國立臺東大學 「公文線上簽核暨檔案管理系統建置」 上線後相關說明

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1 國立臺東大學 「公文線上簽核暨檔案管理系統建置」 上線後相關說明
國立臺東大學 「公文線上簽核暨檔案管理系統建置」 上線後相關說明 英福達科技股份有限公司 (Infodoc Technology Corporation) 簡報人-專案負責人-蔡川傑 2012年11月15日

2 簡報大綱 1.什麼情況下 會使用紙本公文辦理? 2.什麼情況下 會使用電子 3.公文決行後 不知道相關單位簽辦意見
4.便利貼跟加註意見的區別 5.長官決行章之放置。 6.主管若認為流程尚需加會某些單位 主管需要了解其他單 位會簽意見 如何處理?

3 1.什麼情況下 會使用紙本公文辦理? *實體附件 1.頁數過多:契約書,工程合約書 2.不可重複利用:支票,收據[正本],相關證明書 *密件
注意事項:紙本公文 並不在公文系統中核章或加註意見 單純做流程上的控管 還有決行主管註記 結案日期確認 及時效上的計算所以電子流程還是需要送出 不需核章 電子流程 跟 紙本流程 必須配合一致 以求報表資料產 出的正確性 3 3 3

4 2.什麼情況下 會使用電子? *附件可為電子 *非密件公文 *單純函轉 *電子佈告欄 一切非紙本公文都可為線上公文 4 4 4

5 行政院研考會數位內容規定 規劃簽核流程中除登記桌外，均需要以自然人憑證加簽。 自然人憑證須具備本國籍之人士。 僅非密等公文適用。
全程憑證加簽 規劃簽核流程中除登記桌外，均需要以自然人憑證加簽。 自然人憑證須具備本國籍之人士。 線上簽核限制 僅非密等公文適用。 凡原線上簽核公文轉印紙本後，須以紙本重新簽辦。 (文書及檔案管理電腦化作業規範（99年修正版） ( page.8 -九、線上簽核應注意事項如下） 四、簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承辦人員重新辦理。 當公文有實體附件檔案，建議採紙本作業方式為主。(需考量檔案封裝之完整性) 配合機制 當遇外籍老師或雇員可搭配其他憑證使用(ex台網憑證..) 本系統需同時具備，線上流程與紙本流程機制。 實體附件亦可搭配實體附件清單，採線上流程簽收控管。 5 5

6 3.公文決行後 不知道相關單位簽辦意見 *副知檢視 *承辦未結案公文 *待處理公文 6 6 6

7 4.便利貼跟加註意見的區別 *便利貼 屬於通知性的小條紙 每一個看到的人皆可以刪除 並不 會真正註記在公文文面上 主要用於提醒方面
ex:提醒流程人員 應注意項目,叮嚀承辦人員 字彙或說 詞表達錯誤 *定位文字 用途同便利貼 不同在於“強調某段文字” *加註意見 如:會簽意見,長官交辦意見,承辦人提醒說明 7 7 7

8 5.長官決行章之放置。 *依分層負責 依照學校分層負責明細規定 若公文可於承辦人預設流 程提早決行時
請各位主管於稿本"決行"欄加蓋 "代為決行" 章 8 8 8

9 6.主管若認為流程尚需加會某些單位 主管需要了解其他單位會簽意見 如何處理?
6.主管若認為流程尚需加會某些單位 主管需要了解其他單位會簽意見 如何處理? *可做修改流程 自行幫承辦人加會單位 *退回原承辦人 並可於文面上加便利貼提醒承辦人加 會單位 (建議) 9 9 9

10 會議報告完畢 敬請討論與指導