“荷蘭經營經驗” 座談會 流程問題經驗談 22-11-2008.

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1 “荷蘭經營經驗” 座談會 流程問題經驗談

2 荷蘭流程問題經驗談 決策流程與作業流程 企業決策問題的層級 決策流程的目的及程序 荷蘭台商的決策流程問題 作業流程的項目範圍
作業流程的目的與程序 荷蘭台商的作業流程問題 結論

3 決策流程與作業流程 決策流程問題: 決策未定,如何做成決策的過程. 作業流程問題: 決策已定,如何達成任務的過程.

4 決策流程問題

5 企業決策問題的層級 決策問題的層級  1.政策性決策:是指有關企業發展方向的決策， 由高層管理人員決定。 2.策略性決策:是指有關實現企業目標的決策， 由中層管理人員決定。 3.業務性決策:是指有關解決日常作業的決策， 由低層管理人員決定。 決策問題分級的困難 授權決策的困難

6 決策流程的程序 問題內容 層級研判 參照:責任授權、專業知識 承擔風險、例外原則 建立檔案 搜集資訊 方案評估 作成決策

7 制定決策流程的目的 提高決策的準確性 避免情緒影響 避免草率決定 留下參考檢討記錄 經驗傳承

8 決策流程的項目舉例 新創業 處所 配備 業務 會計 組織 運作 控制 用人 財務 稅務 總務

9 荷蘭台商決策流程的實務 荷蘭台商的決策流程有建檔控制嗎?
荷蘭台商制定決策流程的問題 聽命於上級 自作主張 沒有建立制度 沒有記錄習慣 直截判斷省事 決策品質不追蹤 建議: 設立決策檔案專櫃

10 作業流程問題

11 作業流程的項目舉例 行政作業流程 設立公司 人事行政 存貨控制 記帳申報 收款付款 保險索賠 簽約解約 法律訴訟 維修安排
行政作業流程 設立公司 人事行政 存貨控制 記帳申報 收款付款 保險索賠 簽約解約 法律訴訟 維修安排 行動作業流程 接待(來客 來電) 維護(建築物 設備 用品) 倉運(存貨 進貨 出貨) 買賣作業流程 報價往來 成交確認 買賣合約 交貨安排 買賣糾紛 摧收帳款

12 作業流程的目的 提高效率 避免疏忽 工作輪替 經驗傳承 系統設計 內部協調

13 制定作業流程的程序 確定作業目標 建立作業流程圖 作業流程系統化 擬定工作說明書 完成職位設計 僱用合適人員 執行及核對目標
定期檢討作業流程

14 (1)確定作業目標 明明白白寫下來: 作業的目標及 要達成的任務

15 (2)建立作業流程圖 作業流程圖是作業流程的基礎 作業流程圖是職位設計的準則 作業流程圖是系統化設計的依據

16 IMPORT PROCEDURE Supplier Documents or Advice 主辦人 : 入帳 進倉 連絡 Goods
Holland Forwarder Taiwan Forwarder Goods

17 ACCOUNTING SYSTEM TCUM-1 SAL PUR BAN GEN Journal TKAN CUM PAYA YAN
BSIS PAYA A/P List LED.frm General Ledger LED.frm BS IS

18 (3)作業流程系統化 不用電腦控制的作業流程 1.合理化 2.效率化 3.互助化 可用電腦控制的作業 – 資料處理 1.電腦化 2.網路化

19 資料處理:輸入資料 >整理分析 >報表報告 (1)電腦工具軟體: 文書處理、列表、資料庫、簡報、圖片、網頁編輯 只要設計格式,輸入資料,即可產生報表. (2)程式化軟體: 自己設計軟體: 可用如Access, dBase 套裝會計軟體及 ERP軟體: 如Account View, SAP 荷蘭台商小規模經營的企業或新設立從小開始的大企業, 電腦工具軟體普遍採用MS Office. 至於程式化軟體,考慮到經濟性、擴充性與相容性, 則可用Access自行設計或選用MS Dynamics.

20 Microsoft Dynamics products
Microsoft Dynamics AX (outlook-ERP) Microsoft Dynamics CRM Microsoft Dynamics GP (process) Microsoft Dynamics NAV (Navision) Microsoft Dynamics – Point of Sale Retail Management System (RMS) Microsoft Dynamics SL (project) Microsoft Dynamics Snap (catch data quickly) Microsoft Forecaster Microsoft FRx (financial analysis) Microsoft Office Accounting Professional Microsoft Small Business Financials

21 (4)擬定工作說明書 對於作業流程中的每一項工作,詳細擬定: 工作目的 工作內容 作業方式 標準要求 協調對象

22 (5)完成職位設計 設計企業組織圖 明確縱的從屬關係、權責範圍 表明橫的協調關係、支援範圍

23

24 (6)僱用合適員工 前提: 決策目標 作業流程 電腦軟體 工作說明書 職位設計 僱用合適員工

25 (7)執行及核對目標 付諸執行 隨時察視 年終考核

26 (8)定期檢討作業流程 承辦人的意見 外在環境的變化 企業規模的變化

27 荷蘭台商作業流程的實務 荷蘭台商的有沒有作業流程圖? 工作說明書?
荷蘭台商制定作業流程的問題 工作自然形成 員工自己負責 有事再處理 沒有建立制度 想做沒時間

28 結 論 1.流程是落實管理的指標 2.流程是長期經營的見證 3.建立流程要儘早開始、養成習慣 4. “按進度做事”的人生

29 EXPORT PROCEDURE Order Payment Client Packing Goods List Truck C.M.R.
Invoice

30 CLIENTS’ COMPLAIN 1 3 5 2 4 6 7 TAINIC DIRECTOR
EVENTS: (A) REPAIR (B) QUALITY (C) QUANTITY (D) DELIVERY (E) PRICE (F) OFFER (G) GUARANTEE TAINIC PERSON IN CHARGE 1 CLIENT REQUEST 3 5 2 4 TAINIC MANAGER IN CHARGE CONTACT PERSON IN TAINIC 6 6 7 TAINIC DIRECTOR

31 L:RET98 for local K:RET98EX for export
RMA PROCEDURE By sending RMA Request Form From us? Invoice/ Expiry s/n file: HDD98 or CPU98 Monitor Computer Parts L:RET98 for local K:RET98EX for export do RETURN Which supplier? find Invoice ask RMA number prepare Return Note send daily follow-up Repair Repair Record Record Suppliers

32 INSURANCE CLAIM-EXPORT
ITALY IMPORT We EXPORT IMPORT RISK Damage/Shortage/Total Loss happened * PICTURE & REPORT * We 2 then pay Notary 1 Notary pay evidence Insurance Company Carrier Forwarder Insurance Company Carrier Forwarder

33 INSURANCE CLAIM-IMPORT
We IMPORT TAIWAN EXPORT IMPORT RISK Damage/Shortage/Total Loss happened * PICTURE & REPORT * Supplier 3 Notary 2 pay 1 Notary evidence Carrier Forwarder Insurance Company Insurance Company