游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問

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1 游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問
企業專案管理的實務應用 游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問

2 企業與個人所面臨的挑戰 微利時代來臨，廠商需要以更好的方式控管成本並 提升整體的專案執行力
客戶對於品質的要求不再是產品(QC) 而是需要掌握產品的製作過程／流程(QA) 企業或個人在新的競爭環境中求得生存 – 全面蛻變是必要之路 專案管理成為22世紀必備的個人職場技能與企業生存要素

3 什麼是專案 專案是一次性、多工作業的工作，有明確的開始及結束點、清楚定義的工作範疇、有預算，並且通常一個團隊來運作的
阿沙赫戲的不明確專案 (19世紀埃及法老王拉美西斯的寵妃帑納法塔瑞又生了一個兒子)

4 專案管理的元素 利 益 團 體 時　間 成　本 資　源 專案管理便是統合管理的能力也就是運籌為握的能力 範　疇 小 組 成 員

5 專案管理 專案整合管理 專案範疇管理 專案時間管理 專案成本管理 專案品質管制 人力資源管理 專案溝通管理 專案風險管理 專案採購管理
● 專案計畫書發展 ● 專案計畫書執行 ● 整合變更控術 專案範疇管理 ● 專案起始 ● 範疇規劃 ● 範疇定義 ● 範疇確認 ● 範疇變更控制 專案時間管理 ● 活動定義 ● 活動排序 ● 活動期程估算 ● 時程發展 ● 時程式控制制 專案成本管理 ● 資源規劃 ● 成本估算 ● 預算編列 ● 成本控制 專案品質管制 ● 品質規劃 ● 品質確保 ● 品質控術 人力資源管理 ● 組織規劃 ● 人員獲得 ● 團隊發展 專案溝通管理 ● 溝通規劃 ● 資訊發佈 ● 績效報告 ● 結案管理 專案風險管理 ● 風險管理規劃 ● 風險辨識 ● 風險定性分析 ● 風險定量分析 ● 風險回應規劃 ● 風險監控 專案採購管理 ● 採購規劃 ● 邀商規劃 ● 邀商作業 ● 商源評選 ● 履約管理 ● 合約終結

6 一個好的專案規劃與團隊小組為致勝的必要因素
IT 專案失敗之15項主要原因 先導規劃不足 不務實之專案規劃 專案範疇低估 顧客要求變更 專案應變規劃不足 進度追蹤不力 偵測問題能力不足 專案檢查點(里程碑)設置不足 團隊小組人員的問題 技術複雜問題 專案順序變更 計畫不是團隊所承諾的 團體小組不合作 團隊精神下沉 不合格之專案人員 一般在低估上大約低估15% 一個好的專案規劃與團隊小組為致勝的必要因素

7 The Challenge of Enterprise Project
每年約有 66% 的IT 專案失敗, 原因主要是超過專案預算與整體的專案時程底限. 在美國,每年約有550億美金浪費在失敗的IT專案上面. 對企業的影響: 降低企業整體的獲利 無法將資金投入在新的專案上 降低客戶滿意度 The costs of project failure rates have been shown to have a dramatic effect on organizations. These failures create the business pains that were mentioned previously. The increased costs because of failures decreases business profitability and this has a direct negative impact on the funding of future projects. If a business does not attempt to improve it project management capability then it is running a higher risk of greater financial failure. Source: Chaos Chronicles 2003, The Standish Group

8 The Challenge of Project Manager
無法承襲先前的專案經驗 無法有效的控制專案任務的時間(每個工作有多少寬延時間?) 無法掌握整體的專案進度與資源的使用狀況 專案團隊無法進行有效率的分工與協同合作 專案文件或資料無法進行統一的分類,管理與分享 無法有效確保專案資料與文件的安全性 專案問題發生無法即時被告知

9 Microsoft Project and EPM Solution
在 FY 03 ,共有台積電, ING安泰人壽 ,和泰汽車, 瀚宇彩晶,大眾電腦, 虹光精密,亞旭電子 等大型企業客戶導入 Microsoft EPM solution 目前超過70,000 個資訊工作者,使用Microsoft Project 軟體來協助其日常的專案工作

10 Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 所為企業帶來的優點
Security 主管人員 Top – Down Sharing 專案資訊 Bottom - Up 專案成員

11 Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 所為企業帶來的優點
Top – Down ： 高階主管可以由上往下進行專案狀況的掌握與控制 Bottom - Up： 專案小組可以由下往上的把任務狀況進行集中回報讓主管即時了解 Security： 在一個安全的專案環境中運作 Sharing: 專案狀況可以輕易的保留並與他人進行分享

12 Microsoft Project 產品線 對象: 小型專案的規劃人員 資訊管理人員 專案經理 專案成員 部門主管 決策主管 合作夥伴
Project Server Web Access 對象: Resource slide

13 Microsoft Windows Server 2003
Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 Microsoft Windows Server 2003

14 決策主管/部門經理所關心的專案問題 公司內部目前總共有幾個專案正在進行？ 達成率是多少？哪些進度超前? 哪些進度嚴重落後? 原因為何?
公司目前正在進行 的專案 ,總共花了多少資源 (錢與人力成本) ? 原先計劃的與實際運作的差異有多少?

15 DEMO

16 專案經理所關心的專案問題 如何有效的規劃專案所需時間與資金 如何掌握人力資源狀況 同時控管多個專案進度狀況 如何要求小組定期回報工作進度狀況
如何撰寫一份專案結案報表

17 如何進行更務實/更有效的專案規劃 利用專案的正推或反推來進行有效的時間規劃 將專案中的工作進行有效的分解
將工作分為幾個階段再一一分析所需工作 把工作再細分為另外一個子專案再交由其他人規劃 將細分好的工作，再進行分析所需的工作時間(工期) 工作之間如果有相互影響(先後關係) ，清楚的規劃出來

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19 Microsoft Project 在專案管理上的應用
利用 [專案快速入門] 幫助我們進行更務實/更有效的進行專案規劃

20 DEMO

21 Microsoft Project 在專案管理上的應用
甘特圖 讓專案人員清楚的掌握任務之間的關係與專案時間狀況

22 如何掌握顧客要求，並降低需求變更所產生的問題
撰寫清楚的專案工作說明書(SOW) (Statement of Work) 專案使命 關鍵性的假設事項 技術規格 預期施工階段、重大事件、與交付的成果 完工評核要件 時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等 計費辦法說明 雙方責任細則 專案變更處理規範

23 小組成員所關心的專案問題 如何將完成的工作進度與文件讓專案經理審核 如何把遇到的專案問題反應給專案經理
如何把額外需要進行的工作事項 反應給專案經理

24 DEMO

25 專案工作區 小組成員 資源名單 Site 1 (101) Project 1 (101) Project 2 (102) Project 3
(103) Site 2 (102) Site 3 (103) 資源名單 小組成員

26 基於安全的考量，進行專案時，需要提供以下功能
只有該小組成員及被授權的主管方能瀏覽專案資訊 所以專案進行中的文件、會議記錄以及討論議題都需要集中化並完整保留 所有專案的文件包含專案計劃都需要保留歷史資料 (需進行版本控管)

27 DEMO

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