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Activity Management System User Manual
活动审批系统用户手册 Activity Management System User Manual 2018年3月版
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AMS适用范围 与医疗保健专业人士(医疗保健专业人士包含医生、护士及药店店员等）,政府官员(GO)以及经销商(Distributor)相关的活动中，除仅有餐费和、或茶歇的费用的活动外，其余的均需获得AMS审批； 特别提示: 对于餐费及茶休的标准，请严格按照公司对于《业务招待》流程的要求。更多具体要求请严格按照《业务招待》中相关规定执行;
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AMS Help Desk: Helpdesk 电话： 400 889 4020转2 支持邮箱： Ipadcc@its.jnj.com
HCC 联系人 顾文艳 电话：
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AMS欢迎界面 选择您所属的部门，活动类型等，然后点击“确认”，进入活动申请页面。
请特别注意“有关链接”中的相关内容，以帮助您更快捷地获取有关信息
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提交申请步骤一：填写基本信息 页面上所有不可编辑的字段都为系统自动带出。比如：WWID、填写人姓名、部门等。
请注意所有红色框中的内容，需要申请人根据实际情况进行选择及填写。 “业务需求”下为下拉菜单，请选择与您所申请的活动类型相匹配的选项。 “医疗领域”下，如果是多产品联合举办活动，选择其中一个相关产品即可。
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提交申请步骤二：填写活动信息 申请人需要在“活动类型”项下选择活动对应的类型。
注意：内部参加人数和外部参加人数，是由系统加总服务付费讲者人数和参会人员人数自动算出并显示，无需填写。 酒店/会议举办地下面，应填写具体的会议地点，比如XX医院XX号会议室
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提交申请步骤三：填写服务付费 1. 申请人需要在“活动类型”项下选择活动对应的类型。对于销售同事，一般选择的应该是演讲服务和会议主持。请注意顾问咨询只能由医学部和市场部举办。 2. 选择完毕“服务类型”后，点击“姓名”项右侧的 放大镜 ，系统自动显示专家选择界面（以下屏幕的内容）。申请者可以在该界面中，选择提供服务的专家。 请注意: AMS服务付费(FFS)中，专家的数据直接与CV 库中的数据同步。请确保需要选择的专家已经在iConnect中的CV 库中建立并得到有效审批。 否则，则需要负责该专家的代表，在iConnect中的“我的CV 医生”下创建该专家的账户并得到有效审批，方能生效，并可在AMS中搜索并选取。
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提交申请步骤三：填写服务付费 3. 申请人需要通过输入“医学领域”“医生级别”以及“医院名称”等条件来筛选相关医生。
“医学领域” 及“医生级别” 为下拉单选择项，医院名称为手工输入。医院名称中支持模糊查询。
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3.1 医生的“医生级别”即在CV库中“CV Level”，分为“国际-International KOL”“国家-National KOL”“地区-Local KOL”
“医学领域”即在CV 库中“TA”信息
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3.2 所有条件输入完成后，系统将自动筛选出符合条件的相关人员。请选择人员后，点击“OK”
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提交申请步骤三：填写服务付费 4.选择专家后，页面将跳转回AMS申请页面
4.1 请在“其他选择理由”中选择相关理由。如果选择“其他”，则需要写明具体备注。 4.2申请者需要在服务付费单价区间（显示在单价底部）中选择金额，再填写服务时间和准备时间，系统将自动计算出给专家的总服务付费。 请注意： （1）系统会根据专家的具体资质，自动计算出每小时服务付费的标准。此标准是一个金额区间，请申请者在该金额区间内确定服务付费单价。 （2）申请人需要根据活动日程，选择服务时间和准备时间。选择后系统将自动计算出该次服务付费的总付费金额。
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提交申请步骤三：填写服务付费 5.AMS系统将会显示该申请服务付费专家的“累计次数”及“费用比例”-均不含本次 注意：累计次数指此专家累计被邀请总次数； 累计费用指此专家累计被支付服务费用总金额占该级别最高服务付费标准*30次的比例 6. 超出上限的特殊审批(如适用) 如果某位专家的累计总服务次数超过30次；或者累计服务付费总金额超过该级别最高服务付费标准*30次，则此申请在AMS中提交后会自动添加由BU Head 审批。
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提交申请步骤四：填写会议日程 请申请者按照申请界面的要求，填写会议日期、会议类型、演讲题目、演讲人姓名、CRC代码、服务类型（讲者/会议主持）等。 注：申请人也可以下载导入模板，填写会议日程后再上传到系统中，系统会自动生成在线会议日程 特别提醒： 1.请特别注意所填写的CRC号码，一定是在有效期内的正确号码 2. 如果会议中涉及用餐及茶休，那么请将用餐及茶休部门也在会议日程中体现
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提交申请步骤五：填写费用明细 1.请根据会议的计划，详细填写每一项费用明细，包括单价人数及次数。
2. 对于旅行社报价单中的费用，请将每一项明细体现在费用明细下。 3. 如有需要，可以在“备注”处加注备注及说明
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提交申请步骤六：填写参会人员信息 如果参会人员过多，可以下载导入模板，填写完参会人员信息后，然后再上传到系统中，系统会自动生成参会人员表
在申请过程中，必须填写医生ID，如果不清楚，可以在iConnect的“我的CV医生”里查询. 第一次使用时，请务必下载模板，不要使用原来的表格，且注意表格不能带有格式。 特别提醒： 1. 如果是参会人员是公司员工，请在“是否内部参会人员”处选择内部参会人员。 2. 在申请被批准后，在线参会人员表左下角会生成一个打印按钮（ ）。申请者需要打印参会人员表，用作会议签到表。（该会议签到表为财务报账的依据之一）
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提交申请步骤七：上传合同和支持件 特别提醒： 请注意系统中红字部分的提示，以避免因为合同的格式问题，影响合同加注水印。
专家的劳务费协议、旅行社提供的报价单、国旅运通的报价单以及市场调研公司提供的调研报价等具有合同性质，须上传“合同”一栏
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提交申请步骤七：上传合同和支持件 可通过[添加]按钮添加合同和支持件。通过[Update]按钮可编辑合同信息，保存后同时显示历史版本。通过[Delete]按钮删除记录。 如果申请界面已经按要求填写在线会议日程和在线参会人员信息，则无需在支持件下再次上传会议日程和参会人员表
![提交申请步骤七：上传合同和支持件 可通过[添加]按钮添加合同和支持件。通过[Update]按钮可编辑合同信息，保存后同时显示历史版本。通过[Delete]按钮删除记录。 如果申请界面已经按要求填写在线会议日程和在线参会人员信息，则无需在支持件下再次上传会议日程和参会人员表.](http://slidesplayer.com/slide/14143435/86/images/17/%E6%8F%90%E4%BA%A4%E7%94%B3%E8%AF%B7%E6%AD%A5%E9%AA%A4%E4%B8%83%EF%BC%9A%E4%B8%8A%E4%BC%A0%E5%90%88%E5%90%8C%E5%92%8C%E6%94%AF%E6%8C%81%E4%BB%B6+%E5%8F%AF%E9%80%9A%E8%BF%87%5B%E6%B7%BB%E5%8A%A0%5D%E6%8C%89%E9%92%AE%E6%B7%BB%E5%8A%A0%E5%90%88%E5%90%8C%E5%92%8C%E6%94%AF%E6%8C%81%E4%BB%B6%E3%80%82%E9%80%9A%E8%BF%87%5BUpdate%5D%E6%8C%89%E9%92%AE%E5%8F%AF%E7%BC%96%E8%BE%91%E5%90%88%E5%90%8C%E4%BF%A1%E6%81%AF%EF%BC%8C%E4%BF%9D%E5%AD%98%E5%90%8E%E5%90%8C%E6%97%B6%E6%98%BE%E7%A4%BA%E5%8E%86%E5%8F%B2%E7%89%88%E6%9C%AC%E3%80%82%E9%80%9A%E8%BF%87%5BDelete%5D%E6%8C%89%E9%92%AE%E5%88%A0%E9%99%A4%E8%AE%B0%E5%BD%95%E3%80%82+%E5%A6%82%E6%9E%9C%E7%94%B3%E8%AF%B7%E7%95%8C%E9%9D%A2%E5%B7%B2%E7%BB%8F%E6%8C%89%E8%A6%81%E6%B1%82%E5%A1%AB%E5%86%99%E5%9C%A8%E7%BA%BF%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E6%97%A5%E7%A8%8B%E5%92%8C%E5%9C%A8%E7%BA%BF%E5%8F%82%E4%BC%9A%E4%BA%BA%E5%91%98%E4%BF%A1%E6%81%AF%EF%BC%8C%E5%88%99%E6%97%A0%E9%9C%80%E5%9C%A8%E6%94%AF%E6%8C%81%E4%BB%B6%E4%B8%8B%E5%86%8D%E6%AC%A1%E4%B8%8A%E4%BC%A0%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E6%97%A5%E7%A8%8B%E5%92%8C%E5%8F%82%E4%BC%9A%E4%BA%BA%E5%91%98%E8%A1%A8..jpg "提交申请步骤七：上传合同和支持件 可通过[添加]按钮添加合同和支持件。通过[Update]按钮可编辑合同信息，保存后同时显示历史版本。通过[Delete]按钮删除记录。 如果申请界面已经按要求填写在线会议日程和在线参会人员信息，则无需在支持件下再次上传会议日程和参会人员表.")
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重大变更及变更日志 申请人在活动开始前（活动当天的00:00前）可以对活动信息进行修改，系统会在变更日志中记录所有的修改记录。
当申请人修改申请单，如果产生了重大变更。系统会弹出提示信息，提示此变更为 重大变更，需要所有审批人重新审批。 3. 如果不是重大变更，提交时不会弹出重大变更提示信息，流程及审批继续。
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哪些变更属于重大变更 重大事项变更（Significant Change)必须在活动开始前在AMS中进行更新，并再次得到所有审批人的审核, 包括： 活动性质变更（例如：学术性活动变更为推广活动）； FFS的变更（包括服务提供者人数变更，服务时间的变更，服务费用单价的变更）； 活动地点变更； 合同变更（包括添加新合同或者变更合同条款等）。
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步骤八：活动执行后的确认环节 当申请单状态变成approve后，活动信息栏底部显示[执行确认]和[未执行]按钮。
系统提示“您将进入活动确认页面，请您按照活动发生的真实信息对活动及费用进行更新及确认。在确认页面，您需要将各项活动信息，以及费用明细中的各项费用按照活动的实际情况进行逐一更新及确认。如系统中最终确认的费用明细与活动支持件或旅行社结算单不一致，将不能付款。 请特别注意，以下的变化属于重大变更：1. 活动性质的变更； 2.活动地点的变更；3. 合同的变更（包括增加新合同以及变更合同条款); 。如会议后产生了重大变更，将不能直接付款，需要联系HCC相关审批人。 点击“确认”，跳转至活动确认页面。有两个选项“保存”及“确认全部活动” 点击“确认全部活动”，系统提示“您已完成活动确认” 请点击“确认”按钮后，系统将生成AMS的最终报告。此最终报告将做为付款的必要支持件之一。 如点击“未执行”意为您的活动没有举行，将不能打印最终报告，不能进行付款。
![步骤八：活动执行后的确认环节 当申请单状态变成approve后，活动信息栏底部显示[执行确认]和[未执行]按钮。](http://slidesplayer.com/slide/14143435/86/images/20/%E6%AD%A5%E9%AA%A4%E5%85%AB%EF%BC%9A%E6%B4%BB%E5%8A%A8%E6%89%A7%E8%A1%8C%E5%90%8E%E7%9A%84%E7%A1%AE%E8%AE%A4%E7%8E%AF%E8%8A%82+%E5%BD%93%E7%94%B3%E8%AF%B7%E5%8D%95%E7%8A%B6%E6%80%81%E5%8F%98%E6%88%90approve%E5%90%8E%EF%BC%8C%E6%B4%BB%E5%8A%A8%E4%BF%A1%E6%81%AF%E6%A0%8F%E5%BA%95%E9%83%A8%E6%98%BE%E7%A4%BA%5B%E6%89%A7%E8%A1%8C%E7%A1%AE%E8%AE%A4%5D%E5%92%8C%5B%E6%9C%AA%E6%89%A7%E8%A1%8C%5D%E6%8C%89%E9%92%AE%E3%80%82.jpg "系统提示 您将进入活动确认页面，请您按照活动发生的真实信息对活动及费用进行更新及确认。在确认页面，您需要将各项活动信息，以及费用明细中的各项费用按照活动的实际情况进行逐一更新及确认。如系统中最终确认的费用明细与活动支持件或旅行社结算单不一致，将不能付款。 请特别注意，以下的变化属于重大变更：1. 活动性质的变更； 2.活动地点的变更；3. 合同的变更（包括增加新合同以及变更合同条款); 。如会议后产生了重大变更，将不能直接付款，需要联系HCC相关审批人。 点击 确认 ，跳转至活动确认页面。有两个选项 保存 及 确认全部活动 点击 确认全部活动 ，系统提示 您已完成活动确认 请点击 确认 按钮后，系统将生成AMS的最终报告。此最终报告将做为付款的必要支持件之一。 如点击 未执行 意为您的活动没有举行，将不能打印最终报告，不能进行付款。")
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提交AMS 时应注意的主要问题 提交AMS申请的时间：为了给审批人预留合理的审批时间，也为了公司安排对会议进行现场随访，请您务必在会议开展前至少提前7个工作日提交AMS申请。 直线经理对AMS的审核：请经理对下属提交的会议申请进行认真审核，以避免发生活动申请信息错误，前后信息不一致，缺失合同等问题。 通常您在提交/审核AMS申请时，需要注意以下要点： 活动名称填写是否正确 活动类型选择是否正确，如城市会-纯现场或者网络会议 活动地点是否合适 服务付费的类型的选择是否正确，如“演讲服务（推广性活动）” 申请讲者劳务费的服务时长与日程中的服务时间是否一致 如果申请中有劳务付费，是否上传了劳务协议，劳务协议的版本是否正确 参会人员是否是来自3家医院15人以上 如果安排讲者住宿的，是否上传了旅行社的报价单 如果为劳务提供者预订机票，是否上传了AMEX机票报价单 讲者幻灯片的CRC号码，是否在一年有效期内 如其他特殊活动类型，如慈善捐助，资助第三方申请的学术活动等请遵循其相关要求
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AMS活动申请与审批 – 注意事项 (1) - 申请人请准确选择推广活动类型
针对推广活动，如果是城市会，请检查活动类型是否为“城市会-网络会议” 或 “城市会-纯现场”；如果是卫星会/展台，请检查活动类型是否为“卫星会/展台 ”
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AMS活动申请与审批 – 注意事项 (2) - 申请人请选择准确的业务需求描述
AMS申请界面上，“A基本信息“一栏中，已对推广活动、产品培训及学术活 动等三类活动的“业务需求”，进行了详细描述，方便大家根据具体活动来 选择 活动类别/类型 业务需求 – 详细描述 1. 城市会/卫星会/展台 推广活动-更好地帮助医疗保健专业人士了解相关产品特性，以便更好地服务患者 2. 产品培训 产品培训-更好地帮助医疗保健专业人士了解相关产品的安全性，以便更好地服务患者 3. 学术活动 学术活动-更好地加强相关学术流域交流，提高医疗保健专业人士的医疗学术水平，以便更好地服务患者 4. 其他活动类型
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AMS活动申请与审批 – 注意事项 (3) - 在“产品相关”选择“是“，必须同时勾选“所属产品线“
针对此问题，我们已经与IT合作，正在优化更新AMS上的相关系统设置
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AMS活动申请与审批 – 注意事项 (4) - 请申请人准确选择HCP的服务类型
对于推广活动，在“服务付费”一栏中“类型”应该是“演讲服务-推广活动”，或者“会议 主持”，不应该是“顾问咨询”，“顾问咨询”是公司医学部/市场部等可以开展的活动
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AMS活动申请与审批 – 注意事项 (5) - 在会议日程与服务付费两栏中HCP的服务时间应前后一致
“会议日程”中的专家服务时间，应与在“服务付费”一栏中专家“提供服务的时间”应保持一致 比如，如果会议日程中填写讲课45分钟，服务付费一栏中提供服务的时间就应是0.75小时 AMS申请中，服务时间前后不一致是当前退单的主要原因之一！
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AMS活动申请与审批 – 注意事项 (6) - 申请人应完整准确地填写“费用明细“项目
费用规划的完整性/必要性: 在“费用明细“ 中，请完整列示会议开支项目；若涉及易拉 宝、展台有产品信息，在备注栏中注明CRC 号；针对HCP用车，视具体情形 (比如, 会议 在讲者任职的医院召开；但申请中有讲者的 车费) 简要说明发生车费的理由。 早餐/午餐/晚餐: AMS系统分别列示了早餐、 午餐、晚餐，请根据具体情形，选择相应的 选项。 打车费用: 对于神州不覆盖的城市，选“打车 费用（HCP自行垫付）”，对于旅行社协调 的会议用车，选“打车费用（旅行社支付） ，对于神州专车覆盖的城市，选“打车费用 （神州专车）”。
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