臺大公文系統操作宣導說明會 課程角色-主管 講師：陳佩茹.

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1 臺大公文系統操作宣導說明會 課程角色-主管 講師：陳佩茹

2 課程大綱 一、設定系統環境與登錄公文 二、系統畫面與資料夾 三、主管簽核公文(三大狀態) 四、常用簽核功具 五、主管權限管理
六、校內電子文說明

3 一、設定系統環境與登錄公文 公文系統登入網址：edoc.ntu.eud.tw

4 設定系統環境：安裝部份 1.查閱IE版本

5 2.點選「快速安裝」連結並依照電腦的IE版本下載公文系統快速安裝包

6 3.先將檔案另存至桌面再執行

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8 系統環境設定：相容性檢視 將學校網址新增至相容性中

9 公文系統登入： 登入方式有2種 1.計資帳號登入(MY NTU) 2.其他帳號登入

10 計資帳號登入 1.點選計資帳號登入 2.輸入帳號密碼 3.登入系統

11 其他帳號登入 非台大正式職員者請用其他帳號登入

12 二、系統畫面與資料夾 1公告訊息 2 1 2共用功能 4 3 4公文顯示區 3工作桌與資料夾

13 頁籤功能選單說明： 頁籤功能選單 工作桌 可利用此功能將畫面切換至個人工作桌，以方便查閱待處理公文 自訂流程 在陳核、送會所儲存的常用流程
報表列印 依據帳號所擁有的角色權限， 系統提供不同的報表使用 授權管理 開啟系統管理操作畫面 樣式管理 可修改使用者預設的字體大小 頁籤功能選單

14 工作桌與資料夾說明： 一個工作桌代表一個職位設定在系統中，一個職位可以設定多個角色。 (比如承辦人兼具登記桌與單位收發、稽催…等角色)
兼職及代理時，系統會增加兼職與代理工作桌。

15 兼職與代理區分方式： 兼職 代理

16 資料夾定義說明表： 序號 資料夾 說明 可執行動作 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 待處理公文 目前需處理的公文 各項流程操作
已送未收 公文已送出，下一關尚未簽收 可抽回 3 承辦公文未結案件 承辦人尚未結案的公文清單 （含已逾期未結案） 查詢資料夾 4 已結案未歸檔 公文已結案，檔案股尚未歸檔 5 被代理公文 代理期間，代理人協助簽核送出的公文清單(檔案室歸檔後將自動消失) 6 承辦逾期案件 承辦人逾期公文的清單 7 承辦到期案件 承辦人到期公文的清單 8 單位未結案件 單位內所有承辦人尚未結案之公文清單（含已逾期未結案） 9 來文未結案件 單位內所有尚未結案之來文清單 10 單位辦理中 目前正在本單位內辦理的公文，包含其他單位會辦的公文

17 三、主管簽核公文(三大狀態) 主管簽核狀態 待決行 會畢待核判 待核判(送會待核判) 修改流程 退承辦人 審核 退前人員 決行 權責移轉
陳核 權責移轉 會畢待核判 會畢決行 退前人員

18 主管於『待核判』狀態下，可執行的功能如下：
主管簽核公文(待核判)： 主管於『待核判』狀態下，可執行的功能如下： 序號 功能 說明 1 決行 核決公文 2 修改流程 變更公文流程(增加會辦單位或變更決行單位) 3 審核 同意並將公文送至流程的下一關 4 退承辦人 將公文退回承辦人

19 主管於『待決行』狀態下，可執行的功能如下：
主管簽核公文(待決行)： 主管於『待決行』狀態下，可執行的功能如下： 序號 功能 說明 1 決行 核決公文 2 陳核 將公文再往上陳核至更高主管 3 修改流程 變更公文流程(增加會辦單位或變更決行單位) 4 核決移轉 將公文移給其他單位主管(人)決行 5 退承辦人 將公文退回承辦人

20 主管於『會畢待核判』狀態下，可執行的功能如下：
主管簽核公文(會畢待核判)： 主管於『會畢待核判』狀態下，可執行的功能如下： 序號 功能 說明 1 修改流程 變更公文流程(增加會辦單位或變更決行單位) 2 審核 同意並將公文送至流程的下一關 3 會畢決行 結束會辦流程 4 退前人員 將公文退至目前流程的上一關 5 退承辦人 將公文退回承辦人

21 主管簽核公文(共用功能)： 主管於簽核時，所具備的共用功能如下： 序號 功能 說明 1 傳閱
如需副知該件公文給單位內成員時，則可於系統上執行「傳閱」功能 2 保留自辦 不被代理人代理的公文 3 加入回閱 如想知道公文最後決行結果，可於系統使用加入回閱功能，待公文決行後會於副知檢視中收到通知

22 四、常用簽核功具 插入：

23 刪除：

24 便利貼：

25 螢光筆：

26 加註意見：

27 清稿/編輯功能： 若公文於稿面上塗改太多 則可利用「清稿/編輯」的方式編修公文 ***一旦有執行清稿請務必點選「修改上傳」功能***

28 五、主管權限管理 序號 功能 說明 1 人員管理 新增單位內成員 2 移文作業 將已離職同仁的公文移給新承辦人 3 設定代理
協助設定請假人員公文的代理人 4 查詢權限指派 主管可授權指定單位內任何人員(至少承辦人) 一位或多人以上開放權限查詢單位內公文內容與明細 5 單位內層級權限管理 單位主管可授權指定單位內任何人員，設定公文使用的權限，(例如擔任登記桌) 6 發文字軌與署名維護 設定單位字軌與署名

29 六、校內電子文說明 序號 類型 說明 1 個人公文 受文者直接給校內人員的公文 2 請示公文 登記桌請示主管的公文【轉發、回登記桌】 3
內部轉發 單位登記桌轉發給單位內承辦人員 4 單位公文 受文者直接給單位的公文 5 群組公文 受文者為行文機關中的校內群組【轉單位公文】 6 單純函轉 簡易辦文特有的全校性公告【轉單位公文】 7 校園公告 開啟連結至學校首頁校園公文公告，全校人員(含學生)都可以看到 8 進階查詢 可利用相關條件搜尋您曾經看過的電子公文公告，包含已隱藏、已下架及歷史公告資料均可在此查詢。