逾10萬元財物與勞務採購作業程序及注意事項 104.3.24.

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1 逾10萬元財物與勞務採購作業程序及注意事項

2 哪些業務適用政府採購法 判斷重點:「學校名義」;學校為買賣契約主體。
以「學校名義」與廠商成立買賣契約,廠商完成履約後,由學校付款予廠商,原則上適用政府採購法。* 承接其他政府機關委辦案件/研究計畫,為了履行契約/計畫,所為之財物、勞務或工程採買。

3 哪些業務適用政府採購法 如:本校承接臺中市政府文化局「『第三屆臺中文學獎』徵文活動委託服務案 」ex.籌辦頒獎典禮─場地燈光音響佈置、餐點、遊覽車接駁、活動演出等 代收代付 「學校以代收代付方式辦理採購,如係以學校名義辦理招標並作為簽約之主體者,適用政府採購法 」ex.向學生收取費用代辦教材、餐點、圖書、保險

4 哪些業務不適用政府採購法 機關參加協會或組織所繳之年費 教授於「國外知名期刊發表論文」,由學校繳交論文發表費
公立學校作品參加「國外單位辦理發明展」,由學校繳交參展費,如其性質僅為報名費 護理科學生參與校外實習(屬產學合作) 繳納營業稅、政府機關規費

5 採購標的類別 工程、財物、勞務之定義: 財物:指各種物品、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利。
工程:指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為。 財物:指各種物品、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利。 勞務:指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力。

6 採購標的類別 教學軟體、資料庫 學生平安團體保險、產物保險 期刊、書籍 印刷招生簡章、宣導手冊
兼有工程、財物、勞務兩種以上性質,難以認定歸屬,按其性質所佔預算金額比率最高者歸屬之。

7 請購前先思考 審慎評估可行性,不貿然採購,以節省 公帑
整體(未來)使用符合經濟效益:除直接購買 成本外,應全面了解未來維護、零配件與耗 材供應等情形 採購標的 A印表機 B印表機 購入成本 1,000 2,000 三年耗材成本 6,000 4,000 總成本 7,000

8 請購前先思考 辦理採購的目的在解決問題、滿足需求,方法很多元。情形: 翰英樓教室電子講桌背板遭破壞
原廠鎖頭每組1,000元。市面上找無類似鎖頭。 曾更換過,但仍會被撬開,無法解決問題。

9 請購前先思考 遭破壞的原廠鎖不修理了 改加傳統鎖頭 費用不到原廠報價的一半 未再發生破壞事件 選擇最有效益、最省錢的手段

10 請購前先思考

11 請購前先思考 不買超過需求的東西,以購買相機為例: -事務組的需求 -教學單位或數位內容組的需求
平板電腦(共約價格5,864元-20,083元)、公務車 圖書館資料庫,續訂前先檢討使用率

12 請購前確認 辦理請購前需確認預算來源,預算金額是否足夠,預算動支期程是否受限

13 請購前確認 預算估算:應確實辦理訪價,並留存書面報價文件 採購人員不得有下列行為: 「浪費國家資源」
「意圖為私人不正利益而高估預算、底價或應付契約價金… 」 採購人員係指:機關辦理政府採購法採購事項之人員

14 請購前確認 適時(提早)提出請購案件,預留請購作業所需時間,避免招標作業匆促 <壓縮履約時限、影響履約品質、甚至無廠商投標;還需預估廠商交貨遲延與驗收不合格各種狀況> 請購至公告保守估計時程 內部流程 預估需要日數 請購單提出至核准 5工作天 招標簽呈提出至核准

15 逾10萬元採購之公告等標期 1.以上日數為日曆天 2.注意評審/評選案 金額 次別 未達公告金額 公告金額以上未達查核金額
查核金額以上未達巨額 巨額以上 第一次 7日 14日 21日 28日 第二次 3日 5日 1.以上日數為日曆天 2.注意評審/評選案

16 採購模式決定順序 共同供應契約優先 公開招標為原則、限制性招標為例外 規格訂定明確者,以最低標決標
採購標的具「異質」而不宜以最低標辦理者,得採最有利標 ;所稱「異質」,指不同廠商所供應之標的,於技術、品質、功能、效益、特性或商業條款等,有差異者。 ex. 設計宣導品、『結核病衛生教育宣導動畫影片』評選企劃案

17 請購簽呈 請購簽呈在說明採購目的、標的及背景概述─遇到什麼問題/想滿足什麼需求,用什麼方式(即採購○○○)解決問題/達成目的
「逾10萬元以上非共同供應契約」與「100萬元以上共同供應契約」案件皆須提出請購簽呈,可與請購單一併陳送 請使用事務組網頁簽呈範例

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19 訂定廠商資格 為確保履約與服務品質,機關「得」視需求,訂定投標廠商應具備與履約能力有關之基本資格。 得要求廠商檢具證明文件有:
(1)具製造、供應或承做能力 ex.廠商曾完成與本案類似標的之承做證明文件, 如契約書、驗收紀錄(印刷招生簡章)或招標文件規定之樣品(校園IC卡)。

20 訂定廠商資格 得要求廠商檢具證明文件有: (2)具有如期履約能力
(3)廠商或其受雇人、從業人員具有專門技能 ex.校園資訊網路設備維護案,要求投標廠商員工具有專業認證證書 (4)具有維修、維護或售後服務能力 (5)信用證明 ex.無退票紀錄證明

21 訂定規格 採購規格的功能: 提供買賣雙方交易之依據 如何確立規格
-確實表明財物或勞務的條件,包括財物的成分、尺寸、形狀強度、精密度、耗損率、色澤、操作方式、維護等各種特性以及勞務的服務速度、次數、地點、態度等。 ex.保全執勤規範

22 訂定規格 財物規格分為主要規格與次要規格:
-主要規格就是財物的主要機能,應力求清晰明確,如訂得過於簡單,無法達到購買需求(浪費公帑),履約驗收時買賣雙方必生爭端。 -次要規格就是財物的次要機能,儘量避免繁瑣嚴苛與不必要的限制,表面上規格相當嚴密,實際上則形同指定廠牌,限制競爭,如機器的外觀、產品的包裝。 ex.由廠商擇適當方式為之

23 訂定規格 ※ 預想未來怎麼驗收? 編訂規格應注意:
(1)把握使用目的,依功能效益訂定規格,不逾機關採購所必須者(訂定超出需求之規格或與需求無關之規格 ) ex.觸控螢幕 (2)避免抄襲特定廠商規格型錄,不應指定進口品 ex.採用進口高級環保油漆 ※ 預想未來怎麼驗收?

24 訂定規格 ex.規格書與圖說標示的尺寸不一致 (4)廣徵各方意見、提供參考資料 編訂規格應注意: (3)規格力求明確,內容切忌矛盾

25 訂定規格 「個人資料保護管理制度輔導建置服務案」徵求廠商提供資料,作為製訂規格的參考

26 訂定規格 「汽車停車場自動化門禁管理建置案」參考歷史標案訂定規格

27 訂定規格 「汽車停車場自動化門禁管理建置案」招標前開審查規格會議

28 訂定底價 政府採購法及施行細則規定: -底價應依圖說、規範、契約並考量成本、市場行情及政府機關決標資料逐項編列
-機關訂定底價,應由規劃、設計、需求或使用單位提出預估金額及其分析 底價之訂定應確實依據廠商報價及成本分析,經多方詢價、訪價,參照市場行情及政府機關決標資料,不宜逕以「預算金額」作為建議底價。

29 訂定底價 屬採購稽核常見缺失(軟體租賃/續租案)

30 訂定底價 重複性採購,歷年決標金額。 詢問報價廠商過去是否販售予其他機關學校相同或類似之採購標的。
以下幾種說明方式供參: 重複性採購,歷年決標金額。 詢問報價廠商過去是否販售予其他機關學校相同或類似之採購標的。 首次購買,國內無其他機關單位購買過,可詢問報價廠商採購標的之市場價,及是否提供本校優惠價格。 多方詢價,並留存報價資料。

31 訂定底價 應充分了解採購標的內容 (1)教學用軟體:匯率變動 (2)公播版影視聽影片:一般影片或醫學教學專業影片價格不同
請購單位應詳盡分析後提出建議底價

32 履約管理 請購單位應: (1)熟讀契約內容 ex.停車場案的對講機 (2)督促廠商依契約約定履約、注意履約品質與完成進度(依契約逐一核對)
(3)提醒較無經驗廠商 (4)注意書面證明文件 ex.進口報單、原廠保固證明等,規格書要求的文件都要附

33 履約管理 與廠商相互間的通知 -契約約定:「契約所稱申請、報告、同意、指示、核准、通知、解釋及其他類似行為所為之意思表示,除契約另有規定或當事人同意外,應以中文(正體字)書面為之。書面之遞交,得以面交簽收、郵寄、傳真或電子資料傳輸至雙方預為約定之人員或處所。」

34 契約變更 契約嚴守原則 「凡有效成立之契約,為維持法律生活之安定性,自應嚴格遵守之,當事人應依從該契約之內容或本旨而履行 」
「契約的締結,既是雙方當事人,基於自由意思而訂立,且契約條款,係當事人謹慎思考後,對於當事人利益與社會生活的理性規劃,當事人即需嚴格遵守契約約定的內容 」

35 契約變更 履約管理應依契約執行,不得任意允諾廠商提出的契約變更要求
如符合契約變更條件,也必須先簽奉長官核准,再由立約雙方作成「契約變更同意書」 履約期限若因學校因素需展延,請購單位應主動簽陳說明或請廠商來函申請

36 契約變更 廠商要求契約變更之情形 (1)契約原標示之廠牌或型號不再製造或供應 (2)契約原標示之分包廠商不再營業或拒絕供應
(3)因不可抗力原因必須更換 (4)較契約原標示者更優或對機關更有利

37 契約變更 機關通知廠商契約變更 機關於必要時得於契約所約定之範圍內通知廠商變更契約(含新增項目),廠商於接獲通知後應向機關提出契約標的、價金、履約期限、付款期程或其他契約內容須變更之相關文件。 契約價金之變更,其底價依採購法第46條第1項之規定。

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39 完成履約報告書

40 完成履約報告書 確認全部履約事項都完成後再簽章 教育訓練完成了嗎? 電腦已交貨但安裝測試完成了嗎?軟體安裝好了嗎? 僅部份完成履約
ex.採購100組電腦,3/23交貨50組(未逾期)、3/24交貨50組(逾期)

41 驗收 檢查廠商履約結果是否與契約、圖說或貨樣規定相符 正式驗收前,請購人員應逐項檢視採購標的履約成果,再由主驗人員抽查驗核
依個案性質,可委請專家協助 主驗人員決定抽驗比率,應留意學校權益,避免被質疑未妥善維護公共利益

42 驗收 請購單位依照契約逐一核對、清點

43 辦理採購應保密事項 招標文件於公告前應予保密。但須公開說明或藉以公開徵求廠商提供參考資料者,不在此限。 ex.確認規格
不得於開標前洩漏底價,領標、投標廠商之名稱與家數及其他足以造成限制競爭或不公平競爭之相關資料。 機關對於廠商投標文件,除供公務上使用或法令另有規定外,應保守秘密。 ex.服務企劃書

44 報告完畢 感謝聆聽


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