內部控制作業撰寫說明 秘書室內部控制組 106年4月14日.

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1 內部控制作業撰寫說明 秘書室內部控制組 106年4月14日

2 內部控制制度架構 壹、總則 貳、內部組織架構 參、風險評估 肆、人事事項控制作業 伍、財務事項控制作業 陸、營運事項控制作業
柒、教學單位控制作業 捌、自我評估 玖、內部稽核實施細則 控制作業

3 風險評估 風險辨識 　依據整體校務發展目標及作業層級目標，參考「行政院研 考會風險管理及危機處理作業手冊」中所列之風險來源， 及本校校務發展計畫、教育部來函糾正（舉）、審計部建 議事項及輿情反應等風險來源，進行辨識風險項目。 風險分析 　風險辨識後，參採「行政院研考會風險管理及危機處理作 業手冊」之風險評估工具，考量本校業務特性，訂定適用 於本校之「影響程度之敘述分類表」（如表1）及「發生 機率之敘述分類表」（如表2），作為衡量風險影響程度 及發生機率之參考標準，並據以計算風險值。

4 風險評估 影響程度之敘述分類表 影響程度之敘述分類表 等級 影響程度 營業效率達成 (經費/時間) 法令遵循 人員傷亡 學校形象 財務損失
影響程度之敘述分類表　 等級 影響程度 營業效率達成 (經費/時間) 法令遵循 人員傷亡 學校形象 財務損失 3 非常嚴重 大量增加 違反政府機關法令 人員死亡 學校形象重大損失 100萬元以上 2 嚴重(中) 中度增加 違反本校法令 人員重傷 學校形象中度損失 10萬-100萬元 1 輕微(低) 輕微增加 違反單位作業程序 人員輕傷 學校形象輕微損失 10萬元以下 等級 可能性分類 發生機率 說明描述 3 很有可能(高) 50%以上 一年內大部分的情況會發生 2 有可能(中) 10%-50% 一年內有些情況會發生 1 可能性極小(低) 10%以下 一年內極少的情況會發生

5 風險評估 風險評量 風險值為影響程度等級及發生機率等級之乘積（風險值= 影響程度等級＊發生機率等級），風險值分佈矩陣如下表 3。經過風險分析結果，考量本校人力、資源、組織環境 等因素，針對風險值3(含)以上之作業項目，皆納入本校內 部控制制度。 等級 發生性極少 (1) 發生性有可能 (2) 發生性極有可能 (3) 重度 3 高度風險 6 9 重度風險 中度 2 中度風險 4 輕度 1 輕度風險

6 風險評估 高風險作業應納入本校內部控制中，請於4/28前繳交 「風險評估表」。目前示範系所之作業事項風險評估： ˇ 3 1 2 4 作業事項
已訂內控 新增作業 影響程度等級 (a) 發生機率等級 (b) 風險值 (a*b) 高風險作業 課程審議作業-電子 ˇ 3 1 ◎ 學生實習作業-電子 2 4 課程審議作業-國企 學生實習作業-國企 課程審議作業-商設 學生實習作業-商設 課程審議作業-觀光 學生實習作業-觀光

7 控制作業 控制作業撰寫要項 1.目的(作業層級目標) 2.作業程序(文件作業的敍述及步驟，單位+動詞+受詞)
3.控制重點(各作業中的重點， 「是否」+「作業程序」） 4.使用表單(該文件所需要的表單） 5.依據及相關文件(與該文件有關的校內外法規) 6.流程圖(依據教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範及行政院內部控制制度共通性作業範例製作原則)

8 內部控制作業撰寫說明(1/2) 流程圖：依法規程序及目前執行運作方式，將步驟環 節、橫向、縱向，逐一詳細畫出內控流程圖。
作業程序：對流程步驟、作業時程、重要經驗及注意 事項等，以文字列明。（文字敍述與流程圖相配合） 單位+動詞+受詞 控制重點：列明不可遺漏之程序、步驟或應予特別重 視之作業或法令規定等重要環節；該環節若未列為控 制重點，即有可能發生差錯、浪費人力物力時間、引 發糾紛、申訴、無法補救、或必須重來…等 情事。 「是否」＋ 「作業程序」

9 內部控制作業撰寫說明(2/2) 使用表單：將此項業務所使用之表單逐項列出‧如招生 廣告文案、錄取通知、網頁法規之更新申請…等。
依據及相關文件：請遵照機關層級、法令位階等順序 予以排列。（如總統令 ->行政院令->教育部令->本校 自訂規章->會議決議->簽陳…）。

10 流程圖符號 符 號 名 稱 意 義 準備作業（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序 決策（Decision）
符 號 名 稱 意 義 準備作業（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序 決策（Decision） 不同方案選擇 終止（END） 流程圖終止 路徑（Path） 指示路徑方向 文件（Document） 輸入或輸出文件 多重文件 (multiple Document） 輸入或輸出數件文件 已定義處理 （Predefined Process） 使用某一已定義之處理程序 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口 註解(Comment) 表示附註說明之用

11 流程圖結構說明 (1/5) 循序結構（Sequence） （一）圖形： （二）意義：處理程序循序進行。
（三）語法：DO 處理程序1 　THEN DO 處理程序2

12 流程圖結構說明 (2/5) 二元選擇結構（基本結構） 選擇結構（Selection） （一）圖形：
（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。 （三）語法：IF 條件　 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2 條件 處理程序3 是 否

13 流程圖結構說明 (3/5) 多重選擇結構（二元選擇結構變化結構） 選擇結構（Selection） （一）圖形：
（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。 （三）語法：FOR 條件 P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 . . . CASE n DO 處理程序n

14 流程圖結構說明 (4/5) 重覆結構（Iteration） REPEAT-UNTIL結構 （二）意義：重覆執行處理程序直到滿足
（一）圖形： （二）意義：重覆執行處理程序直到滿足 某一條件為止，即直到條件 變成真（True）為止。 （三）語法：REPEAT DO 處理程序 UNTIL 條件

15 流程圖結構說明 (5/5) （一）圖形： 重覆結構（Iteration） DO-WHILE結構 （二）意義：除了在執行處理程序之前，得先
和REPEAT-UNTIL結構很相 似，若條件為偽（False），就不 再執行處理程序。 （三）語法：WHILE 條件 DO 處理程序 END

16 流程圖繪製原則 (1/8) 一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵 入KEY WORD，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以 虛線旁支說明，每點以不超過二行為原則。 二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。 三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、「通過、不 通過」或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏， 以避免懸而未決狀況。 四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表 或合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或欄位等區 隔，使人一目瞭然。 五、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。

17 流程圖繪製原則 (2/8) 六、處理程序文字命名部份，以「動詞＋受詞」及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序之單位，則在處理程序前加上單位名稱。 【實例1】

18 流程圖繪製原則 (3/8) 【實例2】

19 流程圖繪製原則 (4/8) 【修正前】 【修正後】 七、處理程序須以單一入口與單一出口（Single-Entry, Single-
Exit）特性繪製。 【實例】 【修正前】 【修正後】

20 流程圖繪製原則 (5/8) 八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。 同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明
流程連接性。連接符號內請以文數字標示，以資區別。 九、相同流程圖符號宜大小一致。 十、路徑符號宜避免互相交叉。 【實例】 1. 2. 3. 否 是 1. 2. 是 否 3. 【修正前】 【修正後】

21 流程圖繪製原則 (6/8) 十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。 【實例】 【修正前】 【修正後】

22 流程圖繪製原則 (7/8) 【實例】 十二、開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不限。
若流程圖能一目了然，則開始符號及結束符號可省略。 十三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件，文字敘述應簡明 清晰，路徑並加註「是」及「否」或其它相對性文字指示 說明。 十四、流程圖中若有參考到其他 已定義流程，可使用已定 義處理程序符號，不必重 複繪製。 【實例】

23 流程圖繪製原則 (8/8) 【第一頁】 【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】 十五、流程圖若一頁繪製不下，可以使用階層性分頁繪製方式，
並在處理程序編號上表示其階層性。 【實例】 【第一頁】 【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】

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25 時程表

26 106年5月10日召開內部控制推動委員會，由江總執行長主持。 預計於106年6月底前繳交各系之內部控制制度
請於106年4月28日前回傳風險評估表 106年5月10日召開內部控制推動委員會，由江總執行長主持。 預計於106年6月底前繳交各系之內部控制制度 一級單位 代碼 作業事項 風險來源(辨識) 影響程度等級 (a) 發生機率等級 (b) 風險值 (a*b) 電子系 R03 課程審議作業 課程訂定未考量人才培育需求及學生就業發展，導致學生學非所用，無法達成系所教育目標。課程未經審議通過後再開課，違反教育部規範，除影響校譽，並可能被扣補助經費。 3 1 R04 學生實習作業 學生和廠商媒合合約內容未盡完善已致於學生對工作薪資或工作內容認知有出入發生糾紛，或學生校外實習發生意外。因學校未能妥善處理，學生向媒體或教育部申訴，損害學校名譽，以致影響招生。 2 6