办公软件的技巧 Tips of the work software

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1 办公软件的技巧 Tips of the work software
答辩人：付圣 指导老师：崔征

2 答辩提纲 1.小试牛刀 2.个人心得 3.高手过招 4.办公效率 寄语

3 Excel可以用来干什么？？ 1.你是班长吗？——统计班上同学的GPA？ 2.你是学委吗？——收交电子作业，你如何统计
4.你有女朋友吗？——和她的每一天记录并回忆 5.你是购物狂吗？——自己账单灵活做 6.你是计划周密的孩子不？——整理自己计划 7.你是大学生吗？——excel都不会。。。。。。

4 1.小试牛刀 Excel 1.输入有规律数字

5 1.小试牛刀 巧妙输入位数较多的数字 我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一 个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输 入）。
该单元格中的数值设置成“文本”格式

6 1.小试牛刀 （如※）先在需要输入这些符号的单元格中输入一 个代替的字母（如X）
等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开 “替换”对话框（）， 在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”， 在“替换为”下面的方框中输入“※”， 将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换）， 然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部 替换”按钮，一次性全部替换完毕。

7 2.个人心得 各种技巧的产生是由于我们平时队办公软件的使用 而发现的。
要想获得更多的技巧和方法或者是运用的活灵活现， 必须对办公软件更加了解，用进废退。 追寻对自己有帮助的技巧。

8 2.个人心得——举例 先在单元格内输入数据， 然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的 图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即 可画出所需形状的单元格。 如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷 莱单中“设置自选图形格式”命令。 将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充” 下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。 如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它 还会随单元格自动改变大小。

9 3.高手过招——在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查 看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个 值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非 常不便。 其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围 将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。

10 3.高手过招——奇特的F4键 作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多 情况下起作用，

11 3.高手过招——快速换行 我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个 单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行 后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行。 有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单 元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”， 即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三 行以此类推。

12 4.办公效率——文本数字的烦恼 在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件 的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数 字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新 设置单元格格式为数字也无济于事。 有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空 白的单元格中填数字1，然后选中这个单元格，执行 “复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择 “选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数 字了。

13 3.高手过招——输入时间 单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或 Tab键即可。
如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日 部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。 如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一 格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。 否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午) 处理。

14 3.高手过招——快速输入欧元符号 先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键 盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧 元符号。

15 3.高手过招——将单元格区域从公式转换成数值
常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转 换数据 首先选取包含公式的单元格区域， 按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离 (不松开鼠标)， 然后再把它拖回去， 在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区 域边框变花了)， 从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。

16 4.办公效率——实践中得来 途径： 1.自己摸索，记忆特别深刻。 2.别人教授，互相探讨，且记且珍惜。 3.excel随时用随时学。 4.担任学委的时候学到，让自己的工作 情况变的高大上。

17 寄语： 时光飞逝，学海无涯，我们共同学习共同交 流共同进步。 知识难得，自强当头，大家抓紧时间利用时 间珍惜时间。

18 谢谢欣赏，欢迎评委老师批评斧正！