中华人民共和国档案行业标准 DA/T 代替DA/T

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1 中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2015 代替DA/T22-2000
归档文件整理规则 聊城市档案局

2 1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 2、国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
基本要求 整理文书档案必须学习领会的标准 1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 2、国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 3、国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 2017/9/12

3 第一节 归档文件的基本概念 一、归档文件 归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 二、归档文件整理 归档文件整理:是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 2017/9/12

4 三、件 件：归档文件的整理单位。 四、档号 档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
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5 五、《规则》的特点和原则 （一）特点 1.简化了整理 2.兼顾计算机管理和手工管理两种管理方式 3.兼顾档案室、档案馆对档案管理的不同需要
4.具有较普遍的适用性 5.具有较大的灵活性 2017/9/12

6 1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； 2、区分不同价值，便于保管和利用；
（二） 整理原则 1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； 2、区分不同价值，便于保管和利用； 3、符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理； 4、保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 2017/9/12

7 1、收集：按照本机关制定的文件材料归档与不归档范围进行收集，确保文件材料齐全完整。
六、实施的步骤 归档文件的管理主要由以下几个步骤组成： 1、收集：按照本机关制定的文件材料归档与不归档范围进行收集，确保文件材料齐全完整。 2、整理：对收集的文件进行组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒等步骤。需要档案整理人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 3、排架：把整理完毕的档案按照一定的顺序放入档案橱。排架时应按照从上到下，从左到右的顺序排列。 2017/9/12

8 第二节 归档文件整理的组织 一、明确归档文件整理组织形式
第二节 归档文件整理的组织 归档文件整理工作的组织包括明确归档文件整理组织形式，明确责任分工，制定相关制度，保障归档文件整理有序进行。 一、明确归档文件整理组织形式 (一)建立文书部门整理归档文件制度。也就是归档文件的整理由机关的文书部门或业务部门的专兼职档案人员负责。 2017/9/12

9 (二)确定整理环节。是指选择文件整理在哪个部门进行，由什么人来完成。整理的形式有集中式、分散式、集中与分散相结合式。
(三)明确责任分工。是指明确机关各部门之间文件的整理范围，也就是什么文件由什么部门收集、整理。 2017/9/12

10 二、建立文件材料整理及归档制度 为保证机关归档文件整理工作的顺利开展，各机关必须建立《文件材料整理及归档办法》，将机关归档文件整理的组织形式、责任分工和工作标准、要求等用制度固定下来，并纳入相关部门、人员岗位责任考核，认真监督实施。 2017/9/12

11 第三节 文件的归档鉴定 文件的归档鉴定是进行归档文件整理的首要环节，也是档案管理工作的起点。文件的归档鉴定包括两方面内容： 一是鉴定归档文件是否有保存价值，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料；二是对属于归档范围的文件材料，确定归档后保管期限的长短。 2017/9/12

12 一、确定归档文件整理的范围 归档文件整理范围，是指哪些文件应进行整理，哪些文件不需要进行整理。根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称8号令)，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应体现“以我为主”的思想，突出立档单位的主体地位，尽量解决文件材料重复归档的问题。 2017/9/12

13 l．反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
机关文件材料的归档范围： l．反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2．机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3．本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料； 4．其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 2017/9/12

14 二、确定文件保管期限 文件保管期限是指文件归档后保管的最长年限。国家档案局1987年发布的《关于机关档案保管期限的规定》，规定文书档案保管期限为永久、长期和短期三种。2006年国家档案局8号令，改革了文书档案保管期限的划分方法。将原有的永久、长期和短期的保管期限划分方法修改为永久、定期两种。定期中再实行标时制，分为定期30年、定期10年。 2017/9/12

15 三、划分保管期限的原则 1．注意文件的来源，坚持“以我为主”的原则
一般情况下，认为行政级别越高，其形成的档案越重要。但是，在实际工作中不能简单地认为上级的文件就比本级的重要。本机关形成的文件材料应当是保存的重点，因为本机关的文件自己不保存，别的机关也不会保存。为避免档案进馆后的大量重复，各单位应坚持“以我为主”的原则。 2017/9/12

16 2、注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值
工作中形成的文件，彼此之间是有联系的,有些文件只有联系起来才能有较高的保存价值。如只有请示没有批复，请示就没有什么价值；一个案件，只有检举揭发材料，没有查证核实和结论材料，这个案件文件材料的价值就不易划高。 2017/9/12

17 3、考察文件的实际内容，将反映本机关主要职能活动的文件作为重点保管
划分文件的保管期限主要取决于文件的实际内容。主要看它的重要程度如何，是方针政策性的，还是一般行政事务的，是主要职能的，还是非主要职能的，是反映全面工作，还是反映局部工作的，是有针对性的，还是普发性的，等等。与本机关主要职能活动有密切联系的、起凭证作用的文件价值就高、期限应长，反之就短。 2017/9/12

18 4、研究文件的不同形式特征及作用，防止片面地看其价值。
文件的形式特征是指文件的名称、载体形式等。文件的名称不同、价值就不同。法、令、决定，因特定的作用就决定它的价值高于“规定”、“批复”和“函”。召开一次会议形成的文件很多，由于作用不同、划分的保管期限也就不同，有的永久、有的定期。会议议程、领导人讲话等（永久 ），典型材料，代表发言材料（ 30年）。 2017/9/12

19 第四节 归档文件的分类 归档文件的分类，是指在全宗内将归档文件按照一定的分类方法分成若干层次和类别，揭示归档文件之间的内在联系，便于查找利用和管理的过程。分类是进行归档文件整理的基础。同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 2017/9/12

20 分类的过程包括选择分类方法、制定分类方案、具体文件归类等内容。
一、分类方法 《规则》选择年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，年度、保管期限是必选项，机构（问题）是选择项。 2017/9/12

21 年度分类法，就是将文件按其形成年度进行分类。运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。
1、年度分类法 年度分类法，就是将文件按其形成年度进行分类。运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。 这里有几种情况需要注意： 2017/9/12

22 ① 分年度时，跨年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、规划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
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23 ②跨年度形成的文件： 跨年度形成的会议文件归入闭幕年； 跨年度办理的文件归入办结年； 跨年度的请示、批复归入批复年；
跨年度的活动归入活动主要年度； 2017/9/12

24 ③几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件的日期为准。
正本与定稿为一件，以正本为准； 正文与附件为一件，以正文为准； 转发文与被转发文为一件，以转发文为准； 原件与复印件为一件，以原件为准； 来文与复文为一件，以复文为准。 2017/9/12

25 ④文件没有标注日期 这类情况常见于内部文件，需要分析文件内容、格式等各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，按考证的日期归入相应年度。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 2017/9/12

26 2、机构（问题）分类法 就是将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应选择其中的一种适用，不能同时采用。
（1）机构分类法 原则上有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的排序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，后排业务处（室）、后勤部门等。 2017/9/12

27 （2）问题分类法 就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。如某单位的分类方案类目设置为：纪检监察类、组织人事类、宣传教育类等。 2017/9/12

28 保管期限分类法就是将文件按划定的保管期限分类。按保管期限分类就是将文件划分为永久、30年、10年三个类别。
3、保管期限分类法 保管期限分类法就是将文件按划定的保管期限分类。按保管期限分类就是将文件划分为永久、30年、10年三个类别。 2017/9/12

29 二、分类方法的结合运用 在实际工作中，要将几种分类方法结合使用，称为复式分类法。《规则》规定年度、保管期限是必选的分类方法，即任何复式分类法都必须分年度、分保管期限，机构(问题)为选择项。文件材料比较多的大机关可选择机构分类法或问题分类法中的一种，构成三级分类；机关内部机构数量少，形成文件数量相对较少的单位可以采用二级分类。推荐使用“保管期限—年度—机构”或“保管期限—年度”分类法。 2017/9/12

30 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。这种分类法适用内部机构虽有变化但不复杂的单位。
（1）保管期限—年度—机构分类法 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。这种分类法适用内部机构虽有变化但不复杂的单位。 永久：2005年 办公室、人事科、业务处 30年：2005年 办公室、人事科、业务处 10年：2005年 办公室、人事科、业务处 2017/9/12

31 （2）保管期限—年度—问题分类法 永久：2005年 党群类、业务类、行政类 30年：2005年 党群类、业务类、行政类
永久：2005年 党群类、业务类、行政类 30年：2005年 党群类、业务类、行政类 10年：2005年 党群类、业务类、行政类 2017/9/12

32 （3）年度—机构—保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。这种分类法适用单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。 2012年： 办公室 永久、30年 、10年 人事科 永久、30年 、10年 2013年：办公室 永久、30年 、10年

33 即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。这种分类法适用于内部机构基本固定或少有变化的单位。
（4）机构—年度—保管期限分类法 即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。这种分类法适用于内部机构基本固定或少有变化的单位。 办公室： 年 永久、30年、10年 业务一处 ： 2001年 永久、30年、10年 业务二处 ： 2001年 永久、30年、10年 2017/9/12

34 即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。
（5）保管期限 — 年度分类法 永久：2005年、2006年、2007年…… 30年： 2005年、2006年、2007年…… 10年： 2005年、2006年、2007年…… 即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。 2017/9/12

35 保管期限—年度、年度—保管期限分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小型机关，或者每年形成的文件数量较少的机关单位。
（6）年度—保管期限分类法 2005年：永久、30年、10年 2006年：永久、30年、10年 2007年：永久、30年、10年 即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。 保管期限—年度、年度—保管期限分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小型机关，或者每年形成的文件数量较少的机关单位。

36 三、分类方案的编制 在选定分类方法的基础上，应联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，制定全宗内分类体系的分类纲要。任何一个档案室都必须制订切合实际的分类方案，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 2017/9/12

37 分类方案一般应有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。引言应揭示分类的方法。如是按“保管期限—年度—机构”分类，还是按“保管期限—年度—问题”分类等。类别序号应是最低一级类目(机构或问题)的序号。类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构的名称就是类名，如办公室、业务一处、业务二处……等；按问题分类的，“问题”后应加一个“类”字，如党务类、综合类、法规类等。 2017/9/12

38 这样可从类名上区别机构与问题两种不同的分类。凡设党委或党组的机关，党委或党组都应单独设类，排在内部机构最前面。采取保管期限—年度二级分类的单位也应编制一个分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 2017/9/12

39 聊城市某某局文书档案分类方案 本局文书档案采用保管期限—年度—机构分类法分类整理。所有文件材料应先按其价值区分为永久、30年、10年，同一保管期限的文件按其形成年度做进一步区分，同一期限、同一年度的文件，按机构分类排列。具体分类如下： 2017/9/12

40 01 党组 0101 局党组的决议、决定、规定等； 0102 局党组会议记录、会议纪要； 02 办公室 0201 会议材料；
01 党组 0101 局党组的决议、决定、规定等； 0102 局党组会议记录、会议纪要； 02 办公室 0201 会议材料； 0202 规章制度； 0203 工作计划、规划、总结、汇报； 2017/9/12

41 第五节 归档文件整理方法 一、归档文件整理的时间 归档文件整理按年度进行，即每年的2-6月份整理上一年度的文件。 2017/9/12

42 “件”是归档文件的整理单位。“件”应为“自然件”，即单份文件。因此定义中明确了“一般以每份文件为一件”。
二、归档文件的组件 “件”是归档文件的整理单位。“件”应为“自然件”，即单份文件。因此定义中明确了“一般以每份文件为一件”。 2017/9/12

43 但是有些文件，如正文与附件、转发文与被转发文、原件与复制件、请示与批复等，这些文件关联性强，利用时需要相互查证，实体不宜分散。因此，《规则》允许将这些文件的两份或多份作为一件来保存。这类情况主要包括：
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44 1．文件正本与定稿为一件。但定稿过厚不易装订的，也可以单独作为一件。
2．正文与附件为一件。如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。 3 ．原件与复制件(包括复印件以及抄件等)应作为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件。 4 ．会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。 5．转发文与被转发文应作为一件。 2017/9/12

45 6．来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
7．报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册(本)作为一件（作为文件附件时除外）。 8．简报、周报等材料一期为一件。 9.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 2017/9/12

46 三、归档文件的鉴定、分类 归档文件的鉴定、分类是进行归档文件整理的基础工作，主要是根据本单位制定的《文件材料归档和不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案分类方案》、《档案分类大纲及档号编制》等，确定文件是否有保存价值，确定保管期限，确定其所属类别。 2017/9/12

47 四、归档文件的修整、装订和编页 1．文件修整
为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前必须对不符合要求的文件材料进行修整，文件修整内容包括： （1）修复破损文件。归档文件已破损、残缺的，应按照DA/T 对文件进行修复。 2017/9/12

48 （2）复制字迹模糊或易褪变的文件。档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素，因此我们在文件形成过程中，应杜绝使用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久的材料。在归档中发现不耐久的字迹材料应复制。 2017/9/12

49 （3）超大纸张折叠。归档文件中会出现大于A4规格的图表等，很难装入标准的档案盒，因此需要加以折叠。折叠时要注意尽量减少折叠次数，折叠的痕迹应避开图表、文字。文件页数较多时，最好采用单张折叠，以方便利用。 （4）去除易腐性金属物或塑料装订用品。以铁、铝等金属为主制做的订书钉、曲别针、大头针等易氧化，腐蚀文件纸张。归档永久、30年保存的文件材料需要拆除易腐性金属物和塑料装订用品。 2017/9/12

50 二、文件装订 （一）装订为一件文件的排序 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文本在前，外文本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。文件收文处理单在前，正文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 2017/9/12

51 （二）文件装订的要求 （1）归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。原装订方式符合要求的，应维持不变。 （2）根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致。 （3）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、办公胶水、塑料封等装订材料进行装订。 2017/9/12

52 （5）使用不锈钢订书钉装订的，装订文件的左侧，将文件左侧、下侧对齐。
（4）装订方式有线装法装订、不锈钢钉装订、浆糊装订等。永久、30年保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订方式，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。也可以使用不锈钢订书钉或浆糊装订，不能使用不锈钢夹或封套装订。 （5）使用不锈钢订书钉装订的，装订文件的左侧，将文件左侧、下侧对齐。 2017/9/12

53 （6）10年保管的归档文件由于不需要向综合档案馆移交，可以按照永久保管档案的装订方式装订，文件原装订方式符合要求的，也可以保持文件的原装订方式。
3、文件的编页 纸质归档文件一般以件为单位编制页码。页码应逐页编制，用铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。有字迹的页面就算一页。文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 2017/9/12

54 五、归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列归档文件顺序的过程。 1 ．排列原则
这里讲的排列原则，是在最低一级类目内文件的排列原则。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。如：按“保管期限—年度—机构”分类时，“机构”为最低一级类目，按照“保管期限—年度”分类时，“年度”即为最低一级类目。 2017/9/12

55 归档文件排列原则即事由原则。所谓事由原则是指同一事由的相关文件应当排列在一起的原则。根据事由原则来对归档文件进行排列，有利于目录检索和档案实体存取。
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56 对最低一级类目内归档文件的排列，可分为两步：
2 ．排列方法 对最低一级类目内归档文件的排列，可分为两步： 第一步即先按照事由原则将同一事由的文件按一定顺序排列起来。同一事由内归档文件的排列可以按文件形成时间的先后顺序排列，可以按照文件的重要程度排列，也可以按照文件的形成者或反映的问题进行排列。 2017/9/12

57 第二步再将不同事由的归档文件排列起来，其方法有多种：
一是按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法即是将不同事由的文件按事由形成时间的先后顺序排列。 二是按事由的重要程序排列。即将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。 2017/9/12

58 三是按形成者或承办者分别集中排列。如有些单位，可以将不同科室形成、承办的文件分别集中排列。
四是按不同问题分别集中排列。这里的问题与分类方案中的细类比较相似。这类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。比如，机关人事部门中，可以将机构设置、人事任免、职称评聘等问题所属的文件分别集中排列。 2017/9/12

59 排列时需要注意不能按收发文号排列所有归档文件。
五是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。一次会议形成的文件有较强的联系性，利用时需要相互参考、查证，集中排列更方便检索。统计报表、工作简报等成套利用的情况比较普遍，因此也应集中排列。 排列时需要注意不能按收发文号排列所有归档文件。 2017/9/12

60 六、归档文件的编号 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。 （一）档号编制原则
1．唯一性原则：即编号项目应指代单一，不同对象赋予不同的编号，一个代码只表示一个编号。 2 ．合理性原则：即编号项目应与归档文件的整理分类体系相适应。 2017/9/12

61 3 ．稳定性原则：即编号项目一经确定，一般不应随意改变。
4 ．扩充性原则：即编号项目必须留有适当的递增空间，以便适应不断扩充归档文件的需要。 5 ．简单性原则：即编号项目应精简，以节省存储空间，提高处理效率。 2017/9/12

62 （二）档号的结构 如：0016-WS·2012-Y-BGS-0001
全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号 如：0016-WS·2012-Y-BGS-0001 档号中左边为上位代码，右边下位代码，连接上、下位代码之间用短横“-”连接，同一级代码之间用间隔号“·”隔开。 一级类目档案门类代码·年度：WS·2012（文书档案2012年） 二级类目文书档案为保管期限即：Y（永久） 三级类目文书档案为机构（问题）：BGS(办公室) 2017/9/12

63 档号包括全宗号、档案门类代码·年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等项目。 1
档号包括全宗号、档案门类代码·年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等项目。 1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。 2.档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2012”。 2017/9/12

64 3.保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、 “D30”、 “D10”标识。
4.机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。 5.件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0012”。 2017/9/12

65 (三)归档章的项目 归档文件在分类、排列后，需要对归档文件进行逐件编号。归档文件的编号就是以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，使归档文件在全宗中的位置得以确定。 归档章加盖在归档文件首页上端的空白位置并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。 2017/9/12

66 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。必备项是根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的，在编号时都必须编制。选择项根据本单位实际情况、实际需要选择使用。下面将归档章的项目填写方法介绍一下 ： 2017/9/12

67 1 ．全宗号：全宗号是档案馆给各立档单位编制的代号。在实际工作中由各级档案馆按照进馆计划给定，有些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空置，留待同级档案馆给定全宗号后再填写。全宗号用四位阿拉伯数字表示，如0032。 2017/9/12

68 2 ．年度：年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。此项内容的填写应采用公元纪年，用四位阿拉伯数字表示。如 “2001”，不能简化为“01”。
3 ．保管期限：整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。为了便于识记，归档章保管期限可以使用“永久”、“30年”、“10年”简称标识。 2017/9/12

69 4 ．件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0012”。
5． 页数：页数用阿拉伯数字标识。如一件文件有16页，在页数项填写“16”。 2017/9/12

70 6 ．机构（问题）：机构(问题)项是选择项。对许多机关来说，需要选择机构（问题）分类，在编号时要相应填写机构(问题)项。机构（问题）可以采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”，也可以用“办公室”等规范化简称标识。对于文件数量少或内部机构简单的机关，选择年度、保管期限二级分类法即可，无须再分机构(问题)，机构（问题）项就不需要填写。 2017/9/12

71 填写机构(问题)项时，应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构或问题名称。如果机构或问题名称太长，可使用机关内部规范的简称。如“法规和经济科技业务处”可简称为“法经处”。在全宗介绍中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。 2017/9/12

72 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料。如碳素墨水、印泥等。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料进行填写。
(四)归档章的填写要求与格式： 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料。如碳素墨水、印泥等。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料进行填写。 2017/9/12

73 归档章的格式：归档章的一般规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格(如图所示)。填写归档章项目时，应严格按照规定，各个项目在归档章中的位置不得打乱。下图括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无需刻出。带“*”号的机构(问题)项为选择项。 图1 归档章式样 （全宗号） （年度） （件号） *（机构或问题） （保管期限） （页数） 2017/9/12

74 在采用年度—保管期限—机构三级分类的机关单位，归档章编号的格式如下：
图2归档章示例一 图3归档章示例二 0022 2014 016 BGS Y 7 0022 2014 016 办公室 永久 7 2017/9/12

75 在采用保管期限—年度二级分类法的机关单位，归档章编号的格式如下： 0022 2012 018 Y 7 0022 2012 018 永久 7
图4归档章示例三 图5归档章示例四 0022 2012 018 Y 7 0022 2012 018 永久 7 2017/9/12

76 盖章位置：归档章一般应加盖在归档文件首页上端的空白位置。如果机关收文有文件处理单的，装订时放在前面作为首页，这样可在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件要保持原貌的，也可在文件首页前另附纸加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。 2017/9/12

77 七、归档文件的编目 编目是指编制归档文件目录。归档文件目录是最基本的检索工具，另外还应编制文号目录、专题目录等其他检索工具。归档文件目录依据档号的顺序编制，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。 2017/9/12

78 归档文件目录推荐由档案管理系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，横向设置。
编目应以“件”为单位逐件编制归档文件目录，在目录中一件即为一条条目。如机关的来文与复文作为一件时，在对复文的编目时应体现来文内容，通过检索复文就可以找到来文。 归档文件目录推荐由档案管理系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，横向设置。 2017/9/12

79 归档文件目录 序号 档 号 文 号 责任者 题 名 日 期 密 级 页 数 备注 2017/9/12 1
档 号 文 号 责任者 题 名 日 期 密 级 页 数 备注 1 0013-WS·2002-Y-BGS-0001 聊档发 [2002]5号 聊城市 档案局 2002年聊城市档案工作要点 2002 0301 5 2017/9/12

80 归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数和备注等项目，其具体填写要求如下：
(一)归档文件目录的项目 归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数和备注等项目，其具体填写要求如下： 1 ．序号:填写归档文件顺序号，从“1”开始编号。 2．档号：档号包括全宗号、档案门类代码·年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等项目。 选择三级分类法的档号如： 0016-WS·2012-Y-BGS-0001 选择二级分类法的档号如： 0016-WS·2012-Y-0001 2017/9/12

81 3．文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如档办[2000]8号，即国家档案局办公室2000年8号文件。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。文号栏内不得填写如“会议文件之一”等文件顺序号，也不得填写“情况反映”等刊物名称。 2017/9/12

82 4．责任者 责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关或者是一个人或若干人。填写责任者时一般应使用全称或通用简称。注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。如果责任者不明或未署责任者，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。考证的责任者应加方括号“[ ]”。 2017/9/12

83 5．题名 题名即文件标题，它是表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。利用者多从此角度提出检索要求，因此，题名是最重要的检索途径。 完善的题名由责任者、问题、文种三个部分组成，例如：“《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》”。有的文件责任者放在文头说明，标题直接由问题和文种构成。 2017/9/12

84 有的文件没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应根据文件内容全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
一般情况下文件只有一个题名(正题名)，填写目录中题名项时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录。并列题名即以其他文字书写的题名，需要与正题名一并抄录。 有的文件没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应根据文件内容全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 2017/9/12

85 如：“某市档案局关于转发档发[2008]156号文件的通知”，这个题名中“档发[2008]156号文件”不能全面揭示文件内容，应重拟题名为“某市档案局关于转发[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”；“某市档案局通报”，看这个题名不知道是关于什么事情的通报，应根据文件内容重拟题名为“某市档案局[关于市直机关档案工作考核情况]的通报”。 2017/9/12

86 6．日期 日期即文件的形成时间。文件的形成时间即发文时间(也就是文件的落款时间)。填写应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2009年1月17日，标注为 。有的文件上没有日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。考证的时间应加方括号“[ ]”。 2017/9/12

87 文件密级按文件实际标注情况填写。如“机密”、“秘密”等。没有密级的，不用标注。 8．页数
7．密级 文件密级按文件实际标注情况填写。如“机密”、“秘密”等。没有密级的，不用标注。 8．页数 页数项填写一件文件的总页数。计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算；多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。如请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。 2017/9/12

88 9．备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁情况等。备注栏项说明的情况较多，填写不下时，可在备注栏加注“*”号，将具体情况填写在备考表中。 2017/9/12

89 归档文件目录除保存电子版外，还应该打印装订成册并编制封面，这样既整齐、不易磨损，又便于查阅利用。
归档文件目录封面的格式应设置、全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称栏填写立档单位的全称或规范化简称，其他栏目根据目录编制成册的具体情况选择设置并填写。 2017/9/12

90 归 档 文 件 目 录 全 宗 号： 0022 9 全 宗 名 称： ×××××局 年 度： 2009 9 保 管 期 限： 永久 9
全 宗 号： 全 宗 名 称： ×××××局 年 度： 保 管 期 限： 永久 9 * 机构(问题)： 办公室 9 2017/9/12

91 装盒简单讲就是将归档文件按编号顺序装入档案盒。装盒内容还包括填写备考表，编制档案盒封面及盒脊项目等。
八、归档文件的装盒 装盒简单讲就是将归档文件按编号顺序装入档案盒。装盒内容还包括填写备考表，编制档案盒封面及盒脊项目等。 2017/9/12

92 (一)装盒要求 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。同一年度、机构（问题）、保管期限的归档文件根据数量的多少，选择不同厚度的档案盒，可以装入一盒或几盒。 2017/9/12

93 2．不同保管期限的档案，不应装入同一盒内，即永久、30年、10年的文件不能混装同一盒内。
装盒的具体要求与注意事项： 1．不同年度的归档文件不应装入同一档案盒。这里所说的年度是指档案整理归档的年度。因此盒内装入的文件并不一定是同一年度形成的，例如，跨年度形成的文件，应放入归档整理的年度中。 2．不同保管期限的档案，不应装入同一盒内，即永久、30年、10年的文件不能混装同一盒内。 3．不同机构（问题）形成的文件不应装入同一盒内，某些机构(问题)形成的档案数量少，装不满一盒时，不应混装，而应采用不同厚度的档案盒来解决。 2017/9/12

94 档案盒封面填写立档单位的全宗名称，应使用全称或规范化的简称。
(二)档案盒格式 1．档案盒的规格及封面 档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，盒脊厚度一般为4个标准，即20mm，30mm，40mm，50mm。档案盒规格是按国际通用A4型纸张设计的，厚薄按标准选用不同尺寸，以便于档案长度、数量统计。 档案盒封面填写立档单位的全宗名称，应使用全称或规范化的简称。 2017/9/12

95 档案盒盒脊项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号。
2．档案盒盒脊的项目及填写 档案盒盒脊项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号。 2017/9/12

96 (1)全宗号:按同级档案馆给定的全宗号填写，如“0089”。 (2)年度:填写盒内文件分类所属年度，如“2003”。
各项填写要求： (1)全宗号:按同级档案馆给定的全宗号填写，如“0089”。 (2)年度:填写盒内文件分类所属年度，如“2003”。 (3)保管期限:按盒内文件所属保管期限，填写永久、30年、10年。 2017/9/12

97 (4)机构(问题):填写分类方案中相应机构(问题)的类目名，如按机构分类的可填“办公室”、“业务处”等，按问题分类的可填“行政类”、“业务类”等。不按机构(问题)分类的单位可不填写。
2017/9/12

98 (5)起止件号:填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。起件号填写在上格，止件号填写在下格。
(6)盒号：指档案盒的排列顺序号。可以按不同保管期限编制跨年度大流水号，一个保管期限排一个大流水号，用铅笔填写。一般用三位数字表示。例“001”。 2017/9/12

99 1．盒内文件情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
(三)备考表 备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期，填写要求如下： 1．盒内文件情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 2017/9/12

100 2．整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 3．整理日期：填写归档文件整理完成的日期。
4．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。一般由科室负责人填写。对归档文件齐全完整情况进行监督检查。 5．检查日期：填写归档文件检查完毕的日期。 2017/9/12

101 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致。
九、归档文件的排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致。 1、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）顺序依次上架，档案橱不用留空位，便于档案实体管理。 如：2010年：办公室—永久、30年、10年；业务一科—永久、30年、10年；业务二科—永久、30年、10年…… 2017/9/12

102 2、归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
如：2010年：永久—办公室、业务一科、业务二科……；30年—办公室、业务一科、业务二科……；10年—办公室、业务一科、业务二科…… 3、归档文件按年度—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，档案橱不用留空位。 如： 2010年—永久、30年、10年；2011年—永久、30年、10年；2012年……

103 4、归档文件按保管期限—年度分类的，库房排架时，每年形成的档案按年度依次上架，档案排架要留空位。
如：永久—2010年、2011年、2012年…… 30年—2010年、2011年、2012年…… 10年—2010年、2011年、2012年……

104 谢谢大家！ 2017/9/12