資本預算編列與執行 總務長 廖士寬 2014/2/12

前言  全校一體 、 分工合作 、 各自盡責 、 共同達成目標  了解程序 、 運用規則 、 達成目標  交通規則是求提高整體交通效率 。  用路人要順利抵達目的地 ， 應規畫路線 ， 並遵守交通規則 。  總務處某些方面有點像交通警察 ， 制定一些校內規則要大家遵循 ， 並 且防止大家違法 。  總務處某些方面又像職業駕駛 ， 為大家提供服務 ， 但仍須依循法令 。  各需求單位應清楚自己的目的 ， 且應了解規則 ， 並與總務處密切合 作 ， 大家一起順利抵達目的地 。  總務處同仁應主動協助需求單位 ， 靈活運用規則 ， 完成程序 ， 大家 一起順利抵達目的地 。

目錄  預算編列 … 1-9  預算執行 …10-25

1. 依據  依據 「 國立臺中科技大學資本預算編列分配執行與控管要點 」  每年各單位均有一定額度的分配款 ， 以確保基本的需求 。  計畫型經費每年各單位會浮動 ， 視校務狀況編列 。  各單位整體經費每年會有消長 ， 但這是長期性 、 全校性 、 計畫 性 、 制度性的經費分配現象 。

2. 資本預算的精神  資本預算的編列 ， 是為達成或滿足各單位教學 、 研究 、 行政 的需求 。  首先確定施政目標 ， 其次依施政目標決定所需設備空間 ， 再 依所需設備空間編列預算 。  絕非 : 因為有一筆預算 ， 然後開始思考要如何花掉這筆錢

3. 預算編列的思考模式  需求  解決方案  預算  功能需求  設備需求  訪價  資本預算  功能需求  勞務 、 租賃  訪價  業務費 例 :  人員要出差 ( 功能需求 )  買車 、 租車 、 搭車 ( 解決方案 )  訪價  評估  編列預算

4. 資本預算與業務費  業務費 : 執行業務及購買消耗品或非消耗品  印刷 、 差旅 、 車資 、 出席 、 審 查、 演講 、 郵資 、 保險 、 租金 … 無形的 勞務  便當 、 飲料 、 紙張 、 耗材 、 電扇 、 檯燈 、 滑鼠 … 有形的物品  業務費年度撥入各單位 ， 各單位視業務需求 ， 自行管控使用  資本預算 : 單價一萬元以上耐用兩年以上財物  設備 、 無形資產 、 遞延費用 、 房屋建築  資本預算需事先編列 ， 並依計畫品項採購  全年度全校資本預算有一定額度 ， 無法增撥  資本預算執行進度受上級管控 ， 期中需控制進度 ， 年度需達 90%

5. 預算編列額度力求正確詳實  預算偏低 ， 有窒礙難行之虞  預算編列過高 ， 則有編列浮濫之嫌 ， 多餘的額度以收回為原則 。  例如 : 編列 ” 特殊功能桌一張 10 萬元 ， 五張 50 萬 ” ， 但執行卻是 ” 一張 3 萬 ， 五張 15 萬 ”  剩餘的 35 萬 ， 不應要求變更再買其他設備 。  如果編列 ” 特殊功能桌一張 10 萬元 ， 五張 50 萬 ” ， 一年後執行時發現漲 價了 ， 一張 12 萬 ， 怎麼辦 ?  減少數量 ( 可在招標時 ， 採後續擴充 ， 先買四張 ， 以後有錢再買第五張 )  降低規格  殺價殺到 50 萬以內 ( 公開招標 )

6. 預算編列科目力求正確詳實  各種經費科目如設備費 、 無形資產 、 遞延費用 、 房屋建築與 經常費的精神其來有自 ， 請將之視為執行公務的基本常識 。  各種經費科目精神上是不一樣的 ， 例如 :  200 萬買一輛車 ， 100 萬僱用一位駕駛 ， 共 300 萬 ， 100 萬買一輛車 ， 200 萬僱用一位駕駛 ， 共 300 萬 ， 以上兩者精神完全不同 。

7. 以滿足功能需求為要 ， 勿過度需求  當有需求產生時 ， 應先思考各種可能的解決方案 。  例如 : 影印需求可考慮 購買影印機 、 租賃影印機 、 送印刷廠印製等 方式  需將後續營運 、 維修等成本納入考量 。  例如 : 折舊 、 耗材 、 油電費 、 人員等  應將週邊配套納入考量 。  例如 : 雷射雕刻機 : 擺放空間 、 電源容量 、 產生粉塵 、 強光防護等  應以滿足經常性需求為主 ， 對特殊或罕用的功能 ， 審慎評估  例如 :A0 功能的印表機 ? 高速全彩自動裝訂功能的影印機 ?

8. 編列預算階段 ， 以具體簡要項目編列  不能以空泛的 、 概略的 、 抽象的項目編列一筆金額 ， 然後在 執行階段才逐項變成細項  例如編列 ” 多媒體互動教學研究設備一批 200 萬 ”  執行時變成 ” 平板電腦 30 部 、 數位相機 10 部 、 數位板 50 片 …” 。  不宜太鉅細靡遺  例如 ” 共同供應契約電腦 項 ” 、 ”Nikon coolpix-Z10 數 位相機 ” 、 ” 數位板一片 1000dpi USB 介面 … 支援 IOS 作業系統 …” 等詳細規格 ，  上述三項範例 ， 應寫 ” 電腦 ” 、 ” 數位相機 ” 、 ” 數位板 ” 較妥 。

9. 總務處統籌款  總務處統籌款主要的目的是因應全校性需求 、 處理緊急狀況 、 調節各項經費  統籌款金額約只占全年度資本預算的 5% ， 全校資本預算的 95% 都已分配到各單位 。  不宜將統籌款視為小金庫 ， 以為有很多錢可以一直增撥  長期而言 ， 還是循正常預算制度編列經費才是正軌 。

10. 計畫變更要簽准  計畫變更需簽准後方可辦理 ， 依經驗各單位提出的變更程度 可分幾類 。  目標沒有改變 、 主要品項沒有變 ， 數量規格變更 。 這類變更 應屬合理 ， 通常沒問題 。  例如 : 原先計畫更新財金專業教室 ， 電腦 60 部  變更後仍為更新該專業教室 ， 但因電腦規格提高單價提高 ， 數 量減為 50 部 ， 再增加一些週邊設備 。

11. 變更不要太離譜  其次 ， 是目標沒有改變 ， 主要品項變更 ， 通常比較有問題 。  上述財金專業教室 ， 電腦不買了 ， 要改成 ATM 10 部 ， 專業軟體兩套  一方面要審視變更的合理性 、 購買 ATM 的必要性 ， 二方面要考慮無形 資產有沒有經費 。  再次 ， 是連目標都變更了 ， 問題就大了 。  例如原先的財金教室 ， 要變更成 VIP 室 ， 電腦變成沙發 、 咖啡機 、 投 影機 、 電視牆 、 看盤軟體等  應該以系所的長期目標為目標 ， 不應該以系主任的目標為目標 ， 經常 改變目標 。  不要一直想用設備費換業務費  例如 : 某系用 50 萬設備費換了 50 萬業務費 ， 50 萬業務費是學校增撥 ， 50 萬設備費仍需執行 ， 學校最終還是多花了 50 萬

12. 採購期程比你想的還要久  財務採購 ( 以 100 萬以上為例 )  備標 ( 規格 )  請購  公告  開標  履約  驗收  付款  ?  7  14  7  20~60  10  10  工程採購 ( 以 100 萬以上為例 )  請購  評選設計服務廠商  規劃設計  審 查  公告  開標  履約  驗收  付款  7  20  30  20  14  7  60  10  10  建議 :  趕快 啟 動  不要走冤枉路

13. 0 分 100 分 /80 分的選擇  求好心切 ， 堅持完美  想的時間太多 ， 作的時間太少  閉門造車 ， 根本沒有進入正常程序  結果一 : 收回經費 ， 撤案  結果二 : 錯失暑假施工的時機 ， 影響教學  結果三 : 壓縮正常履約時間 ， 影響品質  結果四 : 年底趕辦程序 ， 增加行政壓力

14. 找誰 ? 誰找 ? 怎麼開規格 ?  需求單位應確實了解本身需求  需求單位可以自己找廠商協助 ， 提供產品資訊 、 價格  採購單位可再詢價 、 比價 、 議價  需求單位也可以請採購單位介紹廠商  多找幾家廠商 ， 多了解市場資訊  多跟友校 、 友系請教  利用公開徵求

15. 不是只有公開招標 招標方式適用情形案例 公開招標採購標的物在供給市場上相當普遍 ， 且無取得 限制或困難者 。 機關採行公開招標方式 ， 除可滿足購置需求外 ， 並且最能獲致因供給市場上廠商間價格自由競 爭的利益 。 電腦 、 桌椅 、 清潔 、 工 程 … 限制性招標 ◎ 屬專利權 、 獨家製造或供應者 ◎ 原有採購之後續維修 、 零配件供應 、 更換或 擴充 ， 因相容或互通性之需要 ， 必須向原供應 廠商採購者 ◎ 原有採購之後續擴充 ， 且已於原招標公告及 招標文件敘明擴充之期間 、 金額或數量者 ◎ 套裝軟體 、 期刊 、 專利 品 ◎ 電梯維護 、 軟體維護 、 校園節能中央監控系統二 期工程 ◎

16. 不是只有價格標 決標原則適用情形案例 最低標採購標的物之品名 、 規格 、 功能明確 ， 無論供 應商為何皆可販售提供滿足機關需求之標的物 者 電腦 、 桌椅 、 清潔 、 工 程 … 最有利標 ( 評 選項目 、 標 準及評定方 式如附件 ) ◎ 就廠商投標標的之技術 、 品質 、 功能 、 商業條款 或價格等項目 ， 作綜合評選 ， 以擇定最佳決標對象 ， 避免惡性低價搶標 ◎ 產品規格不熟悉 ， 不易明確描述及訂定招標文件 ， 可載明基本採購需求及設定評選項目 ， 藉由公開招 標廠商自提企劃書與報價單 ◎ 市場上有多種不同的專利權規格產品 ， 皆可滿足 使用需求 ； 欲借助市場上廠商的產品專業 ， 以提供 機關更多元的方案選擇時 。 ◎ 評選建築師 ◎「 中正大樓 、 中商大樓 、 活 動中心音樂廳裝置防水閘門設 備採購 」 ◎ 電算中心採購 「 個人資料保 護管理制度輔導建置服務案 」 複數決標複數決標常適用於採購品項眾多 （ 如醫療用品 ） 、 或數量龐大宜與多家廠商訂約 （ 如委託便利 超商或金融機構收款 ）、 或分散貨源 （ 如台電 購煤 ） 「 多功能護理假人 （ 人體 ） 模 型 2 項 （ 分項決標 ）」 招標方 式 ： 公開取得報價單或企劃書 ， 決標方式 ： 最低標

17. 不會開規格 ， 至少要開需求 公告適用情形案例 公開徵求廠 商提供書面 報價或企劃 書之公告 ◎ 標的物之產品規格不熟悉 ， 不易明確描述及 訂定招標文件 ， 徵求廠商提供企劃意見 ， 以作 為擬定招標文件規範的參考 。 ◎ 市場上有多種不同的專利權規格產品 ， 訂定 單一產品規格恐有不當限制競爭時 ； 或者機關 對於產品規格資訊蒐集有限 ， 欲借助市場上廠 商的產品專業 ， 以提供機關更多元的方案選擇 時 。 「 校園應用雲端儲存平臺 整合建置案 」 內容摘要 ： 徵求廠商意見 ， 以確認本案預算分配符合 市場行情 。 2. 本案有二大採購產品 ： (1) 雲端應用服務系統 1 式 ， 預算 NT$2,300,000 元整 。 (2) 雲端儲存空間設備 1 臺 ， 預算 NT$600,000 元整 。 公開閱覽唯恐機關擬定之招標文件規定將有造成不當限 制競爭之虞時 ， 在辦理公開招標公告前得先行 辦理招標文件的公開閱覽 ， 以廣徵廠商提供意 見 ， 藉以檢討修訂或刪除招標文件中不適宜的 規定 ， 而減少爭議事件 。 「 個人資料保護管理制度 輔導建置服務案 」 「 各學制教務系統整合案 」 「 CRM 客戶關係管理系統 」

18. 避免分批採購  分割預算金額 ， 逕以新臺幣 10 萬元以下金額辦理採購  例如 : 編列 ＄ 15 萬添購假病人 2 具 。 請購時於不同月份分批 （ 7.5 萬 、 7.5 萬 ） 請購 、 核銷之 。  分割定作 （ 定製 ） 物 ， 逕以新臺幣 10 萬元以下金額辦 理採購  例如 ： 編列 ＄ 27 萬訂做展示架 1 式 。 請購時分割木質 、 玻璃 、 金屬 3 部分 ， 分向不同廠商 （ 各 9 萬 ） 請購定製後組合之 。

19. 避免綁標  不要故意  對某產品已有定見 ， 配合廠商開出特定規格  不要無意  盡信廠商之言 ， 對廠商建議的特殊規格照單全收  最好的策略  如果可以滿足功能需求 ， 就避免要求特殊規格的產品 。  如果一定要特殊功能才能滿足需求 ， 最好多找幾家廠商比較說明  如果功能很特殊很複雜 ， 也可以先訂好需求 ， 由總務處協助公開徵求 廠商提供企畫書 。  公開透明讓廠商競爭 ， 除了避免違法 ， 通常對我方較有利 。

20. 標案內容的分分合合  相同性質的標的放在一案 ， 例如  不同單位同時採購電腦教室 ， 數量龐大時  烤箱 7 萬 、 發酵機 8 萬 、 攪拌機 9 萬 ， 同屬烘培設備 ， 應合併招標  需要整合的標的放在一案 ， 例如  裝修工程與視訊系統 、 空調設備的安裝要整合時  資訊系統的軟體與硬體 ， 必須整合時  不當的內容或併案  同一間教室裡的電腦與桌椅  雖有某廠商可同時供應 ， 但兩者無關 ， 應分開較妥  圖書館的自動化系統軟體與讀者服務的電腦硬體  後者之硬體與自動化系統無關  99 年 07 月 06 日完成議價決標 ， 於 102 年 01 月 02 日完成驗收 ， 歷經 2 年 6 個月才 完成結案

21. 避免先斬後奏  本校訂有採購權責區分表 ， 各單位應在各自權責內辦理 。  不可未經請購程序 ， 先洽廠商施作或先行採購交貨  建議 : 真的很緊急時 ， 至少應以口頭方式與採購單位先行溝通 ， 並採取一邊訂購應急 ， 一邊趕辦請購程序  屬產學合作案 ， 計畫主持人自行與承攬廠商接洽並已履約 ， 但金額逾 2 萬元且所採購廠商履約交貨安裝地點不在本校 ， 造 成移請總務處採購單位接辦時的困擾 。  例如 : 廠商交付履約成果不符合採購人員的認知與期待 ， 或者 交付內容明顯有不符法令之處  倘若造成無法核銷 ， 請自行負責 ( 學校不付錢 )

22. 工程設計審 查 不要走冤枉路  各單位應先凝聚內部共識 ， 出席人員應固定  體認現實的限制 : 經費與時程 ， 再追求理想  總務處同仁務必要主動積極管控進度  案例 : 進修學院 、 商設系昌明樓整修工程  歷經五次設計圖說審 查  每次出席人員均不一樣  審 查 意見前後矛盾  設計經費超出預算  施工階段又一再變更設計  案例 : 中正樓廁所整修工程  第二次審 查 時 ， 出現與廁所本身關連不大之意見 : 將各系之意象納入廁所整修  各系各抒己見 ， 天馬行空 ， 設計耗時甚久 ， 設計經費超出預算  第三次審 查 時 ， 又修正回第一次版本

23. 注意履約管理 、 不可擅自變更設計  廠商於履約施工階段 ， 逕與使用單位協議變更設計 ， 未循行 政程序及經簽報首長同意  費用增加與工期延長  造成履約爭議  與契約圖說不符合 ， 無法驗收  正確做法  應先與採購單位聯絡及溝通  俟本校行政程序完備後 ， 以書面通知廠商辦理契約變更  執行管制重點 ： 工期是否延長及工程經費是否增加  案例 : 廠商口頭與系主任商議 ， 變更木地板材質工法 ， 嗣後於 保固期內 ， 地板隆起多次 ， 造成履約爭議

24. 書面資料才是王道  與廠商的互動 、 協議等 ， 最好留下書面記錄  妥慎處理廠商交付文件  注意合約內容 ， 回歸合約行事  案例一 :  某購案 ， 廠商得標後 ， 將預計交付之設備型錄送交系辦 ， 而系上並未回覆廠商 ， 也未循行政程序 簽報首長同意 ， 廠商則逕予交貨安裝  驗收時 ， 發現與契約圖說不符合  經履約爭議協調 、 補辦程序 、 以同等品減價收受等程序 ， 耗費三個月  案例二 :  保全公司交付保全人員資料 ， 經手人檢視後即發還保全公司 ， 未留下書面記錄及呈報  經過一年後 ， 才發現當初交付之資料與合約內容規定不符  若依合約內容 ， 需罰款百萬以上 ， 造成雙方爭議 ， 尚在處理中

25. 非必要避免涉及申請室內裝修  天花板裝修 、 內部牆面裝修 、 超過地板面以上一 點二公尺固定之隔屏或兼作 櫥 櫃使用之隔屏裝修 、 分間牆變更 ）  申請時程約需 2 個月  切忌自行施工 ， 事後仍須拆除  事務組同仁要注意  例如 : 某系以財物採購設置隔屏 ， 事後又花錢拆除

結語  總務處是後勤支援單位 ， 期望提供最好的服務 ， 協助大家順 利完成業務 。  如果可以大家都有共識 ， 依照規則 ， 協調合作 ， 應該可以避 免錯誤 ， 減少摩擦 ， 一同提高行政效率 。  感謝大家合作 。