公文管理系統操作 文書組 鄭芝綾 101年3月14日.

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1 公文管理系統操作 文書組 鄭芝綾 101年3月14日

2 一、收文處理方式： 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業： （一）勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」 （二）選取文別→「確定」
　 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業： （一）勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」 　　（二）選取文別→「確定」 　　（三）於「主旨、擬辦」輸入內容→選取檔號→「登錄取號」

3 　　（四）選擇「核章」或「加註意見」 　　（五）點選「儲存」 　　（六）選擇「送會」或「陳核」 　　註：「送會」意指除陳核長官批核外，亦有會辦單位。（會辦＋陳核） 　　　　「陳核」意指流程中毋需會辦其他單位，只需陳核長官批示即可。

4 二、併案及解併作業： 情況：指公文案情相同、同一案情之正副本，重覆來文等情況，可合併簽辦。
　情況：指公文案情相同、同一案情之正副本，重覆來文等情況，可合併簽辦。 　併案方法：（一）勾選或開啟公文其中一份公文(母案)→點選「併案」 　　　　　　（二）於『可併案清單』中點選預併的子案 　　　　　　（三）點選「併案」→確認被併的子案有出現在上方「子案清單」中即可。

5 　解併方法：（一）開啟併案的公文 　　　　　　（二）點選左列清單的「併案」 　　　　　　（三）點選「子案清單」中欲解併的子案 　　　　　　（四）點「解併」即可

6 三、行文機關的搜尋與新增 搜尋方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 （二）選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱（關鍵字）→搜尋
　搜尋方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 　　　　　　（二）選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱（關鍵字）→搜尋 　　　　　　（三）於下方符合的清單中點選欲選擇之行文機關→拖曳至正（副）本即可

7 　新增的方法：（一）於函稿中點選「行文機關」
　　　　　　　（二）點選「手動輸入」→輸入機關相關資料→點選「新增至個人通訊錄」 　　　　　　　（三）切換至「個人通訊錄」 　　　　　　　（四）點選新增之行文機關→托曳至左側的正、副本→確定即可

8 四、密件公文處理方式： 　 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業： （一）開啟公文後，至卷宗資訊修正解密條件。 （二）選取新增簽稿

9 （三）一般範本：選取公文格式簽辦單（或函）。 （四）密等：選取「密」。 （五）解密條件：輸入解密日期（注意：解密日期須小於保存年限）。 （六）確認連絡資訊，按「建立」。

10 　　（七）選取檔號(若有創函稿者需再選取行文機關)
　　（八）登錄取號 　　（九）至「待處理公文」進行會核流程設定

11 　　（十）另至系統頁面之檔案下載區：選取密件公文範本格式簽辦單　　
　　　　　（或函），製作公文並列印後，將密件公文裝入機密文件傳遞 　　　　　袋內，填寫會核流程。

12 　　（十）文經批示後，結案之機密文件應裝置於機密檔案專用封套內，
　　　　　並於信封上填寫相關資料後，送交檔管人員簽收。 　　（十一）來文之公文，承辦人如有創函稿者，應依發文程序辦理 　　（十二）來文與發文為不同機密等級者（一為密件，另一為普通件） 　　　　　　，請分別辦理，勿以併案方式處理 。

13 五、常見問題 狀況：登入系統後，畫面出現「系統正在載入套件」，但之後就都不動了。
　　可能發生的原因：與Adobe Flash Player設定有關。 　　排除方法：1、登入後在畫面點選滑鼠右鍵 　　　　　　　2、選擇「設定」 　　　　　　　3、點選「本機儲存區」，並將使用容量拉到「無限制」後，重新登入即可。

14 狀況：登入系統後，系統就會自動登出，或下載檔案時會跳出安全性封鎖的訊息。
　　可能發生的原因：瀏覽器(IE)版本升級、電腦重灌、電腦汰換 　　排除方法：只要有發生以上狀況，皆需要於登錄首頁中重新安裝「快速安裝」。 　　　　　　　1、確認PC所使用的IE版本。 　　　　　　　2、依IE使用版本安裝登錄畫面的「快速安裝」 　　　　　　　3、安裝完後需先關閉IE，並重新開啟登錄畫面即可。

15 狀況：為避免類似公文重覆繕打，該怎麼儲存公文範本呢？
　　方法：1、當公文繕打完成後，於頁面上點選「另存新檔」的圖示 　　　　　2、指定公文範本儲存的位置並存檔 　　　　　3、再執行「登錄取號」

16 狀況：儲存的公文範本是「.ifd」檔，該用什麼軟體才能開啟呢？
　　　　　1、點選「新增簽稿」或「創文」 　　　　　2、點選「開啟舊檔」 　　　　　3、選擇範本存放路徑，並開啟範本即可

17 狀況：若承辦人姓名有變更，個人資訊無法自行維護，該如何處理？
狀況：若有變更員工代碼(即登錄帳號)，為什麼新帳號遲遲不會自動匯入系統？ 　　原因：公文管理系統因有與其他系統同步，故員工姓名之不提供承辦人擅自修改； 　　　　　而員工代碼因亦與人事資料庫同步結合，以「身分證字號」或「居留證(外人人士) 　　　　　為單一識別碼，故不會重覆匯入。 　　解決方式：1、至文書組網頁「表單下載」→「其他」類別→下載「電子公文使用申請表」 　　　　　　　2、填寫表單並經由單位主管核章，並繳回文書組即可

18 狀況：收到E-mail說公文逾期了，該如何辦理展期？
　　方法：1、點選「承辦公文未結案件」 　　　　　2、勾選要辦理展期的公文，並點選「展期申請」 　　　　　3、填寫「展期原因」及「展期天數」，再點選「儲存上傳」 　　　　　4、新增「核章」，儲存後即可點選「展期單送出」 　　備註：1、展期天數計算方式：(1)工作日，系統會自動扣除假日；(2)由原限辦日隔日起算。 　　　　　2、展期核判規則：(1)10天以內，單位主管裁決；(2)11-30天，一級主管裁決； 　　　　　　　　　　　　　 (3)30天以上，由主任秘書裁決。

19 狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？
情況1：新主管非該單位之人員 。 　　方法：1、「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定 　　　　　2、點選舊主管→「修改職位」→點選「選取」 　　　　　3、利用搜尋的方式找出新主管名字→選新主管名字→「確定」→「更新」即可。 　註：本操作方式，適用於主管輪調、原主管調、離職或退休

20 狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？
情況2：新舊主管為同單位之人員 。 　　方法：1、原主管：「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定 　　　　　2、點選舊主管→修改職位→取消「主管」權限的勾選並修正職位名稱→選擇「更新」。 　　　　　3、新主管：「單位內層級權限管理」→「選取單位」後確定 　　　　　4、點選新主管→修改職位→勾選「主管」的權限並修正職位名稱→選擇「更新」即可。 　　　　　註：移除舊主管權限前，需確認舊主管之公文是否皆已辦畢， 　　　　　　　若尚有公文，需先請主管執行「移文」作業。

21 狀況：主管或承辦人將辦理交接，系統中的公文要怎麼辦理「移文」？
　　方法：1、至「系統管理員」中「主管」的權限→點選「移文」→選擇「選取」 　　　　　2、點選即將退任或離職之主管或承辦人→選擇「確定」 　　　　　3、確認人員資料帶入欄隊中後→點選「查詢」 　　　　　4、勾選預移文之公文→點選「移文」→選擇預交辦之承辦人即可 　　　　　註：單位中唯有「主管」有指派公文移交的權限。

22 狀況：單位內同仁因故請休，但其待處理公文中有急件公文需處理，系統中該如何操作？
　　方法：1、「系統管理員」→「設定代理」→選取「被代理人」→「確定」 　　　　　2、選擇「代理人」→「確定」 　　　　　3、勾選下方「承辦人」的權限→儲存設定。 　　　　　註：除休假之承辦人本身，另單位人事管理人員亦可協助設定代理。

23 狀況：公文於會辦時有加入「回閱」，為何在回閱公文裡卻看不到該份公文？
　　可能發生的原因：1、該份公文尚未經長官決行。 　　　　　　　　　　2、回閱公文中的公文眾多，尋找時遺漏沒有看到 　　　　　　　　　　3、沒注意到有第2頁以上 　　　　　　　　　　4、承辦時忘記加入回閱。 　　快速搜查方法：可利用畫面中「篩選」條件進行搜尋，以達到最快的效率。

24 多　謝　指　教 操作手冊： 研習教材：文書組網頁 　　　　　公文管理系統 常見問與答： 若有其他問題，可洽文書組鄭芝綾（分機：５１６１０） 或資訊與技術服務中心吳振翔先生（分機：３１３５３），及黃向偉先生（分機５２８５１）