Writing Letters.

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1 Writing Letters

2 书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），例如：申请信、求职信、推荐信、证明信、感谢信等。英文书信的书写有一定的格式。一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；称呼、正文、结尾和签名

3 1.信封的格式 注意：收信人及写信人信息的位置与我们的相反。 可用齐头式也可用右缩式

4 英文信封(Envelope)的写法 （Block Format 齐头式）
Zhao Min Sichun University Chengdu, P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A 寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址

5 英文信封(Envelope)的写法 （右缩式 Indented Format ）
Zhao Min Sichun University Chengdu, P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A 寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址

6 ※英文地址的写法和中文相反，口诀：由小到大 (ex: 号—弄—巷—路/街—城市—州——邮编—国家）
号 No. (Number) 楼 F (Floor) 室 Rm. (Room) 弄，胡同，小巷 [ˈæli] Aly (Alley) 巷 Ln. (Lane) 路 Rd. (Road) 街 St. (Street) 段 Sec. (Section) 区 Dist. (District) 县 County 市 City 大道 Ave. (Avenue) 省 Province 国家名…

7 地址的书写顺序是由小到大: 第一行写寄出信人的门牌号码，写街道名称;第二行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行写出寄信人所在国家的名称。

8 如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。
航空 By Air Mail 挂号 Registered 印刷品 Printed Matter 快件 Express 内有照片 Photo Enclosed

9 如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O （care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为：
Song Li No.1 Middle School Nantong, Jiangsu Li Ming C/O Li Na Peking University Beijing,

10 Li Ming By courtesy of Li Na Song Li Present
如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用By courtesy of, Through courtesy of, By favor of引出所托之人的姓名。如： Li Ming By courtesy of Li Na 面交信(宋力本人当面交给收信人的信)： Song Li Present

11 练习：填写信封 George Wang will write a letter to his pen pal(笔友), Mike Clinton. Mike’s address(住址) is: 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101, U.S.A. And George’s address is: 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.

12 George Wang 寄信人信息 23, Alley4, Lane130, Sec. II Nanking East Rd
George Wang 寄信人信息 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan 104 R.O.C. Mike Clinton收信人信息 1025 Long Street, San Francisco, CA U.S.A

13 2.信的格式 英语信件通常包含5个部分 What are they?

14 Learning from Mr. Zhou, a teacher in… 称呼
Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, Apr. 6, 2008 信头 寄信人的地址和日期 Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao, 信内地址 收信人地址 Dear Mr. Wang, 正文 每段开头右缩进约五个字母 Learning from Mr. Zhou, a teacher in… 称呼 Sincerely yours, 结束语及签名 正文下一、二行处 Li Wei Encl: Personal Resume

15 The Elements of English Letter Writing
1. 信头（寄信人的地址和日期） Heading/Letterhead 2. 信内地址 (收信人的) Inside Address 3. 称呼 Salutation 4. 正文 Body of Letter 5. 客套结束语集署名 Complimentary Closing and Signature

16 Modified Format June 3, 2005 (date) xxxx ( inside address)
xxxx (letterhead) June 3, 2005 (date) xxxx ( inside address) Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely(Complimentary Closing) ， XX (signature) Joe (printed name)

17 2.1Heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。

18 信头写在信的右上角，离开信纸的顶头约1英寸，占二三行或四行均可，格式如下：①齐头式 ②缩进式
注意：写地址的次序与中文不同，如写给经常往来的亲友，这项地址也可以省略。

19 2.2Date 日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。
注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May 7,2006; 23 September, 2005，按月日年（美）或者日月年（英）

20 特别注意：英文书信日期应紧接着写信人地址下一行，不能像写中文书信那样写在书信签名之后，这是很多学生的常见错误。

21 Rewrite the following date for standard business letters
6/5/06 8 June 2006 Oct.28, 06 Jan

22 2.3 Inside name and Address
信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。

23 一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件要写，而在给极熟的朋友的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角。收信人姓名写一行，收信人地址可分两行或三行写，和写信人的地址一样，上下可取齐，也可以向右缩进。在姓名前一般要加上称号，称号因人而异。

24 Arrange the following information into letterhead or inside address:
China/Beijing /Beijing Metal/President/ Lin Fang/ East lane/ 234 Lin Fang（收件人姓名） President of Beijing Metal 234 East lane, Beijing China

25 2.4 Salutation 称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear… 或My dear…开头的。 1.亲近熟悉的人: Dear/My dear +称呼或名字。 2 长辈、关系一般、不相识：Dear+“先生/女士/教授” 3 机关、团体、公司、工厂或学校：Dear Sir or Madam, To Whom It May concern. 有时直接用 Gentlemen(复数)。

26 ①对普通男子用Mr；②对未婚女子用Miss；③对已婚女子用Mrs，对婚姻状况不明确的通常用Ms(后跟本人姓)；
④对男子用Master；⑤对教授或博士(医生)用Prof．或Dr．

27 在称呼后面一般是用逗号。现归纳如下：①对父母、兄弟、姐妹等；a．Father, b．My dear Mother, c
在称呼后面一般是用逗号。现归纳如下：①对父母、兄弟、姐妹等；a．Father, b．My dear Mother, c. Dear Sister, d.　 Dear Tom, ②对亲戚：a．My dear Auntie, b．Dear Cousin, c．My dear Cousin, ③对朋友、同学a．My dear friend, b．Dear Mr Jackson, c．My dear Mr Jackson, d．Dear Sir,

28 ④对未婚女子：a．Dear Miss Luce, b．My dear Miss Luce,
⑤对一般女子，不论是否结婚：a．Madame, b．Dear Madame, ⑥对已婚女子：a．Dear Mrs Helen Jackson, b．My dear Mrs Helen Jackson, ⑦对公司、工厂、学校等：a．Dear Sirs, b．Sirs, c．Gentlemen,Dear Manager,etc.

29 Body 语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。 主体的三步骤：一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。

30 书信写作的五点要求： 1、开门见山说意图 2、咨询/ 建议1、2、3、 3、不同内容可分段 4、感谢客气不可少 5、期待回信成老套

31 信主体部分的结尾语通常采用三种方法： ①采用分词短语：句末用逗号，不用句号。例如： a．Waiting for your good news, b．Looking forward to your early reply, c．Hoping to hear from you soon, 等等

32 ②采用介词短语，例如： a．With best regards, b．With kind regards to your family, c．With best wishes to you and yours, d．With best wishes for your success and happiness,

33 ③采用完整句子： a．We are waiting for your good news. b．I hope to receive your early reply. c．We look forward to your reply at your earliest convenience. D. Happy new year. E.Best wishes. F. Happy birthday./Take care.等等

34 2.6 Complimentary Closing即署名上方的话
开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。 1. 家人亲戚: Your loving mother/son/brother; Yours lovingly, With love, All my love etc. 2. 长辈或一般朋友：Yours respectfully/Sincerely, Yours truly etc. 3. 机关、团体、学校等： Yours faithfully/Sincerely, Yours truly, etc.

35 2.7 Signature 写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。
汉语姓名写法： Wang Xiaoya /Wang Yan（姓及名的第一个字母分别大写）

36 附言(Postscript) 发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说，可以在信末署名下面几行写上， P. S. (Postscript 的缩写)，然后将要补充的话写上。不过要注意写信时最好将事情一次讲清楚，尽量少用或不用P.S.。

37 总结 最容易出错的地方： 地址：顺序及写法 称呼：不同身份 日期： 标点，如什么时候必须用逗号

38 练习 . 给John Brown先生写一封短信．内容：已收到他３月１２日的来信．请他于本月２５来我公司，讨论合作细节．请他将航班告诉你．你公司的李小姐将去机场接他．

39 Block format xxxx (letterhead) June 3, 2005 (date) xxxx ( inside address) Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely (complimentary close) XX (signature) Joe (printed name)

40 Practice 格式：齐头式/混合式 信头：本人名字和地址
封内地址：美国纽约市第50大街10号Harper & Row出版公司 邮编：NY10022 写信日期：实际日期 信文内容： 从朋友处看到《成功沟通的秘决》一书。 为提高沟通水平欲购一本。 请出版商尽快告知购买方式 希望9月底收到此书