國立臺北大學 102年文書檔案教育訓練計畫 文書檔案管理注意事項 2019/4/26 總務處文書組製 102年文書檔案教育訓練計畫.

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1 國立臺北大學 102年文書檔案教育訓練計畫 文書檔案管理注意事項 2019/4/26 總務處文書組製 102年文書檔案教育訓練計畫

2 經文書組掃描匯入系統 採電子文與紙本文雙軌並行 經文書組直接匯入系統 直接進創稿系統編輯文稿 紙本外來文 電子外來文 自創稿、簽
2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

3 電子傳送(線上簽核) 處理外來文及自創稿、簽 無附件 有附件，附件不需核章，電子檔可上傳系統者
有附件，附件可掃瞄，其pdf檔案不可大於10MB者 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

4 紙本傳送(紙本簽核) 處理外來文及自創稿、簽 機密案件
附件有領據、支票、支出憑證、推薦函、審查報告、計畫報告書…等實體附件，其電子檔不可上傳系統者 有附件，其附件必須會相關單位核章(用印)者 有附件，附件可掃瞄，但其pdf檔案大於10MB者 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

5 文書處理作業(校內外發文) 行文單位(正、副本受文者)之書寫 校外機關團體：應寫全銜，並應詳填地址
書寫順序：中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之，校內 單 位列最後 校內單位不用全銜，應稱本校：第1個校內單位一定要寫「本校」 二字，以後單位可不再書寫。如「本校法律學院、法律學系….」。 副本不可排列序號：書寫方式如「本校教務處、總務處、註冊組、出納組….」。 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

6 文書處理作業(校內外發文) 公文稿「附件」之表示方式 附件欄不可空白，請務必填寫 無附件：請於附件欄填寫「無」。
附件：請直接註明附件名稱及數量(附件1：領據1紙)。勿書寫如主旨、如文、如說明等。 為響應節能減碳政策，附件儘量於公文中書明下載網址，供受文者自行下載，以達環保及隨時查閱之目的。 附件應清點清楚，隨稿附送，有 二種以上時，應分別標明附件1、附件2、… 附件如係隨文附送，辦稿時要用「檢送/檢陳…主旨段」、「檢附…說明段」等字樣。 附件應於文中書明名稱及份數(附件1：領據1紙)。 附件以正本受文者為限，副本機關或單位如需附件，應在副本項內之「機關或單位」名稱右側註明(含附件)。 應配合行政單位數，備齊附件份數，並多準備1份或影印1份併文稿，依規定編寫頁碼並蓋騎縫章，以供歸檔存查。 附件需以正本(如領據、支票)隨文發出者，得以影本併公文稿編寫頁碼並蓋騎縫章後一起歸檔。 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

7 公文檔案歸檔作業--一般原則 歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應敘明具體事由，簽陳原核決長官核准。
歸檔案件屬紙本型式並有2張以上者，應依序以鉛筆於每頁編寫頁碼，並於首頁註明總頁數，騎縫處加蓋騎縫章或職名章。 校外來文若遺失，必須向發文機關索取影印本，再至文書組補蓋總收文號後，儘速重新擬辦陳判 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

8 公文檔案歸檔作業—附件之處理 附件需以正本(如領據、支票)隨文發出者，得以影本併公文稿編寫頁碼並蓋騎縫章後一起歸檔。附件需隨文寄出，且不能以影印本併公文稿一起歸檔者，必須於文稿下角註明附件隨文寄出並加蓋職章後歸檔存查 附件頁碼之編寫，除為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之 附件屬需相關單位核章(用印)之申請書、契約書、報表等，請於核章(用印)後再影印併文稿歸檔 附件經業務承辦單位簽准抽存者，應於附件註記文號及保存年限。保存單位於案件未辦理銷毀完畢前，應保持附件完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

9 公文檔案歸檔作業 公文檔案歸檔作業 有下列情形之一者退回補正 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
案件未經批准、漏會、漏判(分層負責各核判主管未註明「發」、「如擬」等明確文字)。 案件未填註分類號或保存年限，或未依規定編寫頁碼者。 案件二頁以上，未依規定蓋蓋騎縫章或職名章者。 案件未能以原件歸檔，未敘明具體事由，簽陳原核決長官核准者。 密件案件，未以密件袋密封，未於密件封口處簽章，未註明機密等級、保密期限、或解密條件等應記載事項。 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

10 公文機密文件之處理 機密檔案專用封套填寫說明 案由(名)：作技術性摘要，但應避免洩露機密內容或名稱。
機密案件歸檔時，除依一般案件之規定處理外，須另使用專用封套裝封，並於封面填寫年度、分類號等應記載之資料，裝封前須經承辦人審查確認並於封口處簽章。資料記載應注意者如下 案由(名)：作技術性摘要，但應避免洩露機密內容或名稱。 案卷內文件起訖日期：收文(或創稿)之日起，至長官核准之 日止。案卷內裝有2案件以上時，以最早案件收文(或創 稿)之日起，至最後案件長官核准之日止。 總頁數：公文總頁數。 件數：每1文號為1件(若併5個案為5件)。 附件數：公文之附件種類，若該件公文內有3種不同的附件 則該附件數為3(若每一種附件頁數分別為1、2、3頁，附 件頁數和為6頁，於計算總頁數時要併計)。 保密期限不得超過保存期限。 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

11 公文機密文件之處理 解密條件 公布時解密 至 年 月 日解密(建議使用) 工作完完或會議終了時解密
至 年 月 日解密(建議使用) 工作完完或會議終了時解密 附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者) 其他(請填註原因)：其他特別條件或或另行檢討後辦理解密 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

12 封套記載事項 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

13 電子公文節能減紙實施策略 http://www.ntpu.edu.tw/laws/law_more.php?dep=18&id=1465
▓公文線上簽核 收文簽辦、創簽稿請持續維持。另線上調檔目前以紙本為多，請改以電子化方式處理。 ▓電子公布欄 本校利用下列三種情形公告或通知 1.2100公文系統「電子公佈欄」公告； 2. 「公布欄管理員 3.學校網頁首頁「電子公文公告」等 ▓公文電子交換 將超過2MB之附件檔上傳至本校文書組網頁/表單下載/電子公文附件，告知收文對方自行下載運用。 ▓電子化會議 儘量不提供紙本會議資料為原則，得以公文電子交換、電子郵件傳遞、或提供電子檔下載等方式替代。檢送會議紀錄亦同。 ▓公文雙面列印 文件資料如仍需列印請用雙面或用回收紙(已單面列印之背面)列印 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

14 公文書橫式書寫數字使用原則 阿拉伯數字：代號(碼)、身分證字號、編號、發文字 號…..等。法 規內容之引述或摘述。
阿拉伯數字：代號(碼)、身分證字號、編號、發文字 號…..等。法 規內容之引述或摘述。 中文數字：描述性用語、專有名詞、慣用語、法規制定 等之法制作業。 勿將符號「○」與中文數字或阿拉伯數字混用 公文書橫式書寫數字使用原則 (93年9月17日行政院臺祕字第 號函 網址： 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫

15 報告完畢 2019/4/26 102年文書檔案教育訓練計畫