高 效 能 的 　　　時　間　管　理 講　師： 　吳弘仁　總稽核.

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1 高 效 能 的 　　　時　間　管　理 講　師： 　吳弘仁　總稽核

2 大綱 壹、前言：忙盲茫的人生 貳、時間管理的目的 參、高效能的時間管理：PDCA 肆、結論：讓生命更豐富更有意義
(1)計畫：簡單清楚的願景與目標 (2)執行：輕重緩急，優先順序 (3)檢討：提鍊經驗，產生面對未來的智慧 (4)修正：改善作法與調整未來的方向 肆、結論：讓生命更豐富更有意義         

3 壹、前言-忙盲茫的人生 您 的人生忙碌嗎？盲目嗎？茫然嗎？ 相信大多數的人都有此同感。面對忙 盲茫的人生，許多人都很想了解～～
　相信大多數的人都有此同感。面對忙 盲茫的人生，許多人都很想了解～～ １）忙盲茫的人生-工作永遠太多，時間 永遠太少(墨菲定律)，時間真的可以管 理嗎? ２）如何兼顧事業、家庭、健康、友情 、嗜好等，而且都很好？

4 壹、前言 ３）人的一生面對許許多多的抉擇，如 何才能作較正確的決定，而擁有幸福的人生?
３）人的一生面對許許多多的抉擇，如 何才能作較正確的決定，而擁有幸福的人生? ４）許多人都有很好的理想或計劃，但 往往只有五分鐘的熱度，為什麼？ 如何才能持續的實現理想或計劃？

5 貳、時間管理的目的 一、時間管理=自我管理 人最大的敵人就是自己，戰勝敵人需要一天，戰勝自己需要一輩子 二、時間管理=生命管理
　　 人最大的敵人就是自己，戰勝敵人需要一天，戰勝自己需要一輩子 二、時間管理=生命管理 魯迅:生命是以時間為單位，浪費自己 的時間是慢性自殺，浪費別人的時間是 謀財害命 須兼顧身心靈、親情、友情、事業、財 務(均衡的生活)

6 均　衡 生活因均衡而豐盈 均衡是生命與健康的必要條件 一個人如果生活中某方面出了問題 其他方面也不可能有好的表現 生活是不可分割的整體－甘地

7 貳、時間管理的目的 三、時間管理讓自己有效率、有效能 效率：用較少的時間作較多的事一 天24小時變成25小時或48小 時
效率：用較少的時間作較多的事一 天24小時變成25小時或48小 時 效能：使生活、工作有成果，使生 命豐富而有意義

8 參、高效能的時間管理：ＰＤＣＡ 有效的時間管理 P D C A 計劃 <PLAN> 修正 執行 <ACT> ＜DO＞
檢討 <CHECK> 執行 ＜DO＞ 修正 <ACT> 有效的時間管理 P　D　C　A

9 參、高效能的時間管理：ＰＤＣＡ 一、計劃：簡單、清楚的願景與目標 成功的關鍵在努力的方向是否正確 蓋屋前，先要有藍圖，才知道如何蓋
1.依理想及收穫法則訂立生活、工作的 願景(願景導向的人生） --生命的動力與羅盤

10 收 穫 法 則 自然成長與發展的過程 人生有許多成長發展的階段， 每一步驟均十分重要，且需要時間， 沒有一步可以省略。

11 收 穫 法 則 自然成長與發展的過程 人生的各個層面， 如學習、人際關係、家庭、領導等亦是如此， 唯有在自然而循序漸進的基礎下，
才能順利而成功的發展。

12 我的願景 (1)以收穫法則＋理想為基礎 (2)涵蓋生命中所有重要的角色

13 想一想： 最重要的四、五件事？ 有什麼長期目標？ 人生中最重要的人際關係？ 最希望有什麼貢獻？ 最希望得到什麼感受？ 平和、信心、快樂、意義或貢獻？ 假設只有六個月的壽命，要做些什麼？

14 (3)許一個願：不後悔的人生 72%：年輕時努力不夠，以致事業無成 (天才是一分靈感，九十九分的努力) 67%：年輕時選擇錯誤的職業
60歲老人家的問卷調查：後悔的事情 72%：年輕時努力不夠，以致事業無成 (天才是一分靈感，九十九分的努力) 67%：年輕時選擇錯誤的職業 (唯一做偉大工作的方法是愛你所做的) 63%：對子女教育不夠或方法不當 (沒跟孩子長大、視他們為自己的財產、不 允許他們有自己的生活)

15 (3)許一個願：不後悔的人生 58%：鍛鍊身體不足 (60歲以前想用身體換一切，60歲以後想用一 切換身體) 57%：沒有好好珍惜自己的伴侶
(60歲以前想用身體換一切，60歲以後想用一 切換身體) 57%：沒有好好珍惜自己的伴侶 (感情之事永遠是失去才知珍惜，但常常是已 來不及) 11%：沒有賺到更多的錢 (錢雖然可辦很多事情，但錢不是人生的全 部，不是人生最重要的目的)

16 秉持3F原則(Friendly、Firm、Fair) 為人處世 努力維持身心的健康與親友的交流
願景：創造有意思有意義的人生 充實健康的生活 　以學思體悟分享的方式，終生學習與 工作 　秉持3F原則(Friendly、Firm、Fair) 為人處世 　努力維持身心的健康與親友的交流

17 幸福的家庭生活 學習與用心經營家庭婚姻生活 給自己及家人「健康快樂平安」的承 諾 「自由民主溝通」的家庭生活方式
願景：創造有意思有意義的人生 幸福的家庭生活 　學習與用心經營家庭婚姻生活 　給自己及家人「健康快樂平安」的承 諾 　「自由民主溝通」的家庭生活方式

18 成功的事業 　不斷精進專業知識，並善用知識與科 技創新求變，提昇工作效能 　營造和諧、活力、創意的工作團隊 　協助同仁、親友及公司成長與成功

19 社會的貢獻 　從事一些社會服務，與社會分享我的 經驗、觀念與能力 　永遠期許及協助社會「明天會更好」

20 健康、心智、精神、親情、人際、 事業、財務 3.年月周日的P：以每周為基礎的行事 曆 4.與親朋好友分享願景、目標
　2.長短期目標：願望清單 　　人生七大要項： 健康、心智、精神、親情、人際、 事業、財務 　3.年月周日的P：以每周為基礎的行事 曆 　4.與親朋好友分享願景、目標

21 二、執行：輕重緩急，優先順序 　　物有本末，事有終始 　　知所先後，則近道矣

22 1.80／20法則的應用（Vital Few） 　(1)80%的成果來自於20%的時間 　(2)決定事情的優先順序(可賦予高、中、 低)，掌握關鍵少數（20%）重要的事 先做（一個罐子跟兩杯咖啡的故事） 　(3)可應用在人生各方面(學習、健康、 親情、工作、朋友、財務等) 2.象限Ⅱ的努力：（兩個和尚的故事） 　 尤其，身心健康、親情人際、精進專業

23 時間管理方塊 Ⅰ：重要＋緊急 Ⅱ：重要＋不緊急 Ⅲ：不重要＋緊急 Ⅳ：不重要＋不緊急

24 　象限Ⅰ：重要＋緊急 (1)期限已至的工作 (2)當天重要會議 (3)緊急事件 (4)危機事件 (5)老板電話／來訪 (6)重大疾病

25 　象限Ⅱ：重要＋不緊急 (1)專業能力的精進(又快又好) (2)準備工作(凡事豫則立) (3)人際關係的培養(有關係就沒關係） (4)增強領導管理能力(團隊績效) (5)部屬的訓練與培養 (6)和諧的家庭婚姻關係

26 　象限Ⅱ：重要＋不緊急 (7)子女教養之道 (8)身心健康的鍛鍊(人生最重要的根基) (9)增強溝通協調的能力(作事會事半功倍) (10)思考方向(前進的力量) (11)學習與思考改進作事的效率

27 　象限Ⅱ：重要＋不緊急 (12)預防措施(預防勝於治療) (13)強化團隊精神(團結力量超強) (14)增強中、英文說寫能力(效率效能的工具)

28 (1)不速之客 (2)不重要的電話／干擾 (3)一般郵件、報告 (4)次要會議 (5)次要的緊急事件 (6)符合別人期望的事
　象限Ⅲ：不重要＋緊急 (1)不速之客 (2)不重要的電話／干擾 (3)一般郵件、報告 (4)次要會議 (5)次要的緊急事件 (6)符合別人期望的事

29 (1)垃圾郵件 (2)哈啦電話 (3)閒聊／八卦 (4)浪費時間的人 (5)瑣碎的事 (6)無聊的活動 (7)無意義的交際應酬
　象限Ⅳ：不重要＋不緊急 (1)垃圾郵件 (2)哈啦電話 (3)閒聊／八卦 (4)浪費時間的人 (5)瑣碎的事 (6)無聊的活動 (7)無意義的交際應酬

30 健康之道 (1)每天睡眠7-8小時 (2)每天進用均衡的三餐，晚上十時 　 後不吃東西，不亂吃藥 (3)多吃魚、蔬菜、水果，少吃肉類 　 及零食

31 健康之道 (4)多吃自然食物，少吃甜食及加 工食品 (5)多接觸大自然 （綠色、空氣、陽光及深呼吸）
(4)多吃自然食物，少吃甜食及加 工食品 (5)多接觸大自然 　（綠色、空氣、陽光及深呼吸） (6)每天都要喝8大杯清潔的水，多喝普 洱茶，起床先喝一杯溫開水

32 (7)維持個人、居家環境整潔 (8)80／20法則，凡事適度不過量 (9)做自然的運動，像走路、慢跑、爬山 、爬樓梯，但不過量（飯後百步走活 到九十九） (10)堅定的信仰，正面思維，多微笑保 持活的心境和赤子之心

33 人際關係 法 則 同理心： 了解與尊重別人的感受與觀點 想讓自己成功，先得了解人性， 先得為別人著想

34 人際關係 法 則 (2)誠信、謙沖、負責的態度 (3)3F (1)肯定自己，喜愛自己
　　 (1)肯定自己，喜愛自己 　　(2)誠信、謙沖、負責的態度 　　(3)3F 　　　　Friendly：待人以禮，面帶微笑，適 當距離，幽默感，使人覺 得重要 Firm：言行一致，合理的堅持 Fair：客觀，公平

35 (4)善用溝通技巧：同理心傾聽，尊重不 同意見，簡潔的表達〔簡單明瞭扼要 風趣有內容〕
(5)真誠的讚美與肯定，勿隨意人前背後 的批評 (6)雙贏的思維，多關懷與協助別人 (7)了解「人非聖賢」，寬廣的心胸， 給人寬廣的空間，犯錯的體諒 (8)喜悅的心分享觀念、知識與經驗

36 二、執行 3.精進與專注本業，成為創造價值的專家 4.增強領導管理與人際溝通能力 5.使用以周為單位的行事曆（手冊或手機 或電腦） 6.善用備忘錄（memo pad／To-Do-List或 手機或電腦）

37 7.善用資源 　　人（授權）　電腦 　　電話 　　手機 　　家電：錄影機 8.標準化，規格化 9.系統化 10.充分的準備 11.持續學習、思考及改進做事的效率

38 閱讀方法 (1)先新聞提要，選重要有興趣的文 章，焦點新聞，副刊晚上看(報紙） (2)先目錄，找有興趣的部份（雜誌）
(1)先新聞提要，選重要有興趣的文 章，焦點新聞，副刊晚上看(報紙） (2)先目錄，找有興趣的部份（雜誌） (3)先瀏覽一遍，判斷重要與否（報告） (4)先目錄、序，掌握整體的內容，選 擇該讀的部份（書） (5)採精、細、略讀方式 (6)有聲書

39 電 話 (1)常用電話表、代碼 (2)善用留言表、留言機 (3)邊聽邊記要點 (4)對方不在，留話 (5)無人接聽，傳真 (6)免持聽筒
電　話 (1)常用電話表、代碼 (2)善用留言表、留言機 (3)邊聽邊記要點 (4)對方不在，留話 (5)無人接聽，傳真 (6)免持聽筒 (7)對方長舌，坦白告知另有要事

40 (1)愈少愈好 (2)以電話代替 (3)簡化程序 (4)規格化 (5)寫信、公文、報告 先寫概要 一頁 生理時鐘
書面作業 (1)愈少愈好 (2)以電話代替 (3)簡化程序 (4)規格化 (5)寫信、公文、報告 　　先寫概要 　　一頁 　　生理時鐘 (6)分文件公文為待閱、已閱、暫緩 (7)定期整理桌子、檔案文件

41 開 會 效 率 (1)能不開就不開 (2)以電話諮詢代替 (3)會前充分準備、資料齊備 (4)準時開會 (5)主題、目標明確

42 開 會 效 率 (6)控制人數 (7)儘量下午 (8)地點方便、無電話干擾 (9)不超過90分 (10)會議記錄：48小時完成，
　　簡要、結論、執行方案、期限

43 處理EMAIL的效率 (2)養成習慣， 一天只四個時段看EMAIL (3)集中時段回覆
　(2)養成習慣， 　　 一天只四個時段看 　(3)集中時段回覆

44 二、執行 12.利用零碎、等待的時間 13.瑣事：一起做、簡化、一心兩用 14.有效吸收知識與資訊 15.開會的效率 16.書面作業的要領
※假如你可以在一個小時內看完一份報紙 你已經知道如何在一天內看完四本書

45 三、檢討 　　提鍊經驗，產生面對未來的智慧 　 1.年度檢討：下一年度計劃的基礎 2.每月檢討年度計劃 　　量化評估 　　80分及格（高標準）

46 ※平衡的檢討，多以鼓勵、讚美的方 式對待自己過去的努力
三、檢討 　3.每周檢討 　　利用行事曆 　4.每日檢討 　　晨計劃晚檢討 　　日記（只記一、二項大事） ※平衡的檢討，多以鼓勵、讚美的方 式對待自己過去的努力

47 四、修正 與親朋好友分享 2.月：必要時，調整年度計劃 3.周、日：行事曆的調整 ※PDCA的最佳場所：大自然 改善作法與調整未來的方向
　　 改善作法與調整未來的方向 　1.根據年終檢討，訂定新目標及下一 年度計劃 　　與親朋好友分享 　2.月：必要時，調整年度計劃 　3.周、日：行事曆的調整 ※PDCA的最佳場所：大自然

48 結 論 有效管理時間，讓生命更豐富、更有意義 1.物有本末、事有終始 知所先後、則近道矣 ※方向（願景、目標、計劃） ※最重要的事先做
結　　　論 有效管理時間，讓生命更豐富、更有意義 1.物有本末、事有終始 　知所先後、則近道矣 　　※方向（願景、目標、計劃） 　　※最重要的事先做 2.收穫法則，持續不斷更新： 身心健康、專業知能、親情人際