現金及內部控制 Cash and Internal Control

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1 現金及內部控制 Cash and Internal Control
Chapter 7 現金及內部控制 Cash and Internal Control

2 學習目標 1.內部控制的意義、基本觀念及組成要素 2.現金的定義、編製銀行存款調節表的目的及編製方法 3.設置定額零用金的目的及會計處理
4.現金及銀行存款在財務報表上的表達 5.現金之內部控制

3 本章架構圖示 現金及內部控制 內部控制 現金及銀行存款 零用金 財務報表 上的表達 現金的 內部控制 內部控制的 意義 基本觀念 組成要素
前 言 現金及內部控制 企業故事 內部控制 現金及銀行存款 零用金 財務報表 上的表達 現金的 內部控制 內部控制的 意義 基本觀念 組成要素 現金的定義 及內涵 銀行存款調 節表 定額零用金 的設置 費用的報銷 處理 現金與約當 現金 補償性存款 存款與透支 現金之內部 控制通則 現金收入的 內部控制 支票付款的 現金預測及 現金預算

4 前言 現金是流動性最大的資產，為構成流動資產的主要項目之一。企業管理不當或內部控制不佳，現金遭到挪用、竊取，可能會導致企業因缺乏充足的現金來支付到期的債務而週轉不靈、破產或被迫放棄良好的投資機會，以及沒有足夠的現金來分配現金股利，作為股東的投資報酬。 所謂內部控制，是企業為了維護資產安全、驗證會計資料的正確性與可靠性、提高經營效率，及敦促員工遵行企業既定政策，而擬定的組織方案，以及所採取的各種協調方法與措施。 本章架構

5 中華郵政的台西支局，在2005年爆發黃姓經理監守自盜，捲款近三千萬潛逃海外事件，當時的中華郵政總經理承認：內部控管出現多項缺失。
企業故事 中華郵政的台西支局，在2005年爆發黃姓經理監守自盜，捲款近三千萬潛逃海外事件，當時的中華郵政總經理承認：內部控管出現多項缺失。 根據報載，服務22年，從其他郵局升任雲林台西支局的黃姓經理，利用職務之便，支開另一名金庫共同管理員工，監守自盜搬走了兩千九百一十五萬現金，引起中華郵政極大的震撼！由於此案件是郵局近二十年以來最嚴重的一起監守自盜案件，中華郵政除全面清查經理人操守外，也重新修改內部控管程序。 這個案例令人體會，「人」是內部控制制度中極為重要的一環。在這個個案，中華郵政可能違反了那些內部控制原則與控制要素？ 本章架構

6 一、內部控制的意義 美國COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission)發表的內部控制研究報告以及查核準則公報第78號(SAS 78)，定義內部控制為「企業為維護資產的安全、驗證會計資料的正確性與可靠性、提高經營績效、促進遵行管理當局的既定政策，而擬定的組織方案，以及所採用的各種協調方法與措施。」 我國審計準則公報第32號也有相關的內部控制定義。

7 一、內部控制的意義 企業內部控制制度的主要目標在確保：
1.財務報導的可靠性(reliability of financial reporting) 2.營運之效率與效果(efficiency and effectiveness of operation) 3.相關法令之遵循(compliance with applicable laws and regulations) 簡單的說，內部控制制度就是為了達成上述目標所設計的方法、程序。至於企業組織對部門的劃分、單位的設立等也都包括在內部控制的範疇內。

8 二、內部控制的基本觀念 內部控制的基本觀念如下： 1.管理階層的責任(managements’ responsibility)
2.合理的保證(reasonable assurance)　 3.固有限制(inherent limitations)

9 三、內部控制的組成要素 依據美國COSO所發布的「內部控制－整體架構」架構，內部控制必須包括管理階層所設計與執行的五種組成要素，才能對於達成管理階層的控制目標提供合理確信，這些要素的關係如圖所示：

10 三、內部控制的組成要素 1.控制環境 (control environment)
泛指反映管理階層對內部控制的態度所採取的行動，由前頁之圖可看出，控制環境是其他四種要素的傘翼，也就是說若管理階層確信控制之重要性，組織其他成員也會跟著遵循內部控制。 2.風險評估 (risk assessment) 指管理階層確認及分析足以影響財務報表能否依照GAAP編製的相關風險。 3.控制活動 (control activity) 指除了其他四項組成要素之外，有助於確保企業因應風險所採取的程序。一般可由適當的職能分工、交易與活動的適當授權、適當的憑證與記錄、資產與記錄的實體控制、績效的獨立檢查等五種活動著手。

11 三、內部控制的組成要素 4.資訊與溝通 (information and communication)
公司建立資訊與溝通系統的目的在於確認、蒐集、分類、分析、記錄與報導公司的交易，並建立相關資產之責任。 5.監督 (monitoring) 持續或定期評估內部控制執行的品質，檢查控制是否依循政策運作，以及是否因應情況改變而做適當修正。

12 現金及銀行存款 會計上所稱的流動資產(current assets)是指符合下列條件之一的資產：
1.企業因營業所產生的資產，預計將於企業的一個正常營業週期中變現、消耗或意圖出售。 2.主要為交易目的(trading)而持有（亦即，經常買進賣 出、不打算長期持有的資產）。 3.預計於資產負債表日後十二個月內將變現。 4.現金或約當現金(cash equivalent)，但於資產負債表日後十二個月內將用以交換其他資產、清償負債或受有其他限制之資產除外。

13 現金及銀行存款 流動資產通常包括現金、銀行存款、交易目的證券投資、備供出售證券投資、應收票據、應收帳款、存貨、短期預付費用等。
流動資產各項目，原則上是以流動性的大小為排列順序。所謂流動性(liquidity)是指資產轉換成現金所需要的時間。 對於負債而言，所謂流動性的高低是指負債到期日的遠近，到期日愈近者，流動性愈高，反之則愈低。 「現金」不需要任何變現程序，流動性最高，所以列在流動資產的第一位。

14 一、現金的定義及內涵 會計上所稱的現金，是指必須同時具備下列二項條件的資產： 1.法定通貨
1.法定通貨　 會計上，現金必須是法律上許可在當地自由流通，可以作為支付工具與交易的媒介。以我國而言，通行的新臺幣才是現金。至於持有外國貨幣如美金、日幣等，在我國就不是會計上所謂的現金，因為現行法令並不允許外幣在台灣自由流通。 2.可自由運用　 會計上所謂的現金必須是管理當局可以隨時動用，不受限制的資產。凡是已經限定或指定用途的財源均屬於基金(funds)，企業當局並無任意支用的權力，不符合前述「可自由運用」的規定，所以不列為現金。

15 一、現金的定義及內涵 一般而言，現金包括通用的硬幣、紙幣、銀行匯票、即期支票等。下表所列各項目，因不具備前述法定通貨的條件而不算是現金。
性質 (1)員工借款條 其他應收款 (4)遠期票據 應收票據 (2)郵票盤存 預付郵電費 (5)暫付旅費 預付費用 (3)印花稅票盤存 預付稅捐

16 一、現金的定義及內涵 我國實務上，通常將現金與銀行存款(包括支票存款、活期存款及定期存款)分別設置科目加以記錄，但在編製資產負債表時則合併成「現金」單一科目。 在美國，由於習慣以支票作為支付費用及償付帳款的工具，因此收到即期支票視同收入現金；開立即期支票視同支出現金，現金與銀行存款中的支票存款合而為一。 在我國，支票常作為信用工具，工商界習慣開立遠期票據作為未來付款的憑證，收到遠期票據時，應以應收票據科目列帳。

17 一、現金的定義及內涵 現行會計規定須將約當現金併入現金科目，在資產負債上以現金及約當現金列載。
約當現金(cash equivalent)是指隨時可轉換成定額的現金，並且即將到期(通常為自投資日起算三個月)的債務證券投資。 規定投資時間自投資日起算至到期日不得超過三個月，原因在避免因為期間過長，將使債務證券的市價受到利率波動的影響，導致出售變現的金額不再固定。

18 一、現金的定義及內涵 常見的現金的內部控制有以下三種：
1.銀行存款調節表(bank reconciliations)：是用來尋找公司帳載存款餘額與銀行對帳單餘額不符的原因，以及確定公司帳上應有的存款餘額的方法。企業就銀行存款科目借、貸方的金額與銀行對帳單的存、提欄核對時，常會發現雙方的收支紀錄與餘額不符的情形，要了解不符合的原因及正確的存款餘額，就必須編製銀行存款調節表。

19 一、現金的定義及內涵 2.電匯付款(electronic funds transfer, EFT)：是一種讓公司減少實際現金轉移的方法。有了EFT系統，公司就可以直接轉帳到其他公司的帳戶，減少現金收付的風險。 3.定額制度(imprest systems)：使用支票來支付小金額的費用或預支是不切實際的，公司通常會準備一些現金來應付這些支出。而其中一種最常見的方式就是設置定額零用金制度(imprest petty cash fund)。

20 二、銀行存款調節表 1.銀行存款 現代企業間的交易都以支票收付款項，一來可以免除領取現金、點算鈔票及保管現金的麻煩；再者，為了將來向銀行借款方便計，多在銀行開立「支票存款」戶。每日收受的現金完全存入銀行，大額支出也以支票支付。

21 二、銀行存款調節表 1.銀行存款 企業將現金存入銀行時，必須填寫存款憑條，其格式樣張約略如下：

22 二、銀行存款調節表 1.銀行存款 本票或支票是企業委託銀行付款的憑證，受款人可持向銀行要求兌現，銀行即以已付款的本票或支票，作為已付款給受款人的原始憑證，同時也是銀行的記帳憑證，也就是以原始憑證代替記帳憑證。

23 二、銀行存款調節表 1.銀行存款 目前我國金融機構印製之本（支）票格式約略如下：

24 二、銀行存款調節表 1.銀行存款 企業帳上「銀行存款」科目的記載，與銀行帳上「支票存款」科目的處理剛好金額相等但借、貸方向相反。「銀行存款」為企業的資產，「支票存款」則為銀行的負債。以下為相關的分錄做法：　 　 　　　　　　 公司帳上 銀行帳上 公司將款項存入銀行： 銀行存款 現金或應收票據 銀行收到存款或支票： 庫存現金 支票存款 公司開立支票付款： 應付帳款 銀行兌付支票：

25 二、銀行存款調節表 1.銀行存款 由於支票存款沒有存摺，存入款項時是由公司填寫存款憑條，付款時以支票支付。因此銀行為了核對往來款項及餘項，通常會定期寄發對帳單(bank statement)給存戶。 對帳單的內容包括該期間每天的存入款項、支付款項及每日的存款(或透支)餘額。 對帳單有時會附減少存款的通知單，例如代扣手續費、轉支利息費用等；或隨附增加存款的通知單，例如委託銀行代收的票據已經收現的通知等。 對帳單的格式請參考課本第7-9頁

26 二、銀行存款調節表 2.銀行存款與對帳單不符的原因
一般而言，銀行對帳單與公司帳列銀行存款紀錄不符的原因，大約可分成兩種，一為雙方記帳的時間不一致；一為雙方或一方有錯誤或舞弊發生，因此就某特定日期對帳時，餘額必然不相等。

27 二、銀行存款調節表 2.銀行存款與對帳單不符的原因 依公司及銀行兩方常先行發生的交易項目分述如下： (1)公司先記帳而銀行未記帳
(a)未兌現支票(outstanding checks) 公司已開立即期支票並交付債權人，就公司而言，已經有支出，應該貸記銀行存款，但因持票人或受款人尚未到銀行兌現，銀行尚未支付，所以尚未借記支票存款。 (b)在途存款(cash in transit) 公司已將款項匯入銀行，帳上借記銀行存款，但銀行尚未收到該筆款項，所以還沒貸記支票存款。

28 二、銀行存款調節表 2.銀行存款與對帳單不符的原因 (2)銀行先記帳而公司未記錄 (a)服務費(service charges)
銀行對使用帳戶者收取服務費用。 (b)存款不足退票(nonsufficient fund checks, NSF) 公司存入客戶開立的支票後，銀行發現客戶的帳戶裡存款不足，會借記支票存款而使餘額減少，再將支票退還給公司，讓公司能夠重新借記應收款項。

29 二、銀行存款調節表 2.銀行存款與對帳單不符的原因 (2)銀行先記帳而公司未記錄
(c)雜項收支(miscellaneous debits and credits) 銀行收取其他服務的費用，例如支票簿印製費、代付各項費用。 (d)利息收入(interest income) 銀行支付存款利息給公司，會先貸記存款增加。

30 二、銀行存款調節表 3.銀行存款調節表的編製程序
(1)就對帳單的存款欄與銀行存款科目的借方核對，如果發現有不符的情形，即為公司已借記存款，銀行未貸記存款，或者銀行已貸記存款，公司未借記存款的情形。 (2)就對帳單的支出欄與銀行存款科目的貸方核對，如果發現有不符的情形，即為公司已貸記存款，銀行未借記存款，或銀行已借記存款，公司未貸記存款的情形。

31 二、銀行存款調節表 4.銀行存款調節表的格式 銀行存款調節表有三種格式，調節出正確餘額、以公司帳載餘額為準，以及以銀行對帳單餘額為準。以常用的調節出正確餘額格式為例說明如下。

32 二、銀行存款調節表 【釋例】 設亞洲公司在第一銀行開立支票存款戶，09年12月底銀行對帳單的餘額為$23,195；公司帳上的餘額為$22,009，經仔細核對後發現下列事項： (1) 公司12月底存入$1,057，銀行尚未入帳(在途存款)。 (2) 公司簽發的支票，有三張尚未持往銀行兌現(未兌現支票)，共計： 支票號碼 金 額 No 　　　　 　 $ 840 No. 670 354 No. 571 451

33 二、銀行存款調節表 【釋例】 (3) 銀行代收票據$800已收現，公司尚未入帳。
(4) 客戶支付貨款的支票$200，存入後因客戶存款不足遭銀行退票。 (5) 銀行扣除手續費$2。

34 二、銀行存款調節表 根據上述資料，以調節出正確餘額為基礎，編製銀行存款調節表如下： 亞 洲 公 司 銀 行 存 款 調 節 表
亞 洲 公 司 銀 行 存 款 調 節 表 第一銀行# 1001 09年12月31日 銀行對帳單餘額　 $23,195 公司帳上餘額　　 $22,009 加：在途存款　　 1,057 加：託收票據 800 $24,252 $22,809 減：未兌現支票 　 (1,645) 減：銀行手續費 　 $ 存款不足退票 (200) (202) 12月31日正確餘額 $22,607

35 二、銀行存款調節表 【釋例】 亞洲公司應於12月31日補作下列分錄： 1.託收票據收現 2.應收票據存款退票 3.記錄銀行手續費
　　　　銀行存款 　　　 　　　　　　應收票據　　　　　　 　 2.應收票據存款退票 　　　　應收帳款（催收款項）　　 200 　　　　　　銀行存款 　 3.記錄銀行手續費 銀行手續費　　　　　　 　2 　　銀行存款 　 2

36 一、定額零用金的設置 所謂定額零用金制度(imprest petty cash system)，就是提撥一定數額的現金交由專人保管，用來支付零星開支的制度。 企業平時有些零星支出，譬如計程車費、郵票、印花等，無法也不宜以支票支付。因此可以設置定額零用金交由專人保管，負責日常的零星支付。

37 二、報銷及撥補 【釋例】 設大華公司於10月1日撥付$50,000設置零用金，兩星期後零用金保管人員提出下列單據請求撥補歸墊：
購買郵票$12,500，文具用品$8,000，支付計程車資$13,700，員工加班誤餐費$7,200，以及書報費$5,250，手存現金尚餘$3,350。

38 二、報銷及撥補 【釋例】 有關分錄如下： 10/1 設置時： 10/15 撥補時： 零 用 金 50,000 銀行存款 50,000
　　10/1　設置時： 　　　　　　零 用 金　　　　　 50,000 　　　　　　　　銀行存款 ,000 10/15 撥補時： 　　　　　　郵 電 費　　　　　 12,500 　　　　　　文具用品　　　 　 8,000 　　　　　　交 通 費　　　　　 13,700 　　　　　　加班誤餐費　　 　 7,200 　　　　　　書 報 費　　　　 　 5,250 　　　　　　　　銀行存款　　　 ,650

39 二、報銷及撥補 【釋例】 帳面上的零用金設立後，除非公司增加或減少零用金的金額，否則將始終維持$50,000的定額。
若零用金有增減，其分錄如下： 增加零用金至$60,000： 　　　　 零 用 金　　　　　 10,000 　　　　　　 銀行存款　　　 ,000 或：減少零用金至$40,000： 銀行存款　　 　 ,000 　　零 用 金　 　 　 ,000

40 三、零用金短溢 零用金因為支付頻繁，金額又零星，難免收支有誤，常會發生零用金超額或短少的情形，只要沒有舞弊情事，就以現金短溢或現金餘絀(short or over of cash)科目來處理。這個科目若為借方餘額則作為其他費用，若是貸方餘額則作為其他收入處理。 但是如果短缺金額重大，顯然不是零星找付錯誤所致，則應追查原因，將短絀金額轉列應收款項，並向保管人員催討，不得直接作為現金短溢處理。

41 三、零用金短溢 設上例手存現金結餘$3,300，短少$50，以現金短溢處理的分錄如下： 　　　　現金短溢　　　 　　　　　　銀行存款 　 　　 50

42 一、現金的內容 資產負債表上的現金(cash)，包括庫存現金、零用金、備供找零的找零金，以及存放於銀行可自由動用的銀行存款(活期存款、支票存款及定期存款等)。 具有高度流動性的債務證券投資，如購買三個月內到期可轉換成定額現金的國庫券、商業本票、銀行承兌匯票等約當現金(cash equivalent)，應與現金合併，稱為「現金與約當現金」(cash and cash equivalents)，在資產負債表上以總數列於流動資產之首。

43 一、現金的內容 現金及約當現金 單位：新台幣千元 2007年度 2006年度 現金 銀行存款 $1,319,732 $3,061,091
現金及約當現金 單位：新台幣千元 2007年度 2006年度 現金 銀行存款 $1,319,732 $3,061,091 週轉金 1,160 1,210 庫存現金 158 130 約當現金－金融證券附買回 1,051,738 4,083,225 2,732,798 7,145,656 減：質押之定期存款 （帳列受限制資產） (100,170) (170) $2,272,628 $7,145,486

44 二、補償性存款 銀行放款給企業時，有時會要求借款人在銀行往來帳戶中維持某一現金餘額不得動用，這筆餘額稱為「補償性存款」(compensating balance)，以便做為借款的保證。補償性存款因為不能自由動用，不符合現金的條件，在資產負債表上應按照借款期間的長短，將其列為流動資產或投資與基金項下，不得作為現金。

45 三、存款與透支 企業有時在甲銀行有存款(deposits)，在乙銀行是透支(overdraft)，此時在財務報表上如何表達？
有些學者認為，根據資產和負債不能抵銷的原則，除非有法定抵銷權利，例如在同一家銀行開設兩個帳戶，一個發生透支，一個則有餘額時，即可抵銷。若透支和存款分屬兩個不同銀行，則不能加以抵銷，因為透支的銀行不能向有存款的銀行求償。 有些學者則認為，透支的性質雖屬於負債，但報表使用者較關心整個公司的現金頭寸情形，非個別帳戶情形，透支和存款相互抵銷，不致影響讀表者的判斷。 國際財務報導準則支持現金組合（portfolios）管理的觀點，透支和存款可互相抵銷。

46 一、現金交易內部控制通則 集中收付現金，以便靈活現金的調度。 現金出納與會計記錄工作應分由不同人員擔任，進行職能分工。
收到現金應該立即記錄，避免產生遭人挪用的機會，一旦有紀錄，就可以查核追蹤。 貫徹銷貨一律開立發票的政策，並鼓勵顧客索取發票或收銀機紙帶。一旦開立銷貨憑證，銷售員就必須按照憑證上的金額繳交現金給公司。不開立發票，沒有銷貨紀錄，現金較易被營業員挪用。

47 一、現金交易內部控制通則 收到現金當日必須全數送存銀行，不得逕行用以支付費用，以保持當日收入資料的完整。如果直接用來支付當日費用，容易發生混淆。 除零星支出外，所有支出一律以支票付款。以支票付款可以追蹤付款的去向，同時可以減少處理現金的風險之麻煩。 銀行調節表應由處理現金與登載現金收支帳以外的人員定期編製。

48 二、現金收入的內部控制 銷售人員與出納應同時參與每筆現銷交易，銷售人員負責銷貨，貨款繳交出納收訖，再由出納開立發票交付顧客。
現銷由一人處理時，最好使用收銀機記錄銷貨交易。收銀機等於替代另一位職員，必須鼓勵顧客索取發票或收銀機紙帶。 賒銷貨款收現時應立即記錄，並派員不定期核對客戶積欠的貨款。

49 二、現金收入的內部控制 客戶以票據付款者，應請註記抬頭、劃線並註明禁止背書轉讓。
郵寄的支票、現金，應指定出納及現金記帳員以外的人員負責拆收，並立即編製現金收入控制清單，控制清單逕送會計入帳，而支票及現金送出納轉存銀行。 當日收入全數解存銀行，並取回存款回條，憑以入帳。

50 三、支票付款的內部控制 除零星支出外，所有付款一律以支票支付，並儘可能開立註記抬頭及禁止背書轉讓的劃線支票。 付款前所有單據應該經過審核。
誤開的支票應作廢保存，不得任意丟棄，以免被人冒用。 支票保管人員、核准人員、憑證核准人員、支票開立人員的職能應予劃分。 已付款的憑證應立即註銷，以免重覆使用、報銷。 支票應經由二位以上主管簽章，並不得預為簽字，或歸由同一人簽章。

51 四、編製現金預測及現金預算 為確保能及時償付到期債務，企業必須預測未來(如每年、每月或每日)的現金收支，並就現金的餘絀預先規劃投資或借款的途徑。 除了總體經濟或企業經營發生了重大未預期的情況外，若實際的現金收支與預測的現金流量有重大的差異，例如現金收入銳減，或支出大增，可能係肇因於預測偏差或有舞弊發生，前者應改進預測方法，後者則宜再加強內部控制。