公文書信製作 國立二林工商 人事室主任王慶城.

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1 公文書信製作 國立二林工商 人事室主任王慶城

2 書信寫作 壹、信封的寫作 一、三凶四吉五平安。 二、「上升階梯」排列：愈接近受信人，地位愈高。 三：天間、地間 框右：不高於天間或低於地間。
框內：受信人姓名、稱謂、側書，如夏治國教授道啟。 框左：1至2行，緘封詞。

3 書信寫作 貳、信箋寫作 一、稱謂：名字、字號、職銜。 二、提稱語：道鑒、鈞鑒、勳鑒。 三、啟事敬辭：時逢陽盛。金風送爽，桂花飄香。
四、開頭應酬語：敬維 福恭安吉。久疏函候，時切馳思。頃奉 手諭，敬悉種切。 五、信箋主題：擡頭（平擡、挪擡）（人重於物、人重於己、單字不成行、忌行行吊腳、行底不成擡）、側書、摺疊（字面朝外、橫摺下端小、齊平、上端小）。 六、結尾應酬語：耑此布意，耑此奉覆。 七、結尾敬辭：敬請 教安。敬頌 勛綏。 八、自稱署名、署名下的敬辭、時間。

4 國立二林高級工商職業學校用箋 ○○委員吾兄勛鑒： 長風扇暑，茂樹連陰，敬維 勛猷卓越，動定綏和，為無量頌。七月三十一日
惠書敬悉，承薦介○○○先生希望至本校擔任○○科教師一事，業將資料登錄，將來遇有機會，當為留意借重。知關 錦注，耑此奉覆。 順頌 勳綏 弟 陳 ○ ○ 敬上 中 華 民 國 99 年 8 月 1日

5 公文的定義 公文的定義： 指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 。 公文依其性質，分成稿本、正本、副本、抄本或影印本。 2

6 公文處理步驟 一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 二、公文簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 五、歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。

7 公文夾使用 紅色：最速件，會簽會核時間1小時。 藍色：速件，會簽會核時間2小時。 白色：普遍件，會簽會核時間4小時。
黃色：機密件，會簽會核時間1小時。 綠色：緊急且親自持陳案件，隨到隨會。

8 公文處理注意事項 檔案法第二十三條：違反第五條規定，未經核准將檔案運往國外者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新台幣五萬元以下罰金。
檔案法第二十四條第一項：明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新台幣五萬元以下罰金。 檔案法第二十四條第三項：違反檔案法第十三條之規定（公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。），亦同。

9 公文類別 令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使 用。
函：各機關處理公務時使用（機關與機關、民眾與 機關）。 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 其他公文：其他因辦理公務需要之文書。

10 書函（不如函正式） 開會通知單 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 箋函或便箋（條） 聘書
其他公文 書函（不如函正式） 開會通知單 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 箋函或便箋（條） 聘書 證明書 證書或執照 契約書 提案 紀錄 節略 說帖 定型化表單

11 國立二林高級工商職業學校 函（稿） 地 址：526彰化縣二林鎮豐田里斗苑路4段500號 聯絡方式：○○○ 傳真電話： 受文者： 發文日期：中華民國99年○月○日 發文字號：二工商人字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限：普通 附件：如主旨 主旨：檢陳本校「99學年度參加教師介聘作業申請書」及教師評審委員會會議紀錄（含委員簽到紙）影本各1份，請 鑒核。 說明：奉 鈞室99年3月3日部授教中（人）字第 號書函辦理。 正本：教育部中部辦公室 副本：本校教務處、人事室 校長 陳 ○ ○

12 國立二林高級工商職業學校 簽 於人事室　中華民國99年8月1日 主旨：為增進本校同仁身心健康，以提昇工作士氣及服務效能，並營造良好的組織文化，擬訂定「本校99年度推動員工協助方案實施計畫」（如附件），簽請 核示。 說明： 一、依據教育部98年11月6日台人（二）字第 號書函轉行政院98年10月25日院授人企字第 號函辦理。 二、依行政院頒「員工協助方案推動計畫」肆之一及三規定，各機關得視業務性質及同仁需要，訂定專屬性的員工協助方案，提供各項服務。．．．並運用適當場合及管道，透過宣導說明會、演講、研討會等活動宣導及推廣。 擬辦：擬奉 核可後依實施計畫辦理。 敬請 核示 敬會（蓋職章後需加註日期時間） 會計室 學務處 輔導室 圖書館

13 開會事由：本校98年度職員甄審委員會議（一般行政系書記甄選）。 開會時間：中華民國98年10月12日（星期三）下午15時。
國立二林高級工商職業學校開會通知（稿） 受文者： 發文日期：中華民國98年10月1日 發文字號：二工商人○○字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限：普通 附件：議程資料 開會事由：本校98年度職員甄審委員會議（一般行政系書記甄選）。 開會時間：中華民國98年10月12日（星期三）下午15時。 開會地點：本校行政大樓二樓第二會議室 主持人：○○○主任 聯絡人及電話：○○○ 轉370 出席者：○○○委員、○○○委員、○○○委員、○○○委員、 ○○○委員、○○○委員、○○○委員、○○○委員、 ○○○委員、○○○委員、○○○委員。 列席者：○○○主任 副本： 備註： 校長 陳 ○ ○

14 公文處理步驟(一) 收文及分文應注意事項 1、簽收：逐一查對點收， 按時送達。 2、拆驗：檢視發文日期與送達日期是否相稱。
3、分文：來文所敘業務較多或首項業務為主辦。 4、單位收發。

15 公文處理步驟(二) 文書擬辦及會商應注意事項： 擬辦：承辦人員應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。
送會：凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商，會商方式得以電洽、簽稿會核單、小組會商、自行持稿送會、以書函洽商等方式

16 公文處理步驟(三) 發文處理應注意事項 ： 繕印：分配繕印之文件，應以當日繕印竣事為原則；繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。
校對：注意繕印公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符；原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員改正。校對完畢，應於原稿加蓋校對人員章。若為重要公文及法案者，校對人員校對後，宜送請承辦人員複校再送發。

17 公文處理步驟(四) 蓋印及簽署：非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。
　1.發布令、公告、派令、獎懲令、獎狀、聘書、證明書等，蓋用機關印信及首長職銜簽字章。 　2.上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。 　3.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

18 簽、稿之撰擬(一) 簽稿之一般原則： 簽稿之性質： 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列２種：
◆機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣 ◆具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」 ，文末得用敬陳○○長官字樣。 ◆ 「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

19 簽、稿之撰擬(二) 擬辦方式： 有關政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。
先簽後稿：制定、訂定、修正、廢止法令案件。 有關政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 以「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。

20 簽、稿之撰擬(三) 簽稿併陳： 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
須限時辦發不及先行請示之案件。 (如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬) 。 以稿代簽： 為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 (一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬)。

21 簽、稿之撰擬(四) 撰擬要領： 「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。
「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具 體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見 ，「擬辦」一段不重複「說明」。

22 簽、稿之撰擬(五) 稿之撰擬參考要領： 按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。
擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

23 簽、稿之撰擬(六) 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
「說明」「辦法」分項條列時，每項表達一意。 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。 須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。 如有附件，請在說明段內敘述附件名稱及份數。

24 簽、稿之撰擬(七) 「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項： 訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。
承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。 概括之期望語「請 核示」、「請 查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。

25 公文結構(一) 主旨： 1.全文精要，說明目的與期望。 2.力求具體扼要。 3.不分項，文字緊接段名冒號下書寫。
4.定有辦理或復文期限的須敘明。

26 公文結構(二) 說明： 1.如無項次，文字緊接冒號之下書寫，如分項條列，應另列縮格書寫。
2.敘述事實來源經過或理由，作教詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，於本段說明。 3.勿重複期望語(如請 核示、請 查照等) 。 4.公告用改為「依據」指出法條或機關名稱。 5. 須列明副本收受者的作為、附件名稱份數。

27 公文結構(三) 辦法： 1.向受文者提出具體要求或處理意見，無法在「主旨」內簡述時， 於本段列舉。
2. 現行公文， 已很少用到「辦法」了 。 3.公告改為「公告事項」或「說明」 。

28 公文製作(一) 公文書寫原則 1、 書寫方向：公文應由左而右， 由上而下。 2 、紙張及版面：以A4紙張直式橫書為原則。 3 、全形或半形：
（1）中文字及併同於中文字使用之標點符號，應以全形之字元呈現。 （2）阿拉伯數字、外文字母以及併同於阿拉伯數字、外文中使用之標點符號，則應以半形呈現。

29 公文製作(二) (四) 公文內容分項表達意思時，其分項條列之層級序號，應依下列規定呈現：
１、分項條列序號，應以全形字元呈現，併同使用之圓括號「( )」，則以半形字元呈現。 ２、分項條列時，下一層應另列縮一格書寫，其層次及縮格範例如下： 一、中文全形字 (一)中文全形字 1、 阿拉伯數字全形字元 (１) 阿拉伯數字全形字元 甲、 中文全形字 (甲) 中文全形字

30 公文製作要求(三) 淺(不用奇字、奧義、僻典) 明(不為隱語、誇張、諷刺) 確(所述時間、數字，皆精確真實)
簡(文句少而意見足) 淺(不用奇字、奧義、僻典) 明(不為隱語、誇張、諷刺) 確(所述時間、數字，皆精確真實) 1.正確 2.清晰 3.簡明 4.迅速 5.整潔 6.一致 7.完整

31 公文製作要求(三) 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免 錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 清晰：文義清楚、肯定。
正確：文字敘述和重要事項記述，應避免 錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 清晰：文義清楚、肯定。 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

32 公文製作要求(四) 整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。
一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

33 公文用語(一) 期望及目的用語：主旨結尾，視需要酌用。
對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照見復、請　查照轉告、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。請　惠示卓見還辦(會簽用)。 對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。

34 公文用語(五) 稱謂用語： 1.上級對下級—稱「貴」 2.下級對上級—稱「鈞」 「鈞長」「大」(無隸屬) 3.機關或首長對屬員—稱「台端」
4.間接對機關團體—稱「全銜」或「簡銜」必要時稱「該」 5.間接對機關職員—稱「職稱」 6.機關對人民—稱「先生」「女士」或通稱「台端」「君」 7.平行—稱「貴」 8.自稱—稱「本」 9.行文數機關或單位時，如於文內同時提及—通稱「貴機關」或「貴單位」

35 公文用語(六) 准駁語： 上級機關對下級機關或首長表示同意時用：應予照准、准予照辦、准予備查。
上級機關對下級機關或首長表示不同意時用：未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准。 對平行機關表示同意時用：敬表同意、同意照辦。 對平行機關表示不同意時用：歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦。 對下級機關斥責時用：應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進。

36 公文用語(七) 經辦語、引述語 遵即、遵經：對上級機關或首長用。 茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。 範例：
業經：有關○○一案，業經本府於○年○月○日會勘完竣。 並經：鑒於行政院會通過「○○○○法」修正草案，並經中央主管機關公告。 奉：奉 鈞部○年○月○日函辦理。

37 公文用語(八) 引述語： ＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊准：引敘平行機關或首長公文時用。
＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。

38 公文用語(九) 抄送語（有副本或抄件時用之） ＊抄陳：對上級機關或首長用。 ＊抄送：對平行機關、單位或人員用。 ＊抄發：對下級機關或人員用。
附件語（有附件時用） ＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 ＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。

39 法律統一用字表(一) 用字舉例 統一用字 曾見用字 公布、分布、頒布 布 佈 徵兵、徵稅、稽徵 徵 征 部分、身分 分 份 帳、帳目、帳戶
賬 韭菜 韭 韮 礦、礦物、礦藏 礦 鑛 釐訂、釐定 釐 厘 使館、領館、圖書館 館 舘 穀、穀物 穀 谷

40 法律統一用字表(二) 用字舉例 統一用字 曾見用字 行蹤、失蹤 蹤 踪 妨礙、障礙、阻礙 礙 碍 賸餘 賸 剩 占、占有、獨占 占 佔 牴觸
抵 雇員、雇主、雇工 雇（名詞） 僱 僱、僱用、聘僱 僱（動詞） 雇 贓物 贓 臟 黏貼 黏 粘

41 法律統一用字表(三) 用字舉例 統一用字 曾見用字 計畫 畫（名詞） 劃 策劃、規劃、擘劃 劃（動詞） 畫 蒐集 蒐 搜 菸葉、菸酒 菸 煙
儘先、儘量 儘 盡 麻類、亞麻 麻 蔴 電表、水表 表 錶 擦刮 刮 括 拆除 拆 撤

42 法律統一用字表(四) 用字舉例 統一用字 曾見用字 磷、硫化磷 磷 燐 貫徹 徹 澈 澈底 祗（副詞） 祗 只 並（連接詞） 並 并
聲請（對法院用） 聲 申 申請（對行政機關用） 關於、對於 於 于 給與（給與實物） 與 予

43 法律統一用字表(五) 用字舉例 統一用字 曾見用字 予 與 紀錄（名詞） 紀 記 記錄（動詞） 事蹟、史蹟、遺蹟 蹟 跡 蹤跡 糧食 糧 粮
給予、授予（給予名位、榮譽等抽象事物） 予 與 紀錄（名詞） 紀 記 記錄（動詞） 事蹟、史蹟、遺蹟 蹟 跡 蹤跡 糧食 糧 粮 覆核 覆 複 復查 復 複驗

44 公文橫書數字用法 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號
阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 、M 、附表（件）1、院臺秘字第 號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02） 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3

45 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

46 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。

47 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。
阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效。 3. 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

48 簡報結束 敬請指教