暂无统一的发放标准，发放标准应和工作任务和工作时间相结合。

58 四、薪酬、劳务费发放 问题5：讲课费标准（半天，税后）：副高级技术职称专业人员不超过1000元，正高级技术职称专业人员不超过2000元，院士、全国知名专家不超过3000元，标准偏低，难以请到老师上课，怎么处理？

59 四、薪酬、劳务费发放 答：上述标准为《中央和国家机关培训费管理办法》规定的讲课费标准。机关部处承担的政府委托培训项目，包括使用财政资金在境内举办的三个月以内的岗位培训、任职培训、专门业务培训、初任培训等，须严格遵照此规定标准支付讲课费。 其他类型的讲课费按学校、院系（部门）所定标准执行。

60 四、薪酬、劳务费发放 问题6：校外人员劳务费发放，涉及银行账号信息有时难以取得，如何处理？银行代发不能进行信息备注，对方难以确认支付方，怎么处理？ 答：根据《教育部财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财〔2012〕7号)文件规定，要求学校建立银行卡支付制度。 原则上需要转账支付，如因客观原因无法转账支付的，需发放现金的，需提交经单位领导审批同意的情况说明。

61 四、薪酬、劳务费发放 经咨询校外人员劳务费代发银行，目前银行结算系统无信息备注功能，因此银行代发信息备注问题暂时无法解决，需发放单位自行通知相关收款人员。

62 五、科研经费报销 问题1：横向科研项目与纵向科研项目经费使用管理应有所区别，横向课题差旅费、交流餐费报销是否可以适当简化程序、放宽标准？
答：差旅费、交流餐费报销标准、审批程序应按国家、学校有关规定执行。 学校将根据《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号文）修订出台横向科研项目预算制管理办法，规范横向科研经费使用，使用范围将与纵向科研项目有所区别。

63 五、科研经费报销 问题2：科研项目报销，为什么不能由项目负责人审批即可？ 答：一般业务由项目负责人审批即可。
特殊业务，如项目负责人出差、无住宿差旅费报销、超标准或超范围报销、现金发放劳务费等，需要学院根据上级主管部门要求，落实监管责任，对经费支出审核把关，所以需要院系领导审批。

64 五、科研经费报销 问题3：科研经费报销相关证明和审批是否不应要求学院审批？
答：院系是科研活动的基层管理单位，院长（含系主任）、书记对本单位科研经费使用承担监管责任，负责组织落实对本单位科研经费的监督管理工作，包括督促项目预算执行进度，监管经费使用审批，协助做好项目验收。

65 五、科研经费报销 重点监管是否存在违规转拨、虚报冒领劳务费和专家咨询费、使用虚假票据套取资金、违规采购物资、虚报会议费支出、扩大支出范围等。
因此，科研经费报销相关证明和审批，应由单位主管科研的副院长或单位指定负责人审批。

66 五、科研经费报销 问题4：已调离老师的科研经费审批事项，谁负责？ 答：由原所在单位负责。

67 六、财务培训工作 问题1：学校财务部门什么时候有关于财经政策的宣讲培训？
答：2014年11月中下旬各核算科室将在各校区对近期的新制度、新规定进行培训； 网报系统已根据最新制度要求进行更新，并已补充相关提示，填制网报单时请认真阅读； 我们定期将对财务报账问题及解答进行更新，如果师生在报账过程中有任何问题或建议，请及时通过校务建议-财务与国资管理处版块反映。（

68 六、财务培训工作 问题2：可否将各类新制度、新规定、新政策、报销程序和注意事项等编写成书面文件，相关老师人手一份？
答：学校各类财务规章制度，请登陆财务处主页查询（ ）； 财务手册正在编制中。

69 七、其他方面 问题1：网报速度慢，为什么不严格按收单的先后顺序处理？ 答：目前是严格按收单先后顺序处理网报单的。
网报单的处理效率，一是和提交的网报单的质量相关，如信息填写不准确、资料不全等，都将影响处理效率；二是经费报销分布不均衡，学期初、学期末和预算执行考核节点，报销量急剧增加，超出财务人员可承担的业务处理量，财务人员集中加班加点都难以保证按时完成，这时报账人员可能会认为我们的处理效率低，报销款项迟迟都不能到账。

70 七、其他方面 问题2：为什么资料不齐的网报单要马上退单，不是通知经办人直接补充资料？ 答：目前，我们对资料不齐的网报单原则上以补充资料为主。
对于自接到补充资料通知之日起一周内未补充资料的，我们将作退单处理。请经办人员填制网报单时，认真核对相关附件，以免增加大家的工作量，拖延报销款项到账时间。

71 八、几点注意事项 1、时近年末，又到了报账高峰期，请大家合理安排年内支出，及时办理报销手续。
2、中央财政拨款、省财政拨款项目，要高度重视，提高预算执行进度； 3、仪器设备购置要抓紧办理。设备购置论证、招标周期长，还存在流标风险； 4、暂付款清理，尤其是借款期限超过三年的暂付款，应在11月内尽快冲账。 5、纵向科研项目结余经费的使用期限为两年，两年内未使用完毕，学校财务部门每年一次（5月）将结余经费余额收回学校，作为学校的自主科研经费统一管理。

72 谢 谢！