1 會展實務 時間： 104/07/10 09:00-12:00 會議與展覽現場管理 104/07/10 13:00-16:00 國際會議活動管理實務 104/9/23 15:00-17:00 考題解析 (2) 104/9/30 15:00-17:00 考題解析 (3)

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1 1 會展實務 時間： 104/07/10 09:00-12:00 會議與展覽現場管理 104/07/10 13:00-16:00 國際會議活動管理實務 104/9/23 15:00-17:00 考題解析 (2) 104/9/30 15:00-17:00 考題解析 (3)

2 ◎國際會議活動管理實務 2

3 國際會議定義 1 ICCA 國際會議展覽聯盟 (International Congress & Convention Association) 舊稱國際會議協會 總部設在阿姆斯特丹 定期召開 3 國巡迴 50 人以上參加 UIA 國際社團聯盟 Union of International Associations 國際協會聯盟 總部設在布魯塞爾 各地巡迴舉辦 5 國以上 300 人以上 3 天以上 40% 以上外國人 3

4 國際會議定義 2 AIPC 國際會議中心協會 Association of International Congress Center 在各國輪流舉行 5 國以上 50 人以上 25% 以上外國人 1 天以上 我國中華國際會議展覽協會（ Taiwan Convention & Exhibition Association, TCEA ） 根據國內會展產業之主管機關經濟部商業司 5 國以上 100 人以上 40% 或 80 人以上為外國人 4

5 UFI 全球展覽產業協會 UFI The Global Association of Exhibition Industry, 舊稱 Union des Foires Internationales ，簡稱 UFI 是商業展覽辦理、展覽會場管理、國際展覽業公 協會與相關夥伴的合作及審查機關 1925 於義大利米蘭創立義大利米蘭 總部：巴黎 315 個會員， 73 個國家 www.ufinet.org 5

6 會議名稱 Convention 大會、年會：在美國， convention 通常指工商界之大型 全國甚至國際集會，包括研討會、商業展覽或兩者兼具。 Congress 會議：通常會有一特定主題（ subject ） Conference 會議： 任何組織團體討論、交換意見、傳達訊息、辯 論或針對某 課題公布意見。 管院研討會 Colloquium /kəl'okwiəm/ 會議：進行方式為由一位以上 speaker 先就 某一主題報告，再討論問題。 assembly 大會：協會、俱樂部、組織或公司的正式全體集會。 meeting 集會 ：各種會議之總稱 其他名詞 Event 、 Exhibition 、 fair 展覽 Incentive travel 獎勵旅遊 6

7 研討會種類 Lecture( 演講 ) Panel discussion ( 座談 ) ：一位主持 moderator ，一群專家為座談成員 Seminar( 進修會 ) ：不同技術但有共同特定興趣的專家，藉由一次或 一系列的集會，來達成訓練或學習的目的之進修會。為期 1~2 天, 籌 辦目的通常是教育或佈達, 以及討論共同關切的議題, 過程中會有一 位 Section Chairman ; Moderator ( 引言人 ) 來主持, 論文有時會經過 評選, 可分為口頭報告及論文展示兩種。該領域的專家們, 藉由參與 討論來分享其經驗和知識 有分組論文發表會 Forum( 論壇、討論會 ) ：為了對共同有興趣之某一或某些主題舉辦進 行公開討論的討論會。 公民議題、大專青年論壇、國際青年論壇 Symposium( 專題討論會 ) ：由某一領域內的一些專家集會，並就某一 特定主題請專家發表論文，並共同就問題加以討論做出建議。 Workshop( 講習會 ) ：由幾個人進行密集討論的集會，其緣起係為整 合某一特定主題或訓練的分歧意見 7

8 爭取國際會議 爭取國際會議的預期功能 提高協會或單位的知名度 爭取其他國家或產業的合作 擴大學術交流與聯誼 爭取主辦單位或國家城市效益 2015 世界盃巧固球錦標賽 高雄 8 月登場 由高市府、中華民國巧固球協會共同主辦的「 2015 世界盃巧固球錦標賽」，將於 8 月 6 日至 9 日在高雄師範大學、五福國中點燃戰火，計有 16 國逾 300 名選手及職員參賽。 http://www.epochtimes.com/b5/15/7/8/n4476140.htm#sthash.dKHOJsti.dpuf http://www.epochtimes.com/b5/15/7/8/n4476140.htm#sthash.dKHOJsti.dpuf 2016 里約奧運吉祥物正式公布、東京申辦 2020 年夏季奧運會計劃 主辦就代表展現實力 例如奧運有足夠設備 各團體爭相爭取的會議 國際組織 -NGO 社團 - 青商會、扶輪社、獅子會 醫學 - 台灣 宗教 - 葉教授 金融 - 理財 企業 - 網路行銷 8

9 國際會議競標 前 取得共識與支持 寫文案 申請補助 中 報告 行銷宣傳 勘查 造勢 9 競標條件

10 參加會展的動機 議程內容 如何存到第一桶金 演講者學術品質 馬雲 九把刀 新品展示 i-watch 10 正修國企星期五總體經濟研討會， 免費 - 近又免錢時間好 高雄餐旅星期五辦的大胃王，免費 - 近又免錢 台北世貿星期六的美食展，入場費 - 假日又好玩 五月天在巨蛋星期四演唱會， 1500 元 - 五月天 英國 8 月倫敦奧運 太陽劇團星期六高雄巨蛋， 800 元 江蕙演唱會 排序 吸引人主題 地點 時間 錢 以下，去不去

11 11 國際會議的過程 報到 接待

12 12 國際會議的議程 與範例

13 13 國際會議的過程 發表 1 午餐 回飯店 茶點時間 學者 發表 2 歡迎宴會

14 14 籌備委員會

15 15 圓桌公司網頁範例

16 16 籌備委員會

17 17 籌備委員會 交通組：負責交通車之聯繫、調整及監控 接待組：負責貴賓接待、講員機票補助款發放及特殊狀況處理 議程組：開閉幕式流程、會議流程及視聽器材監控 展覽組：展覽會場監控及展商需求處理 活動組：活動流程及視聽器材監控 餐飲組：茶點、餐宴的時間、份數、品質之監控 節目組：負責指持人、表演團隊、燈光音響及節目流程監控 旅遊組：負責旅遊活動、工程技術參觀之聯繫、調整及突發狀況處理

18 18 籌備委員會組別 協調組 ( 秘書處 ) - 流籌規劃會議各項工作、邀請函寄發 議事組 會議議程安排與場地佈置 - 時、地安排 規劃組織領導控制 接待組、接機 - 學者專家接待工作 應變組 吃喝組 ( 餐飲組 ) 住宿組 交通組 文的 - 做海報、讓人報名、來投稿 註冊組 - 報名 文宣組 - 記者會安排與海報寄發工作 出版組 - 學術論文製作 武的 -5 管、人生行財資 接待組 - 人事 展覽組 - 生產 活動節目組 - 演出事宜 - 生產 宣傳組 - 行銷 財務組 - 財務 行政組 - 資訊

19 19 籌備委員會 註冊組：負責報到台註冊、報到、收費事宜 公關組：負責媒體接待、新聞資料發佈、記者會及專訪安排籌備委員會 秘書長學術論文組 議程規劃 講者邀請聯繫 論文安排活動公關組 旅遊安排 技術參訪 表演活動節目 媒體公關文宣財務組 收支規劃 預算金融安排 贊助募款計劃 宣傳作業行政後勤組 事物採購 旅館住房安排 保險、禮品設計組 文宣設計 網路建置

20 20 國際會議場地選擇 Meet Taiwan http://www.meettaiwan.com.tw/news/event_index.action?menuId=S001_02_03 Meet Taiwan http://www.meettaiwan.com.tw/news/event_index.action?menuId=S001_02_03 其他特殊環境 ( 如美術館、博物館、古堡或劇場等 ) - 藝 國立歷史博物館 國立科學工藝博物館 - 物理、機器人研討會 城市內大型旅館 - 食住 高雄金典酒店 大型郵輪 - 行 大學院校 - 育 台大醫院國際會議中心 休閒渡假區會議中心 - 樂 高雄義大世界 會議中心、會展中心 - 專業 台北國際會議中心 台北世界貿易中心 福華國際文教會館 使用場地的選擇那個非常態：大型郵輪、電 影院。 96 年 -NO8 ： Q 停車場竟然算常態。

21 21 國際會議場地選擇 台北國際會議中心 台北世界貿易中心 高雄國際展覽館

22 22 會議場地 會議室佈局方式： 教室型佈局 Ｕ型佈局 馬蹄形佈局 中空方形和圓形佈局 變化形佈局（結合課堂及劇院形式佈局） 董事會佈局 圓形自助餐桌

23 大會手冊 program book 重點 事、物、人、時、地 事 - 名稱、主題、 logo 人 - 會議：主辦單位、工作小組、主持人、貴賓 ；展場： 廠商名錄、贊助商 時 - 時間議程 地 - 場地、區域圖、分組會議室、相關位置圖 物 - 歡迎信、 連絡電話 餐點 社交、旅遊、交通、眷屬活動 廣告 其他訊息 23

24 ◎會議與展覽現場管理 24

25 展覽現場管理 目的：確認展覽成效 時間：展前、中、後 展前 確認流程掌控進度 報名與徵展 劃分展區位置 安排動線與出入口 攤位分配與收款 邀請買主 / 參觀者登記 - 領證，參展者出場作業安排 規劃展場辦公室、售票口、買主報到區、媒體記者區、上網區、行政區 場館管理：環境、標示、偏僻展區管理 展場服務安排 保全與保險 籌辦活動 現場人力 贊助商 風險管理 25

26 展前進場管理 協助參展商裝潢 測試各項設施 檢視應變系統 26

27 風險管理 建立危機處理機制 廣播 交通指揮 人力協助 聯繫與窗口 後勤單位 新聞案例 八仙樂園 踩踏 智財權侵權商品扣押 27

28 28 1. 參展廠商服務台及買主報到管理 : a. 設置參展廠商服務台提供專屬服務 : 主辦單位 應主動於展覽期 間派員至各廠商攤位表達關 心，瞭解其需求，順便與廠商建立 良好關 係，為下屆展覽招商鋪路。 b. 買主登記報到管理 : 應將現場登記區與與先登記報到區明顯區 分，以免買主跑錯地點浪費時間。 c. 維持出入口暢通 : 主辦單位可藉此蒐集完整之主及參觀者資料， 供參展廠商參考。 2. 每日參觀人數統計與進出流量管制 : a. 每日參觀人數統計可透過加總當日買主證發給數、回收參觀證 及售出之門票來取得。 b. 進出流量管制 : 許多展館裝設了「容流人數顯示系統」，方便 掌握館內人數。 展中現場管理

29 29 3. 維持展場內清潔、秩序與安全管理 : a. 清潔頻率視參觀人潮彈性調整 b. 公共秩序需參展廠商協助 : (1) 佔用走道應嚴格禁止。 (2) 擴張展示場地 : 發現時應立即糾正。 c. 安全管理最重要不可疏忽 : 展覽現場安全管理的內容主要為裝潢與展品安全 、竊盜與火災。 (1) 裝潢與展品安全 : 二層樓之建築須先將設計圖送審，以維護公共安全。 (2) 竊盜 : 當展品體積小、單價高時，要特別雇請人員照料。 (3) 火災 : 展場內火災原因多為參展廠商用電不當引起，要特別提醒廠商申 請足夠用電。 4. 緊急危機處理 可能遇到甚麼問題 5. 辦理買主及參展廠商問卷調查 : a. 問卷調查目的 : 瞭解參展廠商及買主對展覽之滿意度。 b. 買主意見調查 : 有些主辦單位會準備小禮品做為交換。 c. 參展廠商問卷 : 以訪談搭配方式進行。 展中現場管理

30 30 1. 展品退場及攤位撤場管理 : a. 參展廠商展品退場要注意安全 b. 展覽提前結束要預告並提醒廠商 2. 展後成果統計及檢討會議 : a. 展後成果統計 : 包含最後參展廠商家數與來自國別，國外買主人數與來自 國別比例。 b. 檢討會議 : 以檢討辦理目的與設定目標，提出建設性的改善意見為導向， 儘量勿針對特定人、單位或事做攻擊或指責，並提出未來改善方向。 3. 參展及買主資料整理與維護管理 4. 發佈展覽成果新聞資料，維繫與客戶間良好關係 展覽結束及展後管理

31 31 會展產業 MICE 會議（ Meeting ）、獎勵旅遊（ Incentive ）、大型國際會 議（ Convention ）以及展覽（ Exhibition ）的合稱； 會展活動帶動旅館、航空、餐飲、公關廣告、旅遊業等 周邊產業。 政府 98 年規劃「台灣經濟轉型行動方案」，將「會展」 列入十大重點服務發展項目，貿易局於同年起推動「台 灣會展躍升計畫」，全力提升我國會展產業競爭力。

32 32 會展產業供應鏈 - 會展周邊產業

33 33 國際會展組織 The Global Association of the Exhibition Industry 國際展覽業協會 UFI http://www.ufinet.org/ Union of International Associations 國際協會聯盟 UIA http://www.uia.be/ International Congress & Convention Association 國際會議協會 ICCA http://www.iccaworld.com ICCA http://www.iccaworld.com International Association of Exhibitions and Events 國際會展協會 IAEE http://www.iaee.com/ IAEE http://www.iaee.com/ Asian Federation of Exhibition & Convention Associations 亞洲會議 展覽協會聯盟 AFECA http://www.afeca.net AFECA http://www.afeca.net Meeting Professionals International 國際會議專業組織 MPI http://www.mpiweb.org/ MPIhttp://www.mpiweb.org/ 台灣會議展覽資訊網 meetTAIWAN - Meeting, Exhibition, Event, Travel in Taiwan 台灣會議展覽資訊網 The society of Incentive & Travel Executives 國際獎勵旅遊協會組織 SITE http://www.site-intl.org/ SITE http://www.site-intl.org/

34 34 專業規劃師 專業會議規劃師 PCO (Professional Conference Organizer) 專業展覽規劃師 PEO (Professional Exhibition Organizer)

35 35 會議通告書內容及時間規劃建議表 第一次通告書 10 個月 ~12 個月以前 ( 或至少 6 個月前 ) 第二次通告書 6 個月 ~7 個月以前 ( 或至少 3 個月前 ) 會前通告書 ( 最後通告書 ) 3 個月 ~4 個半月 ( 或至少 45 天前 )

36 36 國際展覽場地選擇 台北世貿一館 ~ 三館 台北世界貿易中心南港展覽館 台中世貿中心 大台中國際會展中心 高雄凱旋世貿（將來高雄世界貿易展覽會議中心） 高雄巨蛋 展覽依專業性分為專業 、 綜合 、 與博覽會。

37 37 名詞 開幕酒會 Opening cocktail party 接待酒會 Welcome reception 大會晚宴 Conference banquet 文化主題饗宴 Gala dinner 午餐演講會 Luncheon 大型餐會 Conference Breakfast 執行委員會餐會 Committee lunch or dinner 其他特殊場合 Special Occasions

38 38 交通 巴士最好安排 35 ～ 38 人即可

39 39 報名 登錄方式有網路、條碼、 RFID ，聲音辨識還沒有

40 40 風險

41 41 資料

42 42 攤位 1

43 43 攤位 2

44 44 現場管理

45 45 專業名詞

46 46 專業人 http://www.mpiweb.org/Home 美國國際展覽組織 International Association of Exhibitions and Events( 簡稱 IAEE) 主辦之 Certified in Exhibition Management ( 簡稱 CEM) 認證課程 - 外貿協會 http://mice.iti.org.tw/

47 47 接待

48 48 參展

49 49 規劃與主辦單位 類似展覽間隔 3 個月以上。 有抗議活動由主辦單位解決。

50 50 申請

51 51 行銷 黃金 6 秒留住目標觀眾

52 52 規模

53 53 展覽目標

54 54 其他

55 55 英文 1-100

56 56 英文 2-99

57 57 英文 3-98

58 58 英文 3-98

59 59 英文 4-97