檔案清理 檔案管理局 95年2月.

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1 檔案清理 檔案管理局 95年2月

2 檔案清理意義與目的 檔案清理原則 檔案清理現制與要件
課程大綱 檔案清理意義與目的 檔案清理原則 檔案清理現制與要件

3 清理意義與目的 意義 目的 促進檔案開放利用 提升檔案管理效益 指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限或已屆移
轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉， 或為其他必要之處理。 目的 促進檔案開放利用 提升檔案管理效益

4 清理原則 去蕪存菁原則 開放利他原則 需求完整原則 檔案使用相關紀錄 本機關與上或下或平行機關間業務關聯性

5 清理原則 成本效益原則 成本效益與社會需求兼顧 時效彈性原則 檔案產生時間 就檔案來源、資訊內容唯一性等條件從寬評估

6 清理現制 作業依據－銷毀 檔案法第12條 機關檔案保存年限及銷毀辦法 定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。
各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。 機關檔案保存年限及銷毀辦法

7 清理現制 作業依據－移轉 檔案法第11條：「永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理。其移轉辦法，由檔案中央主管機關擬訂檔案局請行政院核定之。」 國家檔案移轉辦法 檔案法施行細則第十四及第十五條

8 清理要件 實質要件 屆保存年限或移轉年限 程序要件 機關內部作業 送審作業 上級機關核審作業 配合執行檔案銷毀、移轉

9 實質要件 屆保存年限或移轉年限 定期保存檔案～屆保存年限之非機密檔案 永久保存檔案～自文件產生之日起屆滿25年 特殊狀況檔案銷毀

10 程序要件 機關內部作業 送審作業 上級機關審核作業 配合執行檔案銷毀、移轉

11 程序要件-機關內部作業 銷毀 製作檔案銷毀目錄 送會相關業務單位表示意見 會審 制定檔案銷毀計畫

12 程序要件-機關內部作業(續) 檔案銷毀目錄 應載事項 目錄規定格式 以公文用紙尺度為規格

13 檔案銷毀目錄 年度號、分類號及案次號 卷數 案名 檔案產生者 案卷內文件起迄日期 案情摘要 保存年限 其他(非應載事項) 調整後之保存年限
保存年限調整原因 其他(非應載事項) 基準項目編號 提供史政機關使用註記 電子、微縮儲存註記

14 檔案銷毀目錄(依案件編目者) 保存年限 檔號 其他(非應載事項) 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期
調整後之保存年限 保存年限調整原因 其他(非應載事項) 基準項目編號(逐案記載) 提供史政機關使用註記 電子、微縮儲存註記 檔號 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期

15 檔案銷毀目錄(案卷)

16 檔案銷毀目錄(案件)

17 程序要件-機關內部作業(續) 目錄整理 裝箱 依序整理編訂頁碼 裝訂成冊 必要時裝箱 裝箱規格 加貼標籤 加裝封面
檔案銷毀目錄所列檔案屬基準適用者，與非適用者分開裝訂 檔案移轉目錄以活頁方式裝訂 裝箱 必要時裝箱 裝箱規格 加貼標籤

18 檔案銷毀目錄封面(參考格式)

19 檔案移轉目錄封面(參考格式)

20 檔案銷毀目錄裝箱標籤(參考格式)

21 程序要件-機關內部作業(續) 銷毀會審 非屬基準適用者 會審方式 保存年限10年或產生時間已逾30年以上者 邀集業務單位研商判定檔案保存價值
必要時應檢附檔案會審 得依作業手冊第14章規定簡易鑑定方式及擬具審查紀錄 (一)製作或產出擬銷毀檔案目錄 　　各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔　　案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬　　銷毀檔案目錄 （二）檔案銷毀計畫 　　(1)擬銷毀檔案件數：擬銷毀檔案之案件總件數。 　　(2)擬銷毀檔案附件數：擬銷毀檔案之附件總件數。 　　(3)擬銷毀檔案現在存放地點。 　　(4)擬銷毀時間地點 　 (5)擬銷毀方式：敘明擬採行之銷毀方式。 （三）機關檔案管理單位完成銷毀計畫及檔案銷毀目錄製作　　　 後，如該批檔案曾辦理檔案保存價值鑑定者，應併同　　　 檔案鑑定報告，陳權責長官核准，及函送檔案管理局審 核

22 程序要件-機關內部作業(續) 銷毀計畫記載事項 檔案年度、數量、存放地點 檔案銷毀目錄送核冊數 史政機關檢選情形 擬銷毀時間、地點及方式
檔案符合基準情形 (一)製作或產出擬銷毀檔案目錄 　　各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔　　案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬　　銷毀檔案目錄 （二）檔案銷毀計畫 　　(1)擬銷毀檔案件數：擬銷毀檔案之案件總件數。 　　(2)擬銷毀檔案附件數：擬銷毀檔案之附件總件數。 　　(3)擬銷毀檔案現在存放地點。 　　(4)擬銷毀時間地點 　 (5)擬銷毀方式：敘明擬採行之銷毀方式。 （三）機關檔案管理單位完成銷毀計畫及檔案銷毀目錄製作　　　 後，如該批檔案曾辦理檔案保存價值鑑定者，應併同　　　 檔案鑑定報告，陳權責長官核准，及函送檔案管理局審 核

23 程序要件-機關內部作業(續) 檔案符合基準情形 銷毀目錄已記載基準編號者，得免記載 記載檔案符合基準之類別或編號
例1:分類號○○○及○○○，符合○○類基準所定保存年限。 例2:除分類號○○○外，餘均符合○○類基準所定保存年限。 例示: ○○自來水事業處擬銷毀分類號100水表管理、分類號300人力評鑑、分類號301分發訓練、分類號400出納帳表等檔案，經檢視僅分類號100檔案，不適用各類基準所定保存年限。則記載：除分類號100外，餘均符合人事類、行政類基準所定保存年限。 (一)製作或產出擬銷毀檔案目錄 　　各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔　　案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬　　銷毀檔案目錄 （二）檔案銷毀計畫 　　(1)擬銷毀檔案件數：擬銷毀檔案之案件總件數。 　　(2)擬銷毀檔案附件數：擬銷毀檔案之附件總件數。 　　(3)擬銷毀檔案現在存放地點。 　　(4)擬銷毀時間地點 　 (5)擬銷毀方式：敘明擬採行之銷毀方式。 （三）機關檔案管理單位完成銷毀計畫及檔案銷毀目錄製作　　　 後，如該批檔案曾辦理檔案保存價值鑑定者，應併同　　　 檔案鑑定報告，陳權責長官核准，及函送檔案管理局審 核

24 程序要件-機關內部作業(續) 銷毀計畫註記事項 會計憑證及報告等隨文發出者 檔案內容或性質之註記 註記銷毀目錄記載之會計憑證及報告等
　已隨文發出 檔案內容或性質之註記 檔案屬來文存查者 檔案非屬基準適用且無保存年限10年以上者 (一)製作或產出擬銷毀檔案目錄 　　各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔　　案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬　　銷毀檔案目錄 （二）檔案銷毀計畫 　　(1)擬銷毀檔案件數：擬銷毀檔案之案件總件數。 　　(2)擬銷毀檔案附件數：擬銷毀檔案之附件總件數。 　　(3)擬銷毀檔案現在存放地點。 　　(4)擬銷毀時間地點 　 (5)擬銷毀方式：敘明擬採行之銷毀方式。 （三）機關檔案管理單位完成銷毀計畫及檔案銷毀目錄製作　　　 後，如該批檔案曾辦理檔案保存價值鑑定者，應併同　　　 檔案鑑定報告，陳權責長官核准，及函送檔案管理局審 核

25 檔案銷毀計畫 　 （機關全銜） 檔 案 銷 毀 計 畫

26 程序要件-機關內部作業 移轉 整理擬移轉檔案 辦理檔案保存價值鑑定 編製檔案移轉目錄

27 程序要件-機關內部作業(續) 整理擬移轉檔案 檢討辦理檔案機密等級之調整 辦理檔案保存價值鑑定
清查檔案，整理屆臨移轉年限之永久保存檔案，若有破損或受蟲、菌害，應先予修復或除蟲滅菌處理 以案卷為單位(期限以案卷內文件產生之日最晚者為準) 檢討辦理檔案機密等級之調整 辦理檔案保存價值鑑定

28 編製檔案移轉目錄(一) 檔案移轉目錄應符合移轉檔案原件裝訂方式排序 載明事項（以案件為單元） 檔號 案名 案由 來（受）文者 文件產生日期
檔號 　　　　　　　 案名　　　　　 　 案由 來（受）文者 文件產生日期 有附件者，其名稱及數量。屬機密檔案者，得不著錄附件名稱 屬機密檔案者，其機密等級　 檔案經徵縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式 其他經檔案中央主管機關指定事項

29 編製檔案移轉目錄(二) 載明事項（以案卷層級著錄） 年度號、分類號、案次號 卷數 案名 檔案產生者 案卷內文件起迄日期
年度號、分類號、案次號 　　　　　　　 卷數　　　　　 　 案名 檔案產生者 案卷內文件起迄日期 屬機密檔案者，其機密等級 案情摘要 檔案經徵縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式 其他經檔案中央主管機關指定事項

30 檔案移轉目錄（案件層級） (機 關 全 銜) 檔 案 移 轉 目 錄 箱號：第 箱/共 箱 年度號/分類號/案次號/卷次號 案名： 目次號 案 由 來受文者 文件產生日期 附件名稱 附件數 密等 儲存媒體型式 備 註 001 002 003 004 檔號：

31 檔案移轉目錄（案卷層級） （機關全銜）檔案移轉目錄 箱號：第 箱/共 箱 １．年度號/分類號/案次號：　 卷數：　案卷內文件起迄日期：　 　密等： 儲存媒體型式： 案名：　　　　　　　　 檔案產生者： 案情摘要： 備註： 2．年度號/分類號/案次號：　 卷數：　案卷內文件起迄日期：　 　密等： 儲存媒體型式： 案名：　　　　 　　　　　　　　　 　

32 程序要件-機關內部作業(續) －遇特殊狀況檔案之處理 情況急迫 天災或事故 檔案變質 遇事變、戰爭或暴動 逕行銷毀後函送檔案管理局備查
經鑑定無法修復者 函送檔案管理局備查後銷毀

33 程序要件-送審作業 －函送檔案中央主管機關程序 －函送資料 檔案銷毀目錄送交本局審核前，得應史政機關請求，提供檢選 銷毀
檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄、審查紀錄(辦理會審者)、檔案鑑定報告(辦理鑑定者) 移轉 檔案移轉目錄、檔案鑑定報告

34 送審層送程序 中央一、二級機關，均由各該機關送交。 中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。
省政府、省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會，均由各該機關送交。 省政府及直轄市政府所屬各機關，均層報由省政府及直轄市政府彙整送交。 縣(市)政府所屬各機關及其他各地方機關，均層報由縣(市)政府彙整送交。

35 程序要件-上級機關核審 應載事項、合符實質要件、註記事項 判定檔案續存價值

36 程序要件-配合執行銷毀 安全事宜 執行銷毀 派員監控 擇定銷毀方法

37 程序要件-配合執行銷毀 銷毀前進行微縮或電子儲存(核復意見) 註記相關目錄 核淮銷毀文號 銷毀日期 延長保存年限
有微縮、電子或其他方式儲存者其編號 擬提供史政機關名稱 提供史政機關之檔案，應經本局核准後，方得應史政機關要求提供使用，不予銷毀

38 程序要件-配合執行銷毀 電子檔轉出(前辦理彙送者) 核復重新送審案，請重新編製檔案銷毀目錄 檔案銷毀目錄有修正者，修正處請蓋校正章
依規定轉出檔案銷毀目錄電子檔，並依機關檔案目錄彙送期程、方式及程序辦理彙送以更新目錄內容 已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存 核復重新送審案，請重新編製檔案銷毀目錄 檔案銷毀目錄有修正者，修正處請蓋校正章

39 程序要件-配合執行移轉 修正檔案移轉目錄 轉出移轉檔案之電子目錄 依審核結果修正檔案移轉目錄 備妥『檔案移轉交接紀錄』
目錄及交接紀錄一式兩份 轉出移轉檔案之電子目錄

40 程序要件-配合執行移轉(續) 裝箱規格以42x37x32公分大小為原則 核定移轉之檔案應依規定裝訂成冊 移轉檔案之附件，應併本文裝箱
檔案卷脊朝上置放，並保留空間以便取出 列入移轉之機密檔案，應注意安全維護並與一般檔案分開裝箱

41 程序要件-配合執行移轉(續) 檔案依移轉目錄順序裝箱並標註箱號 列印檔案裝箱清單 檔案箱外標註事項
機關（構）名稱、箱號及總箱數、案卷數、移轉日期[格式] 備函派員將檔案併同移轉目錄、交接紀錄及其電子目錄送達指定場所 依檔案移轉目錄所載項目詳細清點核對

42 程序要件-配合執行移轉(續) 機密檔案點收時，如未依規定使用機密專用封套彌封及蓋章者，退請補正
檔案有破損、缺頁或與目錄不符等，應於目錄備註，並由移轉機關之點交人員確認簽章 檔案清點核對後作成交接紀錄 雙方完成簽章並加蓋機關印信 檔案移轉目錄及交接紀錄由雙方各執乙份存查

43 程序要件-配合執行移轉(續) 檔案移轉時程規劃 國家檔案移轉辦法第八條 各機關依檔案管理局所規劃時程，送交檔案移轉目錄及辦理檔案移轉。

44 程序要件-配合執行移轉(續) 非紙質檔案應配合提供其製作之相關技術及規格等資料 應移轉之檔案，有經微縮、電子或其 他方式複製儲存者，提供複製
應移轉之檔案，有經微縮、電子或其　他方式複製儲存者，提供複製 移轉檔案之民眾應用及原機關檢調,向檔案中央主管機關申請辦理　　

45 (本範例可影印書寫後直接貼於箱側面兩邊) 檔案移轉裝箱
機關(構)名稱 箱號及總箱數註 卷 數 移 轉 日 期 民國 年 月 日 備 註 註：如共有20箱，第1箱的編號方式即為1/20，第2箱的編號方式即為2/20，依此類推

46 檔案移轉交接紀錄 移轉機關： 機 關 印 信 接管機關： 機 關 印 信 點交人員：陳(簽章) 經辦人員：林(簽章)
經辦人員：林(簽章) 業務單位主管：李(簽章) 機關首長：張 (簽章) 機 關 印 信 經辦人員：陳(簽章) 業務單位主管：張(簽章) 機關首長：陳 (簽章)  移轉檔案悉如目錄所列，其共計_____________卷。 中 華 民 國 年 月 日 接管機關： 點收人員：劉(簽章) 機 關 印 信

47 敬請指教．謝謝！ 顧客服務中心 (02)2513-1928 銷毀業務： (02)2513-1871．2513-1868
(02) ． (02) ． 移轉業務 (02) ． (02) ．