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花蓮慈濟醫院 107年度研究計畫行政作業 重點宣導 107年2月製
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報告大綱 一、107年度研究行政作業修訂 臨時工時薪 院內(慈濟資金)計畫作業規範 二、核銷作業重點說明 三、計畫變更簽呈陳核設定
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107年度研究行政作業修訂(1/4) 臨時工 時薪 107年1月起一律為 新台幣140元 須逾此金額，請PI上簽申請
107年1月起一律為 新台幣140元 須逾此金額，請PI上簽申請 臨時工 時薪 承辦人:邱怡瑛或李宜芳小姐- 分機13600 協助業務：助理報到或離職之加退保；合約書用印等 註：薪資及保費 諮詢窗口-人資室
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107年度研究行政作業修訂(2/4) 兼任及臨時工核銷薪資送件時程
每月1日中午11：50前送達研究部(含系統及紙本)，若逢假日，則提前至前一個工作日。 2月-3/1；3月-3/30；4月-4/30； 5月-6/1；6月-6/29；7月-8/1； 8月-8/31；9月-10/1；10月-11/1； 11月-11/30；12月-12/31
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107年度研究行政作業修訂(3/4) 慈濟資金補助計畫新規則 每年度最後核銷日12/05止
非經由聯採系統採買之品項(自行採購)，要貼黏存單。 計畫執行結束當月份，禁止採購及核銷文具用品類。 業務費項下子預算科目： (1)研究人力費 (2)耗材、物品及雜項費 (3)實驗動物費
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107年度研究行政作業修訂(4/4) 聯採系統1-6類權限 僅開放予研究計畫主持人採購
計畫主持人若非單位主管，請依規定申請；已開放過權限者，無須重覆建置。
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二、核銷作業重點說明
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(一)您一定要先知道的5件事 1、負責PI項下何種計畫？ 院外： 院內/慈濟資金： 科技部(MOST) 院內計畫(TCRD)
跨院區計畫(TCRD-I) 雙邊合作計畫(TC-NHRI) 跨院校計畫(TCMMP) 專案計畫_轉譯醫學(TCMFRP) 院外： 科技部(MOST) 國衛院(NHRI) 中央研究院
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2、應備有的文件 核定清單 經費編列明細表 以研究部鄭敬楓主任院內計畫為例，樣張如下：
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核定清單
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經費編列明細表
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3、了解經費預算科目(舉例業務費項下) 研究人力費 耗材、物品及雜項費 舉例說明如下：
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舉例說明1：研究人力費 類別 研究主持費15,000元（only科技部） 專任助理 兼任助理(一定是學生身份) 臨時工
研究生（碩士、博士生二級） 大專學生（大學） 臨時工 研究主持費15,000元（only科技部）
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舉例說明2：計畫預算科目 業務費-研究人力費 -耗材、物品、圖書及雜項費用 實驗動物費(經費內含於耗材費) 研究設備費（較少出現）
國外差旅費(出席國際學術會議) 僅於科技部計畫 管理費（TCMMP、MOST）
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4、研究部網頁 進入路徑 核銷操作簡報 各類應用表單 花蓮慈院員工內部網站-【研究部】 法規及表單 表單下載
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研究部網頁：（作業範本及相關表單） 步驟一：開啟Chrome或IE→http://hlhome/ (花蓮慈院員工內部網站)
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步驟二：進入【表單下載】
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研究部網頁 法規及表單 表單下載
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5、notes作業系統 經費核銷系統 聯合採購系統 全院公告/ 個人信箱
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notes作業系統路徑 1、Notes系統→花蓮慈濟入口站→ (1)財產系統→ ◎聯合採購系統 (2)各類申請單→研究類→◎計畫經費核銷系統
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提醒您， 研究計畫經費放行後第一件要做的事： 1、前置作業： (1)申請相關系統權限； (2)申請薪資匯款帳號。
2、常用表單請自行下載，並依財務室規定 檢附必要核銷憑證。
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(三)核銷作業注意事項說明
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(三)1、研究人力費核銷作業 ※各類助理薪資均以研究人力費核銷：(*健保費於報到時依個人須求選擇是否加保)
專任助理：等級本薪+勞保費(雇)+*健保費(雇)+勞退(雇) 兼任助理：具有學生身份者 “資格薪” +勞保費(雇)+*健保費(雇)+勞退(雇) 大專學生：$6,000 碩士班研究生：$10,000 博士班研究生：◎未獲博士候選人資格者 $30,000 ◎獲博士候選人資格者 $34,000 臨時人員：以時薪方式計算 本院規定時薪$140+勞保費(雇)+*健保費(雇)+勞退(雇) ※以上各類薪資與保費依當年度調整或法規規定為主。 保險費分擔表請參閱： 以核予之 金額上限
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(三)2、研究人力費核銷時程與憑證 ※再提醒！很重要！請注意！ 兼任助理及臨時工薪資核銷收件截止時間為
「次月1日」中午11:50止，若適逢假日則提前一個工作日。 薪資核銷未依規定作業而引起任何損失或後果，請自行負責。包含延遲核銷延後領薪等。 各類助理薪資核銷檢附憑證如下表：
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※【院外研究助理核薪作業時程表】※ 項目 核銷時間 系統 檢附核銷憑證 專任助理薪資 依財務室規定時間 計劃經費核銷系統 《小便條》
《請款單》 兼任助理薪資 （需具有學生身份） 每個月1日 中午11:50前 （遇假日則以當月公告為主） 《簽到退表》 臨時工資 《臨時人員簽到退暨工作日誌表》三份 注意事項： 1、專任助理當月簽到退表請於次月5日前繳交至研究部。 2、包含科技部、國衛院及中央研究院補助計畫。 3、自106年1月起各類助理簽到退表務必註記”休”與”例”。
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※【院內研究助理核薪作業時程表】※ 項目 核銷時間 系統 檢附核銷憑證 專任助理薪資 依財務室規定時間 計劃經費核銷系統 無(採無紙化作業)
兼任助理薪資 （需具有學生身份） 每個月1日 中午11:50前 （遇假日則以當月公告為主） 《小便條》 《請款單》 《簽到退表》 臨時工資 《臨時人員簽到退暨工作日誌表》一份 ★注意事項： 1、專任助理當月簽到退表請於次月5日前繳交至研究部。 2、自106年1月起各類助理簽到退表務必註記”休”與”例”。
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專任助理當月簽到退表繳交處： 協力6樓630室
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(三)3、研究人力費核銷操作流程 薪資核銷操作流程範本已常駐研究部網頁供參閱 網頁連結：
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(三)4-1、庫存品請領與核銷-西藥庫(1/2)
一、請領方式：物品請領單(粉紅色一式三聯) 西藥庫請領品項包含： -常備品項如：75%酒精、優碘、N/S(20cc)、 乾洗手噴劑 -【試藥】如：XX軟膏、冠脂妥膜衣錠、XX吸入劑 (請參閱第七章範本)
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西藥庫常備藥品請領作業
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(三)4-1、庫存品請領與核銷-西藥庫(2/2)
二、核銷方式：內部計價 檢附憑證 (1)院內計畫： 物品請領單存根聯+小便條 (2)院外計畫：(科技部或國衛院等)(憑證一式三份) 醫院收據+粘存單+小便條
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(三)4-2、庫存品請領與核銷-保管組(1/2)
一、醫材類請領方式：聯合採購系統 請領品項包含： 尼龍外科縫線、各式棉棒、紗布、opsite透明敷料、抗污紙卷、外科手術口罩及手套、塑膠注射筒、電極片、無菌棉球 (1)系統操作流程請參閱財務室庫存品請領簡報 (第二十章) (2)庫存品請領品項請參閱保管組庫存品總明細表 【聯採系統操作流程問題請諮詢實驗組_廖家信組長(分機：13048)】
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聯採系統畫面：
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(點選請領品項)
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(三)4-2、庫存品請領與核銷-保管組(2/2)
二、核銷方式：內部計價 (1)院內計畫： 小便條(請註記聯採單號) (2)科技部計畫：(科技部或國衛院等)(憑證一式三份) 醫院收據+粘存單+小便條
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(三)5、發票開立注意事項 發票抬頭：佛教慈濟醫療財團法人花蓮慈濟醫院 電子發票請打統一編號『94848325』 統一發票為二聯式。
電子發票檢附標準，依財務室103/01/02全院公告之規定辦理。 ※電子發票核銷須檢附【發票證明聯】及【交易明細】 ※電子發票（熱感紙）印跡時間久了容易糢糊， 請款時請附上影本(與原憑證同大小)，以利保 存。 ※電子發票字跡太淡不易判讀者，請PI/助理另以鉛 筆註記採購品項明細。
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(三)6、憑證抬頭 因計畫執行須求使用貴儀或其他設備(如假體)租金，核銷憑證一律為本院抬頭，並以耗材或醫材藥品費核銷。
本院抬頭：佛教慈濟醫療財團法人花蓮慈濟醫院
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(三)7、發票號碼欄位切勿填寫錯誤 (只須key入英文字加數字) 此四字無需寫入 【發票號碼】欄位正確寫法： 收據 或 PU
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(三)8、編輯支出證明單(計畫專用) 適用於英文編修費用： 若因合作廠商無法提供合法憑證時 【如二聯式發票或Invoice（商業發票）】，
得以填具並檢附“支出證明單”， 並載明支付費用項目，以個人所得方式核銷。
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(三)9、科技部與醫院提供之獎一 科技部與院內相對補助款(獎一)經費運用原則說明：兩項經費之核定清單編列有相同科目者(如耗材、物品、圖書及雜項費)，以科技部經費優先使用。
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(三)10、核銷系統代理機制說明 請勿於PI不在院內期間啟動核銷作業(如：出國、出差) 經取得PI同意，可委請職務代理人於簽核意見註記
Sample文字如：PI_鄭敬楓主任出國授權馮清榮副主任審閱，同意請款。
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(三)11、代檢費 代檢費： 研究計畫申請檢驗單位之代檢費，務必於時限內辦理經費核銷。若帳務因故於核銷系統關帳後產生，亦須先以電話或 通知財務室承辦人，俾利開帳核銷。
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(三)12、審查費 專家審查費信效度審查注意事項： 若計畫涉及問卷或量表，需請專家進行信、效度審查，作業與核銷方式如下：
(1)欲請院內同仁審查，主持人須事前上專簽呈核，並註明審查費用，取得院方同意。 (2)審查費建議參考「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點暨基準數額表」。 (3)以領據等合法憑證核銷。
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(三)13、office作業軟體 若為單位部門使用之office作業軟體，請由單位自行陳核專簽申請授權，不得以計畫經費採購。
凡計畫採購品項，未來皆無法汰舊換新
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(三)14、printer之用品 核銷碳粉、墨水匣，請於核銷系統備註欄註記列表機放置位置、型號及財編號碼。
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(三)15、刻印費 收據背面請加蓋印章樣張。
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(三)16、受試者受檢之誤餐費 受試者受檢之誤餐費核銷作業 應檢附憑證：(1)採購收據或發票 (2)黏存單 (3)小便條 (4)受試者簽收單
計畫討論會議誤餐費核銷作業(會議簽到單)
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(三)17、委外製作申請 若為研究計畫執行需求委外製作，金額於三萬元以 上且屬非實體採買類的，如影像或平面設計、程式 設計、統計數據分析等之申請，須呈院內專簽並會 簽相關單位，並依院方核示辦理後續行政作業。 如：影像或平面設計：敬會 公傳(大愛台製作小組) 程式設計：敬會 資訊室 衛教宣傳：依專業領域會辦(關於護理師則敬會護理部) 統計分析報表：敬會研究部臨床流病暨生統諮詢中心 (應會辦之相關單位可諮詢研究部行政組)
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(三)18、國內差旅費核銷憑證 院內 計畫 院外 請依規定檢附：(可向財務室承辦人諮詢) 編制內同仁：
出差旅費核銷單(notes系統核決)+憑證+小便條 研究助理： 研究計畫用國內出差旅費報銷單+憑證+小便條 院內 計畫 出差旅費申請單(notes系統核決)+研究計畫用國內出差旅費報銷單+憑證+小便條 院外
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(三)19、國外差旅費核銷憑證 僅有院外計畫(如科技部或國衛院)及院內相對補助款(獎一)才有補助國外差旅費。 以科技部為例： 補助之國外差旅費可與獎一合併核銷，請計畫PIs/助理彙整相關憑證，先委請財務室承辦人檢視憑證之完整及正確性。財務室承辦人會同步指導補助經費比率計算，避免經費溢支須再繳回科技部。
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(三)20、年度核銷時程 年度核銷時程：當年度執行結束之院內計畫，核銷系統及紙本單據憑證，研究部最後收件截止日均為12/05下午3點前，逾期不候。 例外，可配合年度會計收件日 實驗動物費(慈大會計室開立之憑證)
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(三)21-1、其他注意事項 研究人員 注意事項 計畫主持人
1、多位PI合聘一名研究助理，由其中一位 PI擔任總管理人陳核專簽，詳述分擔薪資與保費，做為助理報到及給薪之依據。 2、聘任外籍專業人員請依人資室規定辦理 3、申請計畫相關變更，依核決權限辦理申請： (1)慈濟資金：一律由PI陳核院內簽呈申請 (2)科技部：依規定於線上或陳核院內簽呈 申請。 4、支付專任助理年獎請依規定辦理申請。
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(三)21-2、其他注意事項 研究人員 注意事項 研究助理 1、於每年度第一個月請領薪資，務必自行繳
齊所有個人相關證件及合約書。 2、研究執行期間，若有須調整保費或提前離 職，務必主動至人資室辦理。避免後續保 費追繳支付等問題。 3、擔任2位計畫主持人之助理人員，於簽約時 主動告知，並檢附核可簽呈。 4、請留意個人notes信箱或院內公告相關訊息。
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(四)聯合採購系統作業注意事項
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聯採系統-研究用合約品項 無法申購之物品項目
1、實驗動物費 2、受試者補助費 3、電腦資料處理費 (如：模擬演算分析費、動物試驗服務費) 4、食科所細胞株 5、生技公司或藥廠代製物品 6、新上市試劑耗材或無法於聯採系統及庫管系統捜 尋之研究用品。 7、其他：如(1)動物實驗麻醉藥(2)院外代檢費 (3)貴重儀器使用費(4)實驗用儀器維護費 (請參閱明細表)
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(四)1、聯採系統1-6類之採購權限 107年1月起僅開放計畫主持人權限，請依規定至notes系統之【新醫療志業資訊作業系統V3】提單申請。
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(四)2、研究設備採購作業及核銷 (1)院內外計畫核定採購之機器儀器設備，請於計畫執 行上半年依院內採購流程辦理。申請人請自行追蹤
採購進度。 (2) 聯採系統簽核狀態呈現“財務室承辦人”方可核 銷。應檢附電子發票及財產編號貼紙(保管組提供)。
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(四)3、採購抗生素管制用藥注意事項 自105年度起， (1)向廠商索取委託書，依規定填具及主持人簽章； (2)委託書至研究部實驗組用印；
(3)啟動聯採系統，委託書繳交予資管室，作為採購憑證； (4)藥品到貨後向研究部實驗組報備，俾利管理。 業務承辦人： 研究部實驗組_鄧育賢(分機13118)
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實例：
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(四)4、其他注意事項 4-1、務必以聯採採購-驗收後才核銷 各式量表 儀器設備 碳粉匣(無法自行墊付) 醫材及藥品 聯採系統採購品項
(如巴氏量表) 碳粉匣(無法自行墊付)
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(四)4、其他注意事項 4-2、自行採購-持憑證核銷 自行採購 文具用品類 實驗特殊雜項類（如過濾棉、五金類用品） 碳粉匣(可自行墊付費用)
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(四)4、其他注意事項 4-3、補充說明 未編列 需採購 聯採應檢附附件
請PI上專簽申請。如：電腦週邊設備(隨身碟、軟體、記憶體、錄音筆、滑鼠等)。 未編列 需採購 產品型號相關資料 計畫核定清單及變更核決專簽 聯採應檢附附件
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範例：相關欄位請務必填入 由計畫採購醫材、藥品/試劑者務必自行填具指定交貨地點； 另有*符號欄位必填
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聯採採購與經費核銷所使用之費用預算科目務必相同。
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所有*符號欄位必填， 不符合實驗所需求者， 均填寫0即可 附件提供越完整 採購越快速
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三、計畫變更簽呈陳核設定
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(一)申請經費變更作業流程 PI陳核簽呈 是 是否為同補助項目變更 否 是否超出流用比率 否 由執行機構主管核決 是 須由補助機構核決
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變更簽呈撰寫方式，請參閱範本：
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簽呈陳核設定請點選【研究經費專案】： 簽核設定 研究經費專案 撰擇適用專案(如：是否事涉人力)
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範例說明一 同一補助項目項下經費變更： 互相流用經費項目 以業務費為例 適用計畫 耗材物品雜項費 研究人力費 實驗動物費
院內/慈濟資金：TCRD、TCMMP、TC-NHRI、TCMFRP 院外：MOST、國衛院 適用計畫
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範例說明二 互相流用經費項目 非同一補助項目項下經費變更： 適用計畫 業務費 研究設備費(比較少有) 國外差旅費(MOST才有)
院內/慈濟資金：TCRD、TCMMP、TC-NHRI、TCMFRP 院外：MOST、國衛院 適用計畫
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超出流用比率者，請依各補助機構規定： 科技部 請依合約書規定辦理變更 國衛院 請依管理辦法規定辦理變更(簽核流程選項如下圖)
請參閱經費核銷簡報第十五章 科技部 請依合約書規定辦理變更 國衛院 請依管理辦法規定辦理變更(簽核流程選項如下圖) 跨院校(TCMMP)
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TCMMP簽核流程
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(二)申請計畫展延作業流程 由PI自科技部線上申請 科技部 請依合約書規定辦理 國衛院 由PI陳核院內簽呈申請 簽核流程請參閱以下說明
院內/慈濟資金補助計畫
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核決權限為執行機構依內部行政程序辦理者：
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TCMMP專用簽核流程，由醫療法人主管核決。
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TCMFR-A專用簽核流程，由醫療法人主管核決。
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其他研究計畫相關服務
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「貴重儀器中心」 服務項目： 網路預約網址：http://goo.gl/forms/0xiqsrMQ8u
委託服務(由技術員操作) 項目： 雷射共軛焦顯微鏡(Zeiss LSM510 META) 細胞分選儀(FACS AriaⅡ) 自行上機項目： 流式細胞儀(FACS Calibur) 即時核酸定量系統(ABI QuantStudio 5 Real-Time PCR System) 網路預約網址： 查看預約行程表： 聯絡方式： 請洽本部技術員：黃洛云小姐 (分機13041)， ：
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「實驗動物檢測中心」 服務項目： 網路預約網址：http://goo.gl/forms/xsWMNguoAV 聯絡方式：
動物血液分析（25L微量血液即可檢測） 全自動血球計數(CBC)、 血中氣體分析(Blood Gas)、血清生化分析（GOT、GPT、BUN等20種以上檢測項目） 手術器械與儀器借用 手術器械、立體定位儀、麻醉機、血管灌流系統等 動物神經行為功能檢查 活動力分析紀錄系統(Activity monitoring system)、跑步機（rotarod）等、旋轉平衡測定儀(Rotameter)等 網路預約網址： 聯絡方式：
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研究部行政服務事項(1/2) 一、量身訂做－專屬之計畫核銷專業文書代工服務 （fornotes計畫經費核銷系統）
研究部行政組為協助各位主持人順利核銷，於每週 三下午，由行政組陳淑貴小姐協助(分機15630)。 時間：每週三下午2:00~5:00(請先來電預約) 地點：協力樓6F630室 工作內容：提供專業文書代工服務院內外計畫未聘任專任助理，提供行政代工作業。
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研究部行政服務事項(2/2) 二、提供新到任助理一對一教學： (包含研究計畫相關系統) Notes系統引導 研究部網頁引導
研究計畫經費核銷系統 研究計畫聯合採購系統 -醫材\試劑等請洽詢實驗組廖家信組長
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院內計畫(TCRD、TCMFRP、TCMMP、TC-NHRI)
財務室相關負責人員: 院內計畫(TCRD、TCMFRP、TCMMP、TC-NHRI) 承辦人：曾淑娟（13267） 科技部計畫（MOST）承辦人 張雪鶯 （13494） 黃思晨 （13028） 劉仁芳 （13128） 陳美雲 （13394） 陳惠珍 （13129） 國衛院計畫_黃思晨（13028） 廠商委託計畫_徐淑貞（13207） 產學合作計畫/教輔計畫_陳秋敏（13207） 衛福部計畫及東區醫療網計畫_段月娥（13439） 人資室相關負責人員：李宜芳、邱怡瑛(13600)
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Q&A
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