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105學年度 文書組行政研習 總務處文書組 (四) 志道大樓2樓階梯教室
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公文承辦 公文分類: 1.一般公文:宣導事項，平常例行業務， 研習資訊….等。 2.控管公文:如重要法規、回函、計畫事 項、經費….等。
是依公文之重要性及歸檔處理不同區分。
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公文承辦 分文 1.文書組將公文給承辦人員簽收，若有錯誤 請回電(分機1611)告知，以便更改承辦 人員及公文系統電腦。
2.業務移撥或增加時，請告知文書組。
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公文承辦 發文 1. 承辦人將函稿會簽各處室並經校長核可後 ，請務必移送文書組發文。 2.如函稿有附件時，請務必影印一份與函稿
一起存檔(文書組)，並註明清楚附件用途； 是存檔用或是正本發文使用。 3.如一定要紙本發文或是電子發文請於函稿 中註明。
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公文承辦 4.收到公文需回復時，應將原公文及函稿陳 2M，請用壓縮檔，附件格式檔請用 PDF、ODT。 核，校長核可後，一起送文書組發文，以
便編同文同號。 5.電子發文時，如有附件，請務必將附件檔案 增加於函稿中。附件大小有限制，若超出 2M，請用壓縮檔，附件格式檔請用 PDF、ODT。
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公文承辦 6.請依照公文製作系統格式輸入，注意 編輯區分段，避免公文格式錯誤，無 法發電子文。
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公文承辦 7.依國教署行文函示，目前所有公文之 期望語、尊稱….等皆無須挪台(前面不 須空格)。
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公文承辦 調文 1.歸檔之公文歸回文書組後，若須將原文 調出，請先至文書組，填寫調文單。 2.文書依調文資料後，將公文影印一份給 業務單位。
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歸檔之公文檔號 控管公文歸檔時，依其承辦業務擇適當業務內容選擇檔號。 例: 教務處教學組 教師研習業務 公文檔號為122資料101.ods
若新增業務無適當檔號，可上簽呈會文書，經校長核可後，新增檔號。
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公文歸檔注意事項 請按時將公文歸檔(建議一個月即整理乙次) 歸檔依一般及控管公文分別歸。 列印歸檔明細(公文製作系統)，依號碼順序排好。
在控管公文務必填上檔號。
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公文歸檔注意事項 若公文不見，請重新列印，會文書組編號後重新辦文。
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郵寄信件注意事項 信件郵寄請每日下午3:00前送文書組。 郵寄信件信封請寫上處室、郵遞區號並標示郵遞別，如掛號或平信或限掛等。
信件封口請用雙面膠、膠水固定，勿用訂書針。 若包裹寄來學校，請對方標示處室或聯絡手機，方便通知領取。
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公文製作系統 每個人都有帳號及密碼，只設帳號，無預設密碼，若自設密碼請牢記設定密碼，業務交接請刪除自設密碼。
全部公文函稿或簽呈請至公文製作系統處理，以利資料留存。 公文操作手冊置於學校網頁，請參閱使用。公文製作系統.pdf
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若有未盡事宜或不清楚地方，請親臨或電洽總務處文書組，分機1611。
文書組感謝您的配合~~~
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