農會超市POS後台進銷存管理系統 導入作業流程

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1 農會超市POS後台進銷存管理系統 導入作業流程

2 一、前置作業 1. 通知台北縣農會李鈺雯(電話：02-2968-5191） 2. 確認農會超市及偉盟公司的對應窗口：電話及e-mail 3.
請偉盟公司現場勘查農會超市並進行POS前台及後台軟硬體需求評估 a.請以農會超市日營業額評估需求：前台收銀機應設置幾台‧ b.前台收銀機的配備需求：作業系統、主機等級、螢幕種類、手握型或桌上型掃瞄器、語音卡…..等‧ c.後台伺服器主機需求：CPU等級、記憶體容量及硬碟容量…等‧ d.後台工作站應設置幾台(電腦KEYIN、會計、倉庫…)‧ e.印表機需要幾台(雷射或點矩陣印表機)‧ f.是否需要條碼列印機‧

3 請偉盟公司現場勘查農會超市並進行POS前台及後台軟硬體需求評估
一、前置作業 3. 請偉盟公司現場勘查農會超市並進行POS前台及後台軟硬體需求評估 g.前後台UPS不斷電設備需求‧ h.集束器HUB ‧ i.配線 j.後台主機系統軟體需求：WINDOWS 2000 SERVER、SQL SERVER k.後台工作站作業系統需求 l.前台作業系統及收銀軟體需求 m.防毒軟體需求 n.資料備份作業需求 o.網際網路需求：ADSL固定制或計時制(配合農會超市聯採系統) p.是否有總分店的需求 4. 行文台北縣農會授權使用POS後台進銷存管理系統

4 農會超市應確認舊有設備或軟體是否可以繼續使用
一、前置作業 5. 農會超市應確認舊有設備或軟體是否可以繼續使用 a.原前台收銀機廠商是否提供支援配合農會超市後台進銷存軟體 b.後台主機、工作站及週邊設備是否可以繼續使用 6. 偉盟公司提出軟硬體建議及報價 7. 農會超市辦理議價、合約簽訂 8. 確認導入POS後台進銷存管理系統作業時程

5 二.導入前 1. 建議先派員前往北區已導入系統之農會超市觀摩；如果是新開設之農會超市應派員實習並了解農會超市各項作業流程 2.
原則上POS舊系統後台各種傳票異動等資料是無法轉入POS新系統，故轉換POS新系統後，為配合廠商付款、查詢等作業需求，舊系統主機及工作站可能需要繼續使用一段日子(請考量舊設備如何放置) 3. POS舊系統的主檔是可以付費請偉盟公司轉入新系統，POS舊系統廠商應提供檔案結構(主檔包括供廠商、商品、大中小分類、會員主檔等) 4. 新開設的農會超市可依需求確認，請求轉入已上線的農會超市之相關各項主檔 5. 確認商品大中小分類、應免稅、生鮮編碼及前台收銀機掃描碼的問題

6 農會超市務必確認完成各基本資料文件整理(廠商、員工、商品等)
二.導入前 6. 確認是否有總分店/多倉庫管理的需求 7. 各項系統設定檔建立(請逐項書面確認) 8. 農會超市務必確認完成各基本資料文件整理(廠商、員工、商品等) 9. 偉盟公司針對各項套表單據進行軟體修改(後台出貨單、進（退）貨單、採購單、會員卡、定位卡、撥出撥入單（有分店者）、傳票套印) 10. 偉盟公司進行基本資料轉檔測試及各項作業單據輸入列印作業 11. 偉盟公司進行教育訓練

7 三.導入前二星期 1. 偉盟公司完成POS後台主機、工作站及至少一台收銀機的架設 2. 偉盟公司完成POS前後台各相關系統作業軟體的安裝設定
3. 偉盟公司進行基本資料轉檔作業(確認期初資料清空) 4. 農會超市進行POS新舊系統並行作業：主檔維護(不含異動傳票) 5. 農會超市安排上線前盤點作業流程及注意事項

8 四.導入前一星期 1. 農會超市進行基本主檔檢查、補建及調整資料 2. 農會超市進行賣場商品試刷作業 3.. 偉盟公司進行軟硬體整體測試

9 五.上線前一晚(盤點作業) 1. 農會超市進行盤點作業 2. 偉盟公司進行POS前後台最後的安裝及網路測試作業 3.
偉盟公司進行結轉前期存貨至新系統之期初存貨 4. 偉盟公司進行前台收銀機各項資料清空作業 5. 農會超市人員就位並進行整體測試 6.

10 六.正式上線 1. 偉盟公司駐場輔導 2. 盤點資料轉入 3. 結帳跟催 4. 報表數值確認 5. 作業流程檢討 6.
若單據有誤，務必馬上回報

11 七.其他注意事項 1. 請農會超市派具備基本電腦常識及windows作業軟體使用概念的人員與偉盟公司人員對應 2.
請務必派員至北區已上線農會超市（樹林店、中和店或淡水店）進行POS後台進銷存管理系統及作業流程見習 3. 若非新開立之農會超市，則轉換舊系統資料時需將原資料庫內商品主檔直接轉入，請務必於轉入後逐筆確認（如淡水店先前為舊系統有包裝碼，但新系統則不含包裝碼） 4. 新系統係依合理正常作業流程開發，不可先銷後進，否則當日成本計算會有錯誤，故建議當日的進貨單必須當日完成進貨確認 5. 由於偉盟公司星期六日不上班，故請勿安排星期一或星期五正式上線，以免因人力不足，影響上線作業故障排除

12 6. 目前上線農會超市若有問題，請先電洽 樹林店 康美慧 02-2686-2288 02-2686-3579
七.其他注意事項 6. 目前上線農會超市若有問題，請先電洽 樹林店 康美慧 淡水店 高炳源 台北縣農會 李鈺雯 7. 非POS系統操作問題可連絡 偉盟公司 林瓊珍副總經理 #8003 / 葉美蓮 #8443

13 八.教育訓練-基本資料建立 1. 系統設定：包括客戶、廠商、庫存、分倉、員工、進銷存基本類別資料設定、商品基本資料的新增、修改、刪除。 2.
商品資料建立請確實細分商品應稅、免稅及部門。 3. 前台處理：包括收銀機處理、販售處理、每日結帳、發票處理。 4. 進銷處理：自進（區域）單據進退貨處理、出貨單據、撥出撥入單據處理。 5. 禮券管理：禮券單據管理 6. 採購處理：自進、區域中心採購單處理 7. 專櫃處理 8. 目標、統計分析報表 9. 權限設定 10. 盤點作業流程

14 八.教育訓練-單據資料開立 1. 立即性單據上線： 立即性單據指開單後會立即影響庫存數量之單據，如進貨單、銷貨單‧‧‧等。 2.
延續性單據： 延續性單據指開單後需經過一段時間延遲才可完成之單據，它於開單時只會影響庫存之預進出量，如訂單。

15 八.教育訓練-流程單據控管 1. 確定所有異動單據上線。 2. 執行盤點作業（全面盤點或循環盤點） 3. 每月庫存異動控管（庫存異動處理）

16 八.教育訓練-統計分析 1. 明細報表 2. 統計報表 3. 帳款分析報表

17 八.教育訓練-權限設定 1. 系統權限密碼設定 2. 使用者密碼變更

18 八.教育訓練-會計系統 1. 基本資料設定：科目、部門 2.
應付（收）系統： 應付（收）帳款處理 應付（收）帳單處理 應付（收）帳款月結處理 應付（收）帳款報表處理 3. 傳票資料 4. 報表處理