第13屆(101年)研究助理研習營 財物與勞務 採購程序與核銷作業

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1 第13屆(101年)研究助理研習營 財物與勞務 採購程序與核銷作業
總務處事務組 解說：紀芳元 2012年10月19日星期五

2 一般財物勞務採購區分 詢洽廠商採購 共同供應契約 公告金額〈佰萬(含)〉以上 公開招標、限制性招標(不同條款) 公告金額〈佰萬〉以下
限制性招標(指定廠商) 、 公開取得報價單或企劃書 10萬元以下 單位自行辦理 逾10萬元(含) 委託總務處 辦理

3 單位自行採購－作業流程 業務單位研擬計劃－編列預算－ 蒐集採購資訊（訪查規格及價格等） －訂定需求規格－提出請購案－ 會計室審核－單位主管核定－通 知廠商履行採購標的（履約管理） －驗收－核銷(保固)結案

4 委託總務處採購－作業流程 業務單位研擬計劃－編列預算－蒐 集採購資訊(訪查規格及價格等)－ 訂 定需求規格－提出請購案－總務處 簽辦－會計室審核－校長核定－辦 理招標－廠商投標－訂定底價－開 標－審標－決標－廠商履行採購標 的(履約管理)－驗收－核銷(保固)結案

5 學校首頁/iNCCU愛政大/輸入帳號密碼 後登入/新平台校務系統/在職教職員/ 教職員資訊系統/採購管理/財產物品
如何進入財產物品請購系統？ 學校首頁/iNCCU愛政大/輸入帳號密碼 後登入/新平台校務系統/在職教職員/ 教職員資訊系統/採購管理/財產物品 請購單/新增/輸入請購品項及預估金 額等資料/請購層級選擇 自行採購或 委託總務處採購/點選驗算檢查 無誤/ 再點確認/列印請購單

6 驗算檢查

7 請購案應備文件 (視案件性質不同！) 請購單（空白處亦可作說明）或 簽呈(案件複雜須詳細說明時、需備請購單併陳)
經費核定清單 (研究計畫編號) 或預算表 活動企劃書 需求（規格）書 限制性招標申請書（例如指定廠商供應） 廠商報價資料（愈詳細明確愈好） 其它（例如佐證之公文、 獨家產品證明…等）

8 請購案應備文件 (共同供應契約案) 請購單（空白處亦可作說明）或 簽呈(案件複雜須詳細說明時、需備請購單併陳)
經費核定清單 (研究計畫編號) 或預算表 共同供應契約請購單 (以下三項視需求陳核) 活動企劃書 廠商報價資料（愈詳細明確愈好） 其它（例如佐證之公文…等）

9 請購案應備文件 (逕向國外採購案) 建議以簽呈請購（因案件較複雜，須詳細說明、同時另備請購單併陳） 經費核定清單(研究計畫編號)或預算表
活動企劃書 國外廠商報價資料 （含與國外廠商議價之 完整記錄） 其它（例如佐證之公文…等）

10 逾10萬元以上招標、決標 招標方式 決標原則 - 限制性招標 《限制性招標申請書：敘明理由，並備有關文件》
- 公開取得報價單或企劃書《佰萬(不含)以下》 - 公開招標《佰萬(含)以上》 - 選擇性招標《建立合格廠商名單並定期檢討、少用》 決標原則 - 議價或比價《訂有底價》 - 適(準)用最有利標《最有利標決標申請書：敘明理由》

11 案件單純逾10萬元以上 請購至決標概估時程（一）
1.單位請購案送出，總務處及會計室會簽後，陳 報首長核准。(約10-15天) 2.總務處與單位溝通，準備招標文件。(約2-4 天) 3.限制性招標：安排時間，逕洽廠商蒞校辦理議 價。(約3-5天) 4.政府採購網公告招標（含部分限制性招標）： 佰萬以上→上網公告並刊登公報(2天)+等標期 (14天)+收件開標(2天)。(約18天) 佰萬以下→上網公告並刊登公報(2天)+等標期 (7天)+收件開標(2天)。(約11天)

12 案件單純逾10萬元以上 請購至決標概估時程（二）
5.決標：一般案件，開標（議價）當天決標。 6.概估時程： 限制性招標：15＋4＋5＝24天 公告招標：15＋4＋18(11)＝37(30)天 惟流標或廢標，則總務處須另簽公文辦理， 約10-14天後，再行招標(上網公告或議價)。 7.以上估算不含例假日，請購單位應概估所需 時程，採寬鬆計日估算並提早請購。

13 履約管理 1.履約日期或期限，由採購(業務)單位於請購 單敘明，俾便會辦、審核及整理招標文件。 2.決標確定後，採購(業務)單位應與得標廠商 保持聯繫，確認廠商履約無慮。 3.廠商履約有慮，請儘快與總務處(○○組)或 有關單位聯繫，俾尋求解決方案。 4.少部分單位，會先請廠商送貨或執行需求事 項，再辦理請購作業，係違反相關規定，應 檢討責任歸屬並自行負責。 （101年1月17日政總字第 號）

14 以上均由請購(業務)單位， ◎ 本校通知廠商變更契約 ◎ 廠商要求變更契約 ◎ 履約期限延期 檢附相關證明文件，陳核奉
契約變更(展期) ◎ 本校通知廠商變更契約 ◎ 廠商要求變更契約 ◎ 履約期限延期 以上均由請購(業務)單位， 檢附相關證明文件，陳核奉 准後，辦理契約文件變更。

15 驗收作業 ▽ 10萬元以下：支出憑證黏存單（驗收或證明人欄簽章，另備有關書面文件－核銷用。） ▽逾10萬元：（總務處另備驗收紀錄）
實體驗收→總務處安排時間，現場(實地)查驗 主驗人、監驗人(會計室－$50萬元以上) 會驗人(使用單位)、協驗人(採購單位－總務處) 書面驗收→業務單位應備妥有關書面資料 業務(使用)單位應備妥各項文件，送總務處辦理 查驗核章。書面文件依採購類別各有不同。

16 核銷作業 核銷級別判定 10萬元以下：單位自行核銷結案。 逾10萬元（含）：總務處核銷結案。 核銷應備文件 ＊經費結報單、支出憑證粘存單。 ＊驗收紀錄(及有關文件)、請購案完整文件(參閱前述請購案應備文件)、其它書面證明文件(例如契約書、公用清冊…) 。 ＊財產(物品)增加單一式三聯等。

17 核銷流程 單位(或總務處)備妥經費結報單等核銷文件並 簽章→會計室(核算帳務)簽章→校長或授權代 判人核定→會計室開立支出傳票並簽章→秘書 處核章(校長印)→出納組開具支票（併案開票 付銀行）→送會計室蓋主任私章→送秘書處蓋 校長私章→回出納組蓋組長章→出納組辦理電 匯等付款作業→支出傳票送回會計室結案。

18 核銷時程 (依案件繁簡程度而有不同！) 一、整理核銷文件：約2－4天。 二、核銷文件陳核：約4－6天。 三、會計室開立支出傳票送核：約3－5天。 四、出納組併案開支票送核：約3－5天。 五、出納組辦理付款作業：約3－4天。 六、支出傳票送回會計室結案：約2天。 七、部分案件相關憑證函送補助單位請款或結案。 註：年底請購、經費結報案件較多，核銷時程 會再遞延。

19 省時省力省金錢 集腋成裘，照護弱勢 綠色採購(電子採購、環保標章) 政策配合 庇護工廠產品(身心障礙者保護法第62條)
政府電子採購網－共同供應契約 集腋成裘，照護弱勢 優先採購身心障礙福利機構團體或 庇護工廠產品(身心障礙者保護法第62條) 綠色採購(電子採購、環保標章) 申報作業：校首頁下方/ 綠色生活 Greenliving Info

20 網頁路徑： 學校首頁/行政組織/總務處/標準作 業程序/事務組－採購招標 本校財物勞務採購流程圖 採購案件流程總圖、 採購程序流程附圖
採購案件流程總圖、 採購程序流程附圖 共同供應契約流程圖、公告上網作業流程圖 限制性招標流程圖、驗收及核銷作業流程圖

21 招標規範常見錯誤態樣(一) ○限定產品取得 ISO9000系列驗證者作為 規範，或以取得正字標記，而未允許「 同等品」競標。 ○指定特定廠牌之規格或型號或特定國家 或協會之標準，而未允許「同等品」。 ○訂定廠商資格時，未依該標準評估廠商 家數。 ○指定廠商投標時，須檢附於指定地區設 有分公司或維護站，或須擁有指定之設 備。

22 招標規範常見錯誤態樣(二) ○抄襲特定廠商之規格資料。 ○超出需求或與需求無關之規格。 ○投標時須檢附原廠製造(或代理)證明、 原廠願意供應證明、原廠品質保證書。 ○規定所有大小產品均須提供型錄。 ○限型錄上之規格須與招標規格一字不 差。 ○採購指定之進口品。 ○限制專業證照或合格證書之人數或張 數。

23 總務處採購業務聯絡人 ◎事務組 ◎環保組 黃子芸 辦公家具、電腦軟硬體(行政,教學單位)、事 (62104) 務機具電器、禮品圖書、文具紙類
黃子芸 辦公家具、電腦軟硬體(行政,教學單位)、事 (62104) 務機具電器、禮品圖書、文具紙類 廖致瑞 勞務外包、影視設備、電動工具及儀器、出國 (62103) 機票團費、印刷、身障團體產品 紀芳元 廣告宣傳、電腦軟硬體(計中)、會展場佈、場 (62105) 租餐宿(旅)、藝文活動 徐明方 (62107) 共同共應契約採購（不分品項,金額） ◎環保組 吳欣樺 (62822) 綠色採購之申報

24 祝福 工作愉快 人際順遂 生活豐富 解說完畢 總務處事務組 解說：紀芳元 2012年10月19日星期五