An organizational learning approach to information systems development

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1 An organizational learning approach to information systems development
Salaway, G. (1987). MIS Quarterly, 11(2), 淡江大學 資管所：陳冠宇 淡江大學 資管所：曹育瑋

2 Abstract This research investigates the effectiveness of these user/analyst interactions. An alternative "organizational learning“ interaction methodology is developed based on the Argyris and Schon organizational learning theory. Results show that traditional user/analyst interactions display primarily error-prone characteristics, and that the new interaction methodology successfully generated more valid information with increased detection of errors.

3 Introduction The importance of user involvement in information systems (IS) efforts is widely accepted by both researchers and practitioners. Key to this user involvement is the user/analyst interface. This is the point where user knowledge (functional task and problem definition) and analyst knowledge (IS techniques, trade- offs and constraints) must interact effectively in order to implement a system that meets user needs.

4 Introduction There are, as yet, no operational methods available to help analysts consistently elicit high quality, valid information in their everyday user/analyst communications during all phases of systems development. 1. to determine the characteristics of actual user/analyst interactions in real IS situations, and to analyze how these interactions inhibit the generation of the quality information needed for systems work. 2. to create an alternative user/analyst interaction process that allows significantly more valid information (problems, assumptions, actions, etc.) to be identified such that it facilitates systems development in a positive direction.

5 Theory of action 行動理論的意涵有二，一是「信奉理論」（Espouse Theory）是指那些當事人宣稱他所遵行的理論。另一則 是「使用理論」（Theory-In-Use）指的是由實際行動中 所推論出來的理論 圖一 使用理論模型 主導 行動 後果 變數 策略

6 Theory of action Argyris 和Schon 所提出的第一型（Model I）使用理論， 可能會抑制組織成員進行雙路徑的學習、降低其行動的有 效性。當人們處於一個具有潛在威脅或困窘的環境時，容 易產生第一型使用理論的特徵，傾向於採取控制他人、保 護自己的行動策略，並且將錯誤的責任歸因到他人或環境 的因素，而非自己的緣故。 第一型使用理論的主導變數有四，分別是：（一）界定目 標以及試著去達成它們、（二）只贏不輸、（三）壓抑負 向的感覺、（四）強調理性。主要的行動策略是單方面控 制有關的工作、環境以及自我保護。

7 Model I 表一 第一型使用理論 主導變數 行動策略 對行為世界的後果 對學習的後果 有效性 1.界定目標並試著達成它們
表一 第一型使用理論 主導變數 行動策略 對行為世界的後果 對學習的後果 有效性 1.界定目標並試著達成它們 單方面的設計與處理 問題情境（例如，說服） 行動者是自衛、不一致、不和諧、競爭、控制操縱的、害怕受傷的、隱藏感覺的、過度考慮自己或他人的、只顧自己的 自我欺騙、隱藏 降 低 其 有 效 性 2.只贏不輸 控制工作（掌控工作的執行權） 防禦性的人際與團體關係（只依賴行動者本身、少協助他人的） 單路徑學習 3.壓抑負向的感覺 單方面自我保護（論斷式表達自我、指責他人等自衛方式） 自衛性的行為模式（不信任、缺發冒險精神、強調文憑、外在承諾、 權力的競爭行為） 少將自己的理論 予以公開檢證；多 半採私下檢證 4.強調理性 單方面保護他人以免受傷害（掌控私下的會議、把持資料與規則） 擁有低自由度的選擇、較低的自主、內在承諾與冒險精神

8 Theory of action Model II使用理論的主導變數有三：(一)有效資訊、(二)明 白告知抉擇且選擇的自由度高、(三)對自己的抉擇具內在 承諾。 行動策略是：所有參與者可以共同分享設計與執行的權力， 鼓勵彼此揭露與對方相衝突的觀點，並在公開的場合中提 出可直接被觀察到的資料來支持自己的說法、彼此互相檢 證。結果將有助降低組織內防衛性的人際、團體的互動關 係，並且賦予成員高度自由的選擇權，使其更具冒險精神， 與獨立解決問題的能力。雙路徑的學習機會也將增加，組 織改變的成效與時俱增。

9 Model II 表二 第二型使用理論 主導變數 行動策略 對行為世界的後果 對學習 的後果 對生活品質的後果 有效性 1.有效的資料
設計情境或環境，成員可以清楚的意識到自己的基本假設、行動策略、及行為後果的因果關係 行動者所經驗的是最少的自我防衛 不確定的過程 對生活品質的影響較為正向（更具真實性、選擇的自由度大） 增 加 其 有 效 性 2.自由及明白告知的抉擇 由參與的所有成員共同控制 防衛性低的人際與團體關係 雙路徑的學習 對於解決問題及作決定上更具有效能，尤其是在解決困難的問題上。 3.對於自己的選擇有一個內在承諾，並且持續監督它的執行 在共同合作的前提下的自我保護，具有成長導向。（以直接、可觀察的資料進行討論，減低矛盾或不一致的盲點） 以學習為導向的行為規範（信任、獨立，遇到衝突或困難的事件，敢於面對、公開澄清）強調行為的規範是以催化、拓展參與者的學習為重 可以公開檢證的理論 雙向的保護，而非一方單方面的保護另一方

10 Applied to IS The first step in applying the theory to IS is to develop a general view of systems development from the perspective of Model 1 and Model 2 (Table 1)

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12 The Study First, that current IS development interactions will display primarily Model 1 error-prone characteristics. Second, that it is possible to create and teach an alternative user/analyst interaction methodology based on Model 2 values that will allow generation of more valid information. By synthesizing the information presented by Argyris and Schon and packaging it into six interaction components (causal thinking, strategic thinking, and four verbal interaction components advocacy, inquiry, confrontability, discussability) that could be studied modularly

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17 Inquiry

18 Qualitative results As students began to practice Model 2, they
were grateful for the tools and found them quite useful in systems work. Expressed frustration at the strength of their old Model 1 patterns and the difficulty in achieving proficiency with Model 2.

19 Technique 1 當某一個領域的主題是我們了解甚少的情況，我們 在進行學習或是研究時，便會在心裡建立一個框架， 或是發展的觀點。
將會以自己已知的知識為重心，將其他新學習到的 東西逐一”填入到”原先心理所發展的框架中。

20 Model 1 Interaction A：我已經做了一些研究，並開發出了原始的模型 ，現在需要一些您的意見。我應該要使用什麼數字 來預測六月份的支出呢？ 界定目標以及試著去達成它們 → 自我欺騙、隱藏 只贏不輸 → 單路徑學習 壓抑負向的感覺 強調理性 → 少將自己的理論予以公開驗證；多半採私下驗證

21 Model 2 Redesign A：我已經做了一些研究，並開發出了原始的模型 。然而，很多我自己的想法和假設是可能不是我們 真正想要的。我們怎樣才能看我做了什麼，並且從 中找出任何錯誤？ 有效資訊 → 最少的自我防衛 明白告知抉擇且選擇的自由度高 → 雙路徑的學習 對自己的抉擇具內在承諾 → 可以公開驗證的理論

22 Technique 2 當面臨問題時，第一個直覺念頭是，以他們本身所 有的資訊做出建議。
可能導致的所得到的解決方案並不是最佳的方案， 並且抑止了查明此問題的動機。 久而久之，學習的重點將會擺在取得有效的資訊， 而不是如何去解決問題。 增加潛在問題 督促自己的因素減少 其他人將更有可能產生解決方案

23 Model 1 Interaction A：因為找不到查克，我剛剛連絡了康尼，但是根 本沒有用，因為她根本不了解現在的狀況。
B：嗯，我們現在應該要知道的是，接下來可以做 些什麼，又預期將會得到什麼。 界定目標以及試著去達成它們 → 自我欺騙、隱藏 只贏不輸 → 單路徑學習 壓抑負向的感覺 強調理性 → 少將自己的理論予以公開驗證；多半採私下驗證

24 Model 2 Redesign A：因為找不到查克，我剛剛連絡了康尼，但是根 本沒有用，因為她根本不了解現在的狀況。
B：你可以告訴我，康尼不能回答你的問題，那麼 我就能夠有更好的解決辦法嗎? 明白告知抉擇且選擇的自由度高 → 雙路徑的學習 對自己的抉擇具內在承諾 → 可以公開驗證的理論 → 對於解決問題及作決定上更具有效能，尤其是在解決困難的問題上。

25 Conclusions Significant errors may be built into information systems during user/analyst interactions. The current systems development process is immersed in Model 1 behavior-verbal communications are error-prone and inhibit learning. New interaction behavior based on Model 2 could be developed which will positively impact user/analyst sessions.

26 An organizational learning approach to information systems development
Q&A 淡江大學 資管所：陳冠宇 淡江大學 資管所：曹育瑋